高校人事檔案管理信息化探討

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中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中提出要加快推進傳統載體檔案數字化，明確要求各單位要把數字檔案館建設列入信息化建設整體規劃。高校人事檔案作為國家檔案的重要部分，在新時代下發展的必然之路是順應時展，把信息化建設作為檔案工作的主要任務，重視高校人事檔案信息化建設，盡快實現高校人事檔案管理的現化代。

一、高校人事檔案管理信息化的必要性

（一）人事檔案管理信息化是時展的要求。

隨著信息時代的來臨，信息化已經成為經濟社會發展的一個重要標志。現代信息技術被各行各業廣泛應用，高校也不例外。數字化校園建設、OA公文流轉系統，對高校人事檔案的發展提出了新的挑戰，檔案信息化建設可以說已經迫在眉睫了。因此，高校人事檔案的信息化建設是順應時展的要求，也是檔案事業發展的必然趨勢。

（二）人事檔案管理信息化可以有效地提高工作效率。

隨著人事制度的改革和創新，傳統的人事管理模式嚴重制約了檔案價值的體現，遠不能滿足社會發展的要求。傳統的人事檔案管理主要以手工處理為主，以紙質為主要保存載體。傳統的管理模式不僅在加工、整理上耗費巨大的人力物力，而且在檔案的查閱、傳遞、數據統計與分析上更是耗時耗力，而采用計算機網絡信息技術,可以提高檔案的使用效率，實現人事檔案的檢索、編目、統計、分析等方面的要求，從而使檔案管理人員從繁瑣的手工操作中解脫出來，有利于檔案資料的開發利用。因此，打破高校人事檔案傳統的管理模式，推進人事檔案信息化，可以充分體現檔案的自身價值，有效地提高工作效率。

（三）人事檔案管理信息化有利于實體檔案的保護。

紙質材料作為人事檔案的主要保存載體，是最原始的證據資料。這些資料在查閱利用過程中，不斷的進行翻閱、反復的進行拆裝、復印，這就很難保證紙張不會受到損害，所以在人事檔案實現信息化后，利用電子文檔可以減少對實體的接觸，從而對實體檔案起到有效的保護。

二、高校人事檔案管理信息化的建議

（一）更新觀念，充分認識高校人事檔案信息化建設的必要性。

高校人事檔案管理是為高校發展服務的，要創新服務、提高服務質量，必須走檔案信息化的道路，實現資源共享。那么，要做好高校人事檔案信息化建設，首先高校領導要轉變思想更新觀念，認識到檔案信息化建設是時展的必然趨勢，重視對檔案管理人員的再教育和培訓，加強檔案管理人員的現代化管理能力的培養。其次高校人事檔案管理工作者自身也要拓展思路，改變落后觀念，自覺增強檔案意識和服務理念，積極進取主動學習現代化管理方法，熟練掌握計算機操作系統，成為適應社會發展的檔案管理人員。

（二）建立專業化管理隊伍，提升人事檔案管理人員的素質。

建立專業化的管理隊伍，首先要注重高校人事檔案的管理人員思想政治教育，不斷提高思想覺悟，增強其責任感和敬業精神。其次要加強高校人事檔案管理人員的專業技術培訓，通過業務交流、學習培訓等方式，使檔案管理人員不斷創新思路，拓展檔案工作新領域，深層挖掘檔案資源，從而加大檔案利用效率。最后要提高檔案管理人員的計算機操作水平，使其逐步掌握現代化的管理技術與方法，將最新的檔案管理知識和計算機知識相結合，及時更新知識結構，不斷提高管理技能。

（三）加大資金投入，保證人事檔案信息化的有序進行。

高校領導必須看到人事檔案信息化的必要性，將人事檔案信息化列入全校工作計劃，建設經費列入財務預算，有計劃、有步驟地加大資金投入，加強人事檔案管理的基礎設施。一是要配備專職的高素質人員管理檔案，推動人事檔案信息化工作。二是要配備高性能的計算機、服務器、掃描儀、數據存儲設備等。三是使用科學合理的檔案管理軟件。高校人事檔案與其它人事檔案相比，它除了包含十大類基本材料，還在學術科研成果方面，具有其獨特的特點。因此在選擇人事檔案管理軟件時，要充分考慮高校獨有的特點，做到既要功能完備、彰顯特點，又要科學合理、安全可靠。四是建立規范的人事檔案信息數據庫，嚴格遵守人事檔案管理的規章制度，由專人負責管理和維護，保證操作規范；同時注意定期更新數據，以保證人事檔案數據庫的完整和真實。

（四）做好防范，確保人事檔案信息的安全。

由于人事檔案涉及許多個人信息，而網絡存在著其特殊的不安全性，因此要求人事檔案管理人員要把人事檔案保密原則與信息化相結合，樹立風險防范意識，做好安全措施與防范預案。在人事檔案信息化建設中，首先建立一個局域網，裝有人事檔案信息管理軟件的計算機要做到專機專用，不登陸外網，并對網絡進行定期維護；其次要加強檔案軟件的加密工作，防止網絡黑客與電腦病毒對電腦進行攻擊，造成檔案信息數據庫受損；最后要強化保密觀念，對人事檔案管理人員進行保密宣傳和警示教育，確保人事檔案信息在收集整理、查詢使用、存儲傳輸等環節的安全性，做好防范泄密工作的最后一道防線。

三、總結

總之，人事檔案信息化為高校人事檔案管理工作帶來了新的機遇，是高校人事檔案發展的必然趨勢，要結合高校自身特點，努力探索一條適合自身發展的人事檔案信息化道路。

作者：于鳳仙 單位：河南財經政法大學