談新時(shí)代高校人事檔案信息化管理

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摘要：本文通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)的概述，分析大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校人事檔案管理現(xiàn)狀及遇到的發(fā)展機(jī)遇，以及大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案信息化管理的必要性和特殊性，并提出具體的應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高職院校；人事檔案；信息化管理；信息化平臺(tái)

2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》要求把干部人事檔案作為新時(shí)代黨的重要執(zhí)政資源，持續(xù)推動(dòng)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。[1]如何利用大數(shù)據(jù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，是高職院校目前急需解決的問(wèn)題。

1大數(shù)據(jù)時(shí)代我國(guó)高職院校人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1管理制度不夠完善。

目前，我國(guó)各高職院校雖明確了人事檔案管理制度，但缺乏完善和執(zhí)行。高校普遍把工作重點(diǎn)集中在擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模、搶占生源、科研等問(wèn)題上，而人事檔案管理制度成為一紙空文，缺少執(zhí)行力度和責(zé)任擔(dān)當(dāng)，將對(duì)人事檔案管理制度的完善造成巨大的影響。

1.2管理模式單一，管理意識(shí)薄弱。

現(xiàn)階段，我國(guó)大多數(shù)高職院校仍采用傳統(tǒng)的管理方式對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，信息化管理意識(shí)極弱。且在人事檔案管理中，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到在高校發(fā)展中的重要作用，使得人事檔案管理發(fā)展比較片面，因此，出現(xiàn)硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，人員配備不齊全等現(xiàn)象，大大降低了高校人事檔案工作的效率。[2]

1.3管理人員綜合能力不夠，難以保證數(shù)據(jù)安全。

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，數(shù)據(jù)安全非常重要，人事檔案是個(gè)人職業(yè)生涯中最重要的憑證，關(guān)乎到個(gè)人利益，[3]因此對(duì)管理人員的管理水平提出了更高的要求。

2大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案信息化管理的必要性和特殊性

2.1必要性

2.1.1有助于提高人事檔案利用率和效能。高職院校人才隊(duì)伍集中，近年來(lái)，隨著事業(yè)單位人事制度改革不斷深入，招才引智力度不斷加大，人才流動(dòng)日趨頻繁。高職院校要加大人才培養(yǎng)力度，對(duì)人事檔案管理便捷化、信息化提出更高的要求。對(duì)高職院校人事檔案工作來(lái)說(shuō)，其人事檔案的保管形式應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)展的潮流，更新保管模式，提高人事檔案管理的綜合效能。

2.1.2有助于保證人事檔案真實(shí)性完整性。干部人事檔案是記錄干部個(gè)人從事各種社會(huì)活動(dòng)的文件，是高職院校組織人事部門(mén)對(duì)干部管理的重要憑證和開(kāi)展各種工作的基礎(chǔ)，加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理，對(duì)學(xué)校考察和識(shí)別干部、選拔優(yōu)秀人才，加強(qiáng)高校師資隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)教學(xué)、科研、黨政管理的開(kāi)展具有重大作用。[4][5]雖然我國(guó)的信息化發(fā)展已經(jīng)達(dá)到一定程度，但是許多高職院校并沒(méi)有將人事檔案管理工作重視起來(lái)，目前高校急需加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，高效完整地保存有價(jià)值的資料。

2.1.3有助于提升檔案管理規(guī)范化科學(xué)化水平。高職院校相對(duì)于機(jī)關(guān)仍存在重視不夠，專職人員不到位，沒(méi)有按照《檔案法》《干部人事檔案工作條例》要求建立健全人事檔案管理各項(xiàng)制度。存入資料的收集和審核也存在著標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)、把關(guān)不嚴(yán)，甚至還存在檔案丟失的情形，且高校人事檔案信息管理系統(tǒng)也不健全。對(duì)此，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，必然要完善制度、規(guī)范工作流程和創(chuàng)新工作方式。

2.2特殊性

2.2.1以信息化的便捷性、高效性保障檔案的真實(shí)性和完整性。采用計(jì)算機(jī)、掃描儀等，將現(xiàn)有的檔案信息數(shù)據(jù)化，可有效降低檔案管理過(guò)程中的物力成本和人力成本。同時(shí)應(yīng)注意，高校人事檔案管理工作具有規(guī)范性、嚴(yán)肅性、真實(shí)性的特征，這就需要把傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合，在保證檔案原始資料完整的同時(shí)，不斷完善高校人事檔案信息及管理制度，推動(dòng)全面深化改革.

2.2.2信息化普遍性開(kāi)放性與人事檔案特殊性保密性。人事檔案由于保密和涉及個(gè)人隱私方面的原因，一直沿用傳統(tǒng)管理辦法，“養(yǎng)在深閨人未知”。對(duì)人事檔案信息化認(rèn)識(shí)不足、定位不明、重視不夠，軟硬件技術(shù)落后，與大數(shù)據(jù)背景下人事檔案信息化建設(shè)要求不相適應(yīng)，加快人事檔案信息化平臺(tái)建設(shè)和開(kāi)發(fā)利用是當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)的突出問(wèn)題。此外，數(shù)據(jù)化的同時(shí)，更應(yīng)該做好檔案保密工作，重視大數(shù)據(jù)背景下人事電子檔案的安全工作，把信息化普遍性開(kāi)放性與人事檔案特殊性保密性結(jié)合起來(lái)。

2.2.3人事檔案信息化平臺(tái)開(kāi)發(fā)規(guī)劃性統(tǒng)一性與推廣應(yīng)用的階段性試點(diǎn)性。人事檔案信息化的目的是為了運(yùn)用，但目前仍缺乏統(tǒng)一規(guī)范科學(xué)化的人事檔案管理信息化平臺(tái)。雖然干部人事檔案信息化管理在一些地方試行，也得到了預(yù)期的成果，但是這些成果很少被廣泛認(rèn)可和推廣。加快高校人事檔案信息化建設(shè)，必須加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，建立健全高校人事檔案信息化管理體系和人事管理信息化平臺(tái)，加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開(kāi)發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力。

3加強(qiáng)高職院校人事檔案信息化管理對(duì)策措施

3.1搭建平臺(tái)，完善與信息化配套的管理體制。

以《干部人事檔案工作條例》作為基本遵循，結(jié)合高職院校的特點(diǎn)，建立健全適應(yīng)大數(shù)據(jù)新形勢(shì)和人事管理需要的人事檔案管理信息化平臺(tái)。政府有關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)人事檔案信息化管理使用平臺(tái)的研究和開(kāi)發(fā)，制定完善人事檔案管理相關(guān)制度，為人事檔案信息化提供軟硬件環(huán)境。

3.2夯實(shí)基礎(chǔ)，加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)采集。

建立健全高校人事檔案信息化管理體系是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)源是基礎(chǔ)。人事檔案管理工作人員要擔(dān)起責(zé)任，時(shí)常補(bǔ)充收集所需材料，并時(shí)刻注意甄別這些資料的真?zhèn)危_保檔案信息的真實(shí)可靠。[6]此外，人員進(jìn)出、崗位變動(dòng)、職稱晉升、工資調(diào)整等事項(xiàng)均納入電子檔案，建立完備的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.3強(qiáng)化監(jiān)管，嚴(yán)格安全保密紀(jì)律。

制定和完善相關(guān)人事檔案保密制度，進(jìn)一步強(qiáng)化安全保密意識(shí)。一方面要注重人事檔案信息的保密，對(duì)人事檔案相關(guān)信息要進(jìn)行科學(xué)合理區(qū)分，甄選出可以公開(kāi)與非公開(kāi)兩個(gè)部分；另一方面要注重人事檔案信息管理系統(tǒng)的安全，在保證信息安全的同時(shí)，防止篡改與偽造，強(qiáng)化日常監(jiān)督，構(gòu)建全方位多維度立體化的監(jiān)督體系，來(lái)保證系統(tǒng)的可靠運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》[EB/OL].[2020-04-01].

[2]朱歡.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案管理的價(jià)值及其優(yōu)化路徑研究[J].才智,2019(16):234.

[3]吳彧一.大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理的發(fā)展[J].蘭臺(tái)世界,2018(10):53-54.

[4]婁楠.高校人事檔案信息化管理探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2016,15(13):234-235.

[5]王蔚麗.論述學(xué)校人事檔案管理信息化[J].檔案管理,2017(03):95-96.

[6]鐘虹.大數(shù)據(jù)背景下人事檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策研究[J].中國(guó)管理信息化,2019,22(08):179-181.

[7]干部人事檔案管理要邁向信息化[EB/OL].[2020-04-01]

作者：孫保惠 單位：河南輕工職業(yè)學(xué)院