人力資源管理中人事檔案的運(yùn)用

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【摘要】隨著二十一世紀(jì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人才資源成為組織發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。人事檔案作為儲(chǔ)存人才信息的載體，是發(fā)現(xiàn)人才的主要信息源，是選拔人才的重要依據(jù)。因此管好、用好人事檔案對(duì)人力資源開發(fā)具有至關(guān)重要的作用。本文就人事檔案在人力資源管理中的作用，當(dāng)前的運(yùn)用現(xiàn)狀，以及改變現(xiàn)狀的對(duì)策等進(jìn)行探討，以期更好地促進(jìn)人事檔案管理工作走向良性發(fā)展的軌道，為人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的信息保障。

二十一世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)日新月異快速發(fā)展的時(shí)代。經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)帶動(dòng)了人力市場(chǎng)的巨大變化，人成為推動(dòng)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的最關(guān)鍵的資源。能否擁有高素質(zhì)的人力資源并實(shí)行有效管理對(duì)各類組織的生存、發(fā)展與成功至關(guān)重要。因此開發(fā)人力資源已成為各類組織提高組織核心競(jìng)爭(zhēng)力的迫切需要。而開發(fā)人力資源與人事檔案工作的完善密切相關(guān)。人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，對(duì)人力資源開發(fā)具有重要的作用。

一、人事檔案在人力資源管理中的作用

人事檔案是國家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中直接產(chǎn)生的，記述個(gè)人活動(dòng)、學(xué)識(shí)水平、德能勤績(jī)、工作表現(xiàn)，以個(gè)人為單位集中保存起來以備查考利用的歷史記錄。完善、有效的人事檔案對(duì)于組織發(fā)現(xiàn)和識(shí)別人才，全面考察和正確選拔、使用、培養(yǎng)人才，優(yōu)化人力資源配置具有重要的意義。

1.可為組織發(fā)現(xiàn)和識(shí)別人才提供依據(jù)

人事檔案是人才信息的重要載體，它反映著各種人才的專業(yè)、特長(zhǎng)、研究方向等情況。各類組織可通過記載清楚、內(nèi)容完整的人事檔案進(jìn)行人才結(jié)構(gòu)的統(tǒng)計(jì)、分析，以發(fā)現(xiàn)和識(shí)別人才，并結(jié)合組織自身情況和發(fā)展方向，了解和掌握本組織人才梯隊(duì)的薄弱環(huán)節(jié)，從而有針對(duì)性地制定相應(yīng)的人才培養(yǎng)計(jì)劃，挖掘人才的潛能，使優(yōu)秀人才脫穎而出。

2.可為組織考察和選拔人才提供依據(jù)

由于人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、認(rèn)可性等諸多特點(diǎn)，能夠較全面、準(zhǔn)確地反映人才各方面的情況，是各類組織了解本組織人才的數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面數(shù)據(jù)的重要依據(jù)。因此，人事檔案是為組織的發(fā)展壯大考察、選拔、任用人才提供研究的第一手資料，是組織進(jìn)行科學(xué)分析、合理規(guī)劃人力資源發(fā)展方向，做出準(zhǔn)確的人才規(guī)劃的基石。

3.可實(shí)現(xiàn)信息共享，優(yōu)化人力資源配置

人事檔案是各類組織進(jìn)行人事管理活動(dòng)形成的原始記錄，是個(gè)人信息的重要載體，亦是人事管理和人力資源開發(fā)的信息來源。各類組織通過人事檔案提供的信息建立的人才信息庫可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息共享，有利于組織根據(jù)不同人才的能力和各類人才的特點(diǎn)，科學(xué)預(yù)測(cè)人力資源的需求，進(jìn)而在組織內(nèi)進(jìn)行合理選人、用人，最大限度地發(fā)揮人才效力，實(shí)現(xiàn)人力資源的最優(yōu)化配置。

二、人事檔案在人力資源管理中的運(yùn)用現(xiàn)狀

雖然人事檔案在人力資源管理中是不可或缺的重要組成部分，然而就目前人事檔案在人力資源開發(fā)中的實(shí)際運(yùn)用情況而言卻未盡如人意，存在著一些較為嚴(yán)峻的問題，這些問題嚴(yán)重制約了人事檔案管理工作的發(fā)展，同時(shí)也影響了人力資源開發(fā)的正常進(jìn)行。

1.人事檔案內(nèi)容的不完整降低了人力資源的管理效力

人事檔案應(yīng)該全面、歷史、完整地反映一個(gè)人的全貌，然而目前有相當(dāng)一部分人事檔案的內(nèi)容不夠完整。究其主要原因，一是終身制的用人制度被打破，使人員流動(dòng)成為可能。而用工單位性質(zhì)、用工形式、用工時(shí)限的多樣化，也導(dǎo)致了相當(dāng)一部分人員的檔案無法做到檔隨人走，因此造成棄檔、重新建檔的情況屢見不鮮。少數(shù)流動(dòng)人員私截檔案的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生，使人力資源的管理成為新的管理盲區(qū)。二是外省籍高校應(yīng)屆畢業(yè)生就業(yè)戶籍實(shí)行各項(xiàng)要素評(píng)分制，各項(xiàng)要素累計(jì)分值高于標(biāo)準(zhǔn)分值的方可辦理戶籍，則檔案隨其人走；而低于標(biāo)準(zhǔn)分值的，則可按相關(guān)規(guī)定申請(qǐng)辦理人才類《居住證》，其檔案則隨戶籍由高校直接保管或留校保管二年后退回生源地。如此，就業(yè)單位只能重新建檔，而此類人員一旦流動(dòng)，人才中心(市場(chǎng))卻又拒絕接收其檔案，原單位只得被迫繼續(xù)保管其檔案，直至廢棄。以上現(xiàn)象都造成了同一人員的人事檔案相對(duì)不同階段的信息在不同地區(qū)、不同機(jī)構(gòu)間的分散，導(dǎo)致了檔案工作的脫節(jié)，檔案內(nèi)容的斷層，也直接影響了人才信息的完整性，降低了人力資源的管理效力。

2.人事檔案內(nèi)容的失真阻礙了人力資源的正確評(píng)估

人事檔案具有的真實(shí)性特點(diǎn)是組織選賢舉能、知人善任的重要依據(jù)。近年來，人事檔案中的信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢現(xiàn)，主要表現(xiàn)在兩方面：一是“三齡一歷”(即年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷)填寫不規(guī)范或隨意填寫，造成時(shí)間填寫前后不一致。二是為追逐名利弄虛作假。一段時(shí)間以來，少數(shù)干部為了個(gè)人目的在檔案上弄虛作假，有的組織人事部門審核把關(guān)不嚴(yán)，致使涂改偽造年齡、學(xué)歷、身份等問題時(shí)有發(fā)生，使得年齡、工齡、學(xué)歷、經(jīng)歷、身份等造假之風(fēng)愈演愈烈，甚至出現(xiàn)兄姐的填寫年齡竟比自己弟妹小的荒唐現(xiàn)象，這在廣大群眾中造成了不良影響。面對(duì)檔案中魚龍混雜、真假難辨的信息，檔案管理人員無從辨別，亦無渠道進(jìn)行有效的鑒定。如此被動(dòng)的信息接受嚴(yán)重制約了人事檔案作為個(gè)人信息源的使用價(jià)值，使得組織在對(duì)人才的考察、選拔、任用時(shí)無法憑借人事檔案的信息數(shù)據(jù)對(duì)人力資源作出正確的分析和評(píng)估。

3.管理模式落后制約了人力資源的開發(fā)

現(xiàn)代人力資源管理要求人事檔案管理能夠及時(shí)準(zhǔn)確地提供各種信息，為人力資源的開發(fā)和合理配置提供快速有效的服務(wù)。但現(xiàn)階段人事檔案的管理仍處于傳統(tǒng)管理模式，只著眼于看攤守點(diǎn)，檢索仍以手工操作為主，這與現(xiàn)代信息社會(huì)的發(fā)展不相適應(yīng)。由于軟件開發(fā)跟不上，計(jì)算機(jī)在人事檔案管理方面的作用未充分發(fā)揮出來，使得人事檔案信息化管理滯后，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)人才信息的篩選、排序、分類、匯總，亦無法對(duì)組織內(nèi)當(dāng)前與未來的人力資源規(guī)劃中涉及的人員配置需求進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)和正確制定，這不僅影響了人事檔案的利用效率和信息價(jià)值，還影響了人事檔案社會(huì)價(jià)值的發(fā)揮。人事檔案不能為人力資源開發(fā)提供有效的服務(wù)，也就意味著人事檔案對(duì)組織選人、用人失去了其真正意義上的參考價(jià)值。

三、以人事制度改革為契機(jī)，推進(jìn)人事檔案在人力資源開發(fā)中發(fā)揮應(yīng)有作用的策略

隨著政治經(jīng)濟(jì)體制、人事制度改革的不斷深入，人事檔案在其形成特點(diǎn)、管理方式和開發(fā)利用等諸多方面都發(fā)生了深刻變化。為此，我們應(yīng)當(dāng)抓住當(dāng)前人事檔案工作中存在的突出問題，以改革為契機(jī)，認(rèn)真總結(jié)，不斷改進(jìn)，努力使人事檔案管理工作跟上人力資源開發(fā)的用人新機(jī)制。

1.堅(jiān)持人檔統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整準(zhǔn)確

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立迫使用人制度也隨之進(jìn)行了一系列改革，干部能上能下、全員聘用合同制、勞動(dòng)合同制、勞務(wù)派遣制等新型人事制度改革的不斷推進(jìn)，使得人才流動(dòng)日益頻繁。由此，個(gè)人與工作單位之間的關(guān)系由原有的超穩(wěn)定狀態(tài)逐步向具有一定自由度的方向發(fā)展。但同時(shí)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在追求效益的前提下，對(duì)人才的使用也越來越強(qiáng)調(diào)其現(xiàn)實(shí)業(yè)績(jī)與能力，對(duì)記錄個(gè)人經(jīng)歷與業(yè)績(jī)的人事檔案的要求也越來越高。這在客觀上要求我們?nèi)耸聶n案工作者要適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和改革開放的發(fā)展要求，轉(zhuǎn)變觀念，將傳統(tǒng)的人事檔案管理調(diào)整到整體性的人才資源開發(fā)使用上來。一方面要在人員流動(dòng)或管理權(quán)限變更時(shí)必須堅(jiān)持個(gè)人的管理單位與人事檔案的管理單位相一致的人檔統(tǒng)一管理原則，以保證個(gè)人的有關(guān)材料能及時(shí)收集、整理、歸檔和利用，確保人事檔案材料在數(shù)量上和內(nèi)容上的完整無缺；另一方面，認(rèn)清維護(hù)人事檔案的完整、準(zhǔn)確是各類組織和每個(gè)人的共同責(zé)任，要加大宣傳力度，加強(qiáng)人事檔案管理的對(duì)口銜接工作，按照流動(dòng)人員檔案管理法規(guī)及時(shí)轉(zhuǎn)遞檔案，做到“檔隨人走”，同時(shí)還應(yīng)將人事檔案管理與人事工作掛鉤，建立與人事制度改革相適應(yīng)的人事檔案管理新制度。隨著戶籍制度改革的不斷深入，要積極推進(jìn)人才引進(jìn)、“居轉(zhuǎn)戶”的辦理，解決不能通過打分落戶人才的戶籍問題，及時(shí)辦理他們的人事檔案的轉(zhuǎn)移工作，以解決所需人才的后顧之憂，使人事檔案管理工作在國家政治經(jīng)濟(jì)體制改革、機(jī)構(gòu)改革、工資制度改革、人員流動(dòng)、干部任免、分流轉(zhuǎn)崗等方面發(fā)揮最大的作用，以提升人力資源管理效力。

2.嚴(yán)把個(gè)人信息審核關(guān)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、可靠

人事檔案材料不是雜亂無章的堆積，也不是任意放進(jìn)去或隨意編選的個(gè)人材料。人事檔案中的材料必須是經(jīng)過組織程序，由組織審查認(rèn)可的個(gè)人的真實(shí)材料。人事檔案的真實(shí)性是檔案工作嚴(yán)肅性的基本保證，不允許不實(shí)和虛假個(gè)人信息材料歸入人事檔案，凡歸檔的材料必須真實(shí)可靠、實(shí)事求是、完全符合人員的實(shí)際情況。嚴(yán)禁涂改人事檔案，嚴(yán)禁在“三齡二歷一身份”(即年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷和身份)等方面弄虛作假，必須“檔如其人”，應(yīng)明確涂改偽造人事檔案屬于違法違紀(jì)行為。人事檔案管理部門要嚴(yán)審歸檔材料，杜絕一味追求人事檔案的現(xiàn)實(shí)效用而熱衷于更改個(gè)人信息的違規(guī)行為的發(fā)生；嚴(yán)格實(shí)行干部檔案任前審核制度，發(fā)現(xiàn)檔案涂改、材料和信息涉嫌造假的，要立即查核，未核準(zhǔn)前一律暫緩考察并停止任職、錄用程序；凡已經(jīng)組織認(rèn)定的干部出生日期而本人要求更改的，均不予辦理。也就是說，人事檔案記載的就應(yīng)當(dāng)是這個(gè)人真實(shí)情況的準(zhǔn)確反映。個(gè)人信息材料的真實(shí)性是人事檔案最基本的特性，是人事檔案發(fā)揮作用的基礎(chǔ)和賴以存在的前提，它直接關(guān)系到人事檔案的使用價(jià)值，關(guān)系到組織部門對(duì)人才的正確評(píng)價(jià)和使用，關(guān)系到貫徹落實(shí)黨的干部路線和干部的政治前途?？梢哉f，人事檔案的真實(shí)性是為組織部門了解、選拔、任用干部和挑選使用人才提供可靠依據(jù)的重要保證。因此，要在制度上保證歸檔材料必須是經(jīng)由組織嚴(yán)格審查認(rèn)可并與本人見面的、內(nèi)容準(zhǔn)確、手續(xù)完備、符合歸檔要求的材料，由此確保人事檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠。

3.轉(zhuǎn)變觀念，改變固有模式，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理

二十一世紀(jì)是信息化快速發(fā)展的時(shí)代，社會(huì)的需求和人事檔案信息自身的特性使人事檔案現(xiàn)代化管理成為必然。各級(jí)組織的決策部門在根據(jù)本組織發(fā)展戰(zhàn)略要求進(jìn)行經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、人力資源開發(fā)等科學(xué)決策時(shí)，在人事的安排和調(diào)整、生產(chǎn)力的組織分配、各類崗位的人員合理配置時(shí)，都要求人事檔案管理部門必須迅速、準(zhǔn)確、有效地提供所需的個(gè)人信息和各類數(shù)據(jù)，而若繼續(xù)靠人工摘錄、統(tǒng)計(jì)、分析各種人事檔案數(shù)據(jù)，既費(fèi)力又費(fèi)時(shí)，且極易造成漏檢、誤判等。因此必須轉(zhuǎn)變觀念，探索信息化管理新模式，借助計(jì)算機(jī)建立科研成果、干部管理、技能人才等不同類型的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理模式由實(shí)體型向信息型轉(zhuǎn)變，為組織全面、快速地根據(jù)各種人才數(shù)據(jù)庫提供的信息來了解、預(yù)測(cè)組織內(nèi)的人力資源供給并進(jìn)行合理配置提供更有力的保障，避免人才積壓和“用非所長(zhǎng)”的現(xiàn)象發(fā)生。綜上所述，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)激烈的今天，我們應(yīng)準(zhǔn)確把握人事工作的發(fā)展規(guī)律，以快速、有效地提供人力資源信息服務(wù)為核心，改革人事檔案管理制度。通過對(duì)制度的設(shè)計(jì)，體現(xiàn)人本管理和動(dòng)態(tài)管理的原則，合理規(guī)范人員配置，使人才在崗位上的作用獲得最大限度的發(fā)揮，積極推進(jìn)組織發(fā)展戰(zhàn)略和人力資源開發(fā)戰(zhàn)略的穩(wěn)步實(shí)施，使組織和個(gè)人在工作目標(biāo)實(shí)施過程中獲得雙贏。總而言之，通過改革將人事檔案進(jìn)一步管好、用活，使人事檔案這一財(cái)富在新的歷史時(shí)期發(fā)揮更大的作用，藉此逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)人才的相對(duì)全面、科學(xué)的衡量與評(píng)估，最終實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作自身生存與發(fā)展的良性循環(huán)。

參考文獻(xiàn)：

[1]任勝云，楊秀平，周梅.高校實(shí)施“人才強(qiáng)?！睉?zhàn)略與人事檔案管理.山東省青年管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2009(6)(總第142期)

[2]陳幀.人事檔案管理和人力資源開發(fā)的關(guān)系.建材與裝飾——政工•管理，2013年5月

作者：中船重工集團(tuán)公司第七二六研究所 單位：王海唐