談人事檔案信息化管理

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摘要：人事檔案能夠全面記錄并反映一個人的人生經歷，政治面貌和品德作風，通過人事檔案的準確記錄可以評判一個人的真實水平，為人事調動做出重要的參考。在新時期，檔案還存在許多方面的問題與不足，例如人事檔案建設存在明顯的滯后性，導致人事檔案信息記錄不完整、不全面、不及時。本文通過對當前人事檔案信息化建設的現狀進行分析，并且找出主要原因，根據人事檔案信息化建設存在的問題，提出簡要的解決策略，確保人事檔案信息化水平全面提升。要想全面提高檔案信息化水平，最主要的就是利用現代信息化手段和技術加強檔案建設，實現創新發展。

關鍵詞：人事檔案；信息化管理；主要策略

在現代計算機技術快速發展的過程中通過利用網絡技術能夠實現信息的傳輸與共享，提高資源交換的整體效率，而這種顛覆性的變革對我們的日常生活工作產生重要的影響。檔案作為人事管理的重要組成部分，由于傳統的檔案以紙質為主，存在著材料多、查找困難、管理復雜等問題，為此必須要積極推進人事檔案信息化的建設，完善信息化管理制度，保證檔案信息化工作開展效率全面提高，這樣才能夠充分的加強檔案管理工作的服務性特點。

一、當前人事檔案信息化建設的主要問題

（一）人事檔案存在造假在體制內，有許多工作人員為能夠獲得更多的好處和利益，往往在年齡、工齡、學歷等資料方面存在明顯的造假行為，這樣就很容易導致人事檔案信息無法反映一個人的真實工作經歷和工作能力，致使人事檔案毫無參考價值。在人事檔案信息化建設的過程中，如果沒有能夠對當事人的性別、年齡等基本信息進行詳細的記錄，也沒有能夠對一個人的工作履歷、興趣愛好、特長等進行詳細描述，就無法充分發掘當事人的工作能力，導致人事管理工作開展效率不高。在人事檔案信息化建設的過程中，還有一部分信息內容沒有經過核實就隨意填寫，也會導致檔案資料利用效率不高等問題。

（二）檔案人員素質偏低檔案工作事關企業人力資源管理的質量優劣，所以必須要加強檔案人員的素質培訓。但從目前來看，由于很多的檔案管理人員在思想上不注重檔案管理，在業務上不掌握信息檔案無法利用現代化的信息軟件。對檔案信息進行快速的存儲與應用，這樣的問題就導致人事檔案信息化建設效率不高等情況。在檔案的過程中，由于沒有對檔案管理人員進行統一的技術培訓，這樣也就使得檔案人員的技術水平不高，無法確保檔案的充分利用。

（三）檔案信息資源建設滯后信息化管理質量水平受到影響，不利于檔案信息化建設。這樣就使得檔案工作流于表面，使得人事檔案資料越來越多。人事檔案的利用效率卻不斷降低，大量紙質檔案也會占用大量的庫存空間，致使有價值的檔案卻無法真正入庫，嚴重影響檔案信息化建設的效果。人事檔案作為單位發展的重要記錄，能夠對行業不同階段的發展狀況進行真實的反饋，從而有助于快速回顧歷史，總結經驗教訓，促進單位的全面發展。在行業長期發展的過程中，通過積累大量的歷史影像文字資料，能夠對歷史時期的經濟文化發展進行全面的反饋，通過完善的行業檔案管理，能夠為未來的查詢提供更加方便的渠道。在檔案工作開展的過程中，由于缺乏完善的管理制度體系，而且許多的部門領導忽視檔案管理工作，沒有深刻認識到檔案管理對行業發展的重要作用，導致檔案缺乏制度創新，也沒有能夠對檔案制度進行妥善的優化與解決，檔案管理工作開展效率不高，無法被合理的利用。

（四）基礎設施不完善人事檔案信息化建設需要硬件基礎設施和軟件基礎設施，其中硬件設施，包括網絡通訊設備、掃描設備和大型服務器，但是由于這些設備的投入成本非常高，許多單位缺乏足夠的預算，這樣就導致基礎設施不完善。在我國社會經濟快速發展的過程中，檔案始終是人力資源管理的重要組成部分，隨著現代城市經濟的快速發展，人口流動速度不斷加速信息化建設已經成為檔案的重要內容，盡管經過長時間的實踐探索，取得了豐富的理論成果，但還存在明顯的不足之處。例如信息服務意識淡化，很多檔案管理部門的人員沒有能夠及時的轉變自身的思想觀念，甚至以管理者自居，在檔案管理的過程中缺乏服務意識，沒有充分利用信息技術為廣大職工提供重要的服務，在人事檔案信息資源搜集整理的過程中，沒有能夠充分的利用這些信息資源為用人單位和本人提供重要的服務，而且信息技術對人力資源架構發展趨勢以及相應的不足之處進行分析。也能夠對本人的職業生涯提供合理化建議，這樣就導致信息化管理存在片面化問題其次，在信息化平臺建設的過程中，很多地區的檔案部門并沒有形成覆蓋全國的檔案信息平臺，大多數的檔案部門信息平臺也沒有與學校企業等相關部門緊密溝通合作，造成信息交換不及時、信息管理質量不高的問題，也不利于檔案信息化建設。在檔案信息化的過程中，由于硬件環境建設資金不夠，軟件環境開發水平不高，這樣就使得檔案管理部門信息化建設氛圍并沒有形成，信息化管理和服務水平有待增強，相關工作人員的信息文化素養還存在許多偏差，這樣也就導致軟硬件的環境建設，嚴重阻礙了檔案管理信息化的發展。還有的單位在引入大量的基礎設備之后，沒有能夠引入配套的軟件服務，這樣也會導致檔案信息化效率不高，嚴重影響了人事檔案信息化建設的水平。

（五）信息安全意識薄弱信息化給人們的生活與工作帶來了極大的便利，但也不能夠忽視安全隱私的問題。如果在人事檔案信息化建設的過程中，沒有必要的安全防護措施，使得計算機病毒黑客大肆入侵，不僅會造成信息安全受到破壞，也會導致信息資源泄露，造成巨大的經濟損失。在開展檔案管理的過程中，由于缺乏專業的檔案管理人員，導致檔案管理工作缺乏積極性和主動性，甚至有部分檔案管理人員認為檔案管理工作只是一種表面形式，沒有深刻研究檔案的內部聯系，也沒有充分的對檔案資料進行深入挖掘，造成大量的寶貴資料沒有得到妥善利用。在檔案管理的過程中，最主要的就是確保檔案資料的真實性時效性，但由于部分的管理人員自身缺乏責任意識，沒有真實客觀的對人事檔案進行深入的管理，也沒有對檔案管理的內容進行深入研究，無法發揮行業發展的重要作用。

二、人事檔案信息化建設的主要策略

（一）樹立正確的思想觀念要想完善人事檔案信息化建設的質量與水平，最主要的就是從領導人開始摒棄傳統的落后思想觀念，重視檔案的重要價值，對檔案信息化的重要作用進行深入分析，這樣才可以確保人事檔案信息化建設順利開展。在人事化信息檔案建設的過程中，由于需要長時間的架構才能夠順利實現，所以要加強對人員的培養，通過對檔案人員進行信息化培訓，把握人事化信息資料的基礎知識，確保檔案的操作水平全面提高。要加強對檔案人員的培訓，讓管理人員的綜合素質得到全面提高，正確運用信息管理技術對計算機軟件進行管理，確保人事檔案信息化建設利用效率全面增強。要想進一步拓展檔案信息化建設的質量，最主要的就是聘請專業信息化管理人才，對人事檔案信息系統進行及時維護。在發現問題時也能夠及時處理，確保信息安全。

（二）加強人事檔案信息化建設的管理效率在人事檔案信息化建設的過程中，必須要對檔案信息化建設做好統一，由于信息化建設是一項復雜的工程，必須由單位領導制定明確的目標，通過對人員配置、資金投入等變量因素進行充分的統籌規劃，這樣才能夠確保檔案信息化建設嚴格按照既定的流程完善人事檔案信息系統的設計與優化。在人事檔案信息化建設的過程中，必須積極利用數字化管理規章制度由國家檔案局進行統一管理。通過對人事檔案進行全面深入管理，確保檔案管理工作重點突出，充分發揮行業發展的實際需求，確保檔案工作得到有效落實在人事化檔案信息建設的過程中，最主要的就是堅持系統性、安全性、規范性、效益性的原則，保證人事檔案信息化建設工作順利開展，通過信息化的管理保證信息系統得到全面優化，促進檔案的管理水平得到有效提高。

（三）加強對人事檔案信息化建設的投入力度從現階段來看，在人事檔案信息化建設的過程中，必須要從資金，技術，設備管理等方面加大投入，這樣才能夠確保人事檔案信息化建設管理水平全面增強，通過制定合理的人事檔案規劃及目的能夠確保各個資源項目得到優化，保障信息化系統的順利開發，而且也能夠改善人事檔案，硬件設備和軟件設施，確保在軟硬件條件下，根據具體的網絡環境來購置相應的硬件設施，保證檔案信息數據庫建設水平得到提高，在檔案信息數據庫建設時，還要確保硬件投入和采購滿足網絡通信安全等要求。各級單位領導最主要的就是加強對信息化人才的培養，為檔案管理人員提供更多的學習實踐機會，確保檔案管理的質量和水平得到全面提高。加強檔案管理人員的信息素養，拓展自身的知識，提高自己運用信息技術分析和解決問題的能力，打造一支更高質量的檔案信息化管理團隊。

（四）立足實際加強規章制度管理在新時期加強檔案，不僅可以推動單位的快速發展，同時也能夠保證人事資源得到合理的優化整合，為我國行業的發展打下重要基礎。隨著互聯網加的快速普及與推廣，對各行各業產生了深刻的變化。通過將檔案工作實現信息化建設，不僅可以節約大量的人力物力同時也能夠對人事檔案資料進行在線處理，提高檔案管理的整體質量與水平，而且還能夠探索出更加先進的管理系統，通過檔案資源建設，可以確保檔案管理內容更加完善。既能夠方便更多的患者在線瀏覽，而且也可以提高人事檔案的傳播價值，還能夠有效減少人事檔案出現損耗的風險。許多珍貴人事檔案在外界期間非常容易受到破壞，造成無法估量的損失。通過信息化信息技術能夠將人事檔案信息進行快速采集，可以隨時隨地參與各種展覽活動，確保人事檔案資源的共享。

（五）建立專門的檔案管理機構在新時期人事檔案工作開展的過程中，必須要增強檔案管理人員的服務意識，充分通過自身的工作，保證為社會公眾提供高質量的檔案管理服務。檔案管理數字化系統一般通過圖像的方式將檔案進行存儲和歸檔，既可以利用現有檔案，又可以為今后提高檔案文本轉換提供了基礎。加強檔案內容建設，確保人事檔案具有高效性、完整性、真實性，并反映行業的發展進程，提高人事檔案的整體利用效率。如今的機構已經實施了人員招聘制度，工作人員的流動性也在日益增大，所以建立信息化的檔案就變得非常有必要。在檔案的過程中，由于引入了各種先進的技術和先進的設備，所以對檔案管理人員的綜合素質要求也在不斷提高。在新時期最主要的就是積極加強對檔案工作進行深入的推廣與普及，確保檔案更加的高效穩定，滿足人事檔案的實際需求，在新時期，要積極加強對人事檔案人才的培育，讓他們能夠掌握計算機系統的相關知識，保證檔案資料錄入更加的準確高效。建立安全保密法規，安全保密問題是建立人事檔案信息數據庫的重中之重，提高人事檔案管理信息化的安全性和規范性。

三、結束語

總而言之，在新時期必須要積極推動檔案工作的開展，確保人事檔案資源的利用水平全面提高，順應新時期的發展。在人事部門建立信息統一化管理的模式，多途徑的開發檔案信息，滿足人事變動、工作調動、獎懲情況、年度考核和到齡退休等引起的數據更新需要，使人事管理部門的檔案管理呈現完善的信息化和網絡化。

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作者：張彩云 單位：內蒙古赤峰市喀喇沁旗人力資源公共服務中心