高校手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建

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摘要：高校手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，從檔案的管理利用角度能推動(dòng)高校檔案信息管理與服務(wù)水平，打造高校專(zhuān)題檔案管理特色；從學(xué)術(shù)角度則能推動(dòng)檔案學(xué)、史學(xué)等多學(xué)科的交叉融合研究。高校在構(gòu)建手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的途徑和方向上，基礎(chǔ)是內(nèi)部的建設(shè)過(guò)程，歸途則是與其他館藏地手札檔案資源的聯(lián)合共享。

關(guān)鍵詞：高校；手札檔案；專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)；途徑

高校館藏手札區(qū)別于一般公文函件，是書(shū)寫(xiě)者手寫(xiě)給某一特定對(duì)象，用于討論、暄問(wèn)、告知、商議或傳遞情意等的信息內(nèi)容。建立手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，是高校在館藏基礎(chǔ)上整合信息資源，開(kāi)發(fā)、利用特色檔案的途徑，也是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下推動(dòng)高校檔案學(xué)與其他學(xué)科交叉融合研究的重要手段。

1高校手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建意義

手札真實(shí)記錄了校史人物和事件對(duì)學(xué)校和地區(qū)發(fā)展所產(chǎn)生的影響，這類(lèi)影響涵蓋教育、經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)生活等各方各面，映現(xiàn)著中國(guó)社會(huì)的發(fā)展足跡。因此，高校手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的建立具有多方面的意義。

1.1更新高校檔案管理方式

對(duì)于檔案利用來(lái)說(shuō)，手札檔案在高校館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)的分類(lèi)中，較多散見(jiàn)、雜糅在歷史檔案類(lèi)別下。高校對(duì)手札檔案未進(jìn)行有效歸類(lèi)建檔，整體上對(duì)其關(guān)注和利用度不高。如果清理這部分史跡，可發(fā)現(xiàn)其巨大的檔案學(xué)價(jià)值和史學(xué)價(jià)值。在四川大學(xué)江姐紀(jì)念館建設(shè)過(guò)程中，保存于重慶市三峽博物館的江姐寫(xiě)給譚竹安的絕筆書(shū)信，就成為最能展現(xiàn)江姐個(gè)人生平、革命情操及紀(jì)念館特色的內(nèi)容。前來(lái)參觀的游客也無(wú)不為之動(dòng)容，通過(guò)書(shū)信強(qiáng)烈感受到革命者英勇無(wú)畏的精神。在信息時(shí)代背景下，全面整合高校手札檔案信息資源，創(chuàng)建手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，能推動(dòng)高校檔案館藏結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，從接收、整理和分類(lèi)等實(shí)踐環(huán)節(jié)促進(jìn)檔案管理和服務(wù)方式的更新。同時(shí)可以有效關(guān)聯(lián)和對(duì)接社會(huì)需求，全面滿(mǎn)足用戶(hù)的個(gè)性化需求。

1.2貼合高校檔案編研需求

對(duì)專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)的挖掘，本身是促進(jìn)檔案資源整理和編研的一種有效途徑。目前國(guó)內(nèi)高校就館藏名人手札，紛紛出版精選本。上世紀(jì)90年代，復(fù)旦大學(xué)率先出版了《復(fù)旦大學(xué)檔案館館藏名人手札（1905-1949）》，集中收錄建校至建國(guó)前的先賢手札計(jì)178位，近200件。時(shí)隔八年，該書(shū)于2005年再次出版續(xù)集。其他地區(qū)省屬高校以及檔案館、博物館，也編選有名人手札著作。這體現(xiàn)了國(guó)內(nèi)館藏者對(duì)現(xiàn)有資源深度和細(xì)度開(kāi)挖的認(rèn)識(shí)，然而手札檔案資源的利用與建設(shè)，現(xiàn)今仍存有很大的發(fā)展空間，一個(gè)重要體現(xiàn)就是以精品展示居多，對(duì)資源的整體觀照和建設(shè)不足。手札檔案資源只有作為一個(gè)整體，實(shí)現(xiàn)材料的集中、共享，才能保證在原有個(gè)例展示的基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)其利用和研究。

1.3推動(dòng)高校檔案文化建設(shè)

檔案本身帶有鮮明的史學(xué)因子和文化因子，需要通過(guò)開(kāi)發(fā)利用加以全面顯現(xiàn)和擴(kuò)展。高校館藏手札檔案記錄著校史人物參與學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷程，反映著他們同社會(huì)各界交往的面貌。這些檔案材料能讓覽信者近距離感受歷史人物和事件的溫度和對(duì)構(gòu)建與傳承校史記憶的文化價(jià)值，同時(shí)也是史學(xué)研究的一手資料。手札內(nèi)容實(shí)現(xiàn)公開(kāi)傳播，既能實(shí)現(xiàn)其知識(shí)價(jià)值，也能實(shí)現(xiàn)其育人價(jià)值。因此，建立手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，是開(kāi)發(fā)高校檔案文化價(jià)值的重要途徑。

2高校手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建途徑

高校手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的建立涉及高校內(nèi)部手札檔案資源的全面搜集、整合分類(lèi)，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)技術(shù)的應(yīng)用，也涉及高校等館藏地之間手札檔案資源的共建共享。專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建需要物質(zhì)、技術(shù)等諸多要素的支撐。

2.1基礎(chǔ)：高校內(nèi)部的建設(shè)過(guò)程

高校手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)、構(gòu)建，主體是高校的檔案工作者。建設(shè)過(guò)程應(yīng)分階段進(jìn)行，并對(duì)各類(lèi)要素予以充分重視和合理調(diào)配。集管理、服務(wù)和研究職能為一體的高校檔案館工作者，在檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)和創(chuàng)建中，應(yīng)主導(dǎo)對(duì)手札檔案的全面搜集、有序歸類(lèi)和統(tǒng)籌編排。對(duì)資源的整合，應(yīng)注意從館藏歷史庫(kù)中集中清理和篩選手札檔案素材，對(duì)有效信息進(jìn)行合理分類(lèi)、編排，對(duì)重要?dú)v史內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)保存，建立手札檔案資源的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系。在手札檔案的采集、標(biāo)引、存儲(chǔ)、服務(wù)、維護(hù)和協(xié)同管理等環(huán)節(jié)中，應(yīng)充分結(jié)合現(xiàn)有信息技術(shù)，全面開(kāi)發(fā)可供推廣的檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。以上要素從物質(zhì)和技術(shù)層面保證了高校手札檔案從資料收集到數(shù)字化的過(guò)程，另外在整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)中，還需要確立完備的檔案庫(kù)體例和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，從制度層面規(guī)范高校手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建。目前國(guó)內(nèi)高校手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)仍處于初嘗階段，統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是前提。高校應(yīng)結(jié)合自身手札檔案資源的特色以及存儲(chǔ)特點(diǎn)，全方位對(duì)接電子數(shù)據(jù)的錄入和開(kāi)發(fā)過(guò)程，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)的“普適性”和“持續(xù)性”。

2.2歸途：館藏手札檔案資源的共建共享

在范圍上，由高校創(chuàng)建出一個(gè)統(tǒng)一、完善的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，雖然極大地方便了校內(nèi)檔案的管理和利用，但最終應(yīng)著眼在未來(lái)各高校以及省屬檔案館、博物館等館藏地手札檔案資源的聯(lián)合共享上。通過(guò)推廣成熟的手札檔案專(zhuān)題建庫(kù)規(guī)范和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)各館藏地對(duì)手札檔案資源的挖掘、整合和數(shù)據(jù)的聯(lián)合共享，才能最終擴(kuò)大手札檔案在各領(lǐng)域的利用途徑，增強(qiáng)其價(jià)值的實(shí)現(xiàn)和作用的發(fā)揮。檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)本身具有信息存儲(chǔ)廣、利用分散、開(kāi)發(fā)周期長(zhǎng)的特點(diǎn)。在信息技術(shù)日新月異的今天，高校應(yīng)著力通過(guò)優(yōu)化的數(shù)據(jù)檢索和處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏檔案資源的分類(lèi)整理以及建庫(kù)保存。在此基礎(chǔ)上，將逐步規(guī)范化和成熟的檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)應(yīng)用到手札領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)全國(guó)手札歷史文獻(xiàn)的整合、上線(xiàn)，最終能在檔案領(lǐng)域解決手札文獻(xiàn)信息不全、利用困難的難題。

2.3挑戰(zhàn)：關(guān)鍵性問(wèn)題及其解決途徑

2.3.1資源的深入挖掘和有效整合。高校手札檔案的清理和挖掘過(guò)程，主要存在以下兩方面的難點(diǎn)：一是手札檔案的保存湮沒(méi)、分散，要從浩瀚的館藏里篩選出專(zhuān)題素材，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間、人力；二是在體量上，要對(duì)整理出來(lái)的素材進(jìn)行完善統(tǒng)籌、編排，才能保證后期建庫(kù)以及研究、利用的準(zhǔn)確性和便利性。在資源梳理過(guò)程中，可充分借助載體、形式和內(nèi)容三方面進(jìn)行手札檔案的鑒別。這里特別要提到手札檔案的書(shū)寫(xiě)載體，由于內(nèi)容和用途的特殊，高校手札一般書(shū)寫(xiě)于高校專(zhuān)屬信箋、紙頁(yè)、甚至是草紙上，這種載體使其易與一般檔案類(lèi)型相區(qū)分。雖然校史人物所發(fā)的公函也常常書(shū)寫(xiě)于高校專(zhuān)屬紙、箋上，但由人物稱(chēng)謂這些形式以及手札內(nèi)容，仍能明確區(qū)分出手札檔案素材。目前國(guó)內(nèi)不少高校檔案館已實(shí)現(xiàn)或開(kāi)始實(shí)現(xiàn)館藏檔案的電子化，因此通過(guò)紙質(zhì)與電子檔案的對(duì)補(bǔ)檢查，也能相對(duì)節(jié)省人力、時(shí)間的投入。在資源的編研過(guò)程中，對(duì)于所清理出的素材，可通過(guò)按年編排和目錄建庫(kù)的方式，完成對(duì)數(shù)據(jù)的核對(duì)與審定。這種統(tǒng)序方法，既能使專(zhuān)題手札有序可依，在后期利用中也能對(duì)手札內(nèi)容基本做到一目了然。

2.3.2建庫(kù)體例的規(guī)范與嚴(yán)密。成熟的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)必須依附于同樣完善、規(guī)范的建庫(kù)體例，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化也是專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的長(zhǎng)效生命。高校手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)自成體系。在檔案的掃描，信息的錄入、核對(duì)，圖像的處理、存儲(chǔ)等階段，都應(yīng)有相應(yīng)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，以實(shí)現(xiàn)有序?qū)ｎ}內(nèi)容向數(shù)字化信息的高效轉(zhuǎn)化，并利于后期數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的傳播和推廣。首先，應(yīng)保證對(duì)手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量控制，手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)要做到在認(rèn)證的軟件平臺(tái)系統(tǒng)內(nèi)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范錄入數(shù)據(jù)，這一過(guò)程同時(shí)也要遵照數(shù)據(jù)交換協(xié)議和數(shù)據(jù)加工整理的標(biāo)準(zhǔn)。其次，應(yīng)兼顧專(zhuān)題檔案庫(kù)的階段性與長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)。后期隨著進(jìn)館手札檔案的持續(xù)增補(bǔ)，以及同類(lèi)資源的共享、對(duì)接等需求，在數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)階段，應(yīng)充分考慮手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)未來(lái)的“系統(tǒng)升級(jí)”和“擴(kuò)倉(cāng)增容”等環(huán)節(jié)，使其在體例上具有延續(xù)性。此外，在專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，須自始至終關(guān)注系統(tǒng)的安全管理，確保手札檔案信息的安全和可靠利用。

2.3.3其他方面。高校手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建，除物質(zhì)和制度等層面的問(wèn)題外，還面臨著諸如檔案信息的涉密與開(kāi)發(fā)、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)平臺(tái)的用戶(hù)交互、與其他館藏地手札數(shù)據(jù)資源的共建共享等方面的問(wèn)題。要做到確保所開(kāi)發(fā)的手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)安全、可靠、應(yīng)用性強(qiáng)、細(xì)節(jié)完善，高校就需要根據(jù)實(shí)際情況不斷進(jìn)行調(diào)研、總結(jié)，積累相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)關(guān)聯(lián)信息的深入融合。此外，高校也可以參照國(guó)內(nèi)現(xiàn)有技術(shù)相對(duì)成熟的其他類(lèi)型專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，以提高數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)和應(yīng)用效率。

3發(fā)展展望

通過(guò)精品展示的方式，手札檔案已給讀者帶來(lái)有益的利用和審美體驗(yàn)。手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，更能加深高校對(duì)館藏檔案資源的有效挖掘和整合，而通過(guò)各存儲(chǔ)地資源的深度融合、共享，手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)將為社會(huì)查詢(xún)、利用和研究手札資源提供最大程度的幫助。高校手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，從物質(zhì)、制度和操作等層面來(lái)說(shuō)都是切實(shí)可行的；從價(jià)值和意義層面來(lái)說(shuō)，符合國(guó)家提升檔案利用、服務(wù)和研究水平的戰(zhàn)略要求。高校手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)在開(kāi)發(fā)過(guò)程中會(huì)遇到系列新問(wèn)題、新?tīng)顩r，但通過(guò)相關(guān)實(shí)踐，手札檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建能有效推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案、史學(xué)等領(lǐng)域的研究進(jìn)展。

作者：李華云 單位：四川大學(xué)檔案館