企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化探析

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人事檔案管理工作是每個企業(yè)單位基礎工作的基本內容之一對企業(yè)的發(fā)展起到了鋪墊作用，然而由于各種各樣的因素的影響，使得人事檔案管理現(xiàn)代化存在較多的問題。本文以企業(yè)人事檔案管理為切入點，分析人事檔案管理現(xiàn)代化存在的問題，切實提出推動企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化的相關措施。

1企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化存在的問題分析

人事檔案是對企業(yè)工作人員具體信息的一個真實記錄，包括員工的工作信息及所獲得的榮譽亦或是懲罰等，為企業(yè)人事管理人員了解員工、挖掘員工才能、正確決策與科學管理等提供了參考基礎?，F(xiàn)階段，我國各企業(yè)的人事檔案管理工作已基本實現(xiàn)現(xiàn)代化，但仍舊存在著很多問題，影響著檔案管理現(xiàn)代化的進一步發(fā)展。以下是對企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化存在的問題的具體分析。

1.1缺少完善的人事檔案管理制度。

人事檔案管理工作對于每個企業(yè)來說都是至關重要的。然而，由于人事檔案的管理工作較為基礎，且較為繁雜，往往得不到足夠的重視，相關企業(yè)單位缺少完善的人事檔案管理制度，使得人事檔案管理工作沒有制度可以依靠，工作的開展不免有幾分盲目，管理的效果往往不盡人意。

1.2檔案管理方式依然落后。

信息技術取得了突飛猛進的發(fā)展，由傳統(tǒng)的紙質留存方式發(fā)展到以現(xiàn)代化網絡信息為核心技術，改變了各領域的工作方式，為企業(yè)提供了人力資源利用保障。但是部分企業(yè)的人事檔案管理部門仍然存在用手工對檔案資料進行機械性的拆裝，管理手段較為落后，企業(yè)管理者缺乏基本的管理方式。在淡薄的人事檔案意識影響下，檔案管理缺乏必要的規(guī)范。

1.3檔案內容質量不符合要求。

在人事檔案管理過程中，存在著檔案內容質量不符合要求的現(xiàn)象，集中表現(xiàn)在檔案信息不完善與人事檔案跟蹤進度較慢兩個方面。就檔案信息不完善而言，人事檔案需要記錄員工的基本信息、擅長的工作領域、具體的能力水平以及所取得的成績等等，如若檔案信息不完善，那么檔案內容質量就不符合規(guī)定的要求，影響人事管理人員聘用或提拔員工，不能發(fā)揮人事檔案最大的作用，甚至使得人事檔案的存在形同虛設。就人事檔案跟蹤進度較慢而言，某些企業(yè)員工變動頻率較高，人員調動幅度較大，那么就要求人事檔案管理人員及時的更新檔案，確保檔案信息的時效性。如若人事檔案跟蹤進度較慢，則降低了檔案內容的利用效率，甚至造成人事檔案脫檔的情況發(fā)生，不能為管理人員的決策與管理作出正確的參考，也在一定程度上降低了人事檔案存在的價值。

1.4人事檔案管理人員專業(yè)素質水平較低。

很多的人事檔案管理人員由于自身的專業(yè)水平不到位，沒有經過專業(yè)知識的培訓，缺少相關的工作經驗，而且有的人還是身兼多職或者是順帶定崗的，甚至有的項目組完全就沒有設立檔案管理這項工作的負責人，所以嚴重缺乏對檔案管理知識熟練的專業(yè)人才。

2推動企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化的相關措施

前文已述，企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化存在著較多的問題，在一定程度上影響著企業(yè)的進一步發(fā)展，故而要切實采取相關措施，針對這些問題，逐一解決，確保人事檔案最大程度上發(fā)揮參考作用。

2.1完善人事檔案管理制度。

各企業(yè)在進行人事檔案管理工作之前要針對相關管理制度加以完善，使得相關管理人員在進行人事檔案管理時，有制度可以依靠，要規(guī)范可以遵守，提高人事檔案管理質量，推動企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)。

2.2檔案管理工作規(guī)范化、標準化。

人事檔案管理工作標準化與規(guī)范化是實現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑。為了切實做到人事檔案管理工作趨于標準化與規(guī)范化，就要引起相關工作人員的高度重視，提高工作人員的專業(yè)管理素質，在進行檔案管理工作的時及時完善與更新檔案信息，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象及時解決。2.3加強人事檔案的保密管理。人事檔案現(xiàn)代化管理過程中，要認真研究人事檔案信息化管理的相關政策，建立健全人事檔案信息化的管理機制，嚴格界定人事資源和信息資料的密級標準，對計算機的加密功能要正確操作。比如有些企業(yè)在人事檔案過程管理上存在麻痹思想，輕易告知他人賬號和密碼進入數(shù)據(jù)庫查閱資料，出現(xiàn)電子文檔丟失、泄密等情況，給信息化管理帶來了安全隱患。因此，在工作中，人事檔案管理者應該時刻保持清醒的頭腦，嚴格執(zhí)行相關保密條例，準確采用信息化手段進行管理。

2.4實現(xiàn)人事檔案管理的信息化發(fā)展。

檔案信息質量的高低將會直接影響到檔案工作規(guī)范化、標準化的推進。隨著互聯(lián)網信息時代的到來，各行各業(yè)都試圖利用這種新技術推動自身的發(fā)展。人事檔案管理工作也同樣如此，未來的人事檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前，越來越多的案例已經證明傳統(tǒng)意義上的人事檔案管理已經暴露出其所存在的弊端，例如工作量大、效率低、費時費力等。相反，如若實現(xiàn)人事檔案管理信息化，不斷的挖掘與啟用人才，為檔案部門建設辦公室和檔案室，配備計算機等基礎軟件設施，根據(jù)企業(yè)實際經營管理情況，為保持電子設施更新的及時性和延續(xù)性增加投資，這樣才能加快企業(yè)實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化建設的步伐。

2.5提高人事檔案信息化相關人員的專業(yè)素質。

檔案管理人員的素質包括很多種，有服務意識、管理水平、專業(yè)素養(yǎng)等等，檔案管理人員要不斷加強自身的服務意識，了解檔案管理工作的重要性以及產生的作用。不斷加強自身的知識素養(yǎng)，學會結合現(xiàn)如今的發(fā)展趨勢，采用科學合理的管理方法，制定相適應的管理措施，將人事檔案管理的工作做的更完善。不僅如此，還要建立員工績效考核體系。績效考核是一項系統(tǒng)工程，是企業(yè)在既定的戰(zhàn)略目標下，運用特定的標準和指標，對工作人員的個人表現(xiàn)、工作表現(xiàn)及工作業(yè)績等進行評估，并運用評估的結果對員工將來的工作行為和工作業(yè)績產生正面引導的過程和方法。其主要分為組織績效考核和個人績效考核，這就要求電力企業(yè)的工作人員不僅注重個人績效，還要注重團體績效，這樣一來，不僅提高了員工的個人工作能力，更增強了團體凝聚力、提高團體意識，強化團隊合作精神，有利于人事檔案管理工作的開展，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。綜上淺述，企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化對于企業(yè)的進一步發(fā)展來說有著重要的作用，在實際的管理過程中往往存在著很多的問題，需要切實采取相關措施加以解決例如完善人事檔案管理制度、使檔案管理工作規(guī)范化與標準化、加強人事檔案的保密管理、實現(xiàn)人事檔案管理的信息化發(fā)展與提高人事檔案信息化相關人員的專業(yè)素質等，推動實現(xiàn)人事檔案管理工作現(xiàn)代化，加快企業(yè)發(fā)展的步伐。

作者：付琳琳 單位：哈爾濱市城鄉(xiāng)規(guī)劃設計研究院