談水利工程檔案同步管理策略
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【摘要】為了響應(yīng)國家加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高水利工程建設(shè)質(zhì)量的號召，山東濰坊市對本地區(qū)的水利工程項目加大投入，并且水利工程項目的數(shù)量也在逐年增加，因此水利檔案的管理工作也變得更加繁雜，水利檔案的管理工作需要進(jìn)一步的優(yōu)化。一直以來水利檔案管理工作不為人所重視，平時檔案的管理缺乏系統(tǒng)性和完整性，一旦有突擊檢查或者急需查找某些檔案信息，就會手忙腳亂，嚴(yán)重影響日常工作效率。為了適應(yīng)新的時代形勢，加強(qiáng)水利工程項目建設(shè)期間的檔案管理工作顯得尤為重要，要做到檔案和工程進(jìn)度相匹配，和工程合同管理工作、工程質(zhì)檢和驗收工作同步。
【關(guān)鍵詞】水利工程；檔案管理；同步管理
1工程檔案同步管理工作的基本目標(biāo)
水利工程的檔案管理工作是一項長期的、系統(tǒng)的工作，牽涉的部門多，步驟繁雜，需要注意的細(xì)節(jié)也比較多，參加水利工程建設(shè)的各個部門必須積極配合，協(xié)同管理工程檔案。無論是項目承包單位、工程建設(shè)單位還是業(yè)主和政府部門都要為工程的水利檔案管理工作出謀劃策，相互促進(jìn)水利工程檔案管理工作，提高和完善檔案管理體系，積極探索、創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，把檔案管理工作納入到日常項目管理工作中。為創(chuàng)建科學(xué)、合理、翔實的工程檔案，檔案管理工作需如以下幾項目工作同步。
1.1與水利工程項目設(shè)計同步
在水利工程項目設(shè)計的初期，一定要讓項目法人和建設(shè)單位檔案管理的相關(guān)人員全程參與和記錄，參加立項和招投標(biāo)會議、工程進(jìn)度會議，并且將有關(guān)內(nèi)容記錄下來，尤其是工期長、規(guī)模大的項目，一定要做好早期的檔案文件收集整理工作，便于日后使用和查閱。
1.2與項目合同管理同步
在早期的工程建設(shè)階段和中期的工程施工階段會簽訂一些承建合同和協(xié)議，還有在施工過程中一些原材料的訂購合同、人員聘用方面的勞動合同等等，這些合同和協(xié)議都要向檔案管理部門提交數(shù)量明確、內(nèi)容齊全的正本和副本，明確提交時間，副本要注明相應(yīng)正本的存放地點。管理人員要重視相關(guān)檔案的歸責(zé)問題，涉及工程建設(shè)方案、圖紙和設(shè)備使用資料，也要定期收集和整理。
1.3與工程項目檢查工作同步
施工過程中會有各級主管部門組織專門的檢查人員定期去現(xiàn)場檢查工程進(jìn)度，檢查施工過程中的質(zhì)量與安全等問題，并對施工質(zhì)量、進(jìn)度、安全等進(jìn)行全面考核，在此類檢查、巡視等過程中，檔案管理人員要全程跟蹤參與，及時記錄檢查、巡視過程和結(jié)果情況，并形成檔案資料，便于施工問題的反饋和日后整改工作。
1.4與工程驗收工作同步
水利工程建設(shè)是分階段完成的，在每個階段的施工，都要進(jìn)行質(zhì)量評估和一些收尾工作，要對同階段的工程檔案進(jìn)行檢查，包括最后的竣工圖以及工程中的各種圖紙和財務(wù)記錄，竣工圖和財務(wù)記錄有不當(dāng)之處的，不予驗收。一些重點水利工程項目需要重點檢查和驗收，要求在規(guī)定的時間內(nèi)完成檔案匯編和整理工作，因檔案問題未達(dá)到驗收標(biāo)準(zhǔn)的，要盡快完善檔案，工程暫時不能進(jìn)行竣工驗收。
2水利工程檔案同步管理方法
水利工程的檔案管理和工程項目的各階段進(jìn)度一致，和合同管理以及查驗工作同步，是國家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程新要求，也是目前山東省興建水利工程的明確要求，不僅符合水利可持續(xù)發(fā)展的方向，還有助于加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的現(xiàn)代化進(jìn)程。檔案管理部門一方面要強(qiáng)化檔案同步管理意識，一方面要與其他工程部門協(xié)調(diào)配合，主動溝通，對于工程建設(shè)中的實際問題及時給予反饋，不斷優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理制度，把握同步管理模式的實施細(xì)節(jié)。
2.1加強(qiáng)宣傳，樹立全員同步管理意識
要根據(jù)國家相關(guān)的檔案管理法律政策進(jìn)行檔案管理，比如《中華人民共和國檔案法》和《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》等方面的法律法規(guī)，讓檔案管理人員熟悉法律法規(guī)，最好將一些重要的規(guī)定匯編成冊，將檔案管理手冊發(fā)給職工，樹立職工檔案管理的法律意識，并且向職工宣傳檔案同步管理的重要意義，定期組織考核，考察職工的檔案管理理論知識和對檔案管理法規(guī)的熟悉程度。定期檢查檔案管理工作和工程其他工作的進(jìn)度是否一致，強(qiáng)化職工的檔案同步管理意識。
2.2建立健全檔案管理制度
擁有健全的水利檔案管理制度是進(jìn)行水利檔案管理工作的基礎(chǔ)和保障。水利工程項目在前期招投標(biāo)過程中應(yīng)該對水利檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)做出規(guī)定，包括格式、提交日期以及不同檔案的固定內(nèi)容和條款，水利工程建設(shè)的檔案全部按照規(guī)定來填寫和提交。還可以制定專門的檔案規(guī)章制度，比如《檔案管理制度》《檔案借閱制度》《檔案整編操作規(guī)范》等等，將這些規(guī)章制度納入到工程建設(shè)規(guī)范體系之中，要求每一位工作人員都要遵守執(zhí)行。規(guī)定查閱、整理檔案庫房的固定時間，組成督導(dǎo)小組對檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，檔案管理工作的現(xiàn)場也要定期派人監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題及時解決。
2.3加強(qiáng)工程檔案過程管理
水利工程項目繁雜，參建部門較多，檔案管理工作要根據(jù)不同項目的內(nèi)容和特點，制定相應(yīng)的檔案管理辦法。不同項目檔案的歸檔內(nèi)容和項目劃分都不相同，只有形成有針對性的檔案管理辦法，然后按部就班執(zhí)行，才能減少檔案管理環(huán)節(jié)的錯漏，保證檔案的真實和完整，要達(dá)到以上目的不僅需要檔案管理人員嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，其他部門人員也要熟悉檔案管理規(guī)定，按照規(guī)定提交檔案。
2.4加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督
檔案管理工作不僅要符合國家有關(guān)政策和企業(yè)的規(guī)章制度，還需對檔案管理部門的日常工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，督促其適應(yīng)同步管理模式，及時和工程進(jìn)度以及其他工程部門、財務(wù)部門及綜合部門對接，對目前的檔案管理模式進(jìn)行整改，使之符合發(fā)展要求，對于檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時指出并給出整改意見，定期對檔案管理整改進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，發(fā)現(xiàn)未按要求進(jìn)行整改的，采取通報批評等懲罰措施。
2.5加強(qiáng)對檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)
形成一套完善的檔案管理系統(tǒng)，在國家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理。檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為重點，專項檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化。保持網(wǎng)絡(luò)一體化、確保網(wǎng)絡(luò)安全。
3結(jié)語
為了適應(yīng)新的時代形勢，提高水利基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平，要對水利工程的檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，樹立人員同步管理意識，建立健全相應(yīng)的管理制度，重視日常的監(jiān)督工作，使水利工程檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化，信息化。從而更好地為水利項目其他工作服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1]水利部辦公廳.水利工程檔案管理手冊[M].北京：中國水利水電出版社，2001．
[2]水利部辦公廳.水利檔案工作指南[M].北京：國防工業(yè)出版社，2014．
作者：劉雅琴 朱曉彤 單位：山東省調(diào)水工程運行維護(hù)中心濰坊分中心