新時代人事檔案管理工作優化策略

前言：想要寫出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了新時代人事檔案管理工作優化策略范文，希望能給你帶來靈感和參考，敬請閱讀。

摘要：在實際工作中，積極對人事檔案管理制度進行完善，并構建全新的人事檔案管理模式，以此來更好地發揮出人事檔案的重要作用，為各行業的發展提供優質、高效的人才信息服務。筆者從新時代人事檔案管理工作的重要性入手，分析了人事檔案管理的現狀，并進一步闡述新時代人事檔案管理工作的優化策略。

關鍵詞：人事檔案管理；優化策略

各行業在發展過程中通過對人才進行有效管理，并做好優秀人力資源開發利用工作，可以為自身的長遠和持續發展打下良好的基礎。整個過程中，人事檔案發揮著極為重要的作用。因此，需要重視人事檔案管理工作，針對人事檔案管理工作的現狀進行深入分析，并積極采取有效的措施對人事檔案管理工作進行優化，從而促進人事檔案管理質量和水平的提升，更好地發揮出人事檔案的實際效能。

一、新時代人事檔案管理工作的重要性

（一）增強人事檔案信息的真實性在傳統人事檔案管理工作中，人事檔案信息在頻繁使用和存取過程中易丟失或損壞，這對人事檔案信息的完整性和真實性帶來了較大的影響，不利于人事檔案信息有效利用。新時代人事檔案信息化的發展，這不僅為用戶查詢和利用服務提供了更多的便利，保障人事檔案信息的真實性，而且便于人事檔案信息的實時補充，確保人事檔案信息的完整性和及時性。

（二）提升人事檔案管理工作效率。目前人事檔案管理信息化水平的提升，促使人事檔案管理模式發生了較大的變化，特別是各種先進技術手段的應用，有效地提升了人事檔案管理工作效率，不僅檔案管理人員工作更具便利性，對于人事檔案信息的查找也更具準確性和便捷性。

（三）提高人事檔案服務水平。在當前人事檔案管理工作中，檔案信息的輸入和存儲基本都是通過計算機來完成，而且電子檔案的使用不再受制于時空制約，不僅檔案管理成本降低，而且人事檔案信息的使用更具便利性，這對于人事檔案服務水平的提升奠定了良好的基礎。

二、人事檔案管理工作的現狀

（一）對人事檔案管理缺乏足夠的重視。目前，多數工作人員對人事檔案管理工作認識不足，導致人事檔案管理工作一直不受重視，從而使檔案管理人員工作情緒不高。再加之部分單位領導對人事檔案管理工作認識過于片面，覺得只是簡單的整理和保管，在實際工作中往往忽視人事檔案管理工作，這對于人事檔案管理水平的提升帶來了較大的阻礙。

（二）檔案管理信息化程度不高。在當前信息化時代背景下，信息技術發展速度較快，這也使電子檔案開始替代紙質檔案，有效地規避了紙質檔案的一些弊端。在這種情況下，人事檔案管理工作也加快了信息化和網絡化的發展，這就要求人事檔案管理工作中需要積極配備先進的檔案管理設施，為人事檔案信息化管理的實現打下良好的基礎。但當前部分單位對于人事檔案信息化建設缺乏重視，相應的軟硬件設施配備不全。人事檔案信息化水平較低，這不僅影響了人事檔案管理工作的效率，也無法保障人事檔案信息的準確性，嚴重制約了人事檔案的信息化和網絡化的發展進程。

（三）人事檔案信息安全面臨挑戰目前大部分單位人事檔案都實現了信息化，雖然人事檔案管理工作效率和服務質量有了較大程度地提升，但人事檔案信息化作為一把雙刃劍，其對人事檔案信息安全帶來了較大的挑戰。特別是在信息化環境下，人事檔案信息存儲安全和傳輸安全受到較大的威脅，易出現信息被篡改、刪除和偽造破壞等問題，同時人事檔案信息管理系統也易受到網絡病毒的入侵和黑客的攻擊，對人事檔案管理信息安全管理工作帶來了較大的挑戰。

（四）人事檔案管理人員的綜合素質有待提高。傳統人事檔案管理工作對于檔案管理人員綜合素質要求不高，但在信息化時代背景下，人事檔案管理工作要求高素質的專業化檔案管理人才。目前大部分單位人事檔案管理人員綜合素質水平不高，部分檔案管理人員沒有經過系統的檔案專業知識學習，這就導致無法滿足當前人事檔案管理工作的要求。再加之部分檔案管理人員在實際工作中缺乏責任心，無法保障人事檔案信息的真實性，這必然會對人事檔案管理質量帶來較大的影響。

三、新時代人事檔案管理工作的優化策略

（一）積極創新人事檔案管理工作理念。在當前信息化時代背景下，人事檔案管理工作發生了較大的變化，這就需要在實際人事檔案管理工作中，積極創新檔案管理工作理念，強化檔案管理人員的服務意識。各單位需要對人事檔案管理工作的重要性有一個正確的認識，并將人事檔案管理工作納入到單位日常管理業務中來，做好組織建設和專業人員配置工作，并積極建立健全管理制度體系，將管理責任落實到個人，促進人事檔案管理工作水平的提升。

（二）不斷完善人事檔案管理制度。在當前人事檔案管理工作中，由于人事檔案信息加快了數字化的轉化，有效地縮短了人事檔案整理工作的時間，人事檔案信息能夠實時進行補充，進一步保證了人事檔案的及時更新及人事檔案信息的真實性。但為了能夠提升人事檔案管理工作的質量，還需要重視對人事檔案管理制度的完善。各單位要結合自身的實際情況，積極構建完善的人事檔案管理制度體系，并建立責任機制，將人事管理責任落實到人，使人事檔案管理人員能夠相互監督，進一步促進人事檔案管理工作的規范性和制度性。

（三）推進人事檔案信息化建設。在當前信息技術普及應用的新形勢下，各領域都加快了自身信息化建設的步伐。對于人事檔案管理工作而言，通過重視信息化技術手段的應用，積極提升人事檔案管理的信息化水平，不僅能夠保證人事檔案信息真實性，還可以提高人事檔案管理工作的效率。特別是運用信息化手段將紙質檔案轉化為信息數據，數字信息與紙制檔案信息保持一致性，為檔案信息的利用提供了更多的便利。同時，通過建立人事檔案管理系統，并運用?；臋n案管理軟件，將人事檔案管理信息系統與辦公自動化系統進行有效銜接，可以實現檔案信息的快速收集和歸檔，進一步提升人事檔案管理的信息化水平，為人事檔案信息的高效利用奠定良好的基礎。

（四）建立強大的人事檔案信息數據庫。當前大部分單位人事檔案管理設施相對落后，無法滿足人事檔案信息化發展的需求。這就需要積極配備先進的檔案軟硬件設施，重視先進檔案設備和軟件的應用，為人事檔案信息化建設創造良好的條件。同時，還要加大人事檔案信息數據庫建設，將人事檔案信息錄入到數據庫中，利用軟件系統來實現對人事檔案信息的管理。在具體建立數據庫時，需要重視原始檔案信息與數據庫中信息的一致性，設計的軟件系統要具有可操作性，為檔案信息的查閱帶來更多的便捷性。另外，還要針對人事檔案信息查閱設置相應的權限，保證人事檔案的合理利用，進一步提升人事檔案信息管理的科學化和現代化水平。

（五）加強人事檔案信息的安全防護。在人事檔案管理工作中，由于網絡環境下檔案信息安全受到較大的威脅，要求檔案管理人員要具備較強的安全意識，積極提升系統硬件條件，為人事檔案信息的安全提供重要的保障。為了保證人事檔案信息管理系統運行的可行性，確保人事檔案信息的安全，需要經常針對網絡系統進行檢查和檢測，強化對數據流轉的監管。設置網絡安全防火墻，及時更新軟件防護程序，并通過設置相應的密碼和訪問權限，進一步保障檔案信息的安全。另外，還要重視檔案信息數據的備份，通過運用云存儲，有效地防范突發情況發生，確保人事檔案信息的安全。

（六）強化人事檔案管理人員的綜合素質。在信息化時代背景下，人事檔案管理工作與信息技術的結合，有效地提高了人事檔案管理工作的效率，但人事檔案管理信息化水平的提升也對人事檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求。因此在當前人事檔案管理工作中，需要強化人事檔案管理隊伍建設，通過打造一支高素質的專業化檔案管理人才隊伍，以此來提高人事檔案管理工作的水平。這就需要在日常工作中重視對人事檔案管理人員的培訓和再教育，努力提高人事檔案管理人員的專業技能和綜合素質。在具體工作中，可以定期邀請專家開展講座，使檔案管理人員能夠掌握行業的最新知識和最新技術。

[參考文獻]

[1]楊爽.基于現代人力資源管理視角的人事檔案管理變革[J].辦公室業務,2017(10).

[2]姚勇.基于現代人力資源管理的人事檔案管理淺析[J].辦公室業務,2017(12).

作者：許巍巍 單位：黑龍江省水文水資源中心