高校人事檔案管理研究

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一、高校人事檔案管理中存在的問題

1.人事檔案管理制度不規范。

高校人事管理全面推行公開招聘、普遍訂立聘用合同、基本完成崗位設置管理實施工作。但是，高校人事檔案管理工作制度相對不規范，人事檔案在檔案接收、資料的轉遞、檢查、審核等程序上沒有較為完備的制度，導致檔案信息收集不全；檔案歸檔、查閱等方面缺乏相應的制度，致使入檔材料沒有及時歸檔，甚至出現檔案材料丟失、不完整等。

2.管理手段和技術落后。

在信息化發展的今天，高校人事檔案管理仍處于手工操作的狀態。盡管部分人事檔案已形成電子檔案，但是由于在人事檔案管理方面投入資金有限，檔案信息化尚未全面推行。人事檔案的歸檔、裝訂仍以手工為主，缺乏基本的管理設備與先進的管理手段，制約著人事檔案工作的進一步發展。

3.檔案管理人員專業素質有待提高。

部分高校人事檔案管理由人事部門工作人員兼職管理，由于不是專職人員管理，很難高標準完成人事檔案收集、鑒定、分類、裝訂、統計及利用等工作，從而使高校人事檔案管理遠遠不能滿足高校發展的需要。

4.人事檔案歸檔內容單一。

人事檔案的歸檔材料主要包括：履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察、審計材料，學歷、培訓材料，政審材料，黨團材料，獎勵材料，處分材料，工資、任免、待遇、出國審批等材料以及其他可供組織上參考的材料。隨著高校人事制度改革不斷深入，對管理的主要環節加以規范，深化體制度改革和深化養老保險、收入分配等重點領域的改革，人事檔案的歸檔內容要與之相適應，不斷豐富其歸檔內容。

二、高校人事檔案管理的路徑

1.建立規范的人事檔案管理制度。

在人事檔案管理中不斷加以優化，使人事檔案管理制度更加合理化、規范化、制度化，以適應日益深化的人事制度改革的需要。

(1)規范化管理。

人事檔案在內容與形式的形成上是有其內在的規律和內在的聯系，在嚴格把好檔案進口關、出口關的前提下，規范化管理。按照人事檔案的十個類別進行準確甄別、分類、整理、加工，確保人事檔案的真實、完整、實用，形成一整套收集、鑒定、整理、查閱、傳遞、定時歸還、利用等制度體系。

(2)嚴明的管理制度。

人事檔案工作已逐步實行標準化管理，人事檔案部門在遵循《檔案法》的基礎上，與人事管理工作實際相結合，完善檔案的查借閱制度、保管保密制度等，做到有章可循。

(3)現代信息技術手段。

充分利用電子信息技術，實現高校人事檔案信息化管理。建立人事檔案信息傳遞、檔案資源共享數據庫，把計算機網絡等現代科技手段運用到高校人事檔案管理中去，利用現代辦公設備，使人事檔案數據化、信息化。通過局域網之間的相互聯結，利用加密等技術手段，實現人事檔案的網絡化管理。

2.強化檔案管理人員隊伍建設，提高工作質量。

人事檔案管理人員必須具有良好的政治素質和極強的工作責任心，這是做好人事檔案工作的必要素質。高校人事制度改革，逐步淡化身份觀念，加強人事檔案從業人員的業務能力培養，定期參加高校人事檔案管理培訓，形成檔案從業人員“一專多能”綜合素質。增強檔案從業人員的崗位意識、服務意識和創新意識，轉變人事檔案管理理念，對所有類別的人事檔案資料同等重視，注重其他各方面人事材料的收集與整理。對人事檔案的功能進行重新的定位，賦予人事檔案相對人的民主權利，使檔案從被動服務變為主動，發揮檔案在管理上的作用。

3.豐富和完善人事檔案的內容。

人事檔案內容的是否完整和真實與人事檔案的價值利用息息相關。人事檔案收集的內容應注重統籌兼顧，注意與高校人事制度改革的關聯性、耦合性相銜接，所收集的材料必須得到組織認可，在收集檔案基礎資料的前提下，建立人事工作業績檔案、保險檔案等，為領導全面掌握干部隊伍的整體狀況，準確選人用人提供第一手可靠的資料，促進高校人事管理的規范化。一所高校的發展與其擁有的高素質人才隊伍是密不可分的，人事檔案在高校人才建設中發揮重要的作用。人事檔案是人才信息的重要載體，重視人事檔案管理的計劃性、整體性和未來性，在高校的發展中開發、利用人事檔案中人才信息，為知人善任,選賢舉能提供科學依據，為教育事業的發展提供服務。人事檔案作為人事管理的一部分，必須在新的發展空間中不斷自我完善，為高校發展最大限度地發揮人事檔案的憑證與參考作用。

作者：王倩 單位：大連交通大學