高等院校人事檔案面臨問題及對策

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新時代的到來，使我國高等院校的發(fā)展如火如荼，教學和研究工作也在世界上不斷地嶄露頭角。例如，隨著我國教育事業(yè)的快速發(fā)展，高等院校執(zhí)教人員和工作人員的數(shù)量日益增加，給高校的人事檔案管理工作帶來了很大的壓力，使其面臨著很多新的問題亟待解決。這首先體現(xiàn)在作為展現(xiàn)高等院校管理水平的人事檔案管理工作與我國高等院校的實際發(fā)展不相適應(yīng)。并且由于受到重視程度不夠、資金不足等諸多因素的影響，很多高等院校的人事檔案管理工作仍處于基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、管理模式傳統(tǒng)化、人才隊伍不足等亟須提升的階段。因此，要加強對高校人事檔案管理工作的學習、培訓和研究，為新時代高校的人事檔案管理工作提供改革的方向，為高等院校的長遠發(fā)展提供保障。

一、高等院校人事檔案管理面臨的問題

1.管理模式有待創(chuàng)新。目前，我國高等院校的人事檔案管理模式較為傳統(tǒng)化，仍以簡單機械的方式為主，主要是以檔案管理人員人工方式查檔、翻檔、摘錄和分析，這既費時又費力，還極易出現(xiàn)差錯。學校的人事檔案歸入學校管理之后，由于受到諸多因素的限制，一般不對外開放，服務(wù)單一。人事檔案只向本單位領(lǐng)導和相關(guān)人員提供查閱等相關(guān)服務(wù)，這雖然有利于檔案的保密和保護，但也會導致檔案的利用率低下。在傳統(tǒng)的管理模式下，一是會導致檔案查閱效率不高。如，當查閱檔案的時候，需要經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導的層層審批，或者向管理人員出示查閱信息，程序比較繁瑣，等候時間長，導致管理效率不高。二是會導致檔案流轉(zhuǎn)速度較為緩慢。如人事檔案在流轉(zhuǎn)過程中沒有及時地補充和更新，對高校人員的未來發(fā)展會產(chǎn)生一定的影響。

2.管理標準不夠統(tǒng)一。我國部分高等院校在人事檔案管理工作中，沒有制定統(tǒng)一管理標準，也沒有具體的規(guī)章制度可以遵循，致使人事檔案管理人員在檔案管理過程中缺乏統(tǒng)一的管理標準，更多地依據(jù)自身的經(jīng)驗或習慣進行人事檔案管理，使得人事檔案管理工作顯得較為雜亂。當高等院校教職工需要查詢檔案信息時，無法在短時間內(nèi)進行準確搜集定位，在很大程度上降低了高等院校人事檔案的整體管理水平。

3.檔案利用率需要提高。目前，人事檔案的利用率偏低，一般用于工資調(diào)整、職務(wù)變動、政審、財產(chǎn)繼承及為個人提供基本情況等材料證明，在利用上是較為簡單和低級的。有些單位為了留住人才，對人事檔案進行某些限制和扣留，致使部分人事檔案被棄檔或重新建檔。這不僅不利于人才的合理流動和社會人力資源的合理分配及使用，而且更是極大地降低了人事檔案的利用率。從長遠來看，這種被動的人力資源管理模式，不適應(yīng)當今高等院校的發(fā)展需要，而且給人事檔案的管理工作帶來了極大的不便。

4.無頭檔案有所增多。隨著高等院校人事制度改革和人才競爭加劇，無頭檔案和空頭檔案有所增多。這種現(xiàn)象的發(fā)生最主要是由于一些高校為了限制和留住人才，扣留其人事檔案不放；某些高等院校為了吸引高端人才，對其人事檔案并不作要求，導致棄檔現(xiàn)象時有發(fā)生。久而久之，無頭檔案和空頭檔案形成，非常不利于高等院校高端人才的管理和人事檔案的建立。

5.基礎(chǔ)設(shè)施稍顯薄弱。由于很多高等院校撥付資金有限，再加上院校領(lǐng)導對人事檔案管理工作沒有足夠的重視，導致人事檔案管理工作長期投入不夠。很多高等院校的人事檔案管理室面積不符合要求，檔案柜、計算機等硬件設(shè)施相對落后，人事檔案防水、防潮、防火、防蟲等措施也有待加強，這些都使高等院校人事檔案工作難以跟上當前網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的步伐。由于很多高等院校的人事檔案管理工作模式仍處于傳統(tǒng)化水平，高校雖然在老師的培訓教育上十分到位，但對于檔案管理人員的培訓還不到位，使得學校內(nèi)部缺少檔案管理素養(yǎng)高能力強且信息技術(shù)優(yōu)秀的綜合性人才，更無法促使學校檔案管理信息化建設(shè)。

6.人才隊伍存在不足。當前，我國很多高等院校人事檔案管理人員存在不足，專業(yè)技術(shù)人員嚴重缺乏。隨著新時代的到來，高等院校的人事檔案電子信息化迫在眉睫，這不僅需要人事檔案從業(yè)人員具有較高的職業(yè)素養(yǎng)，而且要具備較高的專業(yè)技能。由于很多高等院校的人事檔案管理工作模式仍處于傳統(tǒng)化水平，院校對人事檔案管理人員提供的相關(guān)學習和培訓有限，導致精通人事檔案管理業(yè)務(wù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的復合型人才少之又少，無法促進高等院校人事檔案的管理工作和人事檔案的電子信息化建設(shè)。

二、高等院校人事檔案管理的對策與途徑

1.重視改變管理理念。高等院校的人事檔案是十分重要的，我國高校人員的流動需要以人事檔案為基礎(chǔ)，因而它也是高校管理工作的重要基礎(chǔ)，作為人才學習成長的重要地方，所有的表現(xiàn)都會體現(xiàn)在檔案當中。這就要求高等院校的管理人員要高度重視人事檔案工作，做好管理工作，進而促使學校管理的正常開展，并為高校深化管理體制改革提供一定的依據(jù)。另外，由于時代的發(fā)展和社會的進步，人才流動變得更為頻繁，這就要求高等院校的管理者要改變自身管理模式，注重人事檔案管理工作，保障檔案應(yīng)用到位，注重人才全面發(fā)展，高質(zhì)量服務(wù)師生，變控制型管理為服務(wù)型管理。這更利于人才的管理和高校未來的發(fā)展。

2.加快構(gòu)建管理體系。隨著電子技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案逐漸向電子信息化發(fā)展，這需要高等院校的管理者在加大人事檔案電子信息化的同時，加快構(gòu)建人事檔案的管理體系。充分發(fā)揮人事檔案在人才交流、宣傳、把關(guān)、使用等方面的重要作用，提高人事檔案的利用率，保障人事檔案的安全性。另外，構(gòu)建完善的管理體系，使人事檔案工作規(guī)范化、合理化運行，檔案能夠做到有跡可循，提高工作質(zhì)量與效率，并極大提升高等院校人事管理工作的總體水平。

3.不斷完善管理手段。要深化人事檔案重在服務(wù)、重在人的發(fā)展、以人為本的理念，就要不斷完善人事檔案的管理手段，充實教職人員和工作人員的檔案材料。如對高校的教師隊伍人員，注重教師的科研成果與教學成績、業(yè)績，檔案管理人員能夠及時將其記錄在人事檔案中，為教師的晉升發(fā)展提供充足依據(jù)，有利于教師的發(fā)展。對行政管理人員，重視其工作表現(xiàn)與工作成績，將其所有工作表現(xiàn)及時記錄在冊，總結(jié)及年度工作報告及時匯總在人事檔案，為以后工作提供科學依據(jù)。此外，還要加強人事檔案的信息化建設(shè)進程，便于高校人員流動，促使高校與工作人員的良好發(fā)展。

4.加強電子信息化管理。人事檔案的電子信息化是未來人事檔案發(fā)展的趨勢。使用掃描儀、計算機等先進的設(shè)備，將人事檔案信息儲存到專門的人事管理系統(tǒng)中，不僅可以有效地避免檔案的損壞、遺失，而且有利于人事檔案長久保存。人事檔案的電子信息化可以使人事檔案的查詢、交流和使用變得更為方便和快捷，從事人事檔案管理的人員也可以從重復、繁瑣的傳統(tǒng)工作中解脫出來，把更多的精力用到人事檔案的創(chuàng)新工作中去。

5.提高管理人員素質(zhì)。由于高等院校人事檔案管理工作的特殊性，要求其從業(yè)人員要有過硬的職業(yè)素養(yǎng)，較高的專業(yè)技能，這樣才能貫徹黨的方針、路線和各項政策，嚴格遵守相關(guān)規(guī)定，滿足人事檔案保密性、安全性的基本要求。建立人事檔案從業(yè)人員崗前培訓和持證上崗制度，并不斷提升個人水平，以適應(yīng)人事檔案電子信息化的要求，使其成為具有專門人事檔案業(yè)務(wù)知識、法律知識，以及計算機應(yīng)用技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息知識的復合型人才，使人事檔案管理工作更科學、更智能、更有效。

三、結(jié)語

在高等院校人事檔案管理過程中，要認識到其中存在的各種問題，采取有效的措施加以應(yīng)對，比如重視改變管理觀念，加強現(xiàn)代化、電子信息化建設(shè)，發(fā)揮電子信息化應(yīng)用的優(yōu)勢，并且不斷完善管理手段，確保人事檔案的全面性、真實性，為高等院校未來的發(fā)展提供強有力的支撐。

作者：王芳 單位：河南工業(yè)貿(mào)易職業(yè)學院