信息化高校人事檔案管理對策分析

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一、人事檔案管理信息化

1.信息化管理方法

人事管理部分由管理員和操作員負責。管理員負責將師生的人事檔案分類入庫，系統(tǒng)化管理;操作員負責將師生的檔案進行計算機化、規(guī)范化處理，并入庫管理，促進檔案的完整、準確和全面。檔案的計算機化的好處在于，在這個互聯(lián)網(wǎng)時代，人們只要在有網(wǎng)、有電腦的地方就能方便快捷地調(diào)出自己的人事檔案，而不用像以前一樣，到哪里工作都要帶著自己的檔案，從而避免了檔案的流動性帶來的弊端。由于檔案還具有機密性，所以操作員在將檔案資料入庫的時候，會對每個人的信息進行加密保存，這就意味著除了檔案所歸屬的本人，一般情況下沒有人可以看到其他人的檔案信息，也不會輕易篡改當事人的信息。檔案的真實性要求檔案必須具備說服力，即使是當事人也不能隨意添加或刪除自己的信息。如果要修改，也是在提供相應證明的情況下，由相關(guān)管理人員審核通過后方能改動。而檔案的動態(tài)性要求檔案能夠時時更新，以往的紙質(zhì)檔案的更新基本上是沒有規(guī)律的，不僅信息更新慢，而且不利于保管，而現(xiàn)在的信息化管理會在規(guī)定的時間立即更新。檔案的全面性和現(xiàn)實性更是要求信息的更新速度不能太慢，導致檔案歸屬人生活和工作中的不便。

2.加強信息化的檔案安全管理

鐵皮柜的保存方式會讓檔案在存放過程中出現(xiàn)受潮、腐爛等問題，而且在流動過程中容易丟失。信息化檔案管理雖然沒有了傳統(tǒng)保存方式的弊端，但互聯(lián)網(wǎng)時代，國家機密信息系統(tǒng)也會遭到黑客入侵，導致國家或者個人信息被盜。所以在信息化系統(tǒng)中人事檔案的保密工作尤為重要，應該把它作為檔案管理工作人員工作的重要環(huán)節(jié)加以重視，隨時查閱信息是否完善。在大學，師生的檔案通過層層設密來保證安全，譬如指紋識別或者人臉識別。提前錄好新生的指紋和人臉入庫，這是一項龐雜、煩瑣的工作，但也只有如此，才能保證師生檔案的安全。如果教師和學生想讀取自己的檔案，只需要指紋和人臉識別就可以，但是如果想要修改信息，則需要相關(guān)的證件證明或者檔案管理的工作人員才能做出修改，這比以往在紙質(zhì)檔案上隨意修改的說服力要大。

3.檔案信息的撤銷

以往的紙質(zhì)檔案上如果有不良信息需要撤銷，通常的工作程序是:先去檔案所在地提取檔案，再到需撤銷信息記錄地獲得許可并找相關(guān)單位簽字蓋章，隨后拿到現(xiàn)檔案所在地進行修改。而檔案被收錄入庫后，便不用這么麻煩，不僅可以省去長途的奔波，也不用將檔案提出又存入，避免了檔案在流動過程中的安全問題。

二、重視檔案管理部門的工作

1.管理員

檔案管理員要嚴格按照《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，對學生的檔案進行有序嚴格的管理，而要使管理有力，負責檔案管理的工作人員必須要具備專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務素質(zhì)，對待管理工作一絲不茍。首先，作為工作人員，自身必須熱愛本職工作，只有喜愛這份工作才能做好這份工作。其次，要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)。雖然高校目前還沒有針對檔案管理開設專業(yè)課程，但是作為高校檔案管理工作人員，必須認識到工作的重要性，通過多種渠道學習專業(yè)知識，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。最后，管理員還應該提高業(yè)務素質(zhì)，對待他人的檔案，秉承客觀公正的工作態(tài)度，對于有機會接觸解密文檔的人員，絕不徇私枉法。

2.管理配置

在檔案管理室，要為檔案管理員專門配備相應的辦公用品，還要為專職的工作人員配備專用的辦公場所和檔案存放庫，從而在硬件和軟件上保證檔案管理的質(zhì)量。

3.管理素養(yǎng)

知識不能只憑實踐總結(jié)，還要靠系統(tǒng)化的學習，唯有進行專門的管理培訓，才能有效提高管理人員的管理素養(yǎng)。因此，對檔案管理員的專業(yè)知識培養(yǎng)勢在必行。建議由國家來牽頭，盡快制定對管理員進行專職培訓的相關(guān)規(guī)章制度，而這項工作可由學校的管理部門負責落實。再則，在檔案管理信息化普遍化后，高校也應設置相應的管理課程，作為相關(guān)專業(yè)的必修課程，將檔案管理的重視程度提高到一個新的層次。

三、高校檔案管理對策

1.增強高校人事檔案管理的責任感

同志曾說:“檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業(yè)?！币驗閷W校檔案管理這一工作領(lǐng)導不重視，晉升機會少，所以管理員容易懈怠。因此，學校領(lǐng)導應重視檔案部門的工作，加大對管理員的培訓力度，提高他們的待遇水平，培養(yǎng)責任感，讓工作人員有意識地提高自身的素質(zhì)，認真對待檔案管理工作。

2.加大硬件配備力度

在南通大學，檔案管理工作室毫不遜色于教師辦公場所，在檔案室設備條件上，在檔案管理人員的配備上，在檔案資產(chǎn)投入上，在檔案工作宣傳上都十分重視，只有這樣，人事檔案才能得到有效管理，而加大宣傳力度，能夠擴大輿論監(jiān)督，使檔案的機密性得到保障。南通大學有一個特別值得效仿的管理方法就是，他們不僅會把所有師生的檔案信息化，而且還會完好地保存師生的紙質(zhì)檔案，作為原始參考文件。這樣有效避免了紙質(zhì)文件的丟失，或入庫到互聯(lián)網(wǎng)的文件被盜或者更改。這些工作雖然會消耗大量的財力、物力和人力，但由此也可看出，南通大學對信息化下人事檔案的管理投入也是相當重視的。

四、結(jié)束語

檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個社會的科學能力中占有重要地位，是社會信息系統(tǒng)的基石。作為教育機構(gòu)的檔案部分，應從傳統(tǒng)的管理方式向現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)變。國家也應該盡快地將信息化檔案管理規(guī)范納入到法律法規(guī)中，使檔案管理有法可依。而對于工作人員，應加大對他們專業(yè)素養(yǎng)的培訓力度，特別是信息化檔案管理操作方法，讓管理人員做到與時俱進。

作者：侯光蘭 單位：福建生物工程職業(yè)技術(shù)學院人事處