人力資源管理中人事檔案管理分析

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［摘要］人事檔案管理實際上屬于人力資源管理中的一部分，對于已經進行收集的個人材料，不僅應該規范、細致地安排與歸類，還要進行嚴格的篩選與校對，必須做到細致地分類、編碼以及記錄編排、裝訂。整理的過程中要用心，規范地核對與篩選，認真地研究，并且根據內容加以適度調整，及時將那些出現破損或者有內容缺失的檔案資料進行規范與完善。

［關鍵詞］人力資源；人事檔案；作用；管理

一、人力資源和人事檔案兩者的分析

人力資源管理是與一定物力與人力有效進行結合，用最為合理的方式去安排調控、合理培訓，能夠使物力與人力實現協調一致，能做到唯才是用。人事檔案為人力資源管理提供基本信息，人事檔案管理能夠直接影響人力資源管理的工作效率。

二、人事檔案管理對人力資源管理會產生負面作用

人事管理方面的資料的準確性至關重要。一些人對于自己個人信息的完整性并不重視，由此或者出現信息偏差，或者出現基本資料失真的情況，內容可能前后不一，也可能對于年齡、工齡、黨齡以及學歷方面的信息并未確定，只為應付而填滿。在現實生活中也出現過很多這樣的現象：某些干部或者職員的工齡越填越大，年齡卻越填越小，或者某些資料不夠完整、細致，在進行資料考核的時候，普遍出現了只有優點卻沒有缺點的問題。現代化的檔案管理工作，是在網絡上建立一個完整規范的檔案資料庫，讓人可以及時了解檔案的動態，并及時更新信息。運用現代化的技術對檔案進行分類規范與調整，使歸檔、查詢、變更、存檔等工作能夠運用現代化技術來體現，在相關資料的查詢方面有著系統性與高效性，改變了傳統的只能夠運用紙張與書本記錄的方式。

三、人事檔案管理對人力資源管理的正面作用

人事檔案記錄了員工一生的個人經歷及發展過程，企事業單位通過人事檔案，能真正了解一位員工的過去，從而通過檔案來衡量一名員工真正的發展潛力，進而有效避免人才被埋沒。企事業單位還可以通過人事檔案中的有效信息，最大限度地了解人才能否為自己的企業效力。人力資源對于企事業單位的發展所起的作用日益明顯。現階段的人才流動非常頻繁，促進了人才質量的提高。而隨著政治體制的改革與深化，人事檔案的社會化開發式管理模式將更加普及與通用。

四、人力資源管理需要完善的人事檔案管理

應該努力實現檔案的搜集，保證查詢工作的系統性。相關的管理人員的職責與工作分配等制度應該完善并且上墻細化，要嚴謹地按照相關制度和程序來完成管理工作。當有人需要查詢或者查閱完整的檔案資料，必須出示相關證件以及相關許可，缺少程序的人員，堅決不可以隨意查找、翻閱檔案。只有正規黨員才有對相關檔案材料翻閱的資格，如果查找的資料中有涉及本人的部分，亦不能進行查詢，牽涉到與本人先關的親屬人員時候，查詢行為也要被禁止。遵循“三不轉”的基本工作要求。對于已經進行收集的個人材料，不僅應該規范細致地安排與歸類，還要進行嚴格的篩選與校對，必須做到細致分類、編碼以及記錄編排，裝訂整版。整理的過程中要用心核對與篩選，認真研究，并且根據內容加以適當的分類和調整。及時將那些出現破損或者有內容缺失的檔案資料進行規范與完善。保證裝訂的規整，文字要完整，不可以被遮擋，材料的內容不可以隨便加以變動，要保證原版的內容。只有這樣，才能最終達到對檔案整理工作的終極目標，即為檔案的完整、細致、分明，從而實現檔案工作體系的完整化與規范化。人事檔案管理人員要具備較高的政治素質、良好的職業道德，要拓寬檔案管理人員的知識領域，提高人事檔案管理人員的工作能力，使檔案管理人員能夠很好地適應全新的檔案管理方式。同時，我們要提高檔案管理人員的服務意識，更好地為人力資源管理和高層決策提供有效的服務。

五、人事檔案管理對于提高人力資源管理的作用分析

人事檔案檢索工具要具備多種類、高功能、檢索效率快的特點，要滿足檔案信息保存的需要。為了滿足檔案管理的與日劇增的需求，我們要建立檔案數據庫，并根據數據庫的情況建立檔案的檢索目錄。檢索工具要設計得簡單快捷、方便使用，這樣才符合人事檔案使用的習慣，符合檔案內容資料和形式特征。在檔案的管理方面工作，如果有領導的重視，將能夠更好地進行檔案的管理。在此基礎之上，領導應該有針對性地對檔案采取日益重視的方略，同時應該將檔案的管理工作納入領導干部的日常工作中，實行有領導負責制的檔案管理。

作者：闞旭紅 單位：鎮賚縣人力資源和社會保障局