人事檔案管理制度與模式創新路徑探討

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摘要：人事檔案是組織內部關于人事信息方面的憑證依據，是企業人力資源管理工作的重要參考資料。當前，隨著大環境的變化，人力資源開始受到企業的普遍關注和重視，都在強調充分開發利用人力資源，以增強自身的競爭力，從而在激烈的市場競爭中脫穎而出。然而長期以來，無論是政府機構還是企業，對于人事檔案的利用率都非常低，未充分地發揮人事檔案的管理作用，這在很大程度上與我國人事檔案管理制度有關。基于此，本文簡要闡述了人事檔案的特點，分析了人事檔案管理制度以及模式創新的必要性，并具體研究了新時代人事檔案管理制度與模式的創新路徑。

關鍵詞：創新；人事檔案；管理制度；模式；必要性

人事檔案是我國特色人事管理制度下的產物，其主要是記錄個人經歷、品德作風以及政治面貌等，具有憑證、參考以及依據三重功能。對于個人而言，人事檔案記錄了自己的身份、學歷、工作經歷等多方面信息，是有效的憑證；對于組織而言，人事檔案是崗位調動、升職的重要參考；對于人事部門而言，這是決定工資待遇、勞動保障等的重要依據。現階段，隨著社會發展，傳統的人事檔案管理制度以及模式已經難以適應當前的現實需求，難以使人事檔案的作用得到充分的發揮，因此，必須要創新人事檔案管理制度與模式，從而在妥善保管人事檔案的基礎上，最大限度發揮人事檔案的作用。

一、人事檔案的特征

人事檔案雖然只是檔案資料的一種，但是，人事檔案自身特性決定了人事檔案具有一定的特殊性。人事檔案主要表現出以下幾方面的特征，一是現實性。人事檔案是人力資源部門合理確定工資福利待遇、合理配置人才的重要依據，直接服務于現實工作，這是人事檔案的突出特征之一[1]；二是真實性。真實性是所有檔案資料的基礎要求，對于人事資料而言，這是現實性的必要前提，人事檔案必須要確保其完整性，個人的相關材料必須要真實，這樣才能賦予現實工作；三是動態性。人事檔案立卷之后，其中的內容并非一成不變，隨著當事人自身學歷、工作經歷的變化，人事檔案需要動態完善，補充新的材料，且要求人事檔案與當事人實際情況的脫節要盡量小；四是流動性。人事檔案會伴隨當事人終身，隨著個人工作調動、職位升遷，人事檔案會“檔隨人走”，轉入到新的單位進行管理[2]；五是機密性。人事檔案涉及個人隱私信息，屬于黨和國家的機密性檔案資料，任何人、任何單位都無權泄漏人事檔案中的內容。

二、人事檔案管理制度以及模式創新的必要性

1.用人單位利用人事檔案的需求增加人事檔案的重要性不言而喻，其在各個組織單位中都發揮著不可替代的作用，隨著社會發展，用人單元利用人事檔案的需求也越來越多元化，利用范圍進一步延伸，從最初的政審開始向崗位調整、人力資源規劃以及薪酬定級等多方面延伸，各方面的需求明顯增加。在此情況下，傳統的人事檔案管理制度已經難以適應當下的需求，迫切需要創新人事檔案管理制度以及模式，提升管理效率，進而使人事檔案更好地為用人單位服務。

2.人才流動性不斷增強的客觀需要現階段，隨著社會經濟的發展，人才流動性不斷增強，遵循“檔隨人走”的要求，這無疑對人事檔案管理也提出了更高的要求。以往受限于經濟發展水平以及交通狀況，人才流動性不強[3]，大部分人都會長時間處于同一地區，而現在我國經濟高度發達，交通設施完善，人們為尋求更好的就業機會、更高的福利待遇，會在不同區域內流動，這就導致人事檔案必須要隨著人才的流動而流動，這無疑增加人事檔案管理的難度。在此種情況下，有必要創新人事檔案管理制度與模式，這樣才能提高人事檔案流轉效率，以免出現有檔無人或者有人無檔的情況。

三、人事檔案管理制度與模式創新的基本原則

要在妥善保管人事檔案的基礎上充分發揮人事檔案的價值與作用，必須要創新人事檔案管理制度，建立符合當前人才流動以及各方面需求的人事檔案管理機制，此機制不僅要對當下的人才流動做出回應，同時也要順應今后的發展趨勢。具體而言，需要遵循以下幾項基本原則，一是人事檔案管理要以服務為基本職能，這就人事檔案必須要完整記錄當事人的所有信息，若個人學習、工作發生變動，要及時補充檔案資料，從而使人事檔案具備實際使用價值，可以服務于現實需求；二是人事檔案必須要確保真實性，人事檔案中記錄的內容需要詳實、具體、全面，可以真實反映當事人的個人經歷、精神面貌，以便為用人單位提供準確的參考；三是人事檔案管理要標準化、規范化，由于當下人才流動性不斷增強，為了便于人事檔案流動，必須要實現人事檔案的標準化，包括內容、格式等要有統一的規范要求，以增強人事檔案的流動性。

四、新時代創新人事檔案管理制度與模式的途徑

在當前時代背景下，人事檔案管理制度與模式必須要與時俱進，以適應社會發展要求，基于此，人事檔案管理機構需要細化人事檔案分類，加快人事檔案管理信息化進程，并建立起統一的人事檔案管理模式。

1.創新人事檔案分類自我國建立起人事檔案管理制度以來，人事檔案分類基本沒有發生變化，至今仍是分為干部人事檔案、學生檔案以及普通人事檔案三大類，缺乏創新與變革，其中干部人事檔案是人事檔案管理的核心，其余兩類人事檔案的管理基本參照的干部人事檔案管理機制。以往由于人員流動性較差，用人單位對于人事檔案的利用需求相對較少，然而在當前的社會環境下，人員流動性明顯增加，對于人事檔案的利用需求較大。因此，這種簡單的人事檔案管理模式難以滿足現實需求，在一定程度上限制了對人事檔案的開發與利用。基于此，應當考慮將人事檔案的類別進行細化[4]，比如按照職業類別進行分類或者按照人才屬性進行分類，以高校人事檔案為例，可以將檔案分為管理人員人事檔案、教職工人事檔案、行政、后勤工作人員人事檔案等，這樣不僅便于管理，而且也能使人事檔案得到充分的利用。

2.建立統一的人事檔案管理模式建立統一管理的人事檔案管理模式可以有效確保人事檔案的完整性以及真實性，同時也便于人事檔案的調閱。當前，人才流動性明顯增強，而隨著人才流動人事檔案也要隨之流動，否則會影響今后的就業、工作，退休。但是，在當前檔函分散管理的模式下，隨著人才流動，使得人事檔案要多次轉出轉入，不僅增加人事檔案管理機構的工作量，同時也不利于人事檔案的完善與補充。并且在分散管理模式下，棄檔問題屢屢發生，其根本原因在于人事檔案轉出轉入流程復雜，需要消耗大量的時間精力，因此，很多人會選擇直接棄檔，進而出現有檔無人的情況[5]。基于此，應當建立統一的人事檔案管理機構，對所有人事檔案進行統一管理，這樣不僅省略了因人員流動導致的人事檔案不斷轉出轉入的問題，大幅降低了人事檔案管理人員的工作量，同時也便于及時完善和補充人事檔案，可以有效確保人事檔案的真實性與完整性，從而更好地發揮人事檔案的作用和價值。

3.建立信息化人事檔案管理模式檔案管理信息化是現階段檔案管理領域發展的重要趨勢，也是當今社會的大勢所趨，人事檔案雖然具有一定的特殊性，但是也要向信息化方向發展。要實現人事檔案的統一管理，信息化是必要前提，因此，檔案管理機構必須要高度重視信息化建設，加快完善各項軟硬件設施，加快實現人事檔案信息化管理。首先，人事檔案本身數量較多，若采用傳統紙質檔案則不僅需要占據較大的空間進行存放，還需要消耗大量人力物力復雜保管，而建立信息化人事檔案可以有效解決這些問題[6]，不僅節省空間、紙張等資源，同時，也能大幅減少人力資源投入，人事檔案管理的成本會大幅下降；其次，信息化人事檔案在補充或者完善檔案時更為便捷，若當事人的工作崗位發生變動、學歷信息發生變化，可以快速地將變動后的信息錄入系統中，對其人事檔案進行補充，可以有效地確保人事檔案信息與當事人實際情況之間不出現嚴重脫節；最后，采用信息化人事檔案管理模式可以顯著提高人事檔案管理效率，包括檔案的轉出、轉入、調閱以及增刪等都更加便捷。需要注意的是，要實現人事檔案管理信息化發展，必須要建立起統一的標準規范，采用統一的格式，同時還要做好電子人事檔案的防護工作，采用加密技術、防火墻等多種技術，以確保電子人事檔案的安全。

五、結語

綜上所述，在當前社會形勢下，傳統人事檔案管理制度以及管理模式已經無法滿足實際需求，甚至于會限制或者阻礙人才流動。因此，必須要積極地推進人事檔案管理機制創新與改革，全面提升人事檔案管理效率與管理水平，發揮人事檔案的內在價值。

參考文獻

[1]朱學棟.淺談人事檔案管理模式的變革：社會化和開放式管理[J].文化創新比較研究，2018，55（19）：165-166.

[2]付相敏.從嚴扎實做好新時代干部人事檔案工作探索[J].管理觀察，2019（22）：87-88.

[3]高巍，劉洋.關于創新人事檔案管理制度與模式的探索[J].百科論壇電子雜志，2018（11）：729.

[4]林青.干部人事檔案信息化管理模式的實現與保障研究[J].中國管理信息化，2019，22（14）：170-171.

[5]余慧瓊，曹春蓮，李霞.淺談社會轉型時期人事檔案管理制度的改革與創新[J].辦公室業務，2018（12）：169.

[6]曾裕涵.人力資源管理對人事檔案管理的創新研究論述[J].全國商情•理論研究，2018（26）：51-52.

作者：李玉嬌 單位：中海油能源發展股份有限公司采油服務分公司