人才流動下的三甲醫院人事檔案管理

前言：想要寫出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了人才流動下的三甲醫院人事檔案管理范文，希望能給你帶來靈感和參考，敬請閱讀。

摘要：醫療人才流動有利于醫務人員自我價值的實現以及醫療衛生事業的整體發展，但醫療人才流動數量多、頻率高，給三甲醫院的人事檔案管理帶來了人檔分離、轉遞不規范、檔案材料不完整等問題。三甲醫院一方面要適應人才流動趨勢，另一方面要加強人事檔案管理，提高認識，規范建檔，依法管檔，豐富完善檔案材料，借助信息化技術推進檔案動態管理，使檔案管理工作更加科學、高效和規范。

關鍵詞：人才流動；人事檔案；三甲醫院

醫院是人才集中型、知識密集型的單位，人才是醫院進行醫療技術創新和發展進步的力量源泉，是醫院在激烈的競爭中立于不敗之地的重要戰略資源。隨著公立醫院改革的熱潮掀和人事制度的不斷深化改革，人才流動政策逐步完善，三甲醫院越來越重視人才工作，以人才強院為理念，加大人才引進力度，打造素質優良、結構優化、精干高效的人才隊伍。各大三甲醫院紛紛出臺新辦法、制訂優惠政策來吸引稀缺人才和高層次人才，“搶人大戰”愈演愈烈，人才流動越來越頻繁，給人事檔案管理帶來的問題日益突出。

一、人才流動給三甲醫院人事檔案管理帶來的問題

（一）“人檔分離”現象頻發。第一種情況是“有人無檔”，指的是三甲醫院在辦理新人員的接收報到和入職手續時，并沒有把檔案的接收和審核作為辦理入職手續的必備環節。這造成了一些員工入職多年后，檔案仍存在原工作單位或原工作地的人才交流服務中心。有些員工工作多年甚至不清楚檔案是存放在本地人才交流中心還是在生源地，需要利用原始檔案查閱相關材料或者出據相關證明時才想到把檔案轉回單位管理。第二種情況是“有檔無人”。原因之一是流失人才的原單位舍不得人才的離去，尤其是高級專業技術人才培養不易，有些三甲醫院面臨精心培養多年的高層次人才流失，會采取扣留檔案的辦法暫時留住人才。原因之二是離職人員未及時把檔案轉遞到新單位，辦理離職手續進入新單位后便全身心投入工作，不重視檔案轉移，導致醫院已沒有這名員工卻還存放著人事檔案。這種種人才流動后的“人檔分離”現象都會使三甲醫院的人事管理與檔案管理脫節，大大影響了檔案管理工作。

（二）檔案轉遞不規范。三甲醫院規模龐大，人才流動頻繁，人事檔案也隨著人員的流動在各醫療單位間或人才交流服務中心間流轉，但是部分檔案管理部門缺乏專業的檔案管理人員，檔案管理理念和專業知識不足，責任心不強，加上各單位間溝通機制空缺，監管不到位，容易造成檔案流轉時交接不到位或者材料丟失的情況。在辦理檔案轉遞手續時，有些醫院未按規定填寫人事檔案轉遞通知單，沒有認真做好轉遞時間和地點的記錄，甚至忘記登記，導致人事檔案去向無從查找。在整理待轉遞的檔案時，有些醫院檔案管理人員未仔細清點材料，整理好目錄，連同回執一并放入檔案轉遞，導致檔案材料缺失時也不清楚在哪個環節出錯，責任不清。檔案具有原始性特點，包含的學生時代的學籍材料、家庭身份證明、經歷記載等重要材料，一旦遺失很難補辦甚至無法補辦，部分得以補辦的材料也喪失了檔案原始性和準確性。一些檔案材料的遺失，導致個人信息失去憑證，無法得到證明，對于員工本人及其未來發展產生消極影響。

（三）檔案內容完整度欠缺。三甲醫院醫療任務繁重，業務繁忙，醫務人員平時全身心投入到臨床工作中，關注醫療質量和業務水平的提高，注重職稱晉升、科研開發及教學能力的提升，不注重收集自身在臨床醫療、科研教學、學歷職稱晉升晉級、培訓進修過程中形成的具有一定保存價值的紙質材料。醫務人員普遍缺乏檔案管理意識，沒有真正認識到檔案的重要作用，因此沒有做到及時或者定期向醫院人事檔案管理部門移交和更新紙質檔案材料入檔，導致其個人人事檔案材料的不完整。

（四）檔案管理信息化程度低。三甲醫院醫務人員隊伍大，檔案歸檔材料種類多，數量龐大，查閱和使用頻率高。由于多數三甲醫院的人事檔案管理還停留在傳統的紙質管理、手工裝訂階段，檔案信息化程度不高。在檔案管理工作過程中，由于領導重視程度不足、經費投入不夠、檔案管理人員專業化程度不高、信息安全維護把握不足等方面因素的限制，三甲醫院人事檔案信息化的建設還有待加強，檔案利用和服務功能還有待提高。當醫院發生人才流動，離職人員的人事檔案轉遞出去后，單位只有簡單花名冊上能查詢到該人員的簡易信息，其他方面內容和信息毫無留存，不利于原單位的離職人員信息管理。

二、完善三甲醫院人事檔案管理的對策

（一）加強宣傳，提高認識。醫院應加大各方面的檔案普法宣傳，普及檔案知識，發揮好黨支部和黨員在“為黨管檔、為國守史、為民服務”中的先鋒模范作用，以身作則投入到檔案宣傳和保護工作中。醫院組織開展多形式、多樣化的宣傳普及活動，如邀請上級檔案部門的專家來進行專題講座、利用宣傳欄、宣傳手冊、醫院網站、公眾號、微信群等多種形式宣傳《檔案法》《保密法》《干部人事檔案工作條例》一系列檔案法律法規。通過普及人事檔案的相關知識，強化醫務人員的人事檔案意識，促使醫務人員改變觀念，提高醫務人員保護檔案和移交檔案的自覺性，維護人事檔案的完整性和真實性。

（二）規范建檔，確保真實準確。嚴格按照《檔案法》和《干部人事檔案工作條例》的相關要求，規范建立每一冊人事檔案。在接收新流動員工時建立好檔案，嚴格審核檔案信息，清點檔案材料，全面了解員工的基本情況。對于醫院內部形成的檔案材料，需對檔案材料形成過程中經手的各責任部門和相關人員統一標準和要求，規范管理。對于醫院外部形成的檔案材料，則嚴格把關，認真審核，以確保檔案的真實性、準確性。

（三）加強歸檔和轉遞，把好“入口關”。建立嚴謹的檔案歸檔和轉遞制度，統一標準，細化對檔案的接收、保管、轉遞等管理環節的工作要求。對三甲醫院的檔案管理人員進行專業化、規范化、制度化培訓，提高業務水平和責任意識。嚴格要求檔案管理人員對每一份收集的歸檔資料進行認真鑒別再歸檔，把好“入口關”，保證材料的真實性。對于流動人員的人事檔案轉遞，檔案管理人員要嚴格按照相關流程、規定操作，做好人事檔案的材料清點、裝訂、密封和機要轉遞，嚴禁流動人員自帶檔案，拒收不按照相關程序轉遞以及拆封過的人事檔案。完善轉遞交接手續，嚴格做好接收和轉出登記，明確記錄具體轉遞時間、地點和經手人。

（四）豐富檔案內容，實行動態管理。醫院人事檔案管理人員應緊密聯系相關部門及個人，加強醫務人員檔案材料的收集歸檔、鑒定與保管等工作，不斷充實人事檔案內容， 提升人事檔案的使用價值， 以達到“與時俱進”的時代要求。人事檔案除了個人簡歷材料之外，還要注意收集醫務人員在職稱職務評定、崗位聘任、考核、獎懲、學歷深造、專業進修學習培訓、學科專業研究的重要論文著作、科研項目、發明專利及參加國內外重要學術活動等證明材料。這樣人事檔案才能全面反映每個醫務人員在工作中承擔的專業技術崗位、工作類別、難度等級情況，體現醫務人員履職程度及績效考核情況，反映最新的學科發展、科研發明成果、業務創新等方面的業績情況，以便人事檔案更加全面直觀地反映員工的全貌，反映個人特點和專長，為挖掘人才、選拔優秀干部提供可靠依據。

（五）以信息化助力，構建人事檔案數據庫。首先，在做好傳統紙質檔案管理的基礎上，利用現代化信息技術，構建人力資源數據庫。在數字化建檔立庫的初始階段，人力資源管理部門就要注意收集電子檔案，把人事檔案中一些常用信息錄入數據庫，并采取掃描或拍照等多種形式把傳統的紙質檔案進行數字化轉換，充分利用現代信息儲存和信息傳播技術建立起醫療衛生人才的人事檔案信息數據庫。在轉換過程中，要注重格式、大小、分辨率的規范統一。注意信息整合和有序分類，完善數據庫的人事檔案分類、編目、統計、檢索查詢、分析利用等功能，以達到縮短查詢、利用和服務時間的目的，提升醫院人事檔案管理信息化水平，提高人事檔案管理人員的工作效率，為醫院決策提供及時、準確、全面的參考依據。其次，成立信息技術、網絡安全等部門協同辦公的工作組，圍繞人事檔案信息建設和維護遇到的管理權限分配、信息開放程度、信息安全保護等各種問題深入研究。做好保密安全措施，防止出現由于技術方面原因所引起的安全問題，杜絕信息泄露或丟失。

[參考文獻]

[1]呂鵬娟.高層次人才流動背景下高校人事檔案管理中的常見問題及對策[J].檔案管理,2019(05).

[2]賴培秀.人才流動背景下醫院人事檔案管理的現狀與對策[J].辦公室業務,2017(01).

作者：蘇蔚迎 單位：廣西玉林市第一人民醫院