高校檔案計算機技術(shù)數(shù)字化管理探究

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摘要：隨著現(xiàn)在我國的科學(xué)技術(shù)一直在不斷地發(fā)展，檔案管理的技術(shù)也從以前的紙質(zhì)管理方式變成現(xiàn)在的計算機數(shù)字化管理，方式轉(zhuǎn)變后很好地提高工作效率，同時也增強檔案管理工作的安全可靠性，尤其現(xiàn)在的檔案數(shù)量越來越多，以前傳統(tǒng)的管理模式已不能解決現(xiàn)在的問題，而計算機數(shù)字化管理的出現(xiàn)可很好地解決檔案數(shù)量變多的而導(dǎo)致的管理出現(xiàn)困難的問題，更好地促進檔案管理工作的順利進行。

關(guān)鍵詞：高校檔案；計算機技術(shù)數(shù)字化；安全管理策略

0前言

如今檔案的主要管理方式已從原來傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變成現(xiàn)在的計算機數(shù)字化管理，尤其是高校的檔案內(nèi)容十分的多，詳細(xì)包含著每屆每名學(xué)生的資料，所以在管理時就十分的繁雜，得到的資料都十分重要不能丟失，而且還要按照順序去進行排列，只有這樣才方便以后的查找，如果是由人工來執(zhí)行的話就很難達(dá)到需要的標(biāo)準(zhǔn)和要求，但是科技在發(fā)展，現(xiàn)在計算機數(shù)字化安全管理已在高校運用起來，讓高校的檔案管理工作變得不像以前那樣煩瑣，更加容易操作，現(xiàn)在廣大高?；径疾捎糜嬎銠C數(shù)字化安全管理的技術(shù)，本文就是筆者對高校檔案計算機數(shù)字化安全管理的一些探究。

1高校檔案計算機數(shù)字化安全管理概述

高校檔案計算機數(shù)字化安全管理就是高校檔案館的管理人員利用校園網(wǎng)絡(luò)、校園通信設(shè)備等各種現(xiàn)代科技信息技術(shù)代替以前傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)方式，可實現(xiàn)高校的檔案信息能自動查閱和處理，搭建網(wǎng)上高校檔案計算機數(shù)字化查閱的平臺，這樣可更加方便、更加快捷地為院校用戶端服務(wù)，建立起完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高高校的檔案管理效率和服務(wù)水平。

2高校檔案數(shù)字化安全管理的重要性

學(xué)生的檔案是個人的信息管理具有保存的價值而形成的原始記錄資料，也是學(xué)校掌握學(xué)生的信息的重要資料來源。原始的檔案含有很高的依據(jù)性和權(quán)威性，所有的高校和社會上很多的企業(yè)，對學(xué)生的個人檔案資料都有很大的利用價值，但學(xué)校在對學(xué)生的檔案進行存儲和管理還有利用價值時，經(jīng)常由于各種原因?qū)Ρ４娴臋n案造成一定的損傷或丟失，有時還會被人故意更改資料上的內(nèi)容，所以，以前的那種傳統(tǒng)管理的模式不能達(dá)到現(xiàn)在高校對檔案安全管理的標(biāo)準(zhǔn)水平，尤其對檔案的存儲和管理這兩方面，多年來，高校也一直在尋找更有效的方法，隨著社會的科技水平一直在不斷地發(fā)展，現(xiàn)在基本上各高校都采用的是計算機數(shù)字化安全管理的技術(shù)，這種科技化的管理模式正在一步一步地取代以前傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理的方式，漸漸地成為高校檔案計算機信息化管理的新方法?，F(xiàn)在的社會科技水平一直在不斷地進步和發(fā)展，社會上高智能技術(shù)的犯罪手法絡(luò)繹不絕的出現(xiàn)，所以各高校都需采取計算機數(shù)字化信息的管理方法來管理學(xué)生的檔案信息，高校檔案計算機數(shù)字化安全管理在保衛(wèi)，預(yù)防和打擊高校犯罪這些方面起到了越來越多的作用。高校的主體就是學(xué)校的學(xué)生，學(xué)校的所有中心都是圍繞著學(xué)生，為把學(xué)生培育成國家的棟梁人才來為學(xué)生服務(wù)，但現(xiàn)在這個社會上有很多的不良風(fēng)氣，導(dǎo)致很多的學(xué)生的思想觀念，和對人生的規(guī)劃、目標(biāo)，都受到了很大的負(fù)面影響，經(jīng)常能聽到、看到高校大學(xué)生違法犯罪的案件數(shù)量也在不斷地增加。各高校廣大的師生都需要一個安全，方便學(xué)習(xí)工作的環(huán)境。但是高校的檔案管理人員在大量的工作任務(wù)中任務(wù)還是十分的困難，不僅要保證高校檔案安全任務(wù)的完成，還要保證在工作的過程中的服務(wù)質(zhì)量，所以，高校檔案計算機數(shù)字化安全管理的建立與運用，能有助于保障高校的保衛(wèi)工作有效地進行。

3增加檔案計算機技術(shù)數(shù)字化人才的引進

高校所采用的對檔案進行計算機數(shù)字化安全管理的方式，主要的工作模式就是將需要存入的檔案信息錄到計算機系統(tǒng)里，然后計算機可對檔案進行分類處理，并保存，簡單來說就是將紙上的文字內(nèi)容變成信息數(shù)字化的內(nèi)容，計算機的數(shù)字化管理可節(jié)省出檔案所占有的空間，并保證檔案的安全性。不像以前的管理方式，需專門設(shè)置一間房子來存放檔案，這樣就需要人工花費很多的時間進行整理，而且學(xué)校的檔案管理難度非常大，因為要收集學(xué)校所有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績還有個人信息資料，還有學(xué)校教師的相關(guān)資料等等，由于內(nèi)容含量就十分巨大，在進行收集和整理時就十分困難，而引入計算機數(shù)字化管理技術(shù)后就不需人工進行整理和收集，提高了工作效率，并且，在一定的程度上，還提高檔案管理工作的信息安全性，這樣就不僅減少人力的資源浪費，也讓檔案的工作管理更加簡化的同時提高工作效率，所以高校為提高檔案管理就必須采用計算機數(shù)字管理方式，就要引入技術(shù)性的人才，讓學(xué)校建立起規(guī)模完善的數(shù)字化管理，可更好地對高校檔案的管理進行分類和規(guī)劃，還順便可把以前陳舊的紙質(zhì)檔案錄入到計算機數(shù)字化管理系統(tǒng)中去，重新整理一下，這樣就不會讓檔案損壞或丟失后不能進行查找。當(dāng)然，高校在引進高校人才時也要注意結(jié)合學(xué)校的實際情況，最好是引入技術(shù)性的人才，經(jīng)過學(xué)校的培訓(xùn)后能馬上上手，合理地利用人才的資源，能更好地發(fā)揮出人才的優(yōu)勢和起到的作用，在工作時，要注意加強人才的準(zhǔn)確性培養(yǎng)，這是因為檔案在錄入計算機進行工作時需要一個認(rèn)真、謹(jǐn)慎、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，要保證所錄入的信息準(zhǔn)確并且完整，可適當(dāng)?shù)靥岣吒咝n案管理工作人員的福利、薪資待遇等，吸引更多的計算機數(shù)字化人才參與到高校檔案計算機數(shù)字化管理的工作中，更好地促進管理工作的發(fā)展和推廣。

4提升檔案計算機數(shù)字化安全管理水平

把以前紙質(zhì)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變成現(xiàn)在計算機數(shù)字化管理的時最重要的一點就是要注意計算機的安全，一定要注意加強計算機里面的防火墻設(shè)置，避免黑客或病毒入侵到計算機系統(tǒng)里，以免導(dǎo)致檔案資料被竊取或丟失，高校采用計算機數(shù)字化管理的最大優(yōu)點就是減少人力的工作量，計算機可直接自動整理并篩選分類，并節(jié)約很大的成本資源，減少紙張的浪費，紙質(zhì)的檔案如被破壞掉，檔案就會變得不完整，信息資料就會缺失。由此可見，高校檔案計算機數(shù)字化的管理方法可提高檔案的存儲安全性，但計算機數(shù)字化管理也存在著一定的缺點，計算機的技術(shù)有效地避開了紙質(zhì)檔案的這幾個缺點，當(dāng)然不可避免計算機存在的不確定性和發(fā)生突發(fā)意外的可能性，也存在檔案管理工作的危險性，計算機很容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵，如果電腦沒有設(shè)置好防火墻，在計算機遭到病毒入侵時，很有可能檔案的資料被盜竊或刪改的可能性，所以一定要加強計算機的安全管理，并隨時監(jiān)控，錄入的檔案資料信息也一定要有備份，防止發(fā)生任何突發(fā)的情況，幫助提高計算機數(shù)字化的安全管理。

5加大檔案數(shù)字化計算機管理設(shè)備的投入

在對高校的檔案管理工作進行時，專業(yè)設(shè)備、設(shè)施要加大資金的投入，因為高校檔案計算機數(shù)字化管理減少以前傳統(tǒng)的人力、物力的投資，所以高?？砂岩郧皩θ肆?、物力的資金轉(zhuǎn)用到計算機的設(shè)備上，構(gòu)建出高校更加安全的檔案管理系統(tǒng)，購買更加完善的計算機設(shè)備系統(tǒng)可有效地防控病毒對計算機的侵害，好的計算機設(shè)備還可建立更加完善的檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)的完善是檔案管理經(jīng)常做的工作，跟隨科技時代的發(fā)展，通過對計算機系統(tǒng)的完善和升級，在病毒入侵時可應(yīng)對各種突發(fā)情況的發(fā)生，到目前為止，還有許多的高校并沒有重視計算機數(shù)字化管理的發(fā)展，還認(rèn)為以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式更加的安全，更別說采用計算機設(shè)備來對檔案進行管理，這種落后的思想是不正確的，高校的思想、腳步要隨著時代的發(fā)展而前進，跟著社會的科技信息化而進步，加大科技的引用，采取技術(shù)化的檔案數(shù)字化管理模式。

6高校檔案數(shù)字化安全管理發(fā)展方向

6.1為更好地保護錄入的檔案信息可以采用計算機自帶的程序，把檔案資料設(shè)定成不可更改的只讀文件；

6.2計算機中已錄入的檔案資料有可能會因保存信息資料的載體出現(xiàn)故障被損壞，導(dǎo)致所錄入的檔案資料丟失，所以，在對所錄入的檔案資料一定要采取備份，這樣就算出現(xiàn)故障導(dǎo)致檔案資料丟失也不會造成損失；

6.3高校檔案管理室的工作人員，為適應(yīng)計算機數(shù)字化安全管理的發(fā)展，必須對檔案的管理模式進行不斷的改革，這樣在出現(xiàn)新的問題后也能及時地采取相關(guān)措施進行處理。

7結(jié)語

高校檔案管理工作從以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式轉(zhuǎn)換成現(xiàn)在的計算機數(shù)字化管理方式，是我國時代和科學(xué)技術(shù)的巨大進步，為管理方式提供很好的便利，對工作的效率和工作的質(zhì)量也提高很多；與此同時，還實現(xiàn)高校的檔案管理工作更加的優(yōu)化和未來更好的發(fā)展前景，所以不僅是高校，社會上都很值得廣泛地推廣和宣傳檔案計算機技術(shù)數(shù)字化安全管理。

參考文獻(xiàn)

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作者:李翠艷 單位:武警后勤學(xué)院