職員干部人事檔案管理工作思考分析

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職員干部人事檔案管理工作是學(xué)校管理人員工作的重要內(nèi)容，能夠幫助管理人員更好地完成管理工作。人事檔案中記錄了職員干部的學(xué)歷、思想道德、工作情況以及獎懲情況，從而能夠幫助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對職員干部有更加深入的了解。但是在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，過于重視保存而輕視管理，再加上利益的誘惑，致使人事檔案時常會出現(xiàn)涂改、造假等情況的產(chǎn)生，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的順利開展。因此，思考職員干部人事檔案管理工作具有非常重要的意義。

一、職員干部人事檔案管理的作用

1.人事檔案管理能夠為人事工作的開展提供依據(jù)。人事管理工作的主要工作內(nèi)容就是通過對每一職員干部的了解，將其安排到適合的工作崗位上，這樣才能夠做到揚長避短，促使職員干部在工作崗位上更好地發(fā)揮自身的作用。人事管理人員對職員干部進(jìn)行了解時，除了對其現(xiàn)狀的考察以外，最重要的就是可以通過人事檔案進(jìn)行了解，從而為人事工作的開展提供有效的依據(jù)。

2.職員干部人事檔案能夠為澄清自身問題提供憑證。人事檔案是職員干部個人歷史的記錄，能夠為職員干部在工資調(diào)整、明確參加工作時間以及解決個人歷史遺留問題時提供有效的依據(jù)和線索，為職員干部的發(fā)展提供良好的保障。

3.職員干部人事檔案能夠為人才資源的開發(fā)利用提供有效的幫助。職員干部人事檔案可以儲存職員干部的基本信息，可以借助計算機(jī)設(shè)備對職員干部人事檔案中的年齡、學(xué)歷以及獎懲等進(jìn)行整體的分析，不僅能夠選出優(yōu)秀的人才，還能夠得出人才成長的規(guī)律，從而幫助學(xué)校人事部門制定出長遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)計劃，而且還能夠為學(xué)校選出良好的領(lǐng)導(dǎo)干部提供可靠的依據(jù)。

二、職員干部人事檔案管理具有的特點

1.職員干部人事檔案分散，但內(nèi)容較為全面。對于大多數(shù)職員干部來說，人事檔案較為分散，有些檔案是在學(xué)校中形成的，有些則是在工作中形成，不同階段的檔案往往并不會放在同一個位置，可能會分散在多個地方。雖然人事檔案較為分散，但是內(nèi)容卻很全面，不僅包含了個人的簡歷、評價以及工作情況，而且還包含了各個階段參加活動的資料，為更加全面地了解職員干部提供了良好的保障。

2.職員干部人事檔案具有較強(qiáng)的機(jī)密性。對于部分職員干部來說，可能之前所從事的工作事關(guān)國家的重要項目工程，與普通人事檔案相比，這些職員干部的人事檔案既屬于個人隱私，同時也屬于國家機(jī)密，所以保密性也相對要強(qiáng)。

三、當(dāng)前職員干部人事檔案管理工作中存在的問題

1.職員干部人事檔案管理工作的理念較為落后。就目前情況來看，職員干部人事檔案仍然存在較為濃重的政治色彩，普遍認(rèn)為人事檔案中記錄的內(nèi)容以個人思想政治和隱私為主，并為了解和考察職員干部提供資料。在這種觀念的影響下，人事檔案管理人員在進(jìn)行個人檔案整理時，內(nèi)容會圍繞政治、社會以及家庭等方面資料為主，忽視了對個人業(yè)績以及綜合能力的記錄，致使人事檔案中的內(nèi)容過于片面，缺乏完整性，而且大多數(shù)人事檔案過于注重保密，很少會被應(yīng)用到現(xiàn)實工作中。正是因為人事檔案管理工作理念的落后，致使檔案資料并不能夠真正的反映出一個人的工作能力和思想品德，并且不能夠為職員干部工作的安排提供有效的幫助，從根本上造成了人事檔案管理作用的弱化。

2.職員干部人事檔案管理方法落后。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，用人機(jī)制也發(fā)生了很大的變化，人員和檔案分離的現(xiàn)象日漸增多，傳統(tǒng)人事檔案管理的方法已經(jīng)跟不上時展的要求，嚴(yán)重制約了人事檔案管理工作效率的提高?，F(xiàn)如今的人事檔案管理工作，由于缺乏先進(jìn)技術(shù)的引入以及資金投入的不足，導(dǎo)致人事檔案管理的信息化程度不高，存在人事檔案管理工作時間長、勞動強(qiáng)度大以及檔案磨損嚴(yán)重等特點，嚴(yán)重阻礙了職員干部人事檔案管理工作質(zhì)量的提高。

3.職員干部人事檔案管理制度沒有得到有效的落實。近些年來，國家完善了職員干部人事檔案管理制度，進(jìn)一步促進(jìn)了人事檔案管理工作效率的提升，但是卻仍然存在人事檔案資料難收集以及資料不全的問題，具體表現(xiàn)為：第一，人事檔案管理人員由于自身工作原因，難以抽出時間進(jìn)行人事檔案的查閱，往往都是依靠被查人自己進(jìn)行查閱；第二，人事檔案資料形成以后，傳遞歸檔不及時；第三，職員干部檔案資料形成時，并沒有對檔案內(nèi)容進(jìn)行有效的核實，不僅導(dǎo)致人事檔案管理工作難度的增加，而且還降低了檔案的使用價值。

4.職員干部人事檔案管理過程中的信息利用率較差。當(dāng)前職員干部人事檔案主要包括對職員干部工作時間的考察，缺少工作時間以外的考察，使得人事檔案缺乏完整性，不能為人事檔案的管理提供所需的檔案信息，這也使得人事檔案失去了存在的意義和價值。不僅如此，現(xiàn)階段職員干部人事檔案管理工作主要集中于對職員干部基本情況的掌握，根本沒有意識到人事檔案在職員干部工作中能夠為他們提供滿足他們需求的檔案信息，從而導(dǎo)致人事檔案管理中的信息利用率較差。

四、應(yīng)對職員干部人事檔案管理工作中存在問題的措施

1.轉(zhuǎn)變職員干部人事檔案管理工作的理念。想要提高職員干部人事檔案管理工作的效率，首先就需要提高對人事檔案的認(rèn)識，轉(zhuǎn)變職員干部人事檔案管理工作的理念，并且要將人事檔案管理工作作為每日的重點工作內(nèi)容。要善于從信息資源的角度實行對檔案的管理，加強(qiáng)對人事檔案信息的分析和利用，使人事檔案管理工作為學(xué)校在人才的使用上提供信息保障。

2.創(chuàng)新職員干部人事檔案管理的方法。人事檔案管理工作開展的方法較為落后，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代人事檔案管理工作的要求，需要對人事檔案管理的方法進(jìn)行有效的創(chuàng)新。要利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案的管理，并且及時優(yōu)化檔案管理工作的流程，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化。另外，可以利用《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》軟件程序建立內(nèi)容完整的人員信息庫，并且需要對職員干部的檔案信息進(jìn)行及時的更新，這樣能夠為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作的分配提供有效的信息依據(jù)，進(jìn)而提高人事檔案管理工作的水平和效率。

3.完善職員干部人事檔案管理工作的制度。職員干部人事檔案管理工作的開展需要相應(yīng)的制度作為保障，所以需要進(jìn)一步完善人事檔案資料審核、資料接轉(zhuǎn)以及人事檔案質(zhì)量通報登記制度等，并且要做好對人事檔案內(nèi)容失真問題的糾正，確保職員干部人事檔案內(nèi)容的真實性。還要完善職員干部檔案資料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，促使人事檔案管理工作人員能夠在檔案資料收集過程中加強(qiáng)彼此之間的協(xié)調(diào)溝通，提高檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。

4.實現(xiàn)職員干部人事檔案管理的信息化。人事檔案管理工作的信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，需要建立職員干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，并將人事檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料，這樣一來，人事檔案資料的歸檔、統(tǒng)計以及查詢都可以借助計算機(jī)完成，有效提高人事檔案管理工作的效率。不僅如此，人事檔案信息管理系統(tǒng)會隨時進(jìn)行更新，能夠保障檔案資料的時效性和準(zhǔn)確性。

五、結(jié)語

綜上所述，職員干部人事檔案管理工作是一項重要的工作內(nèi)容，能夠為職員和干部的任用提供良好的支持。隨著社會的發(fā)展，人事檔案管理工作越來越受到重視，同時也面臨很多的挑戰(zhàn)，需要采取有效的措施應(yīng)對人事檔案管理工作中遇到的問題，促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展。

作者： 鐘文麗 單位：國防科技大學(xué)教研保障中心