大數據下檔案管理特點和要求分析

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摘要：大數據時代，檔案作為比較特殊的信息資源，它的歷史價值以及現實價值比較豐富，檔案管理工作產生了明顯的變化。對此，本文以檔案管理的特點分析為切入點，了解這一工作的具體要求以及相關策略，以期為推進檔案管理工作的改革創新提供相應的參考。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；特點和要求

在大數據時代的影響下，檔案管理工作出現了許多的問題，導致工作的高效開展受到阻礙。因此，管理人員需要將現代化的信息管理技術與檔案管理工作相結合，構建科學完善的信息網絡管理體系，全面改革創新管理策略，只有這樣才能夠確保檔案管理工作的進一步改革和突破。

一、大數據時代與檔案管理

大數據主要以信息技術為基礎和前提，在全面發展以及調整的基礎上確保經營資源的優化利用與配置，現代化的檔案管理主要以檔案數據的有效記錄、搜集、整理和調取為基礎，為后期的改革實踐和決策提供相應的參考，確保信息資源的合理配置利用。在大數據時代背景下，檔案管理工作的作用和價值越來越凸顯，管理人員需要注重理論分析與實踐研究之間的緊密結合，主動適應大數據時代的發展要求，積極構建科學完善的檔案管理信息體系。傳統的檔案管理體系備受詬病，大數據時代對這一管理體系產生了明顯的沖擊，檔案管理人員需要以檔案管理工作的全面改進和完善為基礎，靈活利用信息技術實現科學高效的管理，促進檔案管理工作的進一步改進，擺脫傳統管理模式的束縛，全面提升檔案管理質量。

二、大數據時代檔案管理的特點

在互聯網科技快速發展的過程中，以云計算、大數據為代表的各種現代信息技術備受關注，這一點使得檔案管理工作越來越復雜，同時功能非常強大。許多互聯網技術在檔案管理中發揮著關鍵性的作用，能夠以電子檔案管理工作為基礎，積極構建云備份，促進檔案館工作的信息化建設。大數據背景下的檔案管理工作具有明顯的特點，首先檔案的利用價值比較高，能夠更好地實現與時俱進。實現檔案管理工作的差異化發展，確保不同信息的全面匯集以及歸納整理，為后期工作人員的查閱以及利用提供相應的參考，檔案管理部門的工作質量和效率有了明顯的提升。其次，檔案管理工作非常高效，靈活利用大數據技術、云計算以及數據挖掘技術來進行分析及調整，抓住檔案管理工作的核心要點。以電算化管理為基礎，避免人工管理模式所存在的各種問題和障礙，實現全機械化的運作協調，充分彰顯新時代背景下檔案管理工作的重要作用以及優勢，管理質量和管理效率提升非常顯著。最后，檔案管理工作具有明顯的客觀性，能夠避免主觀因素的負面影響。人工操作所占比重越來越低，大部分以大數據技術、云計算技術為基礎，整體運作模式非常規范，具有一套完整的管理流程和管理方式。管理人員只需著眼于檔案管理工作的規章制度和核心要求，進行規范化的處理以及調整，避免工作人員結合自身的工作經驗進行主觀判斷分析。

三、大數據時代檔案管理存在的問題

大數據時代背景下的檔案管理實現全面突破，但是這一工作的難度系數相對偏高，有一部分單位和經濟組織忽略了對檔案管理工作的全面協調，所采取的管理策略、管理理念以及管理方式仍然非常被動與消極，沒有站在宏觀發展的角度，沒有著眼于時代發展的進程進行全方位的調整，最終導致檔案管理工作出現了諸多的問題。

（一）檔案管理理念落后

檔案管理工作比較復雜，系統性、實踐性較明顯，包含的工作要求以及環節較多，因此現代化管理理念的樹立非常有必要。但是在信息技術快速發展的過程中，有一部分工作人員忽略了對大數據時代的分析，沒有著眼于檔案管理體系的嚴格要求，沒有積極革新已有的管理理念，檔案管理理念比較落后，無法實現與時俱進，工作質量和工作效率難以得到保障。檔案資料中的文字內容和數據混合在一起，嚴重影響了檔案的應用價值。有一部分工作人員沒有意識到自身的工作責任以及工作目標，往往直接按照自身的工作經驗進行主觀判斷，最終出現了許多的工作失誤和偏差，甚至導致一部分檔案信息丟失。大部分工作人員仍然按照傳統的文字檢索方式來進行分析，難以更好地體現檔案管理工作的針對性，因此檔案整體查找效率較低，無法更好地為其他工作的開展提供支持和幫助。

（二）無視檔案數據資源的有效變動

在大數據時代背景下，大部分的檔案數據存在明顯的虛擬性和電子性，直接在電子平臺中進行相應的操作。因此，管理人員需要以檔案數據資源的有效變動以及調整為基礎，在進一步分析研究的基礎上更好地更新信息化系統，確保系統的穩定建設和進一步完善。但是有的工作人員能力不足，對自身的崗位工作認知還不夠深刻，沒有著眼于檔案檢索查找和歸納工作的相關要求，積極變動相應的數據資源，導致無法充分體現檔案管理信息化建設工作的實質作用及優勢。管理人員整體操作力較差，檔案管理信息化水平與預期目標之間存在明顯的差距。

（三）忽略檔案利用和服務

檔案利用與檔案管理相輔相成、共同促進，直接關乎整個檔案管理工作的全面開展。管理人員需要了解檔案利用的實質情況，進一步調整服務模式和工作策略，只有這樣才能夠實現與時俱進和對癥下藥。但有部分工作人員認為這一板塊工作對檔案管理工作沒有太大意義，因此直接忽略這一環節，最終導致檔案利用與服務質量不夠理想。有一部分檔案遺失，同時檔案管理工作的真實性有待考證，嚴重影響了后期管理工作的順利開展和有效決策。一部分管理資源被浪費，整體的管理質量和管理效率與預期目標之間的差距越來越大。

四、大數據時代檔案管理的特點和要求分析

為了有效避免上文中所出現的各種問題以及矛盾，在大數據時代背景下，檔案管理工作人員需要做好前期的準備工作，深化自身對檔案管理工作的認知和理解，了解檔案管理工作的核心要點，明確自身的檔案管理方向，真正體現檔案工作的針對性、有效性以及指導價值。

（一）全面創新檔案管理理念

檔案管理部門需要站在宏觀發展的角度，利用豐富的館藏資源，著眼于各項管理服務開展的條件，實現不同管理資本的合理利用。在大數據時代下，檔案信息呈現爆炸式的發展態勢，檔案數據材料的數量也大幅提升，因此管理人員需要結合這一時代發展趨勢，了解檔案數據的具體變動，深化自身對檔案數據內容的認知，注重對檔案管理類型的分析研究。其中電子檔案、用戶信息以及瀏覽查詢等工作分析最為關鍵，大部分的工作模塊以電子化處理為基礎，有效擺脫人工手動管理模式的束縛，檔案使用質量以及效率有了明顯的提升。管理工作人員需要全面創新檔案管理理念，盡量避免人工操作的負面影響，積極捕捉不同的檔案數據，充分彰顯檔案的權威作用和指導價值。

（二）積極變動檔案數據資源

檔案管理主要以為各項管理工作的開展和決策提供服務為目標，滿足公眾對檔案的利用需要。在大數據時代下，檔案利用及服務工作出現了社會化、多樣化的發展趨勢，服務內容、服務形式和服務手段變動比較顯著，同時所涉及的內容和形式更加復雜，檔案管理對象較為多元。企事業單位、職工、公務員以及黨政部門最為關鍵，為了充分彰顯檔案管理工作的優勢，管理人員需要了解網絡用戶這一新群體，分析檔案服務內容的具體變動，著眼于傳統管理模式所存在的各類不足，結合客戶的真實需要來進行準確的分析判斷。在大數據時代背景下，檔案服務需要關注對檔案用戶的個體行為分析，了解用戶的檔案利用情況與實質需求，主動為相關的工作人員提供相應的服務，充分體現檔案管理工作的人性化、智能化，滿足不同人群的信息需求。

（三）全面調整檔案利用和服務

檔案管理工作安全性最為關鍵，這一點與整個企業的發展存在密切的聯系。大數據時代下的數據資源非常豐富，處理速度比較快，種類較多，信息化程度偏高。因此直接威脅傳統的檔案管理工作，實質的檔案安全性難以得到保障。管理人員一方面需要關注對檔案保管條件的分析研究，另一方面需要全面調整檔案利用和服務工作，明確具體的工作方向和調整策略。主動著眼于各類突發事件產生的實質原因，提升檔案數據處理技術的使用水平和覆蓋面，充分彰顯現代化信息技術的指導作用與價值。在大數據時代背景下，檔案管理工作被提上日程，這一工作的復雜度相對偏高，檔案管理理念的創新是第一步。在此基礎之上需要積極變動檔案數據資源，全面調整檔案利用以及服務工作，保證檔案管理工作能夠更上一個臺階，充分發揮相應的作用與價值。

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作者:趙曦 單位:菏澤市單縣人力資源和社會保障局