高校人事檔案單套制管理挑戰(zhàn)及機(jī)遇

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摘要：大數(shù)據(jù)時(shí)代下，以雙套制的管理模式造成檔案管理工作人員負(fù)荷重，效率不高，對(duì)人力、物力資源造成嚴(yán)重的浪費(fèi)，而且工作效率低下，不利于保障電子檔案真實(shí)性與完整性。隨著國(guó)家進(jìn)一步對(duì)單套制管理模式中法律地位的確定、信息安全技術(shù)水平的成熟，檔案工作者素質(zhì)進(jìn)一步提高，在高校人事檔案中推廣單套制管理模式提上日程中來(lái)。單套制作為新的管理模式，必將面對(duì)新的挑戰(zhàn)，本文從當(dāng)前高校雙套制管理模式現(xiàn)狀、存在問(wèn)題、單套制管理優(yōu)點(diǎn)、面對(duì)的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，提出高校人事檔案采取單套制的一些對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案；雙套制；單套制

大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化已成為各行各類(lèi)迫切的需要，電子政務(wù)涵蓋了政府、銀行、企業(yè)、學(xué)校等各個(gè)行業(yè)，國(guó)內(nèi)對(duì)電子檔案歸檔管理中，主要有單套制和雙套制兩種管模式，但由于單套制在法律、技術(shù)上的不成熟，國(guó)內(nèi)對(duì)電子檔案的管理，采用雙套制為主要的管理模式。早在2002年，國(guó)家在《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB／T18894—2002）對(duì)“雙套制”規(guī)定上：“具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。”然而，隨著時(shí)展，雙套制式的管理模式在電子檔案歸檔管理中弊端越來(lái)越明顯，“雙套制”歸檔模式造成的資源浪費(fèi)問(wèn)題尤為突出，而且管理效率低下。隨著國(guó)家電子文件歸檔制度法律進(jìn)一步完善，技術(shù)日益成熟，單套制的管理模式再次提上日程上來(lái)。高校人事檔案是高校檔案的重要組成部分，為提高校人事檔案管理水平，節(jié)省人力、物力方面資源，提高歸檔管理效率，在高校人事檔案中推廣單套制管理模式提上日程上來(lái)。

一、高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.管理不夠規(guī)范化當(dāng)前，高校人事電子檔案采用的是雙套制歸檔管理模式，并且確立制定一系列的歸檔管理制。但隨著國(guó)內(nèi)高校人事改革的深入，高校人員流動(dòng)加快，人員引進(jìn)，人員流出比較頻繁。在人事流動(dòng)頻率加快，做好以“三齡二歷一身份”為核心的十類(lèi)內(nèi)容的歸檔管理，以保證人事檔案的準(zhǔn)確性、完整性、真實(shí)性。然而，由于部分教職工檔案意識(shí)比較淡薄，人事檔案管理不夠規(guī)范化，表現(xiàn)在高校人事檔案管理中經(jīng)常存在不“有人無(wú)檔，有檔無(wú)人”現(xiàn)象。究其原因，在雙套制的管理模式下，高校在人員流動(dòng)中，新引進(jìn)人員原單位不放人，其電子檔案新單位無(wú)權(quán)調(diào)動(dòng)，以致引進(jìn)人員到崗后，其電子檔案卻沒(méi)能調(diào)入新單位，造成“有人無(wú)檔”現(xiàn)象；同時(shí)，部分離職的人員，人事管理信息滯后，沒(méi)來(lái)得及通知離職人員的檔案調(diào)離，造成“有檔無(wú)人”現(xiàn)象。

2.歸檔管理的繁瑣，效率低采取雙套制的歸檔制度，人事檔案管理人員不僅要利用電子檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)電子檔案操作處理技術(shù)來(lái)對(duì)電子文件的進(jìn)行存儲(chǔ)管理，而且還需要對(duì)與之相配套的紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集、分類(lèi)、整理、編研、歸檔，這不僅增加了管理人員的工作負(fù)荷，而且導(dǎo)致檔案管理效率低下，在利用時(shí)還需要反復(fù)查閱調(diào)檔。增加檔案管理工作都者的工作量。比如每年一次的職稱(chēng)評(píng)定材料，申報(bào)教職工需要人事檔案管理為其提供近幾年來(lái)職工年度工作考核登記表（專(zhuān)業(yè)技術(shù)總結(jié)），以及上一級(jí)別的職稱(chēng)申報(bào)材料，而職稱(chēng)參評(píng)人員亦需要調(diào)取相關(guān)申請(qǐng)參評(píng)職稱(chēng)的教職工檔案資料幾份，這就要求在職稱(chēng)評(píng)定內(nèi)短短的二三個(gè)月內(nèi)，人事檔案管理工作者要為參評(píng)的教職工以審評(píng)人員提供大量的人事檔案資料。雙套制管理模式中，還需要對(duì)紙質(zhì)手工操作的紙質(zhì)檔案提供調(diào)檔，致使人事檔案管理工作者工作量大，勞動(dòng)強(qiáng)度大，密集性高，工作效率相應(yīng)低下。

3.管理人員負(fù)荷重中組部1991年頒布的條例規(guī)定每1000份人事檔案配備1名專(zhuān)職檔案管理人員。隨著時(shí)代的發(fā)展，這匹配標(biāo)準(zhǔn)在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息化服務(wù)、現(xiàn)代化管理中已不再適用。以廣西民族大學(xué)人事檔案為例，到2018年5月，事業(yè)編在職教工約2104人，離退休教職工約1100，死亡教工約300人，三者合計(jì)約3500人，而專(zhuān)職人事檔案管理人員僅1人，滿編狀態(tài)亟待解決。

二、單套制歸檔管理的優(yōu)點(diǎn)

1.節(jié)省管理成本大數(shù)時(shí)代中，高校人事檔案來(lái)源持續(xù)不間斷的，但并非所有的人事資料都具有保存價(jià)值，很多電子檔案并不具備充分的保存價(jià)值。在雙套制歸檔管理方式中，不論有沒(méi)有保存價(jià)值的電子資料，都需要作為電子檔案的紙質(zhì)檔案的方式配套歸檔保存，這僅造成紙質(zhì)資源的浪費(fèi)，而且對(duì)紙質(zhì)檔案需要進(jìn)行人工分類(lèi)整理歸檔，不僅占用場(chǎng)地保存空間，而且造成占用大量人力資源，造成場(chǎng)地空間與人力資源的浪費(fèi)。單套制的管理模式下，不僅有利于節(jié)省紙質(zhì)資源，而且節(jié)省人工分類(lèi)整理歸檔的人力資源與檔案儲(chǔ)存空間的場(chǎng)地資源，降低檔案的管理成本與管理費(fèi)用。

2.提高管理效率雙套制下的人事檔案管理方式，需要對(duì)與配套的電子檔案以紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集、分類(lèi)、整理、編研、歸檔等六個(gè)環(huán)節(jié)，造成人力資源的消耗與管理效率的低下。在單套制管理模式下，人事檔案歸檔管理工作是同步進(jìn)行的，消除了紙質(zhì)檔案的管理，在電子歸檔案中，所消耗的人力資源與時(shí)間、空間只是極小的一部，管理方式流程的簡(jiǎn)化，提高人事檔案的管理效率。此外，在單套式的檔案管理模式下，在人事檔案利用中，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程方式檢索利用，不僅迅速便捷，而且提高了人事檔案的利用效率。

3.確保檔案的完整性和真實(shí)性人事檔案單套制的管理模式下，一些人事電子檔案是以視頻、音像、ppt、圖文等方式進(jìn)行存儲(chǔ)管理，單軌制強(qiáng)調(diào)電子文件運(yùn)行的狀態(tài)中的管理，保持元數(shù)據(jù)的真實(shí)性，從而確保人事檔案的原始性，避免了雙套制中紙質(zhì)檔案保存中可能造成信息的不對(duì)稱(chēng)、表達(dá)意思的不完整性。同時(shí)，單套制管理模式下，避免了雙套制管理模式下人事檔案利用過(guò)程中造成對(duì)紙質(zhì)檔案的損傷或是對(duì)紙質(zhì)檔案利用過(guò)程因信息資源丟失而造成的損害。

三、高校檔案單套制管理面臨的挑戰(zhàn)

1.法律地位不夠明確雙套制是目前國(guó)內(nèi)電子檔案主要管理模式。雖然最高人民法院已明確電子檔案在法律中具有憑證作用，但當(dāng)前國(guó)內(nèi)現(xiàn)行的《檔案法》（2016年修正版）并沒(méi)有明確電子檔案的法律效力是否與紙質(zhì)檔案同等的法律效力地位，這導(dǎo)致高校電子人事檔案在歸檔管理中，由于人事檔案的重要性與敏感性，使電子人事檔案單套制難以在高校得到認(rèn)可與推廣，法律地位嚴(yán)重制約單套制在高校人事檔案管理中的推廣與應(yīng)用。

2.信息安全問(wèn)題人事檔案信息涉及的是個(gè)人私立隱，保護(hù)教職工的隱私是人事檔案管理的重要內(nèi)容。雖然電子簽名已普及，但現(xiàn)階段中，網(wǎng)絡(luò)黑客盜取用戶信息時(shí)有發(fā)生，檔案信息可被原樣復(fù)制不留痕跡，數(shù)據(jù)易被篡改，以及存儲(chǔ)的不穩(wěn)定性等，使得檔案信息的安全仍受到一定的威脅。高校信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性與安全性是確保人事檔案信息的安全首要前提，要在高校檔案中推廣人事檔案單套制管理模式，確保檔案信息管理系統(tǒng)的安全，特別是不能轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)的電子檔案的信息安全。

3.人才斷檔危機(jī)單套制管理模式下，要求檔案管理員具有較高信息操作處理技術(shù)來(lái)對(duì)電子文件的進(jìn)行存儲(chǔ)管理，同時(shí)還要有較高的信息安全防護(hù)技術(shù)，確保電子檔案信息安全。然而，高校人事檔案管理工作者，年齡一般都比較大，相當(dāng)一部分是半路出家和尚，缺乏專(zhuān)業(yè)管理技術(shù)，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案教育背景，知識(shí)結(jié)構(gòu)層次較低下，部分人事檔案管理人員還是人事部職工兼任，電子檔案歸檔操作處理能力差。另一方面，檔案工作待遇低，工作負(fù)荷重，管理人員不安于現(xiàn)狀，多數(shù)人中途調(diào)離或轉(zhuǎn)行，導(dǎo)致人事檔案管理缺乏連續(xù)性，人才斷檔現(xiàn)象嚴(yán)重。

四、高校人事檔案單套管理的機(jī)遇

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，電子檔案業(yè)務(wù)數(shù)量不斷增多，以雙套制的管理模式效率相對(duì)低下，業(yè)務(wù)需求推動(dòng)電子檔案歸檔管理需要?jiǎng)?chuàng)新與發(fā)展。1.法律憑證的進(jìn)一步明確近幾年來(lái)，電子檔案法律憑證進(jìn)一步得到明確，如2016年頒布《關(guān)于辦理刑事案件收集提取和審查判斷電子數(shù)據(jù)若干問(wèn)題的規(guī)定》，進(jìn)入到操作性層級(jí)。2018年，最高院《最高人民法院關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)法院審理案件若干問(wèn)題的規(guī)定》，提到對(duì)于若干技術(shù)的應(yīng)用結(jié)果的承認(rèn)，包括電子簽名、時(shí)間戳和區(qū)塊鏈技術(shù)。尤其是去年底的《最高人民法院關(guān)于修改〈關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定〉的決定》，2019年5月1日開(kāi)始執(zhí)行，檔案界也進(jìn)行宣傳和解讀，新增第九十四條的第四點(diǎn)，“承認(rèn)以檔案管理方式保管的電子數(shù)據(jù)，可以認(rèn)定其真實(shí)性。”2019年1月出臺(tái)的《黨政機(jī)關(guān)電子公文處理工作辦法》“為電子公文的全程管理做出了制度性規(guī)范要求”。同年4月，國(guó)務(wù)院出臺(tái)《關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》，同樣對(duì)全程數(shù)字化和電子化歸檔提出要求：“政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)履行職責(zé)過(guò)程中形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，按照檔案管理要求及時(shí)以電子形式歸檔并向檔案部門(mén)移交”指出“電子簽名與手寫(xiě)簽名、蓋章是同等的，電子印章與實(shí)物印章是同等的，電子證照與紙質(zhì)證照是同等的，電子檔案與紙質(zhì)檔案是同等的。”的法律效力。這兩個(gè)文件，有力支持單套制的管理模式，推動(dòng)電子檔單套制管理模式的高校檔案管理中的應(yīng)用。2020年6月，《中華人民共和國(guó)檔案法》（2020年6月20日修訂通過(guò)，2021年1月1日起施行）第三十七條指出，“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。”這為高校采取單套制管理模式掃清最后的障礙。以單套制歸檔管理模式，從歸檔快捷、方便、高效率，不僅降低管理成本，而且有利于確保元數(shù)據(jù)的原始性、真實(shí)性。高校電子人事檔案業(yè)務(wù)數(shù)量不斷增加，單套制管理模式必將在高校中得到推廣與應(yīng)用，是大數(shù)據(jù)時(shí)展的必然要求。2.信息安全技術(shù)的成熟與完善采取單套制的管理模式，要實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的安全，必須在管理中實(shí)現(xiàn)二個(gè)方面的要求：一是技術(shù)應(yīng)用（如數(shù)字簽名、時(shí)間戳、區(qū)塊鏈等技術(shù)），各種技術(shù)各自有體系和優(yōu)勢(shì)，各單位可以結(jié)合自己的實(shí)際情況加以選擇和應(yīng)用。另一大路徑是管理方法，主要包括權(quán)限控制、審計(jì)跟蹤和檔案界提出的全程著錄。全程著錄是指從文件形成開(kāi)始到生命周期結(jié)束，對(duì)重要操作的過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行記錄。電子文件的真實(shí)性不是做到和原始文件完全一致，但是可以通過(guò)過(guò)程的控制回溯整個(gè)過(guò)程、保證過(guò)程的合規(guī)性，最終保證結(jié)果的真實(shí)性。無(wú)論是技術(shù)的措施還是管理的措施，都需要綜合應(yīng)用，從而形成“事前規(guī)范、事中記錄、事后審計(jì)”的管理鏈條，是當(dāng)前電子文件真實(shí)性維護(hù)路徑的認(rèn)識(shí)，從而確保人事電子檔案歸檔管理信息的安全、完整與真實(shí)。隨著國(guó)內(nèi)5G時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)越來(lái)越成熟與安全，在智慧生活中，一部手機(jī)就可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人檔案信息的查閱，電子檔案歸檔管理采用單套制的管理模式是時(shí)展的必然選擇。

五、推動(dòng)電子檔案單套制管理模式的建議

確確實(shí)實(shí)的推進(jìn)高校人事檔案管理采取單套制的管理模式，需要做到如下幾點(diǎn)。

1.高校領(lǐng)導(dǎo)層的支持高校領(lǐng)導(dǎo)高層要了解人事檔案管理采取單套制管理模式的必要性，并清晰地認(rèn)識(shí)到其重要性，把單套制管理模式當(dāng)作人事檔案歸檔管理的一個(gè)重要工作方向，在政策、技術(shù)、資金、人才上加大投入與政策扶持，指導(dǎo)檔案部門(mén)制定適合于本校單套制管理的一系列規(guī)章制度，把人事檔案單套制的管理平臺(tái)納入本校信息管理系統(tǒng)平臺(tái)中，借助平臺(tái)對(duì)人事單套管理管理模式進(jìn)一步完善，如確定推行單套制統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案電子文件規(guī)范有序地歸集到于信息系統(tǒng)平臺(tái)，避免發(fā)生人事信息系統(tǒng)管理平臺(tái)無(wú)法與本校信息系統(tǒng)管理平臺(tái)的對(duì)接問(wèn)題，確保人事檔案的電子文件能夠符合國(guó)家電子檔案形成和管理規(guī)范要求。

2.加快人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)對(duì)高校實(shí)現(xiàn)電子人事檔案歸檔采取單套制的管理模式，就需要對(duì)原有的紙質(zhì)人事檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字電子檔案，紙質(zhì)內(nèi)容如果不實(shí)現(xiàn)數(shù)字化電子檔案，那么高校不可能實(shí)現(xiàn)對(duì)全校人事檔案信息的檢索、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)。為此，在不涉及國(guó)家機(jī)密與個(gè)人私隱的情況下，對(duì)紙質(zhì)檔案處理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子檔案，加速高校人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。比如對(duì)于離退休或即將離退休的教職工，加快其人事檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的電子檔案，有利于其今后在養(yǎng)老、社會(huì)保險(xiǎn)時(shí)需要人事部門(mén)對(duì)其年齡、工齡等相關(guān)資料核對(duì)時(shí)的快捷與準(zhǔn)確，有利于保障離退休職工的利益。

3.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)大數(shù)據(jù)時(shí)代下，單套制歸檔管理，需要建設(shè)一支具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)高水平的人事檔案管理工作隊(duì)伍。這是因?yàn)閱翁字茪w檔管理中，不僅僅只是需要在電子檔案信息系統(tǒng)下對(duì)電子檔案信息操作處理能力，還需要對(duì)檔案信息系統(tǒng)中實(shí)施動(dòng)態(tài)的載體維護(hù)管理，包括對(duì)電子載體的遷移、格式的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)維護(hù)、保持原始環(huán)境、元數(shù)據(jù)封裝、輸出硬拷貝備份，以及對(duì)數(shù)字環(huán)境進(jìn)行日常監(jiān)測(cè)等等。因此，首先人事檔案管理工作者需要自身不斷地學(xué)習(xí)，提高個(gè)人業(yè)務(wù)能力與業(yè)務(wù)素質(zhì)。其次針對(duì)當(dāng)前人事檔案管理人員基本都是半路出家的現(xiàn)象，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高其專(zhuān)業(yè)知識(shí)能力；加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)水平能力與信息技術(shù)管理的培訓(xùn)，使其具有現(xiàn)代化信息操作能力與管理能力；再次提高檔案管理工作者的職業(yè)道德，確保其在崗位的工作中盡心盡責(zé)，為高校的可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展應(yīng)盡自己的職責(zé)。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校人事檔案采取單套制管理是未來(lái)電子檔案歸檔管理的發(fā)展趨勢(shì)，是解決現(xiàn)行電子檔案雙套制檔案管理模式中的弊端的有效措施，并隨著國(guó)家政策的完善與技術(shù)的成熟，高校人事檔案單套制管理模式具有一定的現(xiàn)實(shí)性和可行性。推行人事檔案單套制檔案管理，有利于節(jié)省人力、物力，提高人事檔案管理的工作效率，有利于發(fā)揮人事檔案的價(jià)值。把單套制管理模式應(yīng)用于人事檔案處于初步應(yīng)用階段，在實(shí)踐管理中，需要不斷的探索、改進(jìn)與完善，逐步積累管理經(jīng)驗(yàn)，全方位的推進(jìn)單套制在人事檔案管理中的應(yīng)用。

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作者：李穗寧 單位：廣西民族大學(xué)相思湖學(xué)院辦公室