水利工程竣工驗(yàn)收檔案管理問(wèn)題與對(duì)策

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摘要：水利工程檔案歸檔與管理工作的開(kāi)展，對(duì)于整個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施與管理有著重要的作用。實(shí)際工作開(kāi)展中仍然存在工程竣工驗(yàn)收文件歸檔資料不齊全、整編不規(guī)范等問(wèn)題，需要采取有效的措施，提高檔案歸檔和管理的水平與質(zhì)量效果，確保水利工程順利通過(guò)竣工驗(yàn)收。文章主要分析了水利工程竣工驗(yàn)收中檔案管理存在的問(wèn)題，探究有效解決策略，為水利工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收與管理有所幫助。

關(guān)鍵詞：水利工程；竣工驗(yàn)收；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

水利工程檔案包含了水利工程建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)階段的資料信息和數(shù)據(jù)信息，對(duì)于水利工程建設(shè)項(xiàng)目的管理以及后期的維護(hù)、工程項(xiàng)目的驗(yàn)收等有著重要的作用。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)在不斷地完善，推動(dòng)了水利工程項(xiàng)目的發(fā)展。且水利工程項(xiàng)目投資的規(guī)模比較大，工程項(xiàng)目建設(shè)的周期比較長(zhǎng)，檔案管理工作的開(kāi)展比較復(fù)雜。因此，需要全面的、準(zhǔn)確的分析水利工程竣工驗(yàn)收中檔案管理存在的問(wèn)題，要有效地解決這些問(wèn)題，確保水利工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、安全性，促使其在水利工程建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。

1水利工程竣工驗(yàn)收中檔案管理存在的問(wèn)題

1.1文件形成不規(guī)范

做好水利工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作，需要確保檔案文件信息的規(guī)范性。但是實(shí)際管理中，部分水利工程檔案管理存在部分原始資料沒(méi)有嚴(yán)格的依照格式與規(guī)范進(jìn)行書(shū)寫(xiě)；檢驗(yàn)記錄的簽章不齊全；竣工圖不規(guī)范，缺失竣工圖章、簽字手續(xù)不完備、沒(méi)有體現(xiàn)設(shè)計(jì)變更的內(nèi)容等情況等一系列問(wèn)題。對(duì)于這部分不符合檔案歸檔要求與規(guī)范的文件資料和信息，是不能進(jìn)行竣工驗(yàn)收的，從而影響了整個(gè)水利工程建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收和交付，不利于水利工程的發(fā)展。

1.2文檔歸檔不齊全

做好水利工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作，需要確保歸檔的檔案文件和資料信息的規(guī)范性、完整性與系統(tǒng)性，要能夠全面的、準(zhǔn)確地反映實(shí)際工程項(xiàng)目建設(shè)的情況。但是，實(shí)際管理中，部分水利工程建設(shè)項(xiàng)目存在缺乏項(xiàng)目前期的文件和資料；工程文件的原件丟失；文件缺乏相應(yīng)的批復(fù)；設(shè)計(jì)變更的審批手續(xù)不完整；文件的存儲(chǔ)比較分散；文件信息收集及時(shí)性、全面性不足；文件借閱等管理不到位等導(dǎo)致的文件和數(shù)據(jù)資料的丟失；招投標(biāo)相關(guān)的資料信息沒(méi)有做到及時(shí)的歸檔等一系列的問(wèn)題。從而影響了整個(gè)水利工程建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作的開(kāi)展，不利于水利工程的發(fā)展。

1.3文件整編不規(guī)范

做好水利工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作，需要做好相關(guān)的檔案資料和文件信息的整理和分析工作，做好文件的科學(xué)的分類(lèi)和編號(hào)，方便文件信息的存儲(chǔ)、管理和利用。但是，實(shí)際管理中，部分水利工程建設(shè)項(xiàng)目存在檔案管理人員組卷不合理、信息資料的分類(lèi)不科學(xué)、排序相對(duì)比較混亂；沒(méi)按照要求編寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表；案卷題名和實(shí)際工程項(xiàng)目的名稱(chēng)不規(guī)范等問(wèn)題。從而影響了整個(gè)水利工程建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作的開(kāi)展，不利于水利工程的發(fā)展。

1.4聲像材料歸檔困難

做好水利工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作，需要不斷地提高檔案信息資料管理的技術(shù)手段，重視強(qiáng)化對(duì)紙質(zhì)資料、聲像資料與電子文檔的管理，確保檔案信息的完整性。但是，在實(shí)際管理中，部分水利工程建設(shè)項(xiàng)目存在聲像資料缺失和失管；文件資料的內(nèi)容不全面，沒(méi)有文字說(shuō)明；聲像資料的保管條件比較差，在防光、防丟失等方面工作不到位等問(wèn)題，增加了聲像資料的歸檔難度，不利于檔案信息的完整性。從而影響了整個(gè)水利工程建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作的開(kāi)展，不利于水利工程的發(fā)展。

2造成水利工程竣工驗(yàn)收中檔案管理問(wèn)題的原因

2.1檔案管理意識(shí)薄弱

部分水利工程項(xiàng)目建設(shè)對(duì)于檔案管理缺乏足夠的重視，檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，所開(kāi)展的檔案管理工作沒(méi)有做到與工程項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況相一致，缺乏工程項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程的、動(dòng)態(tài)化的檔案管理。各部門(mén)與檔案管理部門(mén)之間的溝通與交流不順暢，影響檔案信息和相關(guān)資料收集的及時(shí)性、完整性。檔案信息交接不及時(shí)，影響了檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作的開(kāi)展。檔案監(jiān)督和管理工作不到位，導(dǎo)致檔案資料收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)中的一些問(wèn)題。

2.2缺乏完善的管理體系

為確保檔案管理工作規(guī)范化的進(jìn)行，需要強(qiáng)化制度的保障與約束，要構(gòu)建完善的檔案管理體系，嚴(yán)格的依照管理的規(guī)范和要求做好檔案管理相關(guān)工作。部分水利工程項(xiàng)目建設(shè)缺乏完善的檔案管理體系。例如，管理的人員結(jié)構(gòu)和組織結(jié)構(gòu)不合理，部分環(huán)節(jié)無(wú)人管理；信息化檔案管理水平不高、檔案保存設(shè)備落后，影響了檔案信息資料的收集、整理、分類(lèi)、存儲(chǔ)等工作的有效性開(kāi)展。檔案管理形式化，應(yīng)付檔案驗(yàn)收工作，實(shí)際實(shí)施不到位，出現(xiàn)事后印文件、補(bǔ)手續(xù)、填數(shù)據(jù)等現(xiàn)象，影響了檔案信息的完整性和可靠性。檔案管理相關(guān)的制度不健全，在水利工程檔案收集模式、管理手段、服務(wù)機(jī)制等方面仍然存在不足和漏洞。

2.3管理人員綜合素質(zhì)有待提高

檔案管理人員的技能水平與綜合素質(zhì)對(duì)于檔案管理的質(zhì)量效果有著重要的影響。部分水利工程項(xiàng)目的檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步的提高。在實(shí)際管理中，針對(duì)更加多樣化的、更加復(fù)雜的檔案管理工作，管理人員的手段落后，信息化管理的水平不高，缺乏動(dòng)態(tài)化的檔案管理意識(shí)，知識(shí)結(jié)構(gòu)、以及相關(guān)的規(guī)范要求、技術(shù)手段、管理方法等把控力不夠。專(zhuān)職檔案人員比較缺乏，且開(kāi)展的培訓(xùn)活動(dòng)的針對(duì)性不強(qiáng)。從而導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范、質(zhì)量效果不高等問(wèn)題，影響水利工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收和檔案價(jià)值作用的發(fā)揮。

3優(yōu)化水利工程竣工驗(yàn)收中檔案管理的策略

3.1強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，樹(shù)立正確的檔案管理觀念

水利工程施工建設(shè)企業(yè)需要充分地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)中的重要作用，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，樹(shù)立正確的檔案管理觀念。例如：（1）將檔案管理工作的開(kāi)展作為一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作進(jìn)行，確保管理工作落實(shí)到位。（2）促使檔案管理工作的開(kāi)展與水利工程項(xiàng)目實(shí)際建設(shè)施工同步，做好工程項(xiàng)目計(jì)劃、施工、驗(yàn)收等各環(huán)節(jié)、各階段、全過(guò)程的檔案信息收集、整理、分類(lèi)和存儲(chǔ)。（3）強(qiáng)化檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)和單位之間的溝通和交流，促使各單位、各部門(mén)積極地配合檔案管理部門(mén)工作的開(kāi)展。

3.2建立健全制度機(jī)制，構(gòu)建完善的檔案管理體系

根據(jù)水利工程項(xiàng)目實(shí)際建設(shè)和管理的需要，根據(jù)工程項(xiàng)目驗(yàn)收的規(guī)范要求，不斷地完善檔案管理的相關(guān)的制度和機(jī)制，構(gòu)建更加系統(tǒng)化的、更全面的、更優(yōu)化的檔案管理體系，提高水利工程項(xiàng)目驗(yàn)收中的檔案管理質(zhì)量效果。例如：（1）明確工程驗(yàn)收中的檔案管理的目標(biāo)、規(guī)范和要求，根據(jù)實(shí)際工程項(xiàng)目建設(shè)的特點(diǎn)，促使檔案管理的體制更優(yōu)化。（2）構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，由專(zhuān)業(yè)的人員負(fù)責(zé)好檔案歸集和檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一的管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性。（3）促使各部門(mén)、各單位明確其在檔案管理中的職責(zé)，促使責(zé)任的有效執(zhí)行和落實(shí)，共同做好檔案管理工作，確保檔案管理的全面性與完整性。（4）完善檔案管理的制度，嚴(yán)格的依照制度規(guī)范以及實(shí)際工程項(xiàng)目的情況，促使檔案信息的收集、歸檔、組卷、整編、移交等更加的規(guī)范。（5）發(fā)揮監(jiān)理單位的監(jiān)督和檢查作用，促使監(jiān)督檢查制度更加的完善，有效的規(guī)避不規(guī)范、不合理的地方，促使檔案管理工作的開(kāi)展更加的科學(xué)化、規(guī)范化。

3.3促使檔案管理有效落實(shí)，強(qiáng)化檔案管理的質(zhì)量效果

第一，確保檔案管理工作的各項(xiàng)管理制度和措施的有效落實(shí)，從水利工程項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始做好相關(guān)的數(shù)據(jù)資料的收集和整理工作，實(shí)現(xiàn)施工建設(shè)全過(guò)程的檔案管理、檔案監(jiān)督和檢查，做好工程項(xiàng)目驗(yàn)收之前的檔案驗(yàn)收工作。確保檔案管理工作的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性。第二，做好檔案的監(jiān)督工作，強(qiáng)化檔案管理的質(zhì)量效果。促使項(xiàng)目法人、監(jiān)理單位參與檔案管理工作，落實(shí)好管理的責(zé)任，做好工程項(xiàng)目檔案的收集、整編、歸檔、移交等方面的監(jiān)督。做好相關(guān)資料信息的審核、簽證、確認(rèn)工作。第三，嚴(yán)格地進(jìn)行檔案驗(yàn)收，提高檔案的質(zhì)量。做好檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作，嚴(yán)格的依照各項(xiàng)規(guī)范要求做好自檢和預(yù)驗(yàn)收工作，對(duì)檔案資料、竣工圖紙、報(bào)告文件等認(rèn)真的審核。例如，檢查工程變更相關(guān)資料的完整性、審批手續(xù)的規(guī)范性；檢查竣工圖紙相關(guān)的文字說(shuō)明是否詳細(xì)、完整，簽字、蓋章是否規(guī)范；檢查檔案的分類(lèi)是否科學(xué)合理；及時(shí)發(fā)展、整改不規(guī)范、不完整、不符合要求檔案信息。

3.4強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案信息化管理水平

強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，重視不斷地提高檔案管理人員的技能水平和綜合素質(zhì)。引進(jìn)和培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的管理人員參與水利工程檔案管理工作，強(qiáng)化對(duì)管理人的有針對(duì)性的、專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)。熟練地掌握和運(yùn)用檔案管理的新理論、新知識(shí)、新技能，不斷優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案管理與服務(wù)的水平?？茖W(xué)合理地將現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，提高信息化管理的水平，強(qiáng)化對(duì)電子文件收集、歸檔、存儲(chǔ)，促使檔案管理工作更加的標(biāo)準(zhǔn)化。做好檔案信息的安全管理和管理系統(tǒng)的維護(hù)工作，規(guī)避檔案信息的丟失、泄露等問(wèn)題，確保檔案的安全與完整。

4結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是水利工程管理的重要內(nèi)容，對(duì)于提高整個(gè)工程的管理水平、做好工程建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收工作以及后期的管理工作有著重要的作用，水利工程企業(yè)需要重視檔案管理工作的開(kāi)展。強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，樹(shù)立正確的檔案管理觀念；建立健全制度機(jī)制，構(gòu)建完善的檔案管理體系；促使檔案管理有效落實(shí)，強(qiáng)化檔案管理的質(zhì)量效果；強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案信息化管理水平。有效的規(guī)避與解決檔案管理中的問(wèn)題，促使其在水利工程建設(shè)中發(fā)揮效用。

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作者：劉永慶 單位：青海省海東市樂(lè)都區(qū)水務(wù)局