人工智能在人事檔案管理中應用

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解讀人工智能技術在人事檔案管理中的應用價值，分析人工智能技術在人事檔案管理中的應用要點，從增強服務意識、重塑檔案管理理念，提高管理實效、加強管理團隊建設，保障信息安全、建設檔案數據資源庫，規范良性運作、完善檔案管理制度幾個方面入手，簡要探討強化人工智能技術在人事檔案管理中應用的保障措施。大數據時代的到來，意味著人工智能技術在社會各個領域內的應用更加深入。人事檔案管理是單位日常管理中的重要組成部分，人事檔案信息也是數據資源中重要的一項。若想人事檔案管理智能化建設取得理想的效果，則需要對人事檔案數據信息進行深入挖掘。在人工智能技術的引領之下，加快人事檔案管理智能化建設步伐，從而滿足單位可持續發展的內在需求。

一、人工智能技術

1檔案信息檢索更加便捷

在人事檔案管理中的應用價值1檔案信息檢索更加便捷傳統以人工為主的人事檔案管理模式，在檢索方面具有很大的難度。單位在拓展和實踐業務的過程中，會積累大量的人事檔案信息，這為工作人員的檔案檢索與搜集工作帶來了很大的挑戰。檢索效率不高，甚至還會出現重復且錯誤等問題，這給單位未來的戰略統籌與發展規劃造成了影響。而人工智能技術的應用可以進一步凸顯智能化檢索功能的特征，管理人員可以在人工智能技術的支撐下，通過智能檢索快速搜集和整理出相關的人事檔案資料，并對其進行分類管理。在單位進行戰略規劃時，工作人員也能夠有針對性地檢索和整理出相關資料，保證單位所規劃的未來發展方向更加精準。

2提高資源利用效率

單位在實際工作開展過程中，對人事檔案資料的有效管理，不僅能為內部工作開展各項方針政策的實施提供有力的支持和保障，同時也能在完善制度體系的過程中，結合人事的相關檔案資料，找到正確的工作開展方向以及相關的依據。除此之外，還能保證機關事業單位內部在調配人員方面具有一定的合理有效性。將人工智能技術與人事的相關檔案管理工作相結合，有利于人事檔案管理工作的有效開展。因此，人工智能技術與人事檔案管理的結合得到了單位領導的重視。通過人工智能技術，不僅能最大程度地減少人力和物力等資源的投入力度，也能實現對現有人事檔案的全方面有效管理和分析，從而最大程度地實現人事檔案資料合理、有效的利用。

二、人工智能技術在人事檔案管理中的應用要點分析

1戰略統籌，確定方針

在應用人工智能技術開展人事檔案管理工作時，單位需要遵循戰略統籌的原則，深入分析新時期人事檔案管理工作面對的新要求、新標準。單位要了解具體的戰略法規，借鑒和引入先進的管理思想和基礎理論，再結合具體的工作要求以及對未來發展方向的精準定位，科學制定方針，從而為接下來相關建設工作的有序開展提供一定的戰略支撐和引導，以保證各項工作的有序進行，提高整體的建設效能和綜合實踐品質。在應用人工智能技術開展人事檔案管理工作時，需要進行全面性、系統性的市場調研工作，要充分了解目前人事檔案信息方面所具有的實際需求，再結合單位所涉及的服務業務以及覆蓋范圍確定具體的功能要素，從而對數字化管理系統的內部結構，以及其所包含的功能模塊進行優化設置，如此才能夠保證所構建的系統符合現有的工作環境，以提高整體的執行性和適應性，實現人工智能技術與人事檔案管理之間的深層次融合。

2革新技術，搭建平臺

在應用人工智能技術開展人事檔案管理工作時，單位需要清楚地認識到新時期背景下的智能化、數字化革新趨勢，積極運用人工智能技術，分析其所具有的功能和適用范圍，通過有效的規劃，科學設置現代化管理平臺，確定其具體的功能優勢以及服務范圍；再結合人事檔案管理工作的職能要求進行合理布局，確定相關的工作流程，設置具體的管理標準。這樣才能夠保證以人工智能技術為基礎的信息化系統在實操的過程中更加規范，且符合單位的實際要求。同時，還需要利用互聯網具有的信息搜集、整理和傳播、共享功能，科學構建官網平臺，就相關的人事檔案信息進行傳輸與反饋，真正做到人事檔案管理的公開化與透明化。在革新人工智能技術時，不僅需要針對系統建設積極引入相關技術軟件，也要做好系統維護與安全防護，加強技術開發與系統完善。合理使用防火墻等軟件，搭建安全防護屏障。

3精準錄入，智能統計

單位對檔管工作領域的信息錄入和統計基礎要素具有較高要求，其操作的精準性影響著今后的戰略統籌以及發展規劃。因此，在應用人工智能技術開展人事檔案管理工作時，需要遵循精準錄入、智能統計的原則。對具體的系統功能和實操流程進行規劃設置，并根據不同類型的檔案信息進行智能分類，再借助人工智能技術載體進行掃描錄入。加強人事檔案信息真實性、精準性的檢測，做好信息匯總，依托人工智能技術手段進行綜合性的統計與評估，幫助管理人員深入分析和判斷單位內部存在的風險，以便及時作出干預和控制。

三、強化人工智能技術在人事檔案管理中應用的保障措施

1增強服務意識，重塑檔案管理理念

單位要重視人事檔案管理，并將人工智能技術應用其中，積極轉變自身的思想觀念，增強服務意識，重塑人事檔案管理理念，進一步提高人工智能技術在單位人事檔案管理中的應用效果。一方面，單位要緊跟時代發展形勢，牢牢把握住大數據時代的發展契機。從自身的管理理念方面入手，在“科學發展觀”的指導之下，優化人事檔案管理理念，形成數字化管理思維模式，要充分凸顯人事檔案管理工作的服務功能。因此，單位在對人事檔案進行人工智能技術應用管理時，要對傳統管理理念中不合理的因素加以剔除，要立足于當前市場發展經濟現狀，形成動態化管理思維模式，最大程度發揮大數據、互聯網和人工智能技術的優勢之處，以便進一步優化單位人事檔案智能化管理模式。另一方面，單位的人事檔案智能化管理理念，要具備動態化、全面化和多元化的雙重特征。對此，單位要緊跟時代發展形勢，在動態化管理思維的引導下，把握大數據時代的發展契機，逐步更新完善人事檔案數據庫。在人事檔案更新方面，利用人工智能技術，對人員的各項數據加以搜集、整理，及時更新人事檔案數據庫的資料信息，以便提供精準、客觀的信息數據支持。此外，單位要妥善處理好智能化管理與文本化管理之間的關系，切勿對兩者進行割裂處理，要充分發揮智能化管理與本體化管理各自的優勢，打破文本化管理的局限。借助人工智能技術的應用，可以進一步提高單位人事檔案管理水平。

2提高管理實效，加強管理團隊建設

單位以人事檔案管理工作為核心，應用人工智能技術時，要加強管理團隊建設，依托強有力的人才支持，進一步提高人事檔案智能化管理的實效性，實現人工智能技術與人事檔案管理的深層次融合。第一，嚴格把控好單位人事檔案管理崗位入口。單位要明確人事檔案智能化管理的內涵，從人才招聘方面入手，對部門及崗位人員的能力條件作出明確說明，優化人才招聘程序，確保所構建的管理團隊處于專業化和專職化的狀態，以進一步提高單位人事檔案智能化管理的水平，強化人工智能技術在人事檔案管理中的應用效果。第二，以復合型人才為主要發展方向，優化人事檔案管理人員知識結構，增加檔案管理人員在檔案管理、智能化管理方面的知識儲備。也就是說，大數據時代環境下，單位從事檔案管理工作的人員可在日常工作當中，靈活有效地運用人工智能技術。依托以人工智能技術為基礎的信息系統，對人事檔案的相關信息進行快速處理，并且做好計算機的日常使用、管理及維護等工作。單位在對人事檔案管理人員進行教育培訓時，要增設智能化管理模塊，應用多種方式組織開展教育培訓活動，促使其朝著常態化、制度化的方向發展，進一步提高人事檔案管理人員的綜合能力。第三，加強人員梯隊建設。單位在人事檔案數字化管理團隊建設過程中，要綜合考量各種因素，包括年齡結構、性別、興趣愛好、能力特長、受教育程度等，對其進行合理安排，優化配置人力資源，確保現有的人才隊伍素質符合人事檔案數字化管理的客觀要求，進一步提高單位人事檔案智能化管理水平。

3保障信息安全，建設檔案數據資源庫

互聯網在為單位人事檔案管理工作提供便捷條件的同時，其本身的開放性，也在一定程度上使得單位人事檔案管理信息處于被威脅的狀態。因此，單位在應用人工智能技術進行人事檔案管理時，需要確保人事檔案信息處于安全狀態。這就需要單位加大人力、物力、財力等各方面的資源投入，著手建設檔案數據資源庫，以便進一步保障人事檔案的信息安全。第一，完善檔案數據資源庫的功能開發，加強數據庫的安全性。相關人員通過檔案數據資源庫查閱相關信息時，均需要進行安全認證，如果涉及隱私信息，則需要獲得更高一級的授權或者許可。還可借助數據庫系統軟件的開發制定，對其存儲方式進行統一明確的說明。如此可有效降低檔案數據資源庫存在的風險，對提高檔案數據資源庫安全保障能力具有現實意義。第二，規范相關人員操作管理行為。單位要充分發揮自身的組織管理作用，對人事檔案管理人員的管理行為加以規范。從規章制度、管理細則等方面入手，逐步進行完善，注重對管理人員的安全培訓，增強管理人員的安全意識。如此可將人為操作存在的風險控制在最低范圍內，這對數據庫風險防范與規避具有推動與促進作用。第三，及時更新軟硬件系統設備。在人工智能技術應用于人事檔案管理的過程中，相關部門要針對人事檔案數字化管理設立專項資金，用于數據庫系統的更新與完善。從硬件設備和軟件系統兩個方面入手，對數據庫各個環節的及時掃描與有效更新，以有效降低其本身存在的風險，這些環節包括數據掃描、數據分析、數據運用、系統維護等，從而使得單位人事檔案數據資源庫的安全性能在原有基礎上得以提升，確保數據信息的存儲應用處于安全穩定的狀態。第四，優化管理技術及管理手段。單位人事檔案管理部門要及時更新理念，不斷創新發展，重視數據庫管理技術的研發應用，成立專項資金用于技術研發，如數字認證技術、數字加密技術等。借助數據庫安全管理技術的研發與應用，以保障檔案數據資源庫的安全性。

4規范良性運作，完善檔案管理制度

單位在應用人工智能技術開展人事檔案管理工作時，要結合實際情況，逐漸完善人事檔案智能化管理制度，從而保證人事檔案智能化管理工作的有序開展，確保其處于良性運作的狀態，并逐步朝著規范性、科學性的方向發展。一方面，單位要以人事檔案智能化管理為切入點，完善日常管理制度建設工作，為人工智能技術在人事檔案管理中的科學應用提供制度支持。單位要對人事檔案智能化管理的各個環節進行分類處理，建立健全與之有關的管理制度，包括檔案歸檔制度、檔案甄別制度、檔案轉換制度等，對各個環節及具體操作流程作出明確說明，促使其朝著規范化、程序化和科學化的方向發展。大數據時代環境下，單位要加強對人事檔案智能化管理制度的實踐探索，確保所形成的檔案管理制度符合大數據的時代發展要求，以充分發揮人工智能技術的作用。另一方面，單位要完善與人事檔案智能化管理有關的配套制度，提供良好的外部環境支持。單位要從人事檔案管理工作人員入手，逐步完善績效考核制度，為智能化管理制度的實施奠定基礎。具體而言，單位要深入到人事檔案智能化管理的實際當中，分析績效考核制度的不足之處，科學制訂績效考核制度，明確績效考核標準及相關流程，對人事檔案管理人員的責任及任務考核指標作出詳細的說明。通過這樣的方式，可以進一步約束人事檔案智能化管理人員的行為。人事檔案智能化管理制度處于良性運作狀態，可以更好地滿足單位人事檔案管理事業的可持續發展，這對單位人力資源優化配置目標的達成具有現實意義。綜上所述，單位從內部出發做好人事檔案管理工作，跟隨新時期的發展趨勢加強人工智能技術的應用，并充分認識到兩者的融合對于優化內部環境、人事信息整合具有積極影響，可以為今后的戰略統籌以及發展規劃提供良好的依據和參考。單位還需進一步明確人事檔案管理工作的核心目標，積極確定具體的工作要點，充分發揮人工智能技術的功能優勢，并對具體的人事檔案管理工作模式以及建設舉措加以革新，如此才能全面提高人事檔案管理的綜合實效性。

參考文獻

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[4]柳芳.人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略[J].辦公室業務,2021(22):158-159.

作者:劉靜 單位:泰安市泰山區文化和旅游局