人事檔案管理改革分析

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［摘要］隨著我國市場經濟的發(fā)展和人才市場的建立，以及現(xiàn)代計算機網絡技術的發(fā)展，原有的企事業(yè)人事檔案管理觀念與模式受到了前所未有的挑戰(zhàn)。人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是選拔人才的重要工具。管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。文章著重探討了人事檔案管理工作中存在的問題與對策。

［關鍵詞］人事檔案；管理；改革

1人事檔案管理存在的問題

1.1單一模式

層次的多樣性的矛盾。目前，我國企業(yè)人事檔案管理大多采用干部人事檔案管理模式，這種管理模式比較適合本單位內部人事檔案，來源比較單一，僅限于本機構人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也有利于人事檔案的保護工作。但是隨著我國經濟體制改革的不斷深入，市場經濟的不斷發(fā)展，我國涌現(xiàn)出許多類型的企業(yè)，有公有制企業(yè)，三資企業(yè)和私營企業(yè)三種形式。企業(yè)的類型較多，在這些類型的企業(yè)中，企業(yè)管理者的身份層次也很多。有選舉產生的董事會、監(jiān)事會成員，有董事會、經理聘任的內層管理人員。在國有企業(yè)中，也有上級黨委組織部門直接任命的領導者等等。因此，職工層次的多樣性決定了企事業(yè)單位的人事檔案管理方法要與之相適應。

1.2部分單位在檔案硬件設施上投入不足

檔案室本來應是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設施，也不愿在檔案室添置新設備，導致大部分檔案室設備簡陋，更有甚者，在個別單位還會出現(xiàn)沒有專用檔案室的現(xiàn)象，人事檔案管理不規(guī)范、不標準，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發(fā)生，從而對檔案利用產生了不利影響。

1.3人事檔案管理方式和手段相對落后,運行效率較低

管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案管理需要專人管理單獨存放。但現(xiàn)在大多數(shù)事業(yè)單位的從事人事檔案管理的人員往往身兼數(shù)職且大部分靠手工操作未使用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)費時、費力效率低。

2人事檔案管理的建議

2.1完善人事檔案管理制度

提高人事檔案管理的制度化建設水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作。如果沒有一定的制度來制約,就會無章可循、無所適從。應結合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要,進一步完善各項檔案管理制度并在抓落實上下功夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度,對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求,更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則,使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。

2.2注重人事檔案材料收集

提高人事檔案管理質量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎,隨著政治經濟體制改革的不斷深化,干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業(yè)技術晉升等需要入檔的材料不斷增多,給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料,認真整理,細致鑒別,做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理,手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦,確保材料齊全完整、手續(xù)完備,保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

2.3采用現(xiàn)代化管理手段

加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設。人事檔案是人才信息資源庫,合理利用各種資源,使其最大限度地發(fā)揮作用,必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理,以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化,是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要,是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分,也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率,準確、及時地傳輸人事信息,提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率,就需要對人事檔案實行計算機輔助管理,利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術,將檔案資料整理輸入計算機,通過相應的技術處理,將文字、圖片、聲像等資料轉變成數(shù)據(jù)資料,實現(xiàn)人事檔案紙質與數(shù)據(jù)格式并存,根據(jù)需要,通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創(chuàng)新,通過網絡,可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享,向社會提供優(yōu)質高效的人才檔案信息服務,以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量,并大大提高檔案的利用效率。

2.4提高人事檔案管理人員的素質

人事檔案管理的好壞,在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員要不斷提高自身政治素質和專業(yè)素質。提高自身的政治素質,加強責任感,把人事檔案工作看做是一項政治工作,在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴肅性能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心,減少工作中的失誤和差錯。有了責任心.才能不厭其煩地去收集材料才能認真鑒別材料的真?zhèn)巍?/p>

3結語

為轉變人們對“人事檔案”無用論觀念和思想，我們應該在體制、政策、制度改革的前提下，進一步完善我國的人事檔案管理機制，使之能夠符合社會主義市場經濟發(fā)展和社會政治體制改革的需要，為新時期人才管理和使用提供更好的服務。

主要參考文獻

［1］陳小薇．對企業(yè)人事檔案管理存在問題初探［J］．就業(yè)與保障，2006（2）．

［2］呂春影．人事檔案管理中存在的問題及完善措施［J］．濮陽職業(yè)技術學院學報，2004（11）．

［3］潘姝．人事檔案管理現(xiàn)狀及對策［J］．麗水學院學報，2005（6）．

作者：黃雋 單位：吉林省第六地質探礦工程大隊