醫院人事檔案管理數字化平臺建設

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摘要：醫院人事檔案是事關醫院人力資源優化配置的基礎性工作?；诖?，研究如何切實推動檔案的管理的數字化建設進程和提高醫院管理的現代化水平。

關鍵詞：醫院；人事檔案；信息化；自助

隨著醫療衛生體制的改革和發展，醫院各項工作都在邁向科學化、規范化、標準化，為適應醫院發展建設，加強醫院檔案管理勢在必行。面對卷帙浩繁的檔案資料，如何實現對病歷、設備、文書、人事、科研等檔案的有效管理成為當今大型醫院的共同思考。筆者結合無錫市中醫醫院人事管理信息化建設實際，就醫院人事檔案管理信息化建設問題進行分析。

一、人事檔案在醫院管理工作中起著極其重要的作用

對于一家醫院來說，人事檔案是醫院人才隊伍建設的重要依據，也是醫院人才隊伍現狀的重要體現，是制訂醫院人才的培養及引進計劃，保證醫院的可持續發展的基礎。人事檔案與職工個人的組織關系、工資待遇等緊密相連，因為反映職工的身份、學歷、職稱而具有法律效用。在醫院的檔案管理工作中，人事檔案是重要的組成部分，是醫院職工晉升及考核的重要依據。工齡計算、工作調動、轉正定級、職稱評審以及辦理各種社會保險等都需要人事檔案。

二、醫院人事檔案管理存在的問題

1.工作量大。

醫院科室多員工多，信息量大，檔案管理專職工作人員卻很少，甚至往往由其他崗位人員兼職擔任。然而在進行員工信息統一維護更新工作時，檔案錄入工作耗時長，專業要求高，工作量很大，如果僅依靠一兩名兼職人員的管理，很難達到錄入的及時性、完整性和準確性。

2.難以及時更新。

由于工作量大，專職管理人員匱乏，就會出現員工信息更新滯后。主要反映在員工信息動態變化缺少空間和不能體現員工的個性與常態的工作動態過程與創新這兩個方面。對員工的基本信息的輸入與分析等，并不是一勞永逸，學歷、職稱、科室調動等員工的變化在原有的管理模式下根本不能動態化管理，老辦法已經不能適應當親醫院管理的需要。

3.管理系統信息化滯后。

目前各大醫院使用的人力資源管理系統，可能有部分檔案功能，但也僅實現了從紙質檔案向以Word或Excel格式的電子存檔的量變。系統難以對人員數據信息實時同步更新和及時地維護，人員數據信息的不完整，難以滿足人事日常工作的基本需求。所以經常出現碰到需要查詢的資料，還是要到檔案室翻閱檔案，更談不上對人力資源的開發與利用。總之，信息系統的自動化一定程度內減輕了檔案工作者的工作量，但檔案的收集、整理、歸類、編目等工作還是主要依靠手工操作。

三、建設員工參與的檔案自助管理平臺

醫院人事檔案管理改革新方向——建設員工參與的檔案自助管理平臺。

1.建設員工參與的檔案自助管理平臺。

筆者所設想的員工參與的檔案自助管理平臺，就是讓把事關員工的信息輸入、修改、補充等檔案初始工作，交還給員工本人。在醫院人事檔案信息化自助平臺上，首先單位給每個職工一人一個賬號，讓他們自己設置密碼、登錄；再請他們自己完善個人信息，經人事部門審核通過后保存；基礎信息的完整錄入后，可生成一個對應員工個人的職業生涯檔案庫，縱向上可以看出一個員工的完整的人事信息的演變，橫向上人事部門可以對整個職工群體進行統計與比對。

2.把簡單的檔案卡片完善為電子檔案庫。

通過這樣一個檔案自助管理平臺，可以把簡單的文本或表格形式的檔案登記卡向完善的網頁式的檔案數據庫的邁進提升，把每個員工的信息，都設計成豐滿的個人檔案庫，如檢索員工學習經歷時，不再是單一的學歷現狀，而可以查詢他歷年來學歷的提升變化。

3.使廣大職工參與到自己的信息完善工作中。

建設需要員工主動參與的檔案信息化自助建設系統在激活員工的主人翁意識的同時，也大大降低了人事部門專員的工作壓力。通過系統平臺，把員工醫德、科研、技能培訓與工作創新都做出較為科學的比對，讓人事部門在醫院檔案信息系統平臺能全面的認識自己的員工，讓員工自己在完善信息的過程中發現不足，及時改進與提升。

4.個人檔案的隱私性與安全性得到保障。

每一個員工使用與工號相對應的賬號登入系統后可以維護或增加個人職稱、學歷、繼續教育等方面的信息，經人事科審核后才能正式入庫。使用一個賬號只能查看對應的自己的個人信息，且修改或增減都必須經過人事科審核，這就保障了信息的保密性和可信度。

5.加強監管力度。

通過構建完善的檔案信息自助平臺的過程，人事部門對各項信息進行了審核、、整理、歸納、綜合、分析與運用。檔案信息的完善有助于提高醫院職能科室部門的管理質量，有助于他們有針對性地促進醫院與員工的不斷提升。

四、結語

建設醫院人事檔案信息化員工自助建設系統與平臺這一理念具有前瞻性，它是以科學的方法、發散性的思維、集體的智慧來解決工作問題的一種方式。這種新興事物可以調動員工的積極性、責任心，發揮其個人對于自身了解的優勢，又可以顯著減輕檔案工作者的工作量，對促進醫院的發展有著重要的積極的推動作用，應該引起廣大醫院管理者的重視。

參考文獻

[1]彭佳.淺談提高醫院檔案管理水平[J].中國中醫藥現代遠程教育,2010(21)：132.

作者：遲菲菲 單位：無錫市中醫醫院人事科