戶籍檔案數(shù)字化管理推進(jìn)探析

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紙質(zhì)檔案越存越多，查找、保存卻存在諸多不便，在城市數(shù)字化轉(zhuǎn)型和加強(qiáng)軟實(shí)力建設(shè)的今天，紙質(zhì)戶籍檔案數(shù)字化勢(shì)在必行。今年以來，上海市公安局徐匯分局在市局人口辦、智慧公安辦的指導(dǎo)下，全速推進(jìn)紙質(zhì)戶籍檔案數(shù)字化加工，率先完成了全區(qū)13個(gè)派出所25萬卷、2000余萬頁戶籍檔案數(shù)字化加工任務(wù)，并研發(fā)基于公安網(wǎng)的信息交互、網(wǎng)上調(diào)檔實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用系統(tǒng)，在實(shí)現(xiàn)派出所“綜合窗口”入駐街鎮(zhèn)社區(qū)事務(wù)受理中心的基礎(chǔ)上，打通徐匯公安政務(wù)服務(wù)“最后一公里”，使戶籍檔案資源更好地服務(wù)于公安實(shí)戰(zhàn)和社會(huì)公眾。

一、查閱、保護(hù)歷史戶籍檔案，數(shù)字化應(yīng)用優(yōu)勢(shì)明顯

由于轄區(qū)內(nèi)新中國成立前興建的舊式里弄、花園洋房眾多，戶籍人口遷移變化大，新舊居民出于房產(chǎn)、征信、政審等各種用途前來辦理業(yè)務(wù)，使得徐匯分局湖南路派出所的歷史戶籍查檔量一直居高不下。“傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢時(shí)，需要居民提供詳細(xì)地址和準(zhǔn)確姓名，還需要人工費(fèi)時(shí)翻閱查找，像我們轄區(qū)很多老房子，同一個(gè)地址下往往有好幾戶甚至是十幾戶人家，翻閱查找難度就更大了。”公安綜合窗口民警嚴(yán)曉韞說。一旦家庭成員在幾個(gè)地址間多次遷移的，居民要開具家人遷出證明，民警只能隨著他的戶口遷移軌跡逐本翻閱。尤其對(duì)于年代久遠(yuǎn)、被查詢?nèi)艘呀?jīng)過世、后代又不甚了解詳細(xì)地址的情況，光通過一個(gè)姓名，要查詢到信息更是難上加難。而電子檔案是通過前期掃描紙質(zhì)檔案，產(chǎn)生高清像素圖片，存入存儲(chǔ)設(shè)備。電子檔案的應(yīng)用減輕了窗口工作人員查找等負(fù)擔(dān)，大大縮短了居民等待的時(shí)間，加快了窗口的辦事效率。不僅如此，紙質(zhì)檔案因保存年代久遠(yuǎn)后，不可避免會(huì)出現(xiàn)發(fā)黃、變脆、破損甚至裝訂散架等情況，而在每次翻閱查找過程中，又極易造成新的、不可逆的損壞。電子檔案并不會(huì)隨著時(shí)間流逝而發(fā)生物理變化，保存更加完整持久，反復(fù)查閱不會(huì)受損。

二、貼近實(shí)戰(zhàn)研發(fā)數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，民警工作效率成倍提升

徐匯分局全流程把控?cái)?shù)據(jù)錄入質(zhì)量，嚴(yán)守安全底線，優(yōu)先選擇有涉密資質(zhì)的加工單位并簽訂保密協(xié)議，通過“雙機(jī)著錄、一機(jī)校驗(yàn)”全面確保數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性。而無紙化只是數(shù)字化的第一步，能夠隨時(shí)調(diào)取這2000余萬頁信息的平臺(tái)才是決定工作成敗和服務(wù)成效的關(guān)鍵。徐匯分局專門研發(fā)了B/S網(wǎng)絡(luò)版數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，提供檔案檢索、圖像調(diào)閱、庫藏統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、用戶管理等功能服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)原始戶籍檔案的電子調(diào)檔查詢。電子檔案查詢軟件共設(shè)置了戶口簿冊(cè)、遷移證存根、遷入戶口證、死亡證存根、出生證、戶口審批材料等多個(gè)檔案類別，在查詢類別不詳?shù)那闆r下，也可通過綜合欄查詢所有檔案類別；設(shè)置了檔號(hào)、姓名、身份證、詳細(xì)地址、死亡時(shí)間、出生日期、年代等7項(xiàng)查詢條件，可通過其中一項(xiàng)條件查詢或多項(xiàng)條件組合查詢。針對(duì)1984年以后的戶籍檔案都是個(gè)人頁的問題，電子檔案查詢系統(tǒng)中還添加了顯示前后各5頁的功能，能夠盡最大可能顯示一家人的戶籍檔案，方便查詢。如遇到檔案頁面原始字跡模糊，還可放大縮小進(jìn)行辨認(rèn)，并增加了打印功能，大大方便了工作人員和民警隨時(shí)查檔調(diào)閱。通過姓名、身份證、同住人等多種維度查檔，切實(shí)解決了居民因年代久遠(yuǎn)、記憶模糊導(dǎo)致的來回查詢舊檔案的老大難問題；同時(shí)也消除了派出所綜合窗口入駐街道服務(wù)中心致使檔案室與窗口分離、民警調(diào)檔不便的困擾，市民滿意度和民警工作效率成倍提升。

三、實(shí)現(xiàn)警務(wù)效能最大化，助力城市數(shù)字化轉(zhuǎn)型

目前，徐匯分局應(yīng)群眾申請(qǐng)開具戶籍證明查檔日均350余次，核查戶籍相關(guān)材料查檔日均200余次，查詢用時(shí)從原先10至20分鐘縮短至5分鐘以內(nèi)，大大提升了工作效率。5年前，一位年邁的阿姨來到湖南路派出所開具其祖父母的戶籍證明，她小時(shí)候只聽父母提起過祖父母的姓名，并不知道其他信息。當(dāng)時(shí)，戶籍窗口民警嚴(yán)曉韞翻了大半天檔案，結(jié)果還是一無所獲。心懷歉意的小嚴(yán)在工作日志上記了一筆。2020年，湖南路派出所率先啟用電子檔案后，民警又聯(lián)系到了這位阿姨。結(jié)果，根據(jù)阿姨提供的姓名，民警5分鐘不到就查到了她祖父母的戶籍檔案，困擾多年的問題終于解決。李女士來到湖南路街道社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心，想要辦理過世母親的歷史戶籍證明，綜合窗口工作人員小張通過系統(tǒng)查詢，立刻查到了相關(guān)信息，并為李女士打印了相關(guān)證明。“我記得以前到派出所開老房子戶籍證明，民警同志要進(jìn)去翻半天，現(xiàn)在搬到這里，感覺所有東西都升級(jí)了，方便，真方便。”李女士感嘆道。除了到場(chǎng)辦理外，“一網(wǎng)通辦”的紅利也延伸到了手機(jī)端。市民任先生在手機(jī)“隨申辦”內(nèi)提交了一個(gè)開具戶籍證明的申請(qǐng)，要求證明“上世紀(jì)60年代武康路某弄某號(hào)內(nèi)，自己報(bào)的出生日期以及與父母的親屬關(guān)系”。工作人員收到申請(qǐng)后，通過姓名和地址，迅速查出上世紀(jì)60年代的戶口登記表，摘抄相關(guān)信息填報(bào)上傳系統(tǒng)。這樣，任先生在手機(jī)端就能收到一張帶有公安機(jī)關(guān)蓋章的電子版戶籍證明，可以永久留存，更方便隨身攜帶、打印。徐匯警方還將不斷探索完善電子檔案的深入應(yīng)用，打造一流數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)警務(wù)效能最大化。在實(shí)現(xiàn)“進(jìn)政府一扇門，辦個(gè)人大小事”的同時(shí)，助力上海城市數(shù)字化轉(zhuǎn)型和城市高品質(zhì)生活。

作者:吳藝 馬凱 單位:人民公安報(bào)