醫院人事檔案管理與人力資源管理分析

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【摘要】時代在進步，科技在發展，醫院認識檔案管理也要不斷的更新進步，在如今這信息爆炸的年代，傳統的人事檔案管理工作受到了挑戰，出現了危機。傳統人事檔案管理的不足逐漸呈現出來，改進人事檔案管理已經迫在眉睫。只有改進人事檔案管理才能不被時代所淘汰，才能使工作更為有效，才能更為有效的促進人力資源管理的工作。

【關鍵詞】人事檔案；人力資源；制度化

人事檔案管理與人力資源管理都是醫院管理工作內容中的重要部分，在如今這信息爆炸的年代，人事檔案管理與人力資源管理的重要性逐漸被呈現，而傳統的人事檔案管理已經跟不上時代的步伐，只有改進人事檔案管理，使其提高工作效率，加強與人力資源管理的關系，才能在如今的社會環境下更好的生存、發展。

一、人事檔案管理的意義

充分開放和利用人力資源信息是人事檔案管理的基礎。深度開發人事檔案，可以提高檔案的使用價值，例如共享人事信息，促進醫院的經濟發展。同時，積極開發人力資源信息是人事部門的職責，由封閉式管理轉向開放式管理，快速收集人才信息并傳遞給用人科室，為醫院管理工作服務[1]。

二、人事檔案管理中出現的問題

（一）不規范的人事檔案

人事檔案材料的審查出現漏洞及歸檔出現差異等都是醫院普遍存在的問題。在填寫一些檔案時內容太過簡單，前后矛盾，不符合填寫規則，而有些檔案卻因不及時歸檔、不規范存放造成了檔案遺漏或損壞。

（二）基礎設施落后

醫院存放檔案的庫房是人事檔案管理的重中之重，因為庫房是存放檔案的地方，所以為了檔案安全，應該加強庫房的建設，但在如今許多醫院的檔案庫房缺乏防潮防火設備，且設施比較陳舊。在人事檔案管理的日常工作中，主要依靠手工進行工作，缺乏電子化檔案管理經驗、技術，故而檔案在經過多次的整理和裝訂后，很容易損壞。

（三）缺乏檔案意識

衛生事業隨著社會不斷進步而不斷改革，人才流動也隨之頻繁起來。很多醫院工作人員對自己的人事檔案并不關心，以至于有些重要的檔案資源缺失也毫不知情，當人員流動時，因為原始檔案的缺失，往往只能跑回原單位進行補辦新檔案。這樣缺乏系統性的檔案管理不僅不利于核實基本情況，還容易對檔案真實性和可靠性產生質疑[2]。

三、人事檔案管理問題的解決方案

（一）人事檔案管理制度化

在管理人事檔案時，要貫徹制度建設。在完善人事檔案管理的同時，要對檔案管理制度嚴格執行加強監督，以便檔案管理制度能夠有效實施。在制度下，要堅持人人平等，建立制度的嚴肅形象。同時要分工明確、強調工作原則、建立工作規范，規范員工的工作，還要加強檔案和其他部門的聯系，促進檔案管理制度化、程序化[3]。

（二）加強宣傳，增強意識

醫院要對員工積極宣傳人事檔案管理的意義，加強員工對檔案法律法規的學習。醫院的干部領導也需要學習相關知識，增強檔案意識，注重檔案管理，以便更好的對人事檔案管理工作進行支持，從而促進人事檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容中去，不僅如此還要加強患者的檔案意識，著重加強參與養老保險的人群，隨著經濟的發展，許多事業單位的工作人數在增加，許多新的企業如雨后春筍般涌出，這使得參保人員急速增長，倘若參保人對自己的檔案不夠了解，不夠注重，當自身檔案出現遺失或損壞的情況，沒有及時的進行補辦，影響人事檔案的正常管理。更有甚者，因對檔案的不注重，對檔案不理不問不辦理，這都對將來養老保險的順利進行起到了阻礙作用，以至于產生糾紛。故而加強對群眾的檔案意識也是人事檔案管理工作的重要部分。同時，檔案管理人員的思想教育也要加強，以便提高相關人員的工作素質及專業化水平，從而維護檔案的完整性。

（三）規范收集整理工作

人事檔案管理的基礎工作便是對檔案資料的收集、整理、補充。人事檔案內容較為廣泛，包括人事部、科教部等許多部門。檔案管理人員在日常工作中應該與這些部門經常聯系，以便更好的收集檔案，完備、完整、準確、明確是收集手續工作過程中需要嚴格執行的。同時要嚴格對檔案進行審查，及時退回不符合要求的材料并要求限期糾正，而不屬于歸檔范圍的材料要退回相關部門。

四、人力資源管理的意義

首先，人力資源管理能促進醫院的規范性與嚴謹性。人力資源部門需要在日常工作中對人員進行管理和約束，當員工進入醫院的那刻起，就要建立個人檔案，并按需分配。醫院各部門之間的管理受到工作人員的影響，醫院的工作大多非常嚴謹，這就要求工作人員必須掌握專業的知識及技術。在醫院的工作中，規范醫院基本操作是必須要做到的，人力資源管理因其細致性和指導性保障了醫院基本操作的規范有序執行。其次，醫院的體制改革受到人力資源管理的影響，在如今的社會條件下，醫院的管理方式是一種企業化的管理方式，因此，對人事的要求出現了不同，人力資源的整合便是企業化人事管理的表現。隨著我國醫療體制改革的進程，人力資源在其中起到的作用也越來越大。最后，公共衛生影響到一個國家的生存與發展，處于發展階段的我國，迫切需要有個能實現公共衛生服務的完整系統。在我國，醫療水平還尚處于初級階段，無法滿足廣大民眾的醫療需求。人力資源管理能在基礎上保證醫療水平的進步[4]。

五、人事檔案管理與人力資源之間的關系

人事檔案管理能充分發揮人力資源的工作效率，對人力資源的合理配置起著促進作用，更能使人力資源的預測更為科學與規范。同時，人事檔案管理對人力資源管理也起著反作用，因為當檔案材料出現失真及雷同時，會對人力資源管理的合理配置起著妨礙作用，會降低人力資源的發掘力度。同時當人事檔案的整體性有損時，例如檔案材料出現缺失與管理混亂等，便會使得人力資源的工作效率下降。落后的人事檔案管理方法更會制約著人力資源的開發[5]。

六、人事檔案管理的改進方法

（一）完善人事檔案管理制度建立完善、合理的人事檔案管理制度將會打破傳統的工作習慣與要求，使得人事檔案管理工作達到新時代的工作要求，使得人事檔案管理工作制度化、規范化。

（二）提高工作人員的素質隨著時代的發展，社會的進步，許多昔日的管理模式及對工作人員的要求都逐步被淘汰，因此，培訓新型的人才，全面提高工作人員的素質是必然的。新型的人才更適應新型的管理模式，在新型的管理模式下新型的人才在工作上更有工作效率。提高工作人員的素質不僅能提高工作效率還能提高工作的質量。

（三）人事檔案管理科學化、現代化時代在發展，檔案材料隨著時間的流逝而在不斷增加。主要依靠手工操作的傳統管理模式漸漸跟不上工作的需求，長時間的工作，較高的出錯率等都已經成為工作的阻礙。因此建立一套新型的、現代化的管理模式勢在必行。

七、結束語

時代在高速發展，社會在快速進步，只有與時俱進，不斷自我更新才能不被社會淘汰，因此傳統的人事檔案管理和人力資源管理必須要進行大改革、大換血才能適應新的時代。建立新型的檔案管理模式，培訓新型人才都是必要的改革過程，只有這樣才能更好的抵御沖擊、更好的適應新時代。

參考文獻

[1]陳靜.人事檔案在醫院人力資源管理中的作用研究[J].華章,2013（25）:323-323.

[2]楚蘭英.淺論醫院人事檔案管理與人力資源管理[J].東方企業文化，2014（1）:177-177.

[3]楊暢.談醫院的人事檔案與人力資源管理[J].辦公室業務,2013（23）:185.

[4]張霞.人力資源管理在醫院中的重要作用[J].經營者,2013,27（9）:43,51.

[5]曾紅華.從人力資源管理看醫院人事檔案管理[J].黑龍江史志,2014（9）:124-125.

作者：黃鳳潔 單位：廣西民族醫藥研究院（廣西壯醫醫院）