黨校干部人事檔案管理探究

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一、黨校干部人事檔案管理中存在的問題

1.黨校干部人事檔案的延續(xù)性問題

隨著干部人事檔案目標管理工作的實施，黨校干部人事檔案管理工作也實現(xiàn)了從量到質(zhì)的飛躍。然而，在干部人事檔案從傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式邁進的過渡階段，把傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介的檔案信息正確識別并有效轉化成電子媒介的檔案信息，是當前干部人事檔案規(guī)范化、科學化管理面臨的難點問題，這其中不乏存在進行海量的、陳舊的、破損無法識別的檔案信息處理的多種情況，甚至還存在由于傳統(tǒng)管理模式下自然或人為原因造成的檔案“斷檔”情況，這些實際情況的客觀存在，勢必帶來無法保障黨校干部人事檔案延續(xù)性的突出問題。

2.黨校干部人事檔案中有價值信息的提取和應用問題

黨校干部人事檔案不僅對黨校干部教職員工個人履歷、政治思想、道德品行、業(yè)務素養(yǎng)、工作能力、表現(xiàn)和業(yè)績等歷史痕跡進行真實記錄，還為黨校的干部工作提供全面、準確的信息服務，對黨校人才隊伍建設和人才資源開發(fā)起著重要作用。隨著信息技術的迅猛發(fā)展，從海量數(shù)據(jù)中（數(shù)據(jù)倉庫）進行數(shù)據(jù)挖掘分析，獲取并生成有價值的信息，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供決策支持和服務，已經(jīng)取得長足的進展和廣泛應用。傳統(tǒng)檔案管理模式下，干部人事檔案信息量小，局限于基本信息記錄的層面上，也僅僅只是對干部的工作、學習、政治歷史材料，家庭出身、社會關系等靜態(tài)資料情況的簡單記錄。然而，我們卻往往一點兒也沒有意識到的是：更重要的、有價值的信息其實都隱藏在那些海量的、分散的、看似不相關的、靜態(tài)的檔案數(shù)據(jù)中，而當前，黨校干部人事檔案的信息化應用程度又極其低下，勢必帶來無法從檔案中提取有價值的信息，為黨校的干部工作提供全面、準確的信息服務，無法對黨校人才隊伍建設和人才資源開發(fā)提供決策支持的問題。

3.黨校干部人事檔案中原始性檔案的收集問題

在干部人事檔案管理中，收集檔案材料是一項十分重要的環(huán)節(jié)。通常，在檔案整理之前，都必須進行歸檔材料的收集、鑒別和分類等，這不僅需要建立完善的檔案收集制度，還需要暢通來源渠道，采取經(jīng)常性收集、針對性收集、上門收集、電話、信函催要、本人查找等多種形式、多種途徑收集材料。特別是涉及到教學科研等業(yè)務方面的信息，對這些原始性檔案材料收集起來比較困難。主要表現(xiàn)在第一手的教學、科研方面的珍貴資料未能及時交到人事部門歸檔，而這些教學、科研方面的原始性檔案往往分散在各個部門或個人手中，甚至由于沒有得到較好地存放和管理，長此以往就更無法收集找回這些原始性的檔案材料。

4.黨校干部人事檔案歷史過程的留存問題

黨校的干部人事檔案是黨校整個人事、教學和科研工作的真實記載，是黨校成立、發(fā)展、變遷的全部歷史過程的真實、準確地反映。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，干部人事檔案管理手段落后，工作效率低下。現(xiàn)行檔案管理還沒有從傳統(tǒng)的紙制檔案管理模式中走出來。大部分單位干部人事檔案仍采用紙張保存和目錄管理的傳統(tǒng)保存方式，查閱、利用非常不方便。由于種種原因，總會出現(xiàn)檔案管理方面的弊端，所以檔案的完整性、真實性、準確性、有效性和可回溯性都大打折扣。目前，黨校干部人事檔案管理工作雖有改進，但是仍普遍處于傳統(tǒng)手工或者半手工、半現(xiàn)代化和半信息化的管理模式下、整檔工序繁瑣復雜。干部人事檔案仍以紙質(zhì)為主，基本檔案信息的計算機電子文檔化或數(shù)據(jù)庫錄入狀態(tài)為輔，顯然這種狀況也無法從根本上解決檔案歷史過程的留存問題。

二、新時期黨校干部人事檔案管理工作的對策思考

1.構建黨校干部人事檔案綜合信息動態(tài)化管理體系

整合資源，打破黨校人事、教學、科研等各部門檔案管理各自為政形成的“部門壁壘”，消除“信息孤島”，共建干部人事檔案信息綜合管理平臺，共享干部人事檔案信息資源，建設好黨校干部教師人事、教學和科研檔案信息資源庫，特別是建設好包含音、視頻影像信息的檔案資源庫，做到實時更新，動態(tài)化管理。

2.探索黨校干部人事檔案項目化管理的模式

項目管理思想是一種先進的管理方法，將項目管理融入到干部檔案管理過程中，解決干部檔案管理工作過程中的存在問題，有利于推動干部檔案管理工作的動態(tài)管理，優(yōu)化發(fā)展。通過借鑒和引入企業(yè)項目管理的經(jīng)驗和做法，把黨校干部人事檔案管理過程中的各個環(huán)節(jié)（或工作）進行分解，劃分成多個“工作子集”，每個“工作子集”可以視為一個項目包，從而使其項目化，然后再結合項目管理的方法進行控制，圍繞檔案管理的目標來推進實施。

3.研發(fā)黨校干部人事檔案信息決策支持系統(tǒng)

為適應信息技術迅猛發(fā)展的新形勢，黨校應加快推進干部人事檔案信息化建設的進程，加大力度投入并研發(fā)黨校干部人事檔案信息決策支持系統(tǒng)，借助計算機輔助工具，從海量的干部人事檔案數(shù)據(jù)中進行數(shù)據(jù)挖掘和分析，獲取并利用檔案數(shù)據(jù)中內(nèi)在潛藏的信息價值為黨校干部教育事業(yè)服務。

4.建立健全黨校干部人事檔案原始性材料收集的機制

一是要完善材料收集。凡涉及檔案材料不規(guī)范、手續(xù)不全的逐一進行登記，并與干部本人進行溝通交接，限期補齊，同時以發(fā)放書面通知、電話催交、親自上門等形式進行收集，認真做好檔案缺失材料的收集工作。二是要廣泛宣傳檔案工作的重要意義和作用，大力營造檔案建設的良好氛圍和環(huán)境，建立健全檔案原始性材料收集的機制，采取行政方式與動員號召相結合、重點與一般相結合的原始性材料收集方式，要加強和各部門的協(xié)調(diào)，要多方位聯(lián)動，多角度地拓寬原始性檔案材料收集的渠道，構建起一個原始性檔案材料收集的網(wǎng)絡體系。

5.加強黨校干部人事檔案歷史痕跡信息的保護

隨著信息技術的迅猛發(fā)展，檔案信息的歷史記錄從文字、圖表等傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式發(fā)展為圖文、聲音、影像等現(xiàn)代的多媒體形式，這種發(fā)展轉變，有利于更好地實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化，而數(shù)字化可以很好地保存、再現(xiàn)和還原檔案的歷史痕跡信息。因此，解決檔案歷史過程的留存問題，保護好檔案歷史痕跡信息，必須走干部人事檔案信息化的道路。

三、總結

總之，黨校干部人事檔案管理工作中存在的問題是多方面的，形成的原因也是多方面的，我們必須從推動黨校干部人事檔案事業(yè)發(fā)展的大局來看待這些問題，做好珍貴歷史檔案的保護工作，加強檔案信息資源數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設，挖掘和利用好檔案信息的潛在價值，不斷推進檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案的科學化管理，使檔案工作更好地黨校干部教育事業(yè)的發(fā)展服務。

作者：鐘啟超 單位：中共云南省委黨校