科研單位人事檔案管理問題及對(duì)策

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摘要：開展高質(zhì)量的人才檔案管理工作有助于提高科研單位內(nèi)部的綜合管理水平，間接提升科研成果質(zhì)量。本文將以科研單位人事檔案管理為重點(diǎn)，從管理意識(shí)、管理制度等幾方面的問題及相應(yīng)優(yōu)化對(duì)策兩種角度進(jìn)行詳細(xì)闡述，希望能夠?yàn)閺氖孪嚓P(guān)工作的人員提供一些工作思路，僅供參考。

關(guān)鍵詞：科研單位；人事檔案；信息化建設(shè)

人事檔案是由人事管理活動(dòng)組成的，它為人力資源的管理提供了基本的條件。如今，時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，人事檔案信息化建設(shè)更要成為檔案管理工作中的重點(diǎn)，檔案工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化可以幫助人力資源管理利用更為合理。為順應(yīng)我國(guó)不斷加快的人事制度改革，應(yīng)當(dāng)通過多種手段不斷提升人事檔案管理工作質(zhì)量。尤其是在相關(guān)科研單位中，由于人事檔案管理工作對(duì)人力資源開發(fā)利用的重要作用以及科研人才在我國(guó)科技領(lǐng)域的重要地位，使得此類單位的人事檔案管理建設(shè)更加重要。

1科研單位人事檔案管理中存在的問題

雖然人事檔案管理工作歷來是我國(guó)各企業(yè)與單位的工作重點(diǎn)之一，且已經(jīng)具有數(shù)十年的發(fā)展歷史，但在當(dāng)前多數(shù)科研單位的人事檔案管理與建設(shè)中仍然存在較多問題，降低了人事檔案管理工作的質(zhì)量，具體問題有以下幾點(diǎn)。第一是管理意識(shí)較弱，當(dāng)前很多科研單位只注重對(duì)科研成果的探討，忽視了其他相關(guān)工作的重要性，如人事管理工作對(duì)科研單位的具體科研成果并無直接幫助，所以并未將該工作提上工作日程，致使很多管理難題缺少資金、時(shí)間以及人力資源來進(jìn)行解決；第二是管理制度不完善，管理制度是進(jìn)行實(shí)際管理工作的具體框架，需要相關(guān)人員在制度規(guī)范下進(jìn)行操作，但由于部分科研單位的管理制度存在漏洞，使得人事檔案管理工作質(zhì)量難以提升；第三是管理模式老舊，部分單位仍舊采用傳統(tǒng)管理模式，未進(jìn)行更新改進(jìn)，不僅檔案資料收集、更新不及時(shí)，而且檔案材料的制作存在較多不規(guī)范現(xiàn)象；第四是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，當(dāng)前我國(guó)各單位的人事檔案以電子版和紙質(zhì)版相結(jié)合的方式進(jìn)行管理，但部分科研單位對(duì)于進(jìn)行紙質(zhì)檔案存放的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)并不到位，使檔案存放存在一定的危險(xiǎn)；第五是信息化建設(shè)滯后，由于科研單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)該工作的忽視，使得單位內(nèi)缺少相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，或設(shè)備的數(shù)量、型號(hào)不足以支撐信息化管理體系建立，難以開展現(xiàn)代化的人事檔案管理工作信息化建設(shè)；第六是管理人員職業(yè)素質(zhì)較低，多數(shù)管理人員并未接受過系統(tǒng)培訓(xùn)，不具備專業(yè)的管理理論與技術(shù)，使檔案管理一直停留在人工整理、歸檔的水平上，即使單位內(nèi)具備一定的信息化設(shè)備也難以達(dá)到理想的管理狀態(tài)[1]。

2科研單位人事檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

2.1強(qiáng)化管理意識(shí)

在任何工作中，樹立正確思想意識(shí)都是保證此項(xiàng)工作實(shí)際質(zhì)量的重要前提，所以相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層以及基層管理人員都要樹立起先進(jìn)的管理意識(shí)。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)、單位相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該充分重視人事檔案管理工作，將其提升到單位骨干隊(duì)伍建設(shè)的高度上來，將其納入日常工作中，并成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，專門負(fù)責(zé)檔案管理工作的查檢、指揮、監(jiān)督等任務(wù)，一旦發(fā)現(xiàn)問題務(wù)必要及時(shí)指出，并幫助基層管理人員以尋求外界幫助、加大建設(shè)投入等方式解決問題，而且要對(duì)此問題的主要責(zé)任人進(jìn)行追責(zé)，提升其他管理人員對(duì)自身本職工作的重視度；在基層管理人員層面，要通過宣傳敬業(yè)事跡、社會(huì)主義核心價(jià)值觀等方式增強(qiáng)管理人員愛崗敬業(yè)的責(zé)任意識(shí)，并通過開展以“人事檔案管理工作重要性”為主題的單位會(huì)議的方式加強(qiáng)管理人員對(duì)自身工作的重視，以此強(qiáng)化基層管理人員的管理意識(shí)[2]。

2.2完善管理制度

管理制度是科研單位相關(guān)人事檔案管理人員在進(jìn)行具體檔案管理工作時(shí)所應(yīng)遵守的框架，一旦制度出現(xiàn)漏洞則可能會(huì)造成重大工作失誤，對(duì)單位成員以及單位本身均造成巨大損失與影響。在進(jìn)行制度完善的過程中，第一要重視規(guī)章制度的合理性、科學(xué)性，其具體概念一定要符合單位實(shí)際特點(diǎn)，以適配單位檔案管理的需要；第二要保證制度具有一定可操作性，既簡(jiǎn)單、明了、具體，又方便可行，使相關(guān)管理人員能夠按照此制度進(jìn)行實(shí)際管理工作，對(duì)其工作起到一定的指導(dǎo)與規(guī)范作用；第三要保證制度的嚴(yán)肅性，要使領(lǐng)導(dǎo)與基層員工都嚴(yán)格遵守此管理秩序，需要確保制度的權(quán)威性與嚴(yán)肅性，即一旦違反規(guī)章制度須立即進(jìn)行處罰，保證所有人員都在此制度的約束下進(jìn)行工作[3]。如在人事檔案交接工作中，要對(duì)檔案交接手續(xù)進(jìn)行明確規(guī)定，使管理人員在進(jìn)行此項(xiàng)工作時(shí)有章可依、有據(jù)可循，具體包括：對(duì)所管理的檔案進(jìn)行一次徹底清理，做到賬務(wù)相符；對(duì)借出的檔案要及時(shí)督促歸還，并在借據(jù)上注明原因及歸還情況；對(duì)未整理的部分文件材料要?dú)w類存放，整理排序后及時(shí)歸檔等[4]。

2.3創(chuàng)新管理模式

創(chuàng)新管理模式能夠使科研單位的人事檔案管理工作煥發(fā)出新鮮活力，主要是指將管理手段向現(xiàn)代化過渡，學(xué)習(xí)其他先進(jìn)單位乃至其他先進(jìn)國(guó)家的管理經(jīng)驗(yàn)，采取信息化檔案管理體系、更新檔案管理技巧以及強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)等內(nèi)容[5]。以更新檔案管理技巧中的人事檔案材料收集方面為例，為改變檔案信息嚴(yán)重滯后的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)要求管理人員摒棄傳統(tǒng)的被動(dòng)收集方法，主動(dòng)出擊，及時(shí)搜索與檔案相關(guān)的各種材料，并耐心歸整、細(xì)心鑒別，務(wù)必做到取之有據(jù)，對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)清理，手續(xù)不齊全的材料更要退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料完整、手續(xù)完備，保證人事檔案管理的權(quán)威性、精準(zhǔn)性和真實(shí)性。

2.4加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

由于紙質(zhì)版人事檔案具有一定脆弱性，在進(jìn)行保存時(shí)需要注重防潮、防火、防蟲等一系列事項(xiàng)，否則將對(duì)人事檔案造成不可挽回的損失，尤其是科研單位中各科研人員身份的特殊性，使該類單位的人事檔案保存基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作顯得更加重要[6]。在檔案庫(kù)房設(shè)置方面，檔案庫(kù)房、閱檔室與檔案人員辦公室要三室分開，在進(jìn)行檔案查閱時(shí)也要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定中的具體程序在閱檔室進(jìn)行查看，查看完畢后應(yīng)及時(shí)歸檔，避免檔案混亂；在檔案防潮、防火、防蟲方面，需要購(gòu)置鐵質(zhì)檔案柜，配備一定數(shù)量的空調(diào)、去濕器、滅火器等設(shè)備，并放置樟腦丸等藥品預(yù)防蟲咬，另外要定期檢查各種裝置是否能夠正常使用，對(duì)于出現(xiàn)故障或過期的安全設(shè)備應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修與更換；在其他管理設(shè)施方面，人事檔案管理工作除保存外還提供整理、查閱、打印等多項(xiàng)服務(wù)，所以要按照檔案保存量購(gòu)置一定數(shù)量的打印機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備，供其他管理服務(wù)使用。

2.5加快信息化建設(shè)

科研單位的人事檔案管理工作向信息化方向轉(zhuǎn)變，能夠使其管理過程由繁變簡(jiǎn)、工作難度由難變易、管理質(zhì)量由低變高，是工作變革符合時(shí)展特征的重要體現(xiàn)。對(duì)此，需要對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行整體建設(shè)，首先需要建立一套完整的人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，此標(biāo)準(zhǔn)建立的主要目的是為相關(guān)管理人員提供操作指導(dǎo)以及操作規(guī)范守則，其中不僅包括人事檔案電子文件的構(gòu)成、歸檔過程的規(guī)范以及電子檔案信息資源標(biāo)注方法，還要包括描述與存儲(chǔ)，查詢與交換，網(wǎng)上傳輸和管理等諸多方面；其次要加快相關(guān)硬件設(shè)施建設(shè)，主要包括夠量的數(shù)字化設(shè)備以及人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，唯有將此二者配備到位，才能夠?yàn)閿?shù)據(jù)傳輸、交換及共享提供基礎(chǔ)條件；再次要進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，主要內(nèi)容包括人事檔案信息的采集、整理、利用和安全等方面，一定程度上涉及了人事檔案信息化建設(shè)效率與質(zhì)量，并集中體現(xiàn)了人事檔案信息化建設(shè)帶來的效益和檔案信息服務(wù)帶來的效果；最后要加快人事檔案信息資源建設(shè)，該內(nèi)容是信息化建設(shè)的核心部分，主要包括檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫(kù)等，以便進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的采集與接收等管理操作；另外還要構(gòu)建單位內(nèi)部各系統(tǒng)間的互通渠道，將人事檔案管理系統(tǒng)與人事管理系統(tǒng)、科研檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合，并通過權(quán)限管理措施嚴(yán)格管理人事檔案去處，既能夠提高人事檔案管理工作的便捷度，又能夠充分保障其安全性[7]。

2.6注重人才管理

人事檔案管理人才是進(jìn)行此項(xiàng)工作的重要環(huán)節(jié)之一，需要科研單位相關(guān)負(fù)責(zé)人在此類人才管理方面給予高度重視，提供相應(yīng)的人力、物力資源，不斷提高檔案管理人才隊(duì)伍的職業(yè)水平。在此方面，需要以優(yōu)中選優(yōu)、寧缺毋濫為原則進(jìn)行人才選取與培養(yǎng)，一方面要不斷擴(kuò)充原有人才隊(duì)伍的職業(yè)技能，通過定期、分批地組織系統(tǒng)培訓(xùn)的方式使原有管理隊(duì)伍的管理理念、理論以及技能得以更新。以中科院干部人事檔案管理培訓(xùn)班為例，該培訓(xùn)班共有各科研單位近130人參加，在培訓(xùn)中對(duì)中科院干部人事檔案管理工作制度進(jìn)行了宣貫，對(duì)檔案整理查缺及重難點(diǎn)事項(xiàng)進(jìn)行了解讀，對(duì)人才中心人事檔案管理有關(guān)政策和工作流程進(jìn)行了解析，并部署了檔案管理相關(guān)工作，通過此次學(xué)習(xí)，學(xué)員普遍反映，培訓(xùn)期雖短但學(xué)到了很多實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，并掌握了很多管理辦法，對(duì)今后的人事檔案管理工作起到了指導(dǎo)作用[8]。另一方面也要暢通社會(huì)人才引進(jìn)路徑，以當(dāng)前單位所缺少的管理人才類型為基礎(chǔ)、以較為優(yōu)厚的薪資和福利待遇為條件，面向社會(huì)公開招聘此類型人才，特別是對(duì)部分急需或緊缺的人才，如信息化管理系統(tǒng)建設(shè)人才等，在條件允許的情況下應(yīng)當(dāng)開通綠色通道，跳過招聘模式直接從其他單位進(jìn)行臨時(shí)抽調(diào)，負(fù)責(zé)當(dāng)前單位內(nèi)的緊急任務(wù)，而為了保證所招聘人才質(zhì)量，既要對(duì)所招聘人員的所學(xué)專業(yè)、工作年限等條件進(jìn)行限制，也要對(duì)其實(shí)際工作質(zhì)量進(jìn)行考核。

3結(jié)語

總而言之，通過明晰當(dāng)前我國(guó)科研單位在人事檔案管理工作中的普遍問題，并以此為基礎(chǔ)提出相應(yīng)優(yōu)化對(duì)策，有助于我國(guó)相關(guān)科研單位不斷改進(jìn)自身管理工作、提高管理質(zhì)量，為科研人員解除后顧之憂，使其全身心地投入到科研事業(yè)當(dāng)中，充分發(fā)揮科研人才的潛力優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)科技進(jìn)步。

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作者：孫佳 單位：武漢市土地利用和城市空間規(guī)劃研究中心