創(chuàng)新高校人事檔案管理論文

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一、高校人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案管理理念滯后、檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高

人事檔案一直以來政治性比較強，大多數(shù)領導思想上重保管輕利用，認為只要做好檔案的收集、整理、存儲、檢索、傳遞和保密等工作即可，沒有認識到人事檔案是重要的人力信息資源，是高校科學決策的重要依據(jù)，是提高工作質(zhì)量的重要保障。由于大多數(shù)領導的檔案管理意識不強，人事檔案管理人員多數(shù)由組織人事部門的非專業(yè)人員兼任，專業(yè)不對口，對專業(yè)知識缺乏了解，自學動力不足，培訓機會少，流動性大等因素嚴重影響了人事檔案管理工作的開拓創(chuàng)新。

（二）人事檔案利用效率低，信息化管理水平亟待提高

高校人事檔案管理由其特殊性和投入經(jīng)費等方面的原因，大部分處于手工和半手工狀態(tài)。大量的人事檔案沒有建立起分類信息數(shù)據(jù)庫，在需要對人事檔案進行檢索、專項查詢和類別分析時主要靠查閱紙質(zhì)材料，費時費力的同時加重了紙質(zhì)材料的磨損。此外，鑒于對檔案信息安全性的考慮，大多數(shù)單位的人事檔案信息都沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡資源共享，不便于部分領導和個人對除憑證外基本信息的查詢，低利用率彰顯不出人事檔案的價值。

（三）人事檔案紙質(zhì)材料的加工裝訂形式有待改進

多年以來，我們一直采用鞋帶穿孔式的方法裝訂人事檔案材料，鞋帶穿孔式裝訂材料的方法給人事檔案管理帶來了諸多不便。此方式的弊端一是不易拆裝，二是易造成打眼處材料的破損。按照上級檔案主管部門的要求，若孔距發(fā)生變化，檔案工作人員需要對所有人事檔案的材料重新進行粘補打孔，重新粘補過的人事檔案材料不僅影響美觀，使用壽命也短。

二、高校人事檔案管理的創(chuàng)新探討

要想充分發(fā)揮人事檔案的指導作用，就必須創(chuàng)新。創(chuàng)新首先，要將檔案分散管理變?yōu)榧芯C合管理，豐富檔案內(nèi)容；其次，提高認識，重視高校人事檔案信息的開發(fā)和利用；再次，推進信息化管理，提高服務能力和服務水平；最后，從細節(jié)著眼，在檔案美觀、耐用方面多研究。而要想實現(xiàn)這些創(chuàng)新，需要建立穩(wěn)定的、專業(yè)性強的高水平人事檔案管理人員隊伍，唯有如此，才能形成全面、實用、高效的人事檔案管理體系。本文將對以上四條措施進行詳細地講解：

（一）變分散管理為集中管理，豐富檔案內(nèi)容

《普通高等學校檔案管理辦法》頒布實施后，從高校人事檔案科學管理的要求出發(fā)，許多高校建立了綜合檔案室。這種變分散管理為集中綜合的管理方式有利于高校人事檔案管理工作的發(fā)展。暢通收集渠道，建立人事檔案材料報送制度。在集中綜合管理的基礎上，在校屬各單位設立兼職檔案員，要求兼職檔案管理人員本著認真負責的態(tài)度，真正做到“眼勤、手勤、嘴勤、腳勤”，經(jīng)常與高校組織人事處、教務處、科研處、工會團委等形成檔案材料的源頭部門聯(lián)系，著重收集本單位人員的年度考核、業(yè)績測評、學術成果、榮譽證書、優(yōu)勢特長等材料。堅持定期收集和集中收集相結合，確保高校人事檔案材料的完整性、準確性、連續(xù)性。

（二）提高認識，重視高校人事檔案信息的開發(fā)和利用

如何提高對人事檔案重要性的認識？筆者認為：

1.要讓學院領導熟悉檔案工作，認識到人事檔案工作是學校發(fā)展的重要基礎性工作；認識到檔案工作是保證學校科學決策，事關工作全局的重要環(huán)節(jié)。只有領導的人事檔案意識提高了，才能重視高校人事檔案基礎業(yè)務建設和人事檔案配套設備更新，才能實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理，讓“沉睡”中的人事檔案“覺醒”。

2.對高校教職工加強人事檔案管理的法律法規(guī)的宣傳，消除人事檔案的神秘感。只有使個人意識到人事檔案是關系到他們組織鑒定、職稱評定、崗位變動、離退休福利待遇等切身利益的重要憑證，才能督促個人認真填寫組織人事部門下發(fā)的各類人事檔案材料，及時將在學歷學位證書、外派進修材料、入黨審批表等相關檔案材料及時報送到人事檔案管理部門，確保人事檔案材料的完整性、準確性和及時性。

（三）推進信息化管理，提高服務能力和服務水平

高校人事檔案管理應盡快從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理向現(xiàn)代化計算機管理轉變、實現(xiàn)人事檔案管理信息數(shù)字化和網(wǎng)絡化、管理流程自動化、信息共享整體化。從便于工作的實際出發(fā)，應及時建立建立學歷和學位數(shù)據(jù)庫、職稱和業(yè)績數(shù)據(jù)庫、個人特長數(shù)據(jù)庫。建立學歷、學位和職稱數(shù)據(jù)庫。可以通過于教務處溝通，了解我院目前的專業(yè)設置、招生數(shù)量，以及日后的專業(yè)設置、招生數(shù)量變化的方向，預測出我院目前的師資力量與日后學院所需之間的差距。通過人事檔案，在日后的招聘中優(yōu)先考慮緊缺專業(yè)的人才，為學院預見性的配置教師資源提供科學依據(jù)。建立業(yè)績數(shù)據(jù)庫，方便科研成果、著作、論文、教學質(zhì)量的查閱。對于日后選拔既有專業(yè)知識又懂管理的“雙肩挑”領導干部有重要的指導意義。建立個人特長信息庫，為干部提供更多的發(fā)展機會。興趣是最好的老師，有足夠的興趣才能形成特長。通過查閱人事檔案，發(fā)掘干部特別擅長的專門的技藝或研究領域，將高校教職工的文藝特長、體育特長、專業(yè)特長記錄在冊。建立個人特長信息庫，可以為人事處進行崗位聘任，工會、團委組織教職工活動，提供查閱渠道，真正地實現(xiàn)“人盡其才”。

作者：于明霞 單位：山東警察學院