干部人事檔案管理工作安全隱患及措施

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[摘要]進入新形勢后，干部人事檔案管理也迎來了新的挑戰和機遇，如何排除干部人事檔案管理工作的安全隱患，保證檔案安全是當前檔案管理人員必須思考解決的問題。只有做好干部人事檔案管理才能夠充分發揮出人事檔案的價值，為知人、用人和領導決策提供參考。本文依托我國干部人事檔案管理的實際，對現階段干部人事檔案管理工作存在的安全隱患進行深入分析，并在此基礎上提出相應的應對措施，希望所提內容能夠為檔案管理人員提供新的思路。

[關鍵詞]干部；人事檔案；檔案管理；安全隱患

干部人事檔案是干部個人形象的綜合反應，其能夠直觀反映干部個人的經歷、政治思想、品德作風及其業務能力等等。干部人事檔案是人事部門按照實際情況和政策要求來進行如實填寫的，能夠為干部工作奠定良好基礎。干部人事檔案管理工作能夠為知人、用人和管理人提供科學的參考。同時，隨著經濟的發展和科技的迅猛發展，信息化技術正在向各個領域滲透，做好干部人事檔案管理工作的難度也在隨之加大。因而，做好干部人事檔案管理工作，排除安全隱患就具有相當重要的現實意義。

1現階段干部人事檔案工作管理中存在的安全隱患

干部人事檔案管理工作是一項較為復雜的服務性工作，涉及的范圍較廣。當前，干部人事檔案管理工作中存在的安全隱患主要有兩類，一類是干部人事檔案實體安全，另一類是干部人事檔案信息內容安全。其中干部人事檔案信息內容安全又包括著多個方面，如收集、整理，移交、查閱等環節存在的安全隱患。

1.1干部人事檔案的實體存在的安全隱患

干部人事檔案實體存在的安全隱患類型較多，主要包括以下四種：其一，不可控因素影響干部人事檔案管理水平，如發生巨大的自然災害，如水災、地震等，這些不可抗因素都會造成干部人事檔案的實體遭到丟失和破壞；其二，干部人事檔案存放環境惡劣，有些黨組織的干部人事檔案存在的庫房基礎設施配置不全，庫房環境惡劣，造成干部人事檔案長時間被存放在陰暗潮濕的環境中，或者庫房清潔管理不到位，造成干部人事檔案被蟲蛀，進而導致干部人事檔案遭受到損壞；其三，干部人事檔案自身存在一定的安全隱患，一些干部的人事檔案收集整理的時間較為久遠，或者在收集整理過程中使用了保存性不強的圓珠筆或鉛筆，進而導致這些干部的人事檔案的字跡難以看清，辨認難度相當的大。此外，由于種種因素影響，部分干部的認識檔案在早年收集整理過程中使用的紙張質量不好，在長時間的存放過程中已經出現的霉變和磨損，影響檔案的清晰度，辨認難度大；其四，雖然，隨著黨建的深化，各級黨組織和人事部門都開展了關于干部人事檔案管理的專項審核工作，對干部人事檔案進行了統一處理，保證了干部人事檔案的嚴肅性。但是在開展專項審核過程中，仍然有部分干部人事檔案還缺少一些材料，或者是存在歸檔材料不完整等問題，干部人事檔案基礎管理工作還有極大的提升空間，亟需進一步完善升級。

1.2干部人事檔案的信息安全隱患

干部人事檔案也存在信息安全隱患，這些安全隱患來自干部人事檔案收集形成環節、移交環節和查閱利用環節。其一，因為干部人事檔案的收集形成是一項長期性的工作，檔案里面的內容也會隨著時間的變化而產生變動，檔案的內容會不斷豐富和完善。在干部人事檔案的收集形成的過程中，若當事人過于馬虎或者檔案管理人員的安全管理意識不足，就導致在檔案收集形成環節產生安全隱患，導致干部人事檔案信息泄露，以至于干部信息被盜用，影響干部人員的生活和檔案管理水平的提升；其二，干部人事檔案與干部當事人的人事管理具有一致性，所以干部出現調動或需要提交新的個人材料時，干部人事檔案也會發生變動，而在這個移交過程中也存在安全保密隱患。關于向組織人事部門和檔案室提交新的個人材料時，因為沒有明文的上交規范或者是直接個人在網絡平臺上直接提交材料，部分干部就直接讓他人代為轉交，且轉交時也沒有將裝有干部本人信息材料的信封進行封口和封條處理，在選擇郵遞時也是選擇的普通快遞，未選擇EMS。而關于干部調動也是需要在規定時間內將自己的人事檔案移交給調動后的新單位，而在這個移交過程中也存在部分干部直接選擇普通快遞進行郵寄的情況和他人代為轉交，同時也存在干部人事檔案的信封封口處理不當的情況。其三，在查閱利用干部人事檔案過程中也同樣存在安全保密隱患，而造成這一隱患出現的原因主要是干部人事檔案查閱制度不完善，檔案管理缺乏系統性和規范性。部分單位和組織只需要持有單位的介紹信就可以查閱相關干部的人事檔案，而不需要登記對查閱人員的信息。這就意味著只需要單位的介紹信就可以直接查閱干部人事檔案，若有不法人員鉆了這一空子，就很容易導致干部信息泄露，并且難以找到證據和泄密當事人。此外，還有部分單位只需要領導或者熟人提前招呼通知一些，檔案管理人員就會讓當事人查閱利用干部人事檔案，直接省去了查看介紹信和登記查閱人員信息的環節，導致檔案管理工作存在的安全隱患，影響干部人事檔案管理工作的嚴謹性，增加了干部個人信息泄露的概率。

2加強干部人事檔案安全管理的有效措施

結合上文中存在的兩類安全隱患，并對影響干部人事檔案管理工作的因素進行分析后，提出了以下加強干部人事檔案安全管理的措施：

2.1重視基礎設施配備，改善檔案庫房環境

干部人事檔案的重要性不言而喻，并且出現損壞，恢復的難度大，因而必須重視基礎設施的配備，改善庫房環境，從而減小因為庫房環境而導致的干部人事檔案實體安全隱患出現的概率。完善的基礎設施和適宜的庫房能夠為干部人事檔案的存放創造一個良好環境，從而減小干部人事檔案實體安全隱患的出現。因而，在建設檔案庫房過程中，要嚴格按照相關條例來進行庫房建設，配置完善的基本設施，如存放檔案的檔案柜，溫濕度調節控制器、視頻監控、防盜設備等等，同時還要重視檔案庫房基礎環境的建設，選擇通風光線較好的房間作為檔案存放庫房。此外，還要使得檔案庫房、查閱檔案室以及檔案管理人員的辦公室相互分開，避免混雜，同時要保證檔案庫房具備規定的防水、防潮、防蛀、防光以及防高溫的要求，保證干部人事檔案處于較為安全適宜的環境，同時為后續的檔案管理工作提供便利。

2.2提高檔案信息安全意識，完善干部人事檔案管理制度

必須提高檔案管理人員及干部的檔案信息安全意識，不斷在實踐中完善干部人事檔案管理制度。首先檔案管理人員要認識到干部檔案信息管理的重要性，樹立高度的保密和責任意識，并且在實際的檔案管理工作中體現這種意識。其次是為了保證干部人事檔案管理的安全，就要完善檔案收集形成、移交以及查閱利用等制度，保證制度的科學性和可行性，并且在實際的檔案管理中將規章制度真正落實下去，按照規范來辦事。接著，完善干部人事檔案管理制度還要建立健全問責和追責制度，并且嚴格按照制定好的制度執行下去，使得權責分明，無論是檔案的收集形成，還是移交、查閱環節出現了問題都可以責任到人，提高檔案管理的效率。最后，在進行干部人事檔案管理過程中，要嚴格根據規范辦事，嚴格執行“五不查”、“四不借”制度，從而有效提升干部人事檔案管理的水平，保證干部人事檔案的安全。2.3做好檔案管理基礎性工作，完善檔案信息內容檔案的收集與形成保證干部人事檔案管理的重要基礎，其具體的工作是基礎性的工作。只有全面對干部的人事檔案及相關信息材料進行收集和整理，才能夠保證干部人事檔案管理水平的提升，這就需要檔案管理人員規范依據《干部人事檔案材料收集歸檔規定》來開展基礎性工作，細心嚴格檢查干部人事檔案，提高干部人事檔案的質量。靈活應用“經常”與“定期”收集、“重點”收集與“普遍”收集的方法，避免材料出現缺漏，使得干部人事檔案的信息內容更加真實和完整，切實保證干部人事檔案質量，為知人、用人提供有價值的參考依據。此外，對于新收集形成的材料，檔案管理人員要嚴格依據檔案歸檔規范來進行歸檔，并且保證用筆用紙符合標準，不會輕易出現字跡模糊和紙張磨損破壞的問題，保證干部人事檔案能夠安全長時間的得到保存和查閱利用。同時，檔案管理人員還要對收集形成好的干部人事檔案材料進行排序分類，并且進行加工裝訂，使得干部人事檔案材料能夠直觀如實地反應干部的情況，制定科學的目錄，以便查閱利用檔案，保證干部人事檔案的安全性，促進檔案管理工作的進步。

2.4重視檔案管理工作人員培養，打造一支高素質管理團隊

干部人事檔案管理工作對管理人員的專業素質的要求相對較高。在一定程度上可以說，檔案管理人員的專業素質和業務能力直接決定了干部人事檔案管理的質量。因而，明確檔案管理人員的地位，將檔案管理人員的培養工作放在重要位置，打造具有高素質和儲備現代管理知識和技能的干部人事檔案管理團隊。檔案人員要樹立敬業嚴謹的工作態度，不斷在學習中提升自己的業務能力，以積極奉獻的姿態來開展檔案管理工作。管理層要真正重視起檔案管理工作，做好表率，關心理解檔案管理工作人員，并且要為檔案管理人員排憂解難，化解他們在生活上和政治上的困難，從而保證檔案管理人員能夠真正地將自己投入到管理工作中。同時還要重視人才的培養，定期組織培訓與學習，實現多層次和多形式的檔案管理知識和技能學習，并且要督促檔案管理人員去了解掌握相關的法律法規，如《干部檔案工作條例》、《檔案法》等，完備自己的法律知識和相關理論知識，以便在真正的檔案管理實際中能夠依法辦事，充分發揮出檔案管理的作用。當今時代，是互聯網和信息化的時代，干部人事檔案管理的信息化趨勢也慢慢明朗。為了提升干部人事檔案管理工作信息化水平，就要重視網絡知識的培養，更好地幫助檔案管理人員掌握信息化和現代管理知識和技能，積極引進、開發檔案管理軟件，實現干部人事檔案電子化和網絡化管理。最后，建立并完善相關平臺，為其交流優秀經驗和管理知識創造可能，從而促進檔案管理人員不斷在實踐中提升管理素質，保證干部人事檔案管理工作高效進行。

3結語

在今天，網絡信息技術進一步發展，個人信息泄露、販賣牟利的情況越來越嚴重，這就給干部人事檔案管理敲響的警鐘。干部人事檔案管理是長期性和滲透性的工作，專業性也較強。因而，每個檔案管理人員都要關注干部人事檔案管理中存在的安全隱患，樹立責任意識，以敬業嚴謹工作態度來開展相關工作，并且要積極開發利用相關管理軟件，應用現代管理知識和技能，排除安全隱患，保障干部人事檔案的安全，從而實現檔案管理工作模式的轉型升級。

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作者：鄭曉稚 單位：濟南市第四人民醫院