流動人員人事檔案管理問題及對策
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隨著經(jīng)濟(jì)體制改革和人事制度改革的進(jìn)一步深化，以“雙向選擇”為特征的人才流動，打破了多年來不同所有制身份、干部身份以及人才合理流動的禁錮，也使原本單純、明晰的就業(yè)形態(tài)和勞動關(guān)系變得復(fù)雜、模糊起來。流動人員人事檔案具有數(shù)量逐漸增多，流動變化頻繁，管理難度大，利用率高等特點。流動人員檔案在市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)中具有舉足輕重的作用，必須對其進(jìn)行科學(xué)管理。
對于醫(yī)院來說，其行業(yè)流動人員相對其他行業(yè)來說是比較多的，隨著醫(yī)療管理事業(yè)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，醫(yī)院對于人才尤其是高素質(zhì)人才的需求越來越強(qiáng)烈，這就要求醫(yī)院在做好人力資源管理工作的同時，要積極對人事檔案進(jìn)行妥善的管理，正視并且深入挖掘人事檔案管理工作中存在的問題和不足，具體來說大致包括以下三方面：
1.內(nèi)容缺失，真實性不夠。
在填寫人事檔案時，由于檔案表的內(nèi)容設(shè)置太過固定，無非就是姓名、性別、年齡、畢業(yè)院校、工作經(jīng)歷等若干固定模塊，在檔案表格設(shè)計中缺乏可以深入挖掘填表人信息的項目設(shè)置，導(dǎo)致了檔案材料內(nèi)容的形式過于陳舊單一，信息量不足等問題。另外，在填寫人事檔案的過程中，難免會有人為了在眾多應(yīng)聘者中顯得更有優(yōu)勢，對個人工作經(jīng)歷、管理經(jīng)驗、薪資待遇等信息進(jìn)行隱瞞和虛報。人事檔案內(nèi)容陳舊單一、信息量不足、內(nèi)容不夠真實等問題的存在，造成了人事檔案填寫信息的真實度大打折扣，這也是人事檔案材料收集中比較常見的問題。
2.檔案管理落后、管理水平低。
很多醫(yī)院尤其是小型醫(yī)院由于自身規(guī)模限制，沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，也沒有安排專職人員進(jìn)行人事檔案管理，對于檔案的存放也只是收集之后隨意堆在一邊，并沒有根據(jù)職位、級別等標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行詳細(xì)的分類和劃區(qū)域放置，造成了人事檔案管理工作不夠正規(guī)的現(xiàn)狀；很多醫(yī)院的人事檔案管理都是雜亂無章的，要么就是其他清閑部門人員兼職管理，要么就是只有一兩個專人負(fù)責(zé)整個醫(yī)院龐大的人事檔案管理，由于個人精力有限，想要細(xì)致做好如此大量的檔案管理工作，當(dāng)然是十分困難的；有的醫(yī)院為了節(jié)省人力、財力，干脆直接將醫(yī)院的人事檔案管理工作委托給勞動人事相關(guān)部門管理。以上這些混亂的檔案管理方式都導(dǎo)致了人事檔案內(nèi)容真實度無法確保、資料完整度不夠、歸檔混亂等棘手問題的出現(xiàn)，這些問題長期堆積得不到有效解決，只會令問題越來越嚴(yán)重，最終影響到醫(yī)院的正常人力資源管理。
3.檔案管理環(huán)境不夠優(yōu)化。
就目前檔案存儲工作現(xiàn)狀來看，人事檔案多以紙張形式存放，如果遇到連續(xù)陰雨天氣，很容易造成紙質(zhì)檔案的受潮、發(fā)霉、被蟲蛀等問題，嚴(yán)重破壞了人事檔案內(nèi)容的完整性；如果遇到突發(fā)自然災(zāi)害，由于紙質(zhì)檔案的數(shù)量多、搬運(yùn)難度大等現(xiàn)實問題，很可能會導(dǎo)致因為來不及搶救檔案，而造成紙質(zhì)檔案的損壞或者丟失的現(xiàn)象；檔案存儲環(huán)境的安全防護(hù)系數(shù)不夠，還可能還會出現(xiàn)檔案被人為偷竊等不必要損失。
二、流動人員人事檔案管理的具體解決對策
要想提高醫(yī)院流動人員人事檔案管理的工作質(zhì)量，就必須正視人事檔案管理工作中存在的問題和不足，積極探索相應(yīng)的、有針對性的解決方法和策略。
1.加強(qiáng)內(nèi)容把關(guān)工作。
流動人員人事檔案整理過程中，要防止檔案材料丟失和擅自泄露檔案內(nèi)容，更不得擅自涂改、銷毀或偽造流動人員人事檔案材料。在人事檔案管理工作中，要想從根本上解決人事檔案內(nèi)容陳舊單一、信息量不足的問題，可以嘗試以下改進(jìn)方式：第一，要對人事檔案填寫表格的內(nèi)容進(jìn)行合理設(shè)置，添加一些類似于興趣愛好、座右銘等輔助信息欄，從多個方面了解填寫表格者的素質(zhì)、修養(yǎng)等，進(jìn)而通過表格填寫內(nèi)容，可以更全面了解應(yīng)聘者的各方面信息；第二，還要加強(qiáng)對人事檔案內(nèi)容填寫的把關(guān)工作，確保人事檔案必填項目內(nèi)容填寫的完整性；第三，要加強(qiáng)對于檔案內(nèi)容真實度的核實和監(jiān)察，提高檔案填寫內(nèi)容的真實性。
2.提高檔案管理人員素質(zhì)。
加強(qiáng)檔案工作人員的培養(yǎng)，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性當(dāng)前，制約醫(yī)院檔案管理水平的主要因素是人才不足。檔案管理工作對檔案工作人員素質(zhì)提出了很高要求。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作人員的培養(yǎng)和教育，不斷豐富他們的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德水平，提高工作的積極性和主動性，充分發(fā)揮工作的主觀能動性。一個單位發(fā)展再強(qiáng)大，它的人事檔案管理還是要依靠人力去進(jìn)行有序的收集、歸納和整理的，所以檔案管理人員的素質(zhì)高低，對于單位的檔案管理水平是有很大影響的。要想做好醫(yī)院的人事檔案管理工作，首先就要加強(qiáng)單位對于檔案管理的干預(yù)和控制，規(guī)范相關(guān)規(guī)章制度，獎罰嚴(yán)明，確保檔案管理工作的制度化和規(guī)范性；在選擇檔案管理人員時，要進(jìn)行多方面綜合考察，主要從知識層次和職業(yè)素養(yǎng)兩方面進(jìn)行考量，慎重選擇責(zé)任心較強(qiáng)的檔案管理工作人員，這是做好人事檔案管理工作的第一步，也是關(guān)鍵的一步；還要加強(qiáng)對上崗人員的培訓(xùn)，提高相關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)對人事檔案管理的宏觀控制與相關(guān)工作人員的工作能力培養(yǎng)，這是做好檔案管理工作的最基本的也是最有效的措施。
3.實現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。
前面提到，在人事檔案管理中存在著管理環(huán)境不夠優(yōu)化的現(xiàn)實性問題，針對這一問題，最好的解決方法就是將人事檔案都?xì)w為電子檔，將書面信息匯總于電腦內(nèi)，還要進(jìn)行備份存儲，這樣在有利于保證紙質(zhì)檔案在保存形式上不會受到外來因素的干擾同時，將大量資料存儲在電腦里，這也便于日后建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，在需要調(diào)出信息時可以更加準(zhǔn)確、快速的完成查找工作；還可以嘗試開發(fā)個人檔案跟蹤更新系統(tǒng)，確保人事檔案的內(nèi)容的及時更新和修改。但是，我們要認(rèn)清一個現(xiàn)實問題，那就是對于大多數(shù)規(guī)模較小的醫(yī)院來說，由于專門的檔案管理人員數(shù)量較少，綜合素質(zhì)也不高，想要真正實現(xiàn)“無紙化”人事檔案管理是有一定難度的，工作量也是巨大的，不好具體實施，所以醫(yī)院在進(jìn)行實際的流動人員人事檔案管理時，要充分認(rèn)清現(xiàn)實，結(jié)合醫(yī)院的實際情況，在充分利用現(xiàn)代化科技手段完善檔案管理形式的同時，還要尤其重視對檔案管理工作環(huán)境的優(yōu)化，多投入資金和精力，對于檔案室的存放環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，保持其處于通風(fēng)、干燥狀態(tài)，還要建立必要的應(yīng)急搶救措施，在平日的管理工作中注意從軟件和硬件完善兩方面做好應(yīng)對突發(fā)情況的有效預(yù)防措施，保證檔案管理的順利進(jìn)行。
三、結(jié)語
單位要想真正做好人事檔案管理工作，必須先要找到在檔案管理工作中存在的問題和缺陷，對癥下藥，找到與之相對應(yīng)的解決方法和有效對策，才能真正有的放矢的解決問題，達(dá)到更好的工作效果，確保人事檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。
作者：王興娟 單位：寧波市江東區(qū)百丈街道社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心