人事檔案管理制度與模式創(chuàng)新路徑探討
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摘要：人事檔案是組織內(nèi)部關(guān)于人事信息方面的憑證依據(jù)，是企業(yè)人力資源管理工作的重要參考資料。當(dāng)前，隨著大環(huán)境的變化，人力資源開(kāi)始受到企業(yè)的普遍關(guān)注和重視，都在強(qiáng)調(diào)充分開(kāi)發(fā)利用人力資源，以增強(qiáng)自身的競(jìng)爭(zhēng)力，從而在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出。然而長(zhǎng)期以來(lái)，無(wú)論是政府機(jī)構(gòu)還是企業(yè)，對(duì)于人事檔案的利用率都非常低，未充分地發(fā)揮人事檔案的管理作用，這在很大程度上與我國(guó)人事檔案管理制度有關(guān)?；诖?，本文簡(jiǎn)要闡述了人事檔案的特點(diǎn)，分析了人事檔案管理制度以及模式創(chuàng)新的必要性，并具體研究了新時(shí)代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新路徑。
關(guān)鍵詞：創(chuàng)新；人事檔案；管理制度；模式；必要性
人事檔案是我國(guó)特色人事管理制度下的產(chǎn)物，其主要是記錄個(gè)人經(jīng)歷、品德作風(fēng)以及政治面貌等，具有憑證、參考以及依據(jù)三重功能。對(duì)于個(gè)人而言，人事檔案記錄了自己的身份、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等多方面信息，是有效的憑證；對(duì)于組織而言，人事檔案是崗位調(diào)動(dòng)、升職的重要參考；對(duì)于人事部門(mén)而言，這是決定工資待遇、勞動(dòng)保障等的重要依據(jù)。現(xiàn)階段，隨著社會(huì)發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度以及模式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)需求，難以使人事檔案的作用得到充分的發(fā)揮，因此，必須要?jiǎng)?chuàng)新人事檔案管理制度與模式，從而在妥善保管人事檔案的基礎(chǔ)上，最大限度發(fā)揮人事檔案的作用。
一、人事檔案的特征
人事檔案雖然只是檔案資料的一種，但是，人事檔案自身特性決定了人事檔案具有一定的特殊性。人事檔案主要表現(xiàn)出以下幾方面的特征，一是現(xiàn)實(shí)性。人事檔案是人力資源部門(mén)合理確定工資福利待遇、合理配置人才的重要依據(jù)，直接服務(wù)于現(xiàn)實(shí)工作，這是人事檔案的突出特征之一[1]；二是真實(shí)性。真實(shí)性是所有檔案資料的基礎(chǔ)要求，對(duì)于人事資料而言，這是現(xiàn)實(shí)性的必要前提，人事檔案必須要確保其完整性，個(gè)人的相關(guān)材料必須要真實(shí)，這樣才能賦予現(xiàn)實(shí)工作；三是動(dòng)態(tài)性。人事檔案立卷之后，其中的內(nèi)容并非一成不變，隨著當(dāng)事人自身學(xué)歷、工作經(jīng)歷的變化，人事檔案需要?jiǎng)討B(tài)完善，補(bǔ)充新的材料，且要求人事檔案與當(dāng)事人實(shí)際情況的脫節(jié)要盡量小；四是流動(dòng)性。人事檔案會(huì)伴隨當(dāng)事人終身，隨著個(gè)人工作調(diào)動(dòng)、職位升遷，人事檔案會(huì)“檔隨人走”，轉(zhuǎn)入到新的單位進(jìn)行管理[2]；五是機(jī)密性。人事檔案涉及個(gè)人隱私信息，屬于黨和國(guó)家的機(jī)密性檔案資料，任何人、任何單位都無(wú)權(quán)泄漏人事檔案中的內(nèi)容。
二、人事檔案管理制度以及模式創(chuàng)新的必要性
1.用人單位利用人事檔案的需求增加人事檔案的重要性不言而喻，其在各個(gè)組織單位中都發(fā)揮著不可替代的作用，隨著社會(huì)發(fā)展，用人單元利用人事檔案的需求也越來(lái)越多元化，利用范圍進(jìn)一步延伸，從最初的政審開(kāi)始向崗位調(diào)整、人力資源規(guī)劃以及薪酬定級(jí)等多方面延伸，各方面的需求明顯增加。在此情況下，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)下的需求，迫切需要?jiǎng)?chuàng)新人事檔案管理制度以及模式，提升管理效率，進(jìn)而使人事檔案更好地為用人單位服務(wù)。
2.人才流動(dòng)性不斷增強(qiáng)的客觀需要現(xiàn)階段，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才流動(dòng)性不斷增強(qiáng)，遵循“檔隨人走”的要求，這無(wú)疑對(duì)人事檔案管理也提出了更高的要求。以往受限于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平以及交通狀況，人才流動(dòng)性不強(qiáng)[3]，大部分人都會(huì)長(zhǎng)時(shí)間處于同一地區(qū)，而現(xiàn)在我國(guó)經(jīng)濟(jì)高度發(fā)達(dá)，交通設(shè)施完善，人們?yōu)閷で蟾玫木蜆I(yè)機(jī)會(huì)、更高的福利待遇，會(huì)在不同區(qū)域內(nèi)流動(dòng)，這就導(dǎo)致人事檔案必須要隨著人才的流動(dòng)而流動(dòng)，這無(wú)疑增加人事檔案管理的難度。在此種情況下，有必要?jiǎng)?chuàng)新人事檔案管理制度與模式，這樣才能提高人事檔案流轉(zhuǎn)效率，以免出現(xiàn)有檔無(wú)人或者有人無(wú)檔的情況。
三、人事檔案管理制度與模式創(chuàng)新的基本原則
要在妥善保管人事檔案的基礎(chǔ)上充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值與作用，必須要?jiǎng)?chuàng)新人事檔案管理制度，建立符合當(dāng)前人才流動(dòng)以及各方面需求的人事檔案管理機(jī)制，此機(jī)制不僅要對(duì)當(dāng)下的人才流動(dòng)做出回應(yīng)，同時(shí)也要順應(yīng)今后的發(fā)展趨勢(shì)。具體而言，需要遵循以下幾項(xiàng)基本原則，一是人事檔案管理要以服務(wù)為基本職能，這就人事檔案必須要完整記錄當(dāng)事人的所有信息，若個(gè)人學(xué)習(xí)、工作發(fā)生變動(dòng)，要及時(shí)補(bǔ)充檔案資料，從而使人事檔案具備實(shí)際使用價(jià)值，可以服務(wù)于現(xiàn)實(shí)需求；二是人事檔案必須要確保真實(shí)性，人事檔案中記錄的內(nèi)容需要詳實(shí)、具體、全面，可以真實(shí)反映當(dāng)事人的個(gè)人經(jīng)歷、精神面貌，以便為用人單位提供準(zhǔn)確的參考；三是人事檔案管理要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，由于當(dāng)下人才流動(dòng)性不斷增強(qiáng)，為了便于人事檔案流動(dòng)，必須要實(shí)現(xiàn)人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，包括內(nèi)容、格式等要有統(tǒng)一的規(guī)范要求，以增強(qiáng)人事檔案的流動(dòng)性。
四、新時(shí)代創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的途徑
在當(dāng)前時(shí)代背景下，人事檔案管理制度與模式必須要與時(shí)俱進(jìn)，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求，基于此，人事檔案管理機(jī)構(gòu)需要細(xì)化人事檔案分類，加快人事檔案管理信息化進(jìn)程，并建立起統(tǒng)一的人事檔案管理模式。
1.創(chuàng)新人事檔案分類自我國(guó)建立起人事檔案管理制度以來(lái)，人事檔案分類基本沒(méi)有發(fā)生變化，至今仍是分為干部人事檔案、學(xué)生檔案以及普通人事檔案三大類，缺乏創(chuàng)新與變革，其中干部人事檔案是人事檔案管理的核心，其余兩類人事檔案的管理基本參照的干部人事檔案管理機(jī)制。以往由于人員流動(dòng)性較差，用人單位對(duì)于人事檔案的利用需求相對(duì)較少，然而在當(dāng)前的社會(huì)環(huán)境下，人員流動(dòng)性明顯增加，對(duì)于人事檔案的利用需求較大。因此，這種簡(jiǎn)單的人事檔案管理模式難以滿足現(xiàn)實(shí)需求，在一定程度上限制了對(duì)人事檔案的開(kāi)發(fā)與利用?；诖耍瑧?yīng)當(dāng)考慮將人事檔案的類別進(jìn)行細(xì)化[4]，比如按照職業(yè)類別進(jìn)行分類或者按照人才屬性進(jìn)行分類，以高校人事檔案為例，可以將檔案分為管理人員人事檔案、教職工人事檔案、行政、后勤工作人員人事檔案等，這樣不僅便于管理，而且也能使人事檔案得到充分的利用。
2.建立統(tǒng)一的人事檔案管理模式建立統(tǒng)一管理的人事檔案管理模式可以有效確保人事檔案的完整性以及真實(shí)性，同時(shí)也便于人事檔案的調(diào)閱。當(dāng)前，人才流動(dòng)性明顯增強(qiáng)，而隨著人才流動(dòng)人事檔案也要隨之流動(dòng)，否則會(huì)影響今后的就業(yè)、工作，退休。但是，在當(dāng)前檔函分散管理的模式下，隨著人才流動(dòng)，使得人事檔案要多次轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入，不僅增加人事檔案管理機(jī)構(gòu)的工作量，同時(shí)也不利于人事檔案的完善與補(bǔ)充。并且在分散管理模式下，棄檔問(wèn)題屢屢發(fā)生，其根本原因在于人事檔案轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入流程復(fù)雜，需要消耗大量的時(shí)間精力，因此，很多人會(huì)選擇直接棄檔，進(jìn)而出現(xiàn)有檔無(wú)人的情況[5]。基于此，應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)所有人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，這樣不僅省略了因人員流動(dòng)導(dǎo)致的人事檔案不斷轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入的問(wèn)題，大幅降低了人事檔案管理人員的工作量，同時(shí)也便于及時(shí)完善和補(bǔ)充人事檔案，可以有效確保人事檔案的真實(shí)性與完整性，從而更好地發(fā)揮人事檔案的作用和價(jià)值。
3.建立信息化人事檔案管理模式檔案管理信息化是現(xiàn)階段檔案管理領(lǐng)域發(fā)展的重要趨勢(shì)，也是當(dāng)今社會(huì)的大勢(shì)所趨，人事檔案雖然具有一定的特殊性，但是也要向信息化方向發(fā)展。要實(shí)現(xiàn)人事檔案的統(tǒng)一管理，信息化是必要前提，因此，檔案管理機(jī)構(gòu)必須要高度重視信息化建設(shè)，加快完善各項(xiàng)軟硬件設(shè)施，加快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理。首先，人事檔案本身數(shù)量較多，若采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案則不僅需要占據(jù)較大的空間進(jìn)行存放，還需要消耗大量人力物力復(fù)雜保管，而建立信息化人事檔案可以有效解決這些問(wèn)題[6]，不僅節(jié)省空間、紙張等資源，同時(shí)，也能大幅減少人力資源投入，人事檔案管理的成本會(huì)大幅下降；其次，信息化人事檔案在補(bǔ)充或者完善檔案時(shí)更為便捷，若當(dāng)事人的工作崗位發(fā)生變動(dòng)、學(xué)歷信息發(fā)生變化，可以快速地將變動(dòng)后的信息錄入系統(tǒng)中，對(duì)其人事檔案進(jìn)行補(bǔ)充，可以有效地確保人事檔案信息與當(dāng)事人實(shí)際情況之間不出現(xiàn)嚴(yán)重脫節(jié)；最后，采用信息化人事檔案管理模式可以顯著提高人事檔案管理效率，包括檔案的轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入、調(diào)閱以及增刪等都更加便捷。需要注意的是，要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化發(fā)展，必須要建立起統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，采用統(tǒng)一的格式，同時(shí)還要做好電子人事檔案的防護(hù)工作，采用加密技術(shù)、防火墻等多種技術(shù)，以確保電子人事檔案的安全。
五、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，在當(dāng)前社會(huì)形勢(shì)下，傳統(tǒng)人事檔案管理制度以及管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足實(shí)際需求，甚至于會(huì)限制或者阻礙人才流動(dòng)。因此，必須要積極地推進(jìn)人事檔案管理機(jī)制創(chuàng)新與改革，全面提升人事檔案管理效率與管理水平，發(fā)揮人事檔案的內(nèi)在價(jià)值。
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作者：李玉嬌 單位：中海油能源發(fā)展股份有限公司采油服務(wù)分公司