高校圖書館人事檔案管理與利用研究

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[摘要]圖書館是高校必備的一種機(jī)構(gòu)，能夠?yàn)閷W(xué)生、老師以及其他人員提供圖書資源，讓知識(shí)的大門常打開。圖書館的人事檔案管理對(duì)于圖書館館員的作用發(fā)揮和職業(yè)發(fā)展都有著極其重要的意義，為了更好地幫助圖書館進(jìn)行人事檔案管理，本文對(duì)目前的管理現(xiàn)狀進(jìn)行了淺要分析，并研究其中存在的問(wèn)題，進(jìn)而提出了相應(yīng)的管理方法。

[關(guān)鍵詞]人事檔案管理；高校圖書館；管理方法

在圖書館的管理中，圖書的整理和管理十分重要，人事檔案的整理和管理也同樣重要。人事檔案是記錄職工成長(zhǎng)過(guò)程和職業(yè)生涯的原始材料，是考察其業(yè)務(wù)能力和業(yè)績(jī)經(jīng)歷的有效證明，人事檔案的科學(xué)管理對(duì)圖書館全面考察職工能力，了解館員各方面素質(zhì)具有重要意義，也有利于館內(nèi)管理層在崗位設(shè)置、激勵(lì)制度、任免選拔干部等人力資源建設(shè)工作的開展，有效引導(dǎo)館員對(duì)于自身職業(yè)發(fā)展的規(guī)劃。目前在高校圖書館中，人事檔案的管理中存在著許多問(wèn)題，檔案方面沒(méi)有完整的相關(guān)管理制度，也沒(méi)有一個(gè)明確的管理規(guī)定，導(dǎo)致無(wú)法對(duì)人事檔案的管理進(jìn)行規(guī)范，難以發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。

一、圖書館人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案不完整

在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，檔案不完整是影響管理混亂的最基本原因，檔案不完整的情況主要有以下幾種。其一，是館內(nèi)人員構(gòu)成逐漸多樣化。隨著新時(shí)代圖書館業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，高校圖書館人員從早期的只有編內(nèi)人員單一結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變?yōu)榫幹苾?nèi)職員、勞動(dòng)合同聘用制人員、通過(guò)勞務(wù)派遣公司派遣的人員等組成的復(fù)雜結(jié)構(gòu)，這也導(dǎo)致了人事流動(dòng)性變大，時(shí)常發(fā)生檔案不隨人員流轉(zhuǎn)而變動(dòng)的情況，這會(huì)影響人員檔案記錄的完整性。還有部分編外工作人員，對(duì)自己的人事檔案去向不了解，甚至人事檔案丟失，這對(duì)圖書館人事檔案管理都造成了影響。其二，是圖書館人事檔案收集通常依靠檔案管理人員的催交，因?yàn)闀r(shí)間的緊迫性，常常會(huì)在提交和整理的過(guò)程中出現(xiàn)內(nèi)容前后邏輯不一、材料缺失、存在涂改痕跡等問(wèn)題。其三，高校圖書館人事檔案通常由辦公室或綜合科進(jìn)行負(fù)責(zé)，在歸檔工作過(guò)程中，因?yàn)闃I(yè)務(wù)工作內(nèi)容的交叉，易導(dǎo)致綜合檔案和人事檔案的混淆，使得人事檔案材料歸檔錯(cuò)誤和遺落的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，致使綜合檔案和人事檔案都無(wú)法正確歸檔。在這些情況下，圖書館工作人員在進(jìn)行人事檔案整理時(shí)會(huì)極為不便，不僅會(huì)加大工作人員的工作難度，也會(huì)影響工作效果，導(dǎo)致人事檔案記錄不完整，無(wú)法提供有效的檔案信息記錄。

（二）檔案不規(guī)范

在對(duì)檔案進(jìn)行整理過(guò)程中，并不是所有的工作人員都能按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)人事檔案進(jìn)行歸類劃分和整理，不同的管理人員有其不同的形式風(fēng)格，因此在整理檔案時(shí)會(huì)根據(jù)其個(gè)人行為習(xí)慣來(lái)對(duì)人事檔案進(jìn)行分類整理，在多位工作人員進(jìn)行共同的檔案整理時(shí)，就非常容易使得檔案整理發(fā)生混亂。不同工作人員的整理習(xí)慣不同是導(dǎo)致檔案整理不規(guī)范的原因之一，除此之外，檔案的缺失也會(huì)影響檔案的規(guī)范程度，在檔案記錄不完整的情況下，檔案在整理過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)某部分檔案缺失而無(wú)法被有效整理的情況，只能跳過(guò)該部分的檔案去整理其余部分的檔案，在這種情況下，檔案整體的整理便難以統(tǒng)一規(guī)范。檔案整理的不規(guī)范，會(huì)給人事檔案的查看和使用帶來(lái)非常不利的影響，圖書館的人事檔案記錄內(nèi)容較為煩瑣，在人員調(diào)轉(zhuǎn)情況增多、長(zhǎng)久積累的情況之下，相關(guān)的人事檔案內(nèi)容會(huì)越來(lái)越多，如果在這個(gè)過(guò)程中始終沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范的檔案整理，那么積累下來(lái)的混亂檔案會(huì)越來(lái)越多，在整理過(guò)程中也容易造成檔案的缺失，如果需要從中進(jìn)行檔案的調(diào)動(dòng)和使用，不僅難以在短時(shí)間內(nèi)找到其所需要的檔案，也有可能所需要查找的檔案已經(jīng)在不規(guī)范的整理中被丟失，根本無(wú)法找到。

（三）缺乏硬件設(shè)施

高校圖書館大部分沒(méi)有配備人事檔案管理的相關(guān)硬件設(shè)施，導(dǎo)致工作人員根本無(wú)法有效開展人事檔案整理工作，即便是工作人員想要去采取措施對(duì)人事檔案進(jìn)行重新整理，也沒(méi)有一定的硬件條件來(lái)予以支持。首先，是缺少存放整理人事檔案的書架。在圖書館之中，高校只注重于對(duì)圖書館內(nèi)書籍的放置以及會(huì)議室的裝備，而忽略了對(duì)于人事檔案的管理裝備，并沒(méi)有提供一些書架或者是柜子來(lái)幫助管理人員進(jìn)行檔案管理，大部分人是檔案只是被隨意地堆砌在某個(gè)箱子或者是房間里，工作人員無(wú)法對(duì)其進(jìn)行有效的分類和放置。在缺少書架的情況下，即便是進(jìn)行了整理，也沒(méi)有地方去放置工作人員整理好的人事檔案，只能隨意地將其堆砌，長(zhǎng)久下來(lái)仍然會(huì)陷入混亂。其次，是缺少放置人事檔案的空間，人事檔案往往存放在隨意的空間內(nèi)，可能是某個(gè)雜物間，也可能是與其他圖書堆放在一起，沒(méi)有專門的房間來(lái)進(jìn)行人事檔案的整理和放置，這就使得人事檔案在保存過(guò)程中無(wú)法保證其隱私性，在與其他物品在同一空間進(jìn)行放置的過(guò)程中，很容易有人員在該空間內(nèi)隨意地走動(dòng)，對(duì)人事檔案進(jìn)行翻閱和查看，不僅無(wú)法保證人事檔案的私密性，也無(wú)法保證人事檔案的安全性，很容易造成人事檔案的缺失。最后，是缺乏人事檔案管理工作人員工作地點(diǎn)，許多工作人員在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，并沒(méi)有明確的辦公地點(diǎn)，可能是在圖書館的前臺(tái)進(jìn)行工作，也可能是在圖書館的公共空間進(jìn)行工作，根本無(wú)法保證工作過(guò)程中的專心程度，很有可能在進(jìn)行檔案整理時(shí)，學(xué)生來(lái)詢問(wèn)圖書的放置，或者是來(lái)對(duì)圖書進(jìn)行借閱和歸還，就會(huì)擾亂正在進(jìn)行人事檔案整理的工作人員的工作進(jìn)度，使工作人員忘記自己某個(gè)人事檔案放置到什么地方，需要重新進(jìn)行整理，這樣的工作環(huán)境難以保證人事檔案在整理過(guò)程中的安全性，非常容易出現(xiàn)人事檔案丟失的情況。

（四）檔案管理制度不完善

圖書館的人事檔案管理制度并不是十分的完善，對(duì)于檔案管理的具體制度而言，并沒(méi)有明確的規(guī)定檔案整理過(guò)程中需要遵守的原則，比如說(shuō)在整理檔案過(guò)程中是需要按照時(shí)間順序來(lái)進(jìn)行放置，抑或是應(yīng)該按照不同的工作部門來(lái)進(jìn)行整理。這就容易導(dǎo)致工作人員在整理過(guò)程中出現(xiàn)混亂，可能有的工作人員是按照時(shí)間順序來(lái)進(jìn)行人事檔案的整理，也有可能有的工作人員是按照不同的工作部門來(lái)進(jìn)行人事檔案的整理，雖然說(shuō)兩種整理方式都能夠有效地對(duì)人事檔案進(jìn)行整理，但是當(dāng)不同的工作人員遵循不同的檔案整理原則時(shí)，就容易使檔案整理發(fā)生混亂。對(duì)于工作人員在進(jìn)行人事檔案管理過(guò)程中的具體行為，圖書館中也沒(méi)有明確的制度來(lái)進(jìn)行規(guī)范和約束?？赡苡械墓ぷ魅藛T會(huì)在任何隨意的地點(diǎn)來(lái)進(jìn)行人事檔案中信息的記錄和整理，無(wú)法確?？臻g的私密性，容易使過(guò)往的學(xué)生查看到人事檔案中的內(nèi)容，也有可能有的工作人員為了保證工作進(jìn)度，會(huì)將人事檔案帶出圖書館之外來(lái)進(jìn)行人事檔案的整理工作，非常容易造成檔案的缺失和泄漏。除此之外，工作人員在工作過(guò)程中的某些私人行為也有可能會(huì)影響到檔案管理的工作質(zhì)量，比如說(shuō)在工作過(guò)程中進(jìn)食、抽煙等行為，容易使人事檔案沾染污漬或者是被煙火燒爛，嚴(yán)重時(shí)甚至可能引發(fā)火災(zāi)，導(dǎo)致圖書館中人事檔案的損毀，甚至?xí)皥D書館中的其他圖書內(nèi)容以及資源。

二、新時(shí)代高校圖書館人事檔案管理策略

（一）完善檔案管理制度

要想更加有效地對(duì)圖書館中的人事檔案進(jìn)行管理，一定要完善檔案的管理制度。首先要對(duì)工作人員在工作過(guò)程中的個(gè)人行為進(jìn)行約束，工作人員在工作過(guò)程中必須以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度來(lái)對(duì)待人事檔案的整理工作，保證在工作過(guò)程中不會(huì)因?yàn)樽约旱乃饺诵袨槎鴮?duì)人事檔案造成損毀丟失或者是泄露的情況，并且要擁有較高的個(gè)人素質(zhì)，不會(huì)對(duì)人事檔案中的信息進(jìn)行泄露。其次，要明確規(guī)定圖書館人事檔案管理的輪班制度。不同的工作人員工作時(shí)間具體是幾點(diǎn)到幾點(diǎn)、工作內(nèi)容包含哪些范圍等，這些內(nèi)容都應(yīng)該有著明確的規(guī)定，具體到個(gè)人，以便在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠找到具體的負(fù)責(zé)人來(lái)進(jìn)行負(fù)責(zé)。最后，要明確再進(jìn)行檔案管理過(guò)程中應(yīng)該遵循的原則。1.要保證檔案的完整性，每個(gè)人員在借閱或者是登記歸還書籍時(shí)，都要對(duì)圖書的詳細(xì)情況進(jìn)行記錄，包括破損情況和節(jié)約時(shí)間，以及具體的借閱人，將其記錄到人事檔案之中，以便進(jìn)行圖書的下次借閱，如果圖書的損毀程度導(dǎo)致圖書無(wú)法被繼續(xù)使用，也可以及時(shí)地對(duì)圖書資源進(jìn)行補(bǔ)充。2.要保證檔案的真實(shí)性。檔案中任何數(shù)據(jù)的記錄在保證完整的情況下也要保證其真實(shí)性，不得出現(xiàn)隨意篡改檔案內(nèi)容的情況，在進(jìn)行檔案記錄時(shí)，工作人員也要對(duì)其中內(nèi)容的真實(shí)性進(jìn)行甄別，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)再進(jìn)行記錄。3.要保證檔案的安全性。在對(duì)人事檔案進(jìn)行記錄整理和保存的一系列管理過(guò)程中，要確保其中的信息不會(huì)泄露，無(wú)論是丟失抑或是人為泄露情況，都需要進(jìn)行嚴(yán)格的把控，無(wú)論是有意將檔案信息進(jìn)行泄露，抑或是無(wú)意的舉動(dòng)將檔案中的信息進(jìn)行泄露，都要進(jìn)行嚴(yán)格的處罰。

（二）提高硬件水平

高校圖書館要給工作人員提供相應(yīng)的硬件設(shè)施，才能夠使得工作人員更好地去進(jìn)行人事檔案管理，首先要給工作人員提供放置人事檔案的一些書架或者是柜子，方便工作人員對(duì)人事檔案進(jìn)行整理和分類，其次要給工作人員專門的放置是檔案的空間，保證人事檔案儲(chǔ)存的私密性和安全性，不會(huì)有人員隨意的出入人事檔案的存放地。除此之外，還要給工作人員提供辦公地點(diǎn)，保證工作人員能夠全身心地投入到檔案管理的工作之中，不會(huì)輕易地被外物所打擾。

（三）引進(jìn)時(shí)代科技

為了更好地提高人事檔案的管理效率，圖書館可以引進(jìn)一些時(shí)代科技，比如計(jì)算機(jī)，可以使用計(jì)算機(jī)來(lái)記錄人事檔案存放的地點(diǎn)編號(hào)和具體位置，方便進(jìn)行人事檔案的查找和整理，也可以利用信息化技術(shù)來(lái)建立電子人事檔案，除了紙質(zhì)的人事檔案之外，在計(jì)算機(jī)中建立電子人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，即便是紙質(zhì)檔案因?yàn)槟撤N原因出現(xiàn)損壞，也可以使用電子檔案來(lái)查詢相關(guān)信息，而且電子檔案的形式也沒(méi)有地點(diǎn)的約束，在任何地點(diǎn)只要能夠登錄網(wǎng)站，就可以從中調(diào)取人事檔案來(lái)進(jìn)行使用。

（四）培養(yǎng)管理人員的個(gè)人能力

除了要引進(jìn)一些相應(yīng)的硬件設(shè)備和科技手段之外，圖書館也要注重對(duì)管理人員個(gè)人能力的培養(yǎng)，要為圖書館內(nèi)的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握更多的人事檔案管理技能，能夠更好地進(jìn)行人事檔案管理工作。還要為管理員提供一些對(duì)外學(xué)習(xí)交流和晉升職位的機(jī)會(huì)來(lái)激勵(lì)管理人員，使其在工作過(guò)程中以更加認(rèn)真地工作態(tài)度和積極向上的人生思想來(lái)進(jìn)行工作管理。此外，更要注重對(duì)管理人員個(gè)人素質(zhì)的培養(yǎng)，要保證其思想態(tài)度的端正，能夠在工作過(guò)程中保證認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，并且遵循檔案管理原則，能夠確保檔案管理的安全性和私密性，不會(huì)隨意對(duì)人事檔案信息進(jìn)行泄露。綜上所述，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，各種科學(xué)技術(shù)也在不斷地進(jìn)步，要想更好地完成高校圖書館的人事檔案管理工作，就要提供相應(yīng)的硬件設(shè)施來(lái)幫助工作人員進(jìn)行檔案整理，也要引進(jìn)一些計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)等來(lái)加入檔案管理之中，使得檔案管理更加方便高效，更要注重對(duì)工作人員的能力培養(yǎng)，保證其保持穩(wěn)定良好的工作效率和工作過(guò)程中正確的態(tài)度和原則。

作者:陳婧偲 單位:貴州商學(xué)院