電子時(shí)代人事檔案管理論文

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1電子人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建工作的具體開(kāi)展

1.1建立人事檔案特征模型

電子人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建需要建立起一套與之相匹配的特征模型，便于指導(dǎo)具體的工作。人事檔案特征模型主要包括的內(nèi)容有：履歷材料、自傳或報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)的事項(xiàng)材料、考察或考核所需要的相關(guān)材料、學(xué)歷學(xué)位或職稱以及相關(guān)的培訓(xùn)材料、政審材料、黨組織材料、表彰或獎(jiǎng)勵(lì)材料、違法違紀(jì)等相關(guān)材料、工作任免等材料、其他具有參考意義的材料?？催^(guò)上述這些，人事管理人員便很容易對(duì)企業(yè)員工的相關(guān)檔案進(jìn)行檢查，然后再據(jù)此進(jìn)行修訂等。

1.2建立相應(yīng)的工作制度

對(duì)于企業(yè)的具體工作，需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，對(duì)于每年發(fā)生的人員變化情況、工資變化情況等做好相應(yīng)的記載，同時(shí)，公司在開(kāi)展項(xiàng)目時(shí)，除了提交相應(yīng)的紙質(zhì)材料之外，還需要提供相應(yīng)的電子材料，以便存檔之用。此外，針對(duì)人事檔案轉(zhuǎn)遞工作，當(dāng)員工的管理權(quán)限出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)，需要形成相應(yīng)的紙質(zhì)材料以及電子材料，按照企業(yè)的要求轉(zhuǎn)往人力資源部進(jìn)行相應(yīng)的管理，直到相關(guān)崗位得到確認(rèn)之后，移交人力資源部檔案室進(jìn)行存檔。同時(shí)，材料的存檔必須做到填寫合乎規(guī)范、取得相應(yīng)的手續(xù)或流程、前后所出現(xiàn)的信息抑制等，否則，需要對(duì)材料進(jìn)行進(jìn)一步的考核或拒收。

1.3電子人事檔案查閱

針對(duì)企業(yè)中部分員工出于工作需要或個(gè)人要求等原因，需要查閱檔案時(shí)，首先需要填寫相關(guān)申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人簽字同意后，才能查借閱，否則不能無(wú)故進(jìn)行查閱。

2電子人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建工作的具體維護(hù)

2.1做好電子人事檔案管理系統(tǒng)管理

建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)建立健全電子人事檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子人事檔案做好統(tǒng)一規(guī)劃和管理，設(shè)立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。要加強(qiáng)對(duì)電子人事檔案管理的監(jiān)管，設(shè)立相關(guān)部門執(zhí)行監(jiān)管的職能，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)需要在監(jiān)管下執(zhí)行。同時(shí)，還要建立科學(xué)、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)需要存檔的電子信息的真實(shí)性進(jìn)行確定其真實(shí)性，從而提高信息的有效性。

2.1.1做好電子人事檔案系統(tǒng)的保密工作電子認(rèn)識(shí)檔案是利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)電子文檔進(jìn)行管理保存的，網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)之一是具有很強(qiáng)的開(kāi)放性，即使相距很遠(yuǎn)依然可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接獲取數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)通信，而電子人事檔案作為國(guó)家單位重要的數(shù)據(jù)，需要很強(qiáng)的保密性。由于網(wǎng)絡(luò)的普及，很多不是國(guó)家單位的工作人員常常采取不正當(dāng)?shù)氖侄胃`取或更改檔案信息，這樣會(huì)導(dǎo)致重要信息的流失，檔案的保密性失去了作用，這將為檔案管理工作帶來(lái)安全隱患。網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性是無(wú)法改變的，保密也是電子人事檔案管理的要求，那么怎樣才能在保持網(wǎng)絡(luò)開(kāi)放性的前提下不失電子人事檔案的保密性是目前亟待解決的問(wèn)題。

2.1.2做好電子人事檔案原始文件保存和管理電子文件可以通過(guò)不同的格式在不同的載體上運(yùn)行，也可以通過(guò)某些軟件把格式進(jìn)行相互轉(zhuǎn)換，然后電子計(jì)算機(jī)的復(fù)制粘貼功能能夠把它的內(nèi)容完全一樣的呈現(xiàn)，這一定程度上方便了人們對(duì)電子人事檔案的使用，這樣的操作能夠保證電子文檔的真實(shí)性，但是卻無(wú)法確認(rèn)原來(lái)的文檔格式。雖然如此，計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大功能能夠能夠?qū)﹄娮尤耸聶n案等資料進(jìn)行保護(hù)。電子文檔的格式可以輕易的通過(guò)計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換，并且電子人事檔案被轉(zhuǎn)換成另外一種格式后完全看不出被改動(dòng)過(guò)，因此一旦被轉(zhuǎn)換或修改，最原始的資料就會(huì)消失。為了防止這種情況的發(fā)生，在轉(zhuǎn)換或改動(dòng)文檔之前，要在系統(tǒng)保存一份未被改動(dòng)的原始文件資料，并對(duì)其進(jìn)行備份，這樣能確保以后使用文檔資料的準(zhǔn)確性。

2.2培養(yǎng)建立新的檔案管理隊(duì)伍

在信息化時(shí)代，檔案管理人員應(yīng)該不斷提高自身的素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)電子計(jì)算機(jī)的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)專業(yè)化的電子人事檔案資料管理的人員。從一個(gè)角度上來(lái)說(shuō)，要引進(jìn)先進(jìn)的電子計(jì)算機(jī)的專業(yè)技術(shù)，通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)的知識(shí)，培養(yǎng)高素質(zhì)、思想端正、擁有高度的責(zé)任感的人從事檔案的工作。從另外一個(gè)角度上說(shuō)，專業(yè)的培訓(xùn)對(duì)現(xiàn)有的電子人事檔案管理人員來(lái)說(shuō)是十分有必要的，尤其是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)。隨著電子人事檔案系統(tǒng)的不斷完善，高要求是對(duì)電子人事檔案工作人員應(yīng)該追求的目標(biāo)，現(xiàn)代化的檔案管理的程度，其的關(guān)鍵性因素主要包括電子人事檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)水平以及他們對(duì)電子計(jì)算機(jī)知識(shí)的補(bǔ)充和更新速度，后者是最主要的因素。所以，電子人事檔案管理工作人員要跟上時(shí)代的腳步，優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單一的檔案管理方法，建立一支高素質(zhì)，專業(yè)結(jié)構(gòu)合理，順應(yīng)信息時(shí)代的電子人事檔案管理的隊(duì)伍。

3結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各企業(yè)對(duì)于電子人事檔案管理系統(tǒng)的工作的重視程度越來(lái)越深，通過(guò)構(gòu)建和開(kāi)展于電子人事檔案管理工作，能夠?qū)⑵髽I(yè)人力資源管理系統(tǒng)的內(nèi)容轉(zhuǎn)化為實(shí)際行動(dòng)，利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

作者：趙慶鵬 單位：黑龍江省泰來(lái)縣克利鎮(zhèn)