大中專畢業生人事檔案管理就業思考

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【摘要】二十一世紀是個開放型的社會，是科技進步和發展的社會。現階段最受重視的就是人才資源，隨著大學生人才的日益增加，人才流動的數量大幅度上漲，大學生檔案是反應人才知識素質的重要依據載體，所以管理好大學生的人事檔案變成一項重要的任務，現今我國部分地區對未就業大學生的檔案管理工作不夠重視，筆者對如何有效管理好大中專未就業畢業生的檔案資料進行具體分析，淺談相關對策和看法。

經過調查研究可知，現在很多的大學生不注重自身檔案的管理，對檔案作用功能模糊不清，致使檔案管理單位也不予重視。人事檔案記錄著畢業生在校期間的整體素質信息，是整體上反映畢業生素質的重要憑證。但目前相關人員對檔案不夠重視，現有很多問題需要整改。

一、人事檔案管理存在的問題

1.畢業生自身不重視個人檔案管理。隨著勞務制度的改革變化，用人單位對有關資料的審查要求，使一部分的畢業生認為畢業檔案沒有什么作用，存放檔案后不管不顧。隨著經濟的發展用人單位自由制定用人標準，所以畢業生們為了盡快找到工作，忽視對檔案的管理，在入職公司之后，相關人事部門也不過于重視畢業生檔案的問題，對這一問題的思考的有欠缺性，影響了畢業生檔案有關作用。

2.檔案的管理工作不夠規范。相關檔案管理部門沒有自身嚴格的管理制度，在對檔案進行歸檔、收納等工作時不認真負責，對檔案管理人員的要求不高，沒有專業性的管理方法。使部分檔案甚至在管理過程中遺漏甚至丟失，此種情況嚴重的影響了檔案管理工作的嚴肅性，大大降低了工作效率，增加了查找檔案的難度。

3.檔案管理方式陳舊。在部分地區還在使用手工的形式管理檔案，這種方法既不能保證檔案的準確性，還會造成流動人員篡改檔案，管理手段十分不嚴格，在現在的信息化社會不能夠有效的使用電腦科技快速準確的管理檔案，也是檔案管理部門的一大落后現象。檔案長時間沒有人認領，傳統管理方式又做不到及時的數據更新，致使一些檔案存放時間過期，存檔人不知道，管理部門也不清楚。檔案信息反應了畢業生在校活動的真實情況，是各方面人們認識客觀事實的依據材料，不管是畢業生的檔案還是社會各界人士的檔案，都是一項最具有價值的信息載體，高校畢業生的檔案管理工作的好壞更是關系到了眾多畢業生的自身利益。

二、做好畢業生檔案管理的有關措施

為了讓大中專畢業生的檔案更好的發揮出其作用，為畢業生們提供更好的服務，提出幾點管理檔案的具體措施。

1.加強畢業生對檔案的重視性。畢業生初步邁進社會，沒有相關的實踐經驗，自然是意識不到檔案的重要性作用，畢業生只以為檔案只是脫離學校存入社會，對檔案的存放問題予以忽視，所以在畢業生畢業時，學校相關部門一定要讓畢業生們認識到檔案的重要性，輔助做好檔案存放和轉移到生源地的有關工作。而另一方面，作為用人機構，要向畢業生說明檔案的實際作用，依照流程做好檔案的接收和存放的工作。對于檔案不在本地或者遺失等一些情況，要及時的做好補充工作，千萬不能忽視。

2.確保檔案管理部門的規范化。檔案的管理部門在接收畢業生檔案時，要做好詳細的記錄和分類存檔，要詳細根據學歷、專業等信息進行編號，注意收集檔案信息，做到所有畢業生檔案統一管理，分類存檔，便于日后查找和整理，建立專門的檔案管理室。檔案管理部門要聘請專業化的檔案管理工作人員，提高管理人員的專業素質，采用信息化管理辦法，使用計算機軟件進行檔案的管理工作。事實證明，使用計算機軟件進行檔案管理，不僅減少了日常的繁瑣事物，還會大大的提高檔案管理的工作效率。

3.加強畢業生檔案信息的利用。有關人員在整理檔案的過程中，要充分了解學生的各種信息，比如學生的知識水平以及社會實踐情況等等，并設立多項查詢條件，可以根據不同的查詢條件快速的查找到符合條件的人員。畢業生信息多元檢索系統的建立，可以有效管理人才儲備資源，保障優秀人才不流失。

三、結語

畢業生檔案的管理工作已經是畢業生就業系統的重要構成，在完成培養人才素質的同時，如何管理好畢業生的檔案工作是每一所高校面臨的重要問題。筆者針對如何做好畢業生的檔案管理工作進行了初步分析，討論了現階段我國部分地區的檔案管理工作上存在的一些基本問題和一些改善措施。主要是提高畢業生對檔案的重視，其次加強檔案管理部門的管理規范化，建立健全檔案管理制度，完善檔案的接收、歸檔以及管理等工作，實現檔案管理的現代信息化，提高檔案管理人員的專業素質，健全管理體系。實踐證明，做好未就業畢業生的檔案管理工作就有非常重要的意義和作用。

作者：劉雪梅 徐小娟 單位：五蓮縣勞動就業管理處