高職院校人事檔案管理發(fā)展探究

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在知識經濟的興起，教育事業(yè)不斷發(fā)展的背景之下，學校在高職教育方面擔任著人才培養(yǎng)的責任。在高職院校的檔案管理中，人事檔案管理是高職院校檔案管理中一個重要的組成部分，是管理其他檔案的基礎，起到了先導性作用。為此，如何在人才激烈競爭環(huán)境中，充分利用計算機網(wǎng)絡技術，加大對高校人事制度的改革與發(fā)展，進一步的強化高職院校的檔案管理效率和質量，不但是今后高校中人事檔案的管理的重要發(fā)展趨勢，也是國家發(fā)展信息化建設的發(fā)展需要，具有極其重要現(xiàn)實意義。以下是對當前我國職院校人事檔案管理存在的問題和改善措施進行詳細闡述。

一、高職院校人事檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問題

1.管理人員對人事檔案重視程度不夠。

人事檔案是通過對個人信息的收集、審查、整理、裝訂、借閱多種用處為一體的檔案管理工作，但在高職院校的中人事檔案管理受重視程度普遍偏低，忽視了檔案管理的技術性以及專業(yè)性，管理層認為人事檔案管理是人人都可以勝任的工作，并未安排專業(yè)性人才管理，這就導致了所安排的管理人員僅僅將檔案進行了保管。同時信息化的檔案整理手段并未普及到人事檔案管理中，檔案管理工作基本是由手工完成，在此種情況下，對人事檔案的管理是有不利影響的。

2.人事檔案管理不規(guī)范，檔案內容不完整。

隨著人事制度的改革，高職院校為了生存與發(fā)展開始引進一些高職稱和高學歷的人才，但是這類型人才中大部分檔案的材料都有所漏缺，如缺少學歷學位材料、年度考核材料、專業(yè)職稱材料或者工資變動材料缺乏等，部分單位因為人事調動過于頻繁，對資料沒有進行有效地整理，這就造成了人事檔案殘缺漏損的情況十分的嚴重。而以往高職院校中傳統(tǒng)人事檔案管理的收集是屬于被動狀態(tài)的，即人事相關部門把所聘用人才的人事檔案通過郵寄方式送到學院的檔案管理部們，在這個環(huán)節(jié)中如果有移送不到位或者執(zhí)行不嚴格的情況，就會導致檔案的內容不完整，嚴重影響了高職院校人事檔案的完整性。

3.人事檔案管理與人事管理存在脫節(jié)現(xiàn)象。

在高職院校中，對人才的管理是人事檔案管理的前提也是基礎，因此人才管理和人事管理兩個方面是有緊密聯(lián)系的。但在經濟高速發(fā)展社會中，人才的流動比較頻繁，未經原單位同意就擅離職守的事例越來越多，為了追求更好的待遇在原單位培訓完后去另外單位工作的事例也不在少數(shù)。這些跳槽的人員沒有檔案資料也沒有組織關系，檔案的轉讓過程十分復雜與繁瑣，很多人為了省事在新的單位建立新的檔案，這就造成了檔案管理的混亂。在高職院校的人事檔案管理中這類情況不在少數(shù)，人才管理和與人事檔案管理脫節(jié)，人才無法受到檔案的約束，人事檔案也不能給師生提供較好的服務，檔案管理無法發(fā)揮其價值。

4.管理問題日漸累積，未及時得到反饋和相應整改。

在很多高職院校的檔案管理當中，由于缺乏相應的問題反饋機制，很多管理的弊端與漏洞在發(fā)生的時候，沒有得到及時的反饋，相關工作人員也并未成立小組對這些問題作出及時討論和整改，長久以往，管理問題日積月累，漏洞百出，大大的降低了管理的工作效率和最終質量。

二、新形勢下高職院校人事檔案管理發(fā)展的措施

1.完善檔案資料整理，改進管理工作。

在新形勢下開展人事檔案管理工作時需要規(guī)范人事檔案的管理制度，將檔案管理實施標準化，這就要求管理人員對人事檔案實行簡化、協(xié)調、統(tǒng)一等相關的有序化管理，以此提高檔案管理的效益，對于檔案的收集、整理、歸檔和借閱制定相關的工作規(guī)則，務必保證檔案材料的齊全與真實。在管理中要注意對檔案的收集與整理，增強管理人員的崗位意識，對于所有的人事檔案資料都要同等的重視，及時改進高校對全體教職員工人事檔案的管理與服務工作。

2.提高檔案管理者管理水平和素質以及工作素養(yǎng)。

隨著新形勢下檔案管理工作的變革，迫切的需要提高理者管理水平和素質以及工作素養(yǎng)，要求他們與時俱進，學會改革創(chuàng)新，進一步提高對管理的全面認識，意識到正確的管理方法可有效提高管理質量和效率的重要性。在實際管理過程當中，除了要掌握基本的專業(yè)理論知識，具備較強的檔案管理與整理能力，還應該要對電子計算機技術有一定的掌握，對國家政策有一定的認識。在做好本職的整理、歸檔、收集、鑒別工作后，還需要對各部門的檔案收集工作進行監(jiān)督和補救，這是高職院校檔案真實性、完整性和系統(tǒng)性的需要。并且隨著社會的發(fā)展，人事檔案管理的進步，檔案管理人員要及時更新知識技能來適應發(fā)展的需求。因此改善檔案管理工作人員的工作素質也是檔案管理的重要部分。高職院校應對檔案管理人員進行定期和分批的人事檔案管理培訓以及再教育，拓寬管理人員的知識面，增強管理的能力，來適應高校人事檔案管理工作的需要。高校人事檔案管理人員需要從根本上認識到檔案管理工作的重要性，在實際的人事檔案管理工作中實事求是、工作細致，對每一位檔案所記錄的人才負責。

3.通過信息化手段來收集與管理檔案。

隨著信息化技術在高職院校的普及，傳統(tǒng)的紙質檔案逐漸被電子檔案所替代。通過計算機技術對檔案進行收集與整理的方式更符合高校的發(fā)展。在對檔案收集時采用信息化手段能夠提升工作的效率和減少失誤率。并且各個部門通過信息化手段，可以在局域網(wǎng)內公布非保密的檔案信息，大大的提高了檔案資源的利用率，提升了檔案管理的工作效率。采用現(xiàn)代化信息技術開展檔案管理工作，全面實現(xiàn)高校人事檔案管理數(shù)字化。這既是信息化社會的要求也是發(fā)展的需要。數(shù)字化所代表的是縝密、精細與高效。通過計算機網(wǎng)絡技術將數(shù)字化手段運用在高校的人事檔案管理中，能夠提高建設和完善人事檔案數(shù)據(jù)庫的效率，從而達到提高教育管理水平和效率的目的。高質量的數(shù)字化人事檔案建設，可以為學院高水平的教學、科研和管理等提供強有力的支撐。

4.健全與完善檔案管理收集制度。

在校內通過健全與完善檔案管理制度，能夠有效的避免人事檔案文件遺漏與丟失情況的發(fā)生。如建立移交制度、檢查制度、監(jiān)督制度以及歸檔制度等。每當學校出現(xiàn)檔案管理人員調動情況則極易使檔案處于一個被動的情況。這時就需要合理、有效地檔案管理制度來引導完成檔案的移交工作。因此做好高職院校檔案管理工作的基本就是要通過制度的形式來強化工作人員的檔案管理意識，只有管理人員以及學校領導提升了對學校人事檔案的重視程度，才能有效地開展高校的人事檔案管理工作。

5.建立問題反饋機制，及時處理存在管理問題。

高職院校的認識檔案管理部門應該要專門成立工作小組，把管理過程當中存在的問題詳細記錄，定時針對這些問題進行討論，在第一時間內采取積極有效的措施對問題進行有效處理，并在長期實踐管理過程當中，逐步完善，形成一套完整的問題反饋-解決機制。總之，隨著高職教育事業(yè)的不斷發(fā)展，人事檔案工作慢慢顯示出了重要的地位與作用。加強高職院校的人事檔案管理工作一方面是高校發(fā)展的必然要求，另一方面也是現(xiàn)代化社會建設的需要。我們必須跟隨時代的腳步不斷提高高職院校人事檔案管理水平，采取科學合理方式開展人事檔案管理工作，提高檔案管理人員的工作素質以及管理意識，從而促進高職院校人才隊伍的建設，提升教育水平，推動學院的持續(xù)發(fā)展。

作者：林紅 單位：漳州城市職業(yè)學院