秘書模塊化思想人事檔案管理論文

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一、秘書部門人力資源管理與秘書人事檔案管理的關(guān)系

秘書人事檔案和秘書部門人力資源管理有著天然而又緊密的聯(lián)系，其重要作用體現(xiàn)在以下幾個方面：

1. 有助于最大限度地發(fā)揮秘書部門人力資源的效力。秘書人事檔案全面記錄了秘書的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程,通過檔案可以了解秘書的過去,掌握現(xiàn)在,從而預測其發(fā)展?jié)摿?, 及時發(fā)現(xiàn)人才 , 避免壓制人才 , 埋沒人才 ; 依據(jù)秘書人事檔案提供的信息 , 可以使秘書揚長避短,各司其職, 最大限度地發(fā)揮秘書的管理效力。

2. 促進秘書部門人力資源的合理配置。利用秘書人事檔案能夠進一步了解秘書的相關(guān)信息 , 從而對其進行科學管理 , 根據(jù)不同秘書的能力和不同的特點 , 在秘書部門進行合理配置 , 因事而擇人 , 因人以治事 , 把秘書配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位 , 充分發(fā)揮秘書的特長 , 促進部門之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間秘書合理有序地流動 , 避免秘書積壓和用非所學的現(xiàn)象產(chǎn)生 , 為各級各類機構(gòu)的發(fā)展，合理地配置秘書人力資源。

3. 有利于秘書部門人力資源需求預測的科學化與規(guī)范化。影響秘書部門人力資源需求的因素主要來自機構(gòu)內(nèi)部 , 有效的秘書人事檔案對分析機構(gòu)內(nèi)部人力資源狀況是否適應機構(gòu)的變革與發(fā)展要求 , 制定科學的人力資源計劃起著重要作用 , 脫離秘書人事檔案管理而做的秘書部門人力資源需求預測是盲目的。

二、模塊化思想概述

( 一 ) 模塊化思想的概念

模塊化是一種處理復雜系統(tǒng)分解為更好的可管理模塊的方式。模塊化用來分割，組織和打包軟件。每個模塊完成一個特定的子功能，所有的模塊按某種方法組裝起來，成為一個整體，完成整個系統(tǒng)所要求的功能。具體來說，模塊化是指解決一個復雜問題時自頂層向下逐層把硬件或軟件系統(tǒng)劃分成若干模塊的過程。每個模塊完成一個特定的子功能，模塊之間相互獨立，或者近似獨立；模塊可以按照設計規(guī)則分散設計并獨立測試，同類模塊相互競爭，所有的模塊可以自由選擇，按某種方法組裝起來，成為一個整體，并完成整個系統(tǒng)所要求的功能。

( 二 ) 模塊化思想的哲學理論

基礎馬克思主義認為，整體是指事物的各內(nèi)部要素相互聯(lián)系構(gòu)成的有機統(tǒng)一體及其發(fā)展的全過程。部分是指組成事物有機統(tǒng)一體的各個方面、要素及發(fā)展全過程的某一階段。形象地說，整體和部分更像是一個雞蛋殼，完整的時候是整體，破碎后每個碎片就是部分。馬克思主義認為，共性指不同事物的普遍性質(zhì)；個性指一事物區(qū)別于他事物的特殊性質(zhì)。共性和個性是一切事物固有的本性，每一事物既有共性又有個性。共性決定事物的基本性質(zhì)，個性揭示事物之間的差異性；個性體現(xiàn)并豐富著共性；共性是絕對的，個性是相對的、有條件的；共性只能在個性中存在。模塊化思想便是從整體到部分，再從部分到整體的過程，也是從共性到個性，再從個性到共性的過程。模塊化思想要求，首先根據(jù)任務的目標把整體分為合適的各個模塊，這就是從整體到部分，也是從共性中找出個性，然后再根據(jù)為了達到目標各種需求對各個模塊進行優(yōu)化整合，這就是從部分到整體，也是把各種個性中共性的部分結(jié)合為一體。也可以說，模塊化就是為了達成目標而從整體（共性）到部分（個性），再從部分（個性）到整體（共性）的過程，這其中從部分（個性）到整體（共性）是整個模塊化過程的核心。

( 三 ) 模塊化思想應用的流程

模塊化思想的應用可以大大節(jié)省成本和時間，不用重新設計，只需根據(jù)任務的不同而選擇合適的模塊加以組合應用，進而實現(xiàn)目標。模塊化思想的應用主要包括以下三個步驟：

1）根據(jù)需要將一個整體對象劃分為不同的模塊；

2）根據(jù)不同的任務需求將不同的模塊組合起來；

3）根據(jù)實際情況，作出模塊組合的調(diào)整。這個調(diào)整包括整個不同模塊的調(diào)整和各模塊內(nèi)部的調(diào)整。總之，模塊化思想是動態(tài)的，是為了實現(xiàn)目標服務的，要注意根據(jù)實際情況的發(fā)展適時做出調(diào)整。

作者：汪黎 單位：廣東省地質(zhì)科學研究所