人事檔案管理科學(xué)化管理研究

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［摘要］人事檔案及其管理工作在醫(yī)院建設(shè)中起著關(guān)鍵作用，它為單位提供各類人才基礎(chǔ)信息，為勞動(dòng)工資制度改革、專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定和職工福利及提拔任用等提供依據(jù)。所以，應(yīng)重視人事檔案管理，更新人事檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

［關(guān)鍵詞］檔案管理;人事檔案現(xiàn)狀;管理科學(xué)化;對(duì)策分析

隨著各項(xiàng)制度的改革，人事制度改革也日益深入。醫(yī)院轉(zhuǎn)型后，人事檔案管理工作如何主動(dòng)順應(yīng)時(shí)展的要求，更新人事檔案管理的內(nèi)容、范圍，檔案收集的方式、方法以及人事檔案服務(wù)的對(duì)象等，是我們?nèi)耸聶n案管理者需要面對(duì)和認(rèn)真思考的問題。現(xiàn)就人事檔案管理現(xiàn)狀、存在的問題和解決辦法進(jìn)行分析，與同行們探討。

一、醫(yī)院轉(zhuǎn)型后，人事檔案現(xiàn)狀及存在的問題

(一)人事檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視不夠。檔案人員大多不是專職，故離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有的人認(rèn)為醫(yī)院管理的重點(diǎn)是如何提高醫(yī)療、教學(xué)水平，改善環(huán)境條件，為病人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而對(duì)人事檔案管理不夠重視，存在醫(yī)院人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象。

(二)檔案管理人員對(duì)人事檔案補(bǔ)充、收集、更新緩慢。歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充。另外某些科研、教學(xué)、職稱考評(píng)、繼續(xù)教育、業(yè)績考核等方面的材料不歸檔，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。

(三)檔案管理人員對(duì)檔案重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對(duì)人事檔案的重要性未進(jìn)行廣泛宣傳，職工本人和檔案管理人員對(duì)檔案中缺少的材料不能及時(shí)補(bǔ)充、完善、更新;其次是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時(shí)間限制，檔案管理人員也不能及時(shí)地掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)。

(四)員工本人對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足。認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對(duì)個(gè)人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚;還有的認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管;有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時(shí)交檔案管理人員存檔。這些思想、觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。

二、醫(yī)院人事檔案管理對(duì)策及思考

醫(yī)院人事檔案是對(duì)個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)際等內(nèi)容的真實(shí)記載和反映，所以，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的管理，充分發(fā)揮其利用價(jià)值，才能更好地為黨組織、人事部門工作，為職工本人服務(wù)。針對(duì)以上存在的問題，就干部人事檔案管理工作提出以下幾點(diǎn)對(duì)策及思考:

(一)嚴(yán)格按程序交接。人事檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密責(zé)任重大的工作，應(yīng)按程序辦理。檔案交接手續(xù):一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符;二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，并整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況;三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時(shí)存檔;四是按檔案移交要求進(jìn)行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，要做到對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。

(二)建章立制，有章可循，規(guī)范操作，積極主動(dòng)做好檔案收集工作。制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿、職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。對(duì)由于歷史原因造成，確實(shí)收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后查找提供方便。

(三)強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序。強(qiáng)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部檔案管理意識(shí)，提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。醫(yī)院不僅是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，在與工資福利、職稱評(píng)聘等個(gè)人利益息息相關(guān)的同時(shí)，更應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動(dòng)性，從根本上確保人事檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。

(四)積極做好宣傳工作，加強(qiáng)檔案人員的事業(yè)心、責(zé)任感。積極做好宣傳工作，對(duì)收集的材料要認(rèn)真核實(shí)，把真實(shí)可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、確保檔案真實(shí)完整，充分認(rèn)識(shí)到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅(jiān)決把那些虛假的資料拒之門外，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性。

(五)提高對(duì)職工檔案材料重要性的認(rèn)識(shí)。一是加強(qiáng)宣傳力度，提高職工對(duì)其人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向職工宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性。二是加強(qiáng)對(duì)職工人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范。三是加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時(shí)補(bǔ)充檔案缺失材料，提高檔案的利用價(jià)值。

(六)加快檔案信息化進(jìn)程，提高工作效率。如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要議題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。

總之，要使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，只有這樣，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn):

［1］滕煥君;加強(qiáng)人事檔案管理的思考［J］．檔案;2001年04期．

［2］李瑞龍;做好人事檔案管理為選拔培訓(xùn)人才提供可靠依據(jù)［J］．內(nèi)蒙古水利;2004年03

作者：王傳寶 單位：大慶市人民醫(yī)院