高校干部人事檔案管理問題分析

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在我國各大高校中，與人才有關(guān)的信息資料大多數(shù)被保存在高校干部人事檔案中，此外高校干部人事檔案中也是該院校師資狀況的主要載體，例如教職工的職業(yè)生涯經(jīng)歷、教學(xué)水平、獲獎情況以及其在本院校重大事件中的行為表現(xiàn)等。作者認(rèn)為，高校高校干部人事檔案管理工作效率的高低，對高校人才資料的利用以及人事工作的運(yùn)營起著至關(guān)重要的作用。高校干部人事檔案管理工作是高校管理工作中的重要組成部分，此外它也是優(yōu)秀人才得以開發(fā)與利用的主要憑據(jù)。盡管隨著時間的推移，高校干部人事檔案管理工作越來越受重視，但是部分高校管理者對其依然沒有清晰的認(rèn)識，再加上體制的不完整，致使高校干部人事檔案管理的效率得不到提高。本文作者解析目前我國高校干部人事檔案管理中存在的問題，并有針對性的提出幾點對策，期待這一管理工作實現(xiàn)高效化的目標(biāo)。

一、探究現(xiàn)階段我國高校干部人事檔案管理中存在的問題

1.干部人事檔案內(nèi)容不具體、不規(guī)范、甚至有虛假內(nèi)容存在

縱觀我國高校干部人事檔案管理工作，我們發(fā)現(xiàn)在與政治歷史材料有關(guān)的檔案材料過多，而與業(yè)績、專業(yè)特長有關(guān)的材料相對短缺；不規(guī)范體現(xiàn)在有的名字參照同音不同字的原則隨意的填寫；出生年月日不具有一致性以及年齡填寫的隨意性，使有些人事檔案資料的真實性得不到切實的保障；

2.缺乏與干部人事檔案有關(guān)的材料

這主要體現(xiàn)在高校檔案材料中與學(xué)歷相關(guān)的材料缺乏統(tǒng)一性與完整性，尤其是本科以上的學(xué)歷缺少學(xué)生登記表、報考表以及學(xué)位材料等；

3.管理方法不能與時俱進(jìn)，管理機(jī)制缺乏明確性以及規(guī)范性

傳統(tǒng)檔案打孔管理方法的沿襲對檔案資料的完整性造成破壞；管理機(jī)制的不規(guī)范體現(xiàn)在管理者不具備專業(yè)性的管理知識與技能，這樣就給立卷管理工作運(yùn)行造成極大的阻礙。

二、提高高校干部人事檔案管理工作效率的幾點對策

1.健全高校干部人事檔案資料的管理體系

作者認(rèn)為在高校領(lǐng)導(dǎo)對院校干部人事檔案工作給予高度重視的基礎(chǔ)上，健全管理體系是必須開展的工作項目之一，那么高校采取怎樣的措施去使干部人事檔案管理體系實現(xiàn)完善與優(yōu)化的目標(biāo)呢?作者提出這樣的觀點：盡管管理工作的形式是多樣化的，但是檔案材料的收集與歸納永遠(yuǎn)是有效性管理工作落實的基礎(chǔ)。高校干部人事檔案應(yīng)該對與教職工有關(guān)的干部考察、年度審核、資歷認(rèn)證以及技能等級晉級等檔案資料應(yīng)該及時的采集整理，使檔案數(shù)據(jù)庫資源不斷的更新，對于那些不滿足歸檔標(biāo)準(zhǔn)的檔案資料，或者是相關(guān)手續(xù)不完整的檔案資料，管理者應(yīng)該始終堅持退還原部門的工作原則，這樣高校干部人事檔案資料信息的真實性以及完整性就有了最為基本的保障。此外，干部人事檔案管理者的工作職能應(yīng)該得到一定的強(qiáng)化，這樣他們對高校人事檔案資料記錄的信息才會具有具體性、專業(yè)性、客觀性。總之，高校干部人事檔案資料管理體系實現(xiàn)健全的目標(biāo)，是高效化管理目標(biāo)落實的基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上高校優(yōu)秀的人事資源能夠協(xié)助院校教育、管理等各項事業(yè)順利發(fā)展運(yùn)行。

2.提高高校干部人事檔案管理員的綜合素質(zhì)水平

對于高校干部人事檔案管理而言，這一工作性質(zhì)是較為特殊的，它充滿政策性以及專業(yè)性的氣息，因此對管理者素質(zhì)水平提出了較高的標(biāo)準(zhǔn)，要求其具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，在管理進(jìn)程中堅持檔案信息對外保密，為高校校園文化建設(shè)工作全面服務(wù)的原則。總之，提高管理者的綜合素質(zhì)是保證干部人事檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。高校在檔案管理員的選擇上要多下功夫，盡量任命那些學(xué)習(xí)過檔案管理的專業(yè)人員，對兼職檔案管理者進(jìn)行定期的培訓(xùn)與教學(xué)工作。此外高校可以借助多樣化的渠道使管理業(yè)務(wù)完成拓展的目標(biāo)，積極引進(jìn)國際上高端的檔案管理知識與技能，提高管理者的業(yè)務(wù)水平。

3.完善高校干部人事檔案管理機(jī)制，積極引進(jìn)與管理有關(guān)的配套設(shè)備

在高校干部人事檔案管理工作中，完善管理機(jī)制是是管理工作有效運(yùn)行的重要保障，為了使檔案管理機(jī)制的完整度更高，那么該機(jī)制的建設(shè)工作必須結(jié)合高校現(xiàn)階段整體事業(yè)發(fā)展的實際情況。在機(jī)制中明確指出與歸檔以及轉(zhuǎn)讓有關(guān)工作的開展必須按照一定的流程嚴(yán)格的運(yùn)行，這一管理機(jī)制的落實保證了高校檔案資料的真實性；此外檔案借閱、查閱機(jī)制機(jī)制的落實，使檔案使用者能夠認(rèn)真履行審批規(guī)則，這樣維護(hù)了高校干部人事檔案的完整性以及安全性。與管理有關(guān)的配套設(shè)備的采購與使用是落實檔案材料防火、防潮工作的根本，鐵質(zhì)檔案柜的以及檔案密集架的應(yīng)用，優(yōu)化了檔案材料的保管環(huán)境，同時提高了對檔案材料定期檢查的工作效率；專用庫房以及借閱查看室的建設(shè)也是提高檔案管理工作效率的配套設(shè)施。為了提高高校干部人事檔案管理的工作質(zhì)量，高校可以加強(qiáng)對檔案資料的信息化管理工作力度，這樣檔案資料的利用率就會實現(xiàn)最大化。作者認(rèn)為高校管理者只有找到檔案管理工作中問題的根源，采取行之有效的解決策略，那么高校干部人事檔案管理工作效率提升也是必然的。

作者:馬婧智聞 單位：西安科技大學(xué)