醫院編外人員人事檔案管理工作思考

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【摘要】公立醫院人事制度的改革改變了醫院傳統、單一的用人管理機制，促使了人事檔案管理模式的變革，也給醫院的人事檔案管理工作帶來了新的問題和挑戰。文章就醫院如何揚長補短，更好地開展編外人員人事檔案管理工作進行分析、探討。

【關健詞】醫院；編外人員；檔案管理

隨著醫療服務需求的持續增加以及醫院發展規模的不斷擴大，人員編制緊缺的問題日益嚴峻和突出，為保證醫院各項工作的正常運轉，醫院招聘了一批編外人員以緩解人力資源短缺的壓力。近年來，不論是從人員數量、人員結構還是學歷層次、職稱職務方面，編外人員已然成為醫院人力資源的重要組成部分，在醫院的建設發展中發揮了不可或缺的重要作用。因此，做好醫院編外人員的人事檔案管理工作，進一步加強對編外人員人事檔案的規范管理和開發利用，對個人的職業生涯發展以及醫院的人才強院戰略具有重要意義。

1編外人員人事檔案的現狀

上海中醫藥大學附屬市中醫醫院是一所集醫、教、研為一體的三級甲等綜合性中醫醫院，醫院現有在職職工1000余人，其中編外職工365人，隨著新院區的開工建設，可以預見今后一段時期內醫院的職工人數將直線上升。由于編制受限，大部分職工無法直接進入事業編制，只能采取編外用工的方式，其工資待遇參照事業編制，同工同酬，而人事檔案不歸醫院保管，實行人事檔案制度。目前70%的編外人員檔案在醫院指定的人才交流服務中心統一托管，還有一部分因各種原因分散在各地檔案保管機構，有的甚至仍存放在學校。

2編外人事檔案存在的問題

2.1存檔機構分散，不利于管理

編外人員人事檔案管理主要依據《流動人員人事檔案管理暫行規定》，實行“集中統一，歸口管理”的原則。根據規定，學校每年會將應屆畢業生的檔案轉至戶籍地檔案保管機構。而上海作為特大城市，對落戶有著較高的準入制，從近幾年我院錄用新職工的落戶情況看，僅有10%的新職工能通過應屆畢業生打分獲得上海戶籍。這便意味著大部分新職工的檔案無法第一時間轉入上海，檔案分散各地。現階段，各地公共就業和人才服務機構以及檔案管理服務機構的信息并沒有完全互通互聯，單位和個人無法通過統一的公共平臺查詢檔案信息，給后期的檔案管理工作帶來了諸多不便。

2.2忽視過程管理，檔案內容滯后

編外人員的人事檔案一般由學校或原用人單位直接轉遞到檔案機構，用人單位無法第一時間掌握檔案情況。而機構對檔案托管人員的情況也不甚了解，無法判斷檔案材料是否齊全，有無缺失，更不會及時、主動地去補充收集材料。此外，現有人事檔案模式下，檔案材料基礎性的收集工作仍在醫院，且隨著檔案職工人數的不斷增加，以及個人學歷經歷的動態變化，檔案材料日益龐雜，檔案管理員的工作量劇增。在醫院，檔案管理員多為兼職，檔案工作僅僅是其諸多工作中的一部分，加之各方面對檔案工作重視程度不夠，在安排工作時往往將檔案工作的優先級靠后，導致檔案材料無法及時轉遞歸檔，檔案內容滯后。

2.3管理模式落后，不利于利用

人事檔案的開發利用是人事檔案管理的根本目的[1]。現今人事檔案仍多沿用傳統的紙質化管理模式，檔案信息化程度也多停留在存儲、查詢方面，并沒有進一步挖掘和利用。然而，醫院人事管理的特點使其對人事檔案的依存度較高，當涉及干部任免、出國升學、政審函調、考核晉升等事宜時，需要查看人事檔案時，單位需要開具閱檔介紹信到機構進行查閱或借閱。而職工首先要到醫院開具閱檔介紹信，然后再憑介紹信和身份證到檔案機構辦理。管理模式的落后造成了閱檔手續的煩瑣，增加了來回往返的時間，給人事檔案的利用帶來不便。

3編外人員人事檔案管理工作的思考

3.1加強入職管理，建立互通機制

人事檔案是醫院選人、用人的重要參考，也是核定工齡、評聘職稱、辦理退休的重要憑證。現階段，醫院應本著對職工負責的態度，堅持檔隨人走的管理模式，通過加強和完善職工的入職管理，督促職工積極配合，盡早將人事檔案調入機構，集中統一管理。醫院和機構要加強彼此的交流和合作，醫院應將職工基本情況及時給到機構，而機構在接收檔案時，要認真審核和甄別，特別是“三齡兩歷一身份”信息，對缺少關鍵檔案材料的，須及時告知并要求盡早補充材料。檔案期間，機構要主動將過程中出現的一些問題和情況以書面形式定期向醫院反饋，而醫院對檔案職工在日常工作中形成的歸檔材料也要做到定期整理，定期轉遞。只有雙方建立良好的檔案信息交換互通機制，才能保證檔案材料的完整性和及時性，提高檔案的利用價值。

3.2提高思想認知，營造良好氛圍

對編外人員人事檔案的重視是做好編外人事檔案工作的前提和基礎。作為直接從事具體事務性工作的檔案管理員，不僅要提高自身的檔案意識，還要轉變工作思路和方法，多途徑、多形式地加強檔案的宣傳力度，營造全員重視檔案的良好氛圍。醫院和檔案機構要充分意識到人事檔案工作在醫院管理中的重要性，從制度上給予保障，從政策上給予支持，確保檔案各項工作的順利開展。對于職工而言，人事檔案是個人社會關系以及學習、工作經歷等方面的原始記載，與個人利益息息相關，職工本人更應從思想上引起重視，從行動上積極配合，主動參與到檔案管理工作中。

3.3規范制度流程，強化內部管理

編外人員的人事檔案管理工作是一個統籌性協作性的工作，涉及醫院和檔案機構，雙方要加強交流與合作，建立健全人事檔案各項規章制度，通過明確職責、規范管理、細化流程、優化方法，使檔案得到高效有序的管理和利用。編外人事檔案材料的收集和轉遞工作在醫院。醫院作為人員使用的主體，掌握著編外人員信息動態變化的第一手資料，應充分重視并認真做好編外人員檔案材料的日常收集工作，通過制度將編外人事檔案材料的收集納入醫院檔案管理工作中。此外，材料轉遞作為連接醫院和機構的重要環節，雙方在歸檔材料交接中，要制作清單明細，履行交接手續，做到手續完備、有據可查。

3.4加快信息建設，拓寬服務職能

人事檔案的信息化管理已然成為今后的發展方向，醫院和檔案機構應積極合作，依托現代化信息技術，拓寬利用渠道，深化服務內容，進一步提高檔案的利用價值[2]。人事檔案機構要加快檔案基礎信息數據庫的建設，開發編外人事檔案管理服務網上辦事平臺，要不斷豐富人事檔案信息內涵，方便檔案信息異地聯網查詢。醫院一方面要加強與機構合作開發檔案信息資源，另一方面要將檔案工作與醫院的辦公自動化平臺有機結合，實現檔案現代化管理，提高檔案管理的工作效率。

3.5加強隊伍建設，提升管理能力

人事檔案管理人員的綜合素質，是加強人事檔案管理工作的關鍵和核心[3]。醫院和人事檔案機構要加強檔案管理隊伍的建設，選拔政治素養高，責任心強，擁有專業知識的優秀黨員干部充實到檔案管理隊伍中來。雙方要高度重視檔案管理人員的繼續教育和培訓，通過基礎知識、業務技能以及信息技術等多方面的培訓，切實提高檔案管理人員的業務能力和水平，共同做好編外人員人事檔案管理工作。此外，要進一步探索和建立檔案管理人員的考評考核機制，把日常工作表現與績效考核、職稱晉升、職位聘任相結合，最大限度地激發檔案管理人員的工作積極性。

4結語

總之，醫院人事檔案管理工作要與時俱進，積極尋求探索編外人員人事檔案科學管理的新方法，不斷提升編外人員人事檔案工作的管理能力和服務水平，充分發揮人事檔案制度的優勢，體現編外人員人事檔案應有的價值，從而為個人和醫院的發展提供更有力的支持作用。

【參考文獻】

[1]任南竹.破解流動人員人事檔案收集利用的困境[J].蘭臺世界，2017，（11）：54-56.

[2]李玉琴.優化人事人員檔案管理的探索[J].江蘇衛生事業管理，2013（3）：33-34.

[3]顧曼麗.江蘇衛生系統人事人員人事檔案管理探討[J].南京醫科大學學報（社會科學版），2016（3）：188-190.

作者：潘麗 胡艷 曹芳 徐永妘 鳳磊 單位：上海中醫藥大學附屬市中醫醫院