人事檔案管理信息化分析

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【摘要】人事檔案管理信息化是提高人事檔案管理工作質量的重要途徑之一。本文從實際出發(fā)，以單位人事檔案管理工作為研究對象，闡述人事檔案管理的現(xiàn)狀和優(yōu)勢，分析信息化在人事檔案管理中的重要意義，并提出人事檔案管理信息化建設的具體措施。 

【關鍵詞】人事檔案管理；信息化；具體措施

信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)是日常生活不可或缺的一部分。在科研、行政工作中，互聯(lián)網(wǎng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)模式，單位也在這方面投入很多人力、物力、財力。可在人事檔案管理中，卻未確定互聯(lián)網(wǎng)的地位，人事檔案管理還是采用傳統(tǒng)的手工錄入、數(shù)據(jù)統(tǒng)計模式。在信息化高速發(fā)展的當下，傳統(tǒng)模式已經無法滿足人事檔案信息化管理。人事檔案信息化管理能體現(xiàn)人事檔案管理工作的專業(yè)價值，潛在優(yōu)勢，發(fā)展目標。一、人事檔案管理工作的現(xiàn)狀當前，很多單位人事檔案的管理觀念、管理模式相對落后，仍以簡單機械的方式為主。人事檔案管理人員電子信息化意識相對薄弱，業(yè)務開展未與時俱進。導致人事檔案管理水平仍處于傳統(tǒng)和紙質管理水平階段。這既費人力，又費時間，而且容易出現(xiàn)誤差。這些情況直接制約著現(xiàn)代單位人事檔案信息化水平的提升。

二、人事檔案管理信息化的優(yōu)勢

當前單位的人事檔案管理工作越來越復雜，涉及的人事檔案資料信息內容越來越多，而且部分檔案信息內容較為瑣碎，導致人事檔案管理人員承受了較大的工作壓力，依舊按照傳統(tǒng)的工作模式開展人事檔案管理，會導致檔案管理工作的效率大幅度下降，而且可能出現(xiàn)各種管理難題。信息化技術的應用，可以解決上述難題，信息化技術的主要特點，是具有極強的運算能力、交互能力、執(zhí)行能力以及數(shù)據(jù)信息共享能力，將其應用到人事檔案管理中來。第一，可以降低工作人員的工作壓力，可以更加輕松、快速地完成人事檔案信息收集、整理、編輯、歸檔等一系列工作，將工作人員從繁瑣的工作任務中解放出來。第二，能夠通過運算、交互，幫助檢查檔案信息的正確性、規(guī)范性和全面性，甚至可以智能化改錯，避免檔案管理中一些低級問題出現(xiàn)。第三，延長檔案保存時間。傳統(tǒng)情況下，單位在保存人事檔案資料時，大量的人事檔案資料用紙質形式保存，存儲難度大的同時，也會造成時間和空間的浪費。另外，紙質材料在保管方面難度較大，受自然存儲環(huán)境和條件的影響較大，容易造成檔案破損，尤其在嚴重的自然或人為事故發(fā)生時，寶貴的人事檔案資料會受到嚴重破壞，給單位帶來不可逆轉的損失。人事檔案信息化，則能夠將人事檔案數(shù)據(jù)進行有效保存與備份，既延長了人事檔案的保存時間，又節(jié)約了空間，提高了適應不良環(huán)境的能力，讓人事檔案資料能夠長久完好地保存和應用。另外，單位還可以運用電子掃描、光盤存儲等技術手段，保存特殊數(shù)據(jù)，保證人事檔案的持久使用。第四，人事檔案信息化對于人事檔案的存儲、傳輸和利用更加高效，這能夠使得人事檔案管理的作用、價值得到最大化的發(fā)揮。單位依靠信息化技術可以實現(xiàn)檔案信息的快速處理、交換、利用、共享。做到優(yōu)化單位人事建設記錄。全面、客觀反映出單位干部的知識、素質、能力情況，為單位的干部人才資源戰(zhàn)略規(guī)劃提供參考依據(jù)，使單位干部人才的招聘、引進、培訓等更加科學合理，滿足單位對干部人才的需求。

三、人事檔案管理信息化建設的具體措施

（一）建立人事檔案信息化體系。為了充分發(fā)揮信息技術在人事檔案管理中的應用價值，促進信息處理手段在人事檔案管理實踐中的推廣應用，從根本上保證人事檔案處理的效率。單位應加大對相關設備的投入，如電子計算機、路由器、復印機、掃描儀等。加強人事檔案管理軟件的開發(fā)，為信息管理平臺的建立提供一定的支撐。為保證人事檔案管理的安全性，應嚴格對人事檔案室的鑰匙進行管理，電子檔案管理要做好計算機系統(tǒng)的安全管理。在軟件系統(tǒng)建設中，要注意軟件的采購、調試、維護等方面，要有專門的人員負責軟件的管理和運行。專業(yè)體系建設的過程中，我們必須注意安全，尤其是在制度建設上要有完善的安全措施。有效利用信息技術安全手段保護檔案的完整性，并做好系統(tǒng)的故障處理方案，以避免檔案損失。

（二）建立人事檔案信息化管理制度。建立嚴格的人事檔案信息化管理制度，防止泄露和利于追究責任。利用人事檔案電子信息化的特點，充分發(fā)揮人事檔案在人才交流、查閱、宣傳、應用等方面的重要作用，為單位的人才建設和管理發(fā)展提供有效的保障。信息化的發(fā)展趨勢中蘊含著安全方面的風險和隱患，因此人事檔案管理工作必須突出保密性這一重要原則。同時要在人事檔案管理工作人員內部做好保密宣教工作，進行人事檔案工作的職業(yè)道德建設，使人事檔案人員能夠全身心投入到確保檔案數(shù)據(jù)安全、關鍵信息完整的工作中。

（三）健全人事檔案信息化管理的各項制度。首先，應當明確人事檔案管理的內容，要求應盡量詳細、翔實。同時還要以《檔案法》以及其他的相關政策為基礎，結合自身的實際工作情況，對人事檔案管理在信息收集、整理、編撰、保管與挖掘、利用等各個工作環(huán)節(jié)的標準，要制定詳細而明確的規(guī)定，乃至檔案的保管期限、保密、調閱、銷毀等，都需要進行相應的工作標準、要求說明，為人事檔案管理工作的實踐提供指導。最后，應當建立明確的人事檔案管理工作責權體系，將相關的工作職責、責任、權利等，細化到各個檔案管理工作崗位，并制定相應的工作標準、考核指標，保證單位人事檔案管理工作得以規(guī)范、有序和高效推進。

（四）應用信息化挖掘人事檔案的價值。人事檔案管理的職能不僅僅是“記錄”，更是為了向人事管理、人力資源管理提供各類支撐服務，這是人事檔案管理的根本價值所在。以往，對于人事檔案的應用效率是較低的，對于人事檔案信息的分析難以做到真正的客觀、科學、全面，而在信息化技術條件下，我們則可以更加深入地挖掘檔案價值。例如，借助于大數(shù)據(jù)和人工智能技術，我們可以快速對人事檔案信息進行量化性的分析，更加科學、準確地反映出干部的知識、素質、能力，并將分析結果與單位自身的干部人才資源戰(zhàn)略規(guī)劃結合起來，為單位的人力資源管理提供參考依據(jù)，為人力資源管理工作的開展和干部人才資源的配置進行優(yōu)化等。

（五）建立起人事檔案管理與人力資源管理部門之間的橫向合作。通過對信息化技術的應用，還應當著重加強人事檔案管理與人力資源管理部門的橫向合作，這是我們需要特別注意的。其一是因為人事檔案的信息主要來源于人力資源管理部門；其二是人事檔案的利用主要服務于人力資源管理部門。為此，我們應當基于信息化技術，建立起人事檔案管理平臺與人力資源管理辦公平臺之間的數(shù)據(jù)信息通道，便于人事檔案信息的收集，一旦人力資源管理方面的信息有所變動和更新，便及時將相關信息傳輸?shù)綑n案管理平臺，防止信息遺漏。檔案管理平臺方面，將信息編撰、分析好之后，隨時準備為人力資源管理提供利用。

（六）提升人事檔案管理人員的業(yè)務能力和綜合素質。人事檔案信息化管理者需要有強烈的責任感和管理意識，要有敏銳的洞察力和時代感。同時要具備較高的信息素養(yǎng)，能靈活、恰當?shù)厥褂糜嬎銠C。熟悉人事檔案管理，對人事檔案管理有獨到見解，熟悉人事檔案的收集和整理流程。同時，單位應提高人事檔案管理人員的業(yè)務素質，定期組織其參加各種專業(yè)培訓，接受最新的檔案知識和管理技能。建立健全培訓機制，增強管理者終身學習意識。單位還可以邀請信息技術操作和應用方面的專家對單位人事檔案管理人員進行示范指導，使其清楚地掌握和運用信息技術檔案管理方法，掌握如何操作信息系統(tǒng)，并科學規(guī)范地處理。

（七）人事檔案信息化安全保障體系的建立。安全保障體系是人事檔案電子信息化的重要保障。我國人事檔案信息不僅對權威性和保密性有較高的要求，而且對信息來源的真實性和存放的安全性也有著特殊的要求。計算機本身的不穩(wěn)定性和網(wǎng)絡不安全性給人事檔案的電子信息化帶來了挑戰(zhàn)。檔案信息一旦丟失或泄露，會造成不堪設想的后果。因此，實現(xiàn)人事檔案信息化，首先，要建立獨立的運行系統(tǒng)，保障其安全性和保密性。其次，要對不同部門、不同管理人員設置不同的瀏覽權限，做好基礎管理。信息化的發(fā)展趨勢中蘊含著安全方面的風險和隱患，因此人事檔案管理工作必須突出保密性這一重要原則。要利用安全操作規(guī)范和保密工作原理，嚴格規(guī)范人事檔案資料和信息的查閱、共享、整理和加工等關鍵環(huán)節(jié)與過程，消除非法的人事檔案資料拷貝、復制的可能性和可行性。

四、結語

綜上所述，人事檔案管理工作是單位人事管理工作中的重要部分，應積極推動單位人事檔案管理工作朝著信息化、標準化、規(guī)范化方面可持續(xù)發(fā)展。隨著日新月異的社會發(fā)展，社會各項建設的現(xiàn)代化進程加速，這意味著關乎個人身份的人事檔案管理工作需要時刻保持先進性，提高人事檔案管理的現(xiàn)代化建設水平，使人事檔案管理實現(xiàn)信息化，從而最大可能地體現(xiàn)人事檔案資源的價值。人事檔案管理工作務必突出真實性、綜合性、安全性的信息化根本原則和思想，將信息化作為人事檔案管理工作的基本方向和必然趨勢，整合人事檔案工作的內部要素和外部因素，構建人事檔案管理的信息化平臺，為人事檔案更好地服務于人事各項工作提供信息、資源支撐的平臺和保障。

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作者：林立 單位：福建省中醫(yī)藥科學院