企業(yè)人事檔案管理解讀

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摘要：

人事檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，是以個人為單位組合起來的，起著記錄和憑證的作用，它反應的是個人歷史的成長，其內容是經過組織審查或認可的。本文主要結合當前形勢，對企業(yè)人事檔案目管理狀況進行解讀，并提出建議。

關鍵詞：解讀；人事檔案管理

1企業(yè)人事檔案管理現狀

1.1檔案材料存在部分失真現象

在人事檔案管理過程中，發(fā)現部分個人檔案中年齡、工齡、黨齡有出入，學歷材料也存在不全現象，這些使個人檔案喪失了真實性和權威性。因此，我們按照相關要求對每卷檔案進行“三齡一歷”的審核，以確保其真實性。例如，員工王某，其檔案中出生年月有好幾個，按單位勞資上記錄今年已到退休年齡，本人數次反映其出生年月有誤，組織上派人查檔案，確定以第一張招工表填寫為準，組織認定退休年齡維持不變。

1.2檔案材料歸檔不及時

某些單位改制致使原單位不存在，導致相關材料難以收集補充。長期以來，個人也不夠重視，取得學歷材料有些存放在個人手里或不知到哪里去了，這種現象在市場化用工和勞務合同工檔案中較多，這些破壞了人事檔案的完整性及整體性，給人事檔案的管理及更好的掌握員工動態(tài)帶來不利。

1.3人事檔案分類類別復雜

由于本企業(yè)特殊地理位置，在管好、用好在職人員檔案的前提下，需確保其他檔案（退休、死亡、改制企業(yè)、流動等人員檔案）正常運轉。例如：死亡人員吐某，去逝前雙方為再婚家庭，且雙方均帶有子女，在吐某去逝多年后，男方家子女為房產繼承起糾紛，相關部門通過查閱吐某去逝前檔案中履歷表家屬一欄實際情況，依據法律規(guī)定確定其妻繼承權，避免了女方受到傷害，保障了婦女的合法權益。

1.4整理人事檔案工序繁雜

按照干部人事檔案工作目標管理的要求，對收集歸檔的材料在一個月內歸入人事檔案內，每兩年裝訂歸檔一次。按照檔案整理標準，進檔的材料要做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。由于每年都有新材料增加，檔案管理人員常年忙于散材料的收集、鑒別、入檔等繁雜而重復性的工作，沒有精力與時間對人事檔案進行一些研究性、探討性的開發(fā)與利用。

1.5人事檔案宣傳力度不夠

人事檔案工作是一項內部性、保密性很強的工作，因此要強化人事檔案的宣傳，讓人們了解個人人事檔案的重要性，通過宣傳，使人們養(yǎng)成重視個人檔案的行為，養(yǎng)成自覺、主動關注自己個人檔案的去向。

2人事檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用

2.1由于檔案起著依據、憑證的作用，所以它有極強的法律效益

人事檔案不僅為單位用人、選人等工作服務，同時也為個人利益服務，對個人來說，就業(yè)、考研、出國政審、職稱評審、社會保險、入黨入團、退休手續(xù)辦理以及各項證明的出具都以檔案材料的審核為依據。如某單位退休職工薛某原是紅軍身份，在中被打成叛徒、歷史反革命分子，紅軍身份也被取消。1986年退管站領導聽說此事，深知中搞了很多冤假錯案，讓很多人蒙受了冤屈，決心把薛某的問題搞清楚。退管站領導通過各級組織、多方面查找資料，最后，在某辦事處的一大堆待處理的廢舊文字材料中，翻出了已經紙張破損、發(fā)黃的原始檔案。退管站領導重新把薛某的檔案裝訂好并呈送×××黨委組織部審核。×××黨委組織部于×××年2月14日，以新黨組審字［×××］010號文批復，為薛某恢復紅軍身份。

2.2人事檔案不僅為企業(yè)的選人、用人提供有價值的參考信息，對企業(yè)人力資源的合理配置也有促進作用

人事檔案是人力資源管理的組成部分，利用檔案中員工的歷史和工作經歷，根據個人能力和不同特點，預測其發(fā)展?jié)摿ΓM行科學管理和合理配置，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人盡其才的作用。

2.3人事檔案在組織人事部門考察任用干部中有著重要作用

由于人事檔案中詳細地記錄了個人的學習經歷、工作經歷以及業(yè)績表現、專長愛好等情況，考察任用干部時有著重要的參考價值，并直接關系到組織人事部門對干部選拔、任用的準確性。

3對企業(yè)人事檔案管理工作的幾點建議

3.1領導對檔案的關心與支持，是做好人事檔案管理工作重要保障

每個人對待檔案的視角不同，領導從企業(yè)的全局出發(fā)來權衡工作，人事檔案管理人員則多從自己的專業(yè)角度來思考問題。而檔案管理工作歸根到底是要為企業(yè)發(fā)展服務的，檔案管理人員應與其形成材料的部門人員建立良好的互動關系，讓自己更好的開展工作。

3.2人事檔案管理人員對接收的各類材料,要進行認真細致地鑒別

有些人對人事檔案內容不了解，對不符合歸檔要求的材料也交由檔案室保管，比如入學通知書、獨生子女證、結婚證等材料，檔案人員要根據人事檔案歸檔范圍及時進行鑒別處理，以保證人事檔案管理的準確性及嚴肅性。

3.3提高人事檔案管理人員的整體素質及管理水平

隨著現代化技術的不斷加強，人事檔案工作管理人員除了要掌握檔案管理的各項基礎知識、理論知識外，更要掌握和加強現代化管理手段，利用現代化的管理技術，管理好本單位的人事檔案，提高工作效率和延長人事檔案壽命，更好的為企業(yè)建設服務，用檔案信息化推動檔案管理工作的現代化。

3.4加大人事檔案的宣傳力度

通過借助企業(yè)宣傳媒體，營造良好的外部環(huán)境，宣傳人事檔案與個人關系、人事檔案與企業(yè)的關系等內容，從而激發(fā)人們從思想上、行動上形成自覺、主動地向組織人事部門移交具有保存價值的個人檔案材料的積極性，從而保證人事檔案的完整性及延續(xù)性。人事檔案管理工作是一項平凡而又機密性極強的工作，在當前形勢下，企業(yè)及檔案管理人員要以全新的思維、全新的視角、全新的理念、全新的舉措主動適應檔案工作新常態(tài)，充分認識到人事檔案管理的科學化、高效化、現代化對企業(yè)在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面提供準確完整的第一手資料的重要性，從而更好地為企業(yè)發(fā)展和經濟建設服務。

作者：和慶云 單位：新疆油田公司準東采油廠信息檔案管理站