醫(yī)院人事檔案管理中的6S精細化管理應用
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【摘要】目的探究在醫(yī)院人事檔案管理中，6S精細化管理的應用效果。方法選取我院人事檔案管理處2017年1月—2018年3月采用常規(guī)管理方法管理的600份檔案作為對照組，2018年4月—2019年4月采用6S精細化管理方法管理的600份檔案作為研究組，比較兩組檔案缺失率、破損率、正常利用率及管理質(zhì)量評分。結(jié)果研究組檔案缺失率、破損率均低于對照組，正常利用率高干對照組，有統(tǒng)計學差異性(P＜0.05);研究組檔案標識規(guī)范程度、檔案室清潔程度以及檔案管理安全方面性評分均高于對照組，有統(tǒng)計學差異性(P＜0.05)。結(jié)論在醫(yī)院人事檔案管理中應用6S精細化管理，可以減少檔案破損及缺失情況，對提高人事檔案管理質(zhì)量及正常利用率具有重要的價值。
【關鍵詞】6S精細化管理;醫(yī)院人事檔案管理;檔案缺失率;質(zhì)量評分
在醫(yī)院管理工作中，人事檔案是重要的內(nèi)容之一。人事檔案管理與醫(yī)院人才的選拔、醫(yī)院隊伍建設等具有密切關系，是醫(yī)院長遠發(fā)展的基礎［1］。人事檔案中記錄每個人的信息，包括姓名、性別、學歷、履歷、相關職稱等等。通過人事檔案，醫(yī)院的管理者能對醫(yī)院人員有基本的認知，并將其安排在合適的崗位上，對日后調(diào)配、晉升等起到重要的作用。目前，很多醫(yī)院對人事檔案管理的重要性認識不足、重視不夠，存在管理制度不健全、設施不足、管理人員專業(yè)性差等問題，導致醫(yī)院人事檔案管理效果一直欠理想，影響醫(yī)院的整體發(fā)展［2］。6S精細化管理是現(xiàn)代管理方法之一，其目的是通過高效的管理，提高管理質(zhì)量，保證管理安全性［3］。本次研究通過對比不同時間段人事檔案管理情況，探究6S精細化管理用于醫(yī)院人事檔案管理中的價值，現(xiàn)報道如下。
1資料與方法
1．1一般資料
選取我院人事檔案管理處2017年1月—2018年3月采用常規(guī)管理方法管理的600份檔案作為對照組，2018年4月—2019年4月采用6s精細化管理方法管理的600份檔案作為研究組，兩組檔案相關信息如表1所示，應用統(tǒng)計學軟件對納入檔案信息數(shù)據(jù)處理，無統(tǒng)計學差異性(P＞0.05) 。
1．2方法
對照組:人事檔案采取常規(guī)管理方法，即由專人對醫(yī)院人事檔案負責，定期對檔案室進行清潔，例如擦拭裝檔案的櫥柜、每周對檔案室消毒等;每年整理一次檔案，將檔案按照人員入職時間進行歸檔統(tǒng)計;半年檢查一次檔案室的隱患，以減少因隱患導致的檔案破損、缺損等。研究組:人事檔案實施6S精細化管理，具體方法如下:①整理:每個人因?qū)W歷不同、履歷不同、職稱不同，導致其檔案存在個體差異性，對于醫(yī)院而言，因科室較多，如果所有科室人員檔案放在一起，當需要調(diào)個人檔案時，工作繁瑣，增加了檔案管理人員的工作量，因此，對于檔案管理人員，在對檔案進行整理時，可以根據(jù)科室為單位，按照科室情況對檔案進行整理、劃分，并在整理好的檔案上標注科室名稱、科室人員名稱，便于核對。②整頓:健全檔案室管理制度:結(jié)合以往的管理經(jīng)驗，對檔案室的制度進一步完善，例如，為保證檔案的實時性，要求檔案負責人員每個季度對檔案進行一次整理，尤其是涉及職稱變動、學術水平變動人員，要及時做好標記，便于日后工作的調(diào)配。此外，對于檔案室環(huán)境管理方面，要求明確具體物品的擺放位置，并做好標識工作，也可以通過現(xiàn)代化手段，例如借助電腦編制檢索工具，方便對檔案的查找，或者采取電子文件形式對檔案進行管理。③清掃:對于檔案室管理人員，要每天對檔案室進行清掃、定期消毒，尤其是節(jié)假日前后，要徹底清掃，包括角落、柜頂?shù)忍?，為減少灰塵，可以將檔案裝入密封塑料袋中，防止發(fā)潮。檔案管理人員切不可在檔案室吸煙，防止造成火災隱患。此外，要求管理者在對檔案進行整此外理時，不可在辦公區(qū)域吃東西，喝水，防止破損檔案的清潔性。④清潔:對整理、整頓、清掃等制定標準化，并嚴格按照制定的要求開展，以維護上述管理效果。⑤安全:檔案信息的安全性對個人極為重要，因此，要定期進行對檔、排查、及時更新，在對人事檔案進行操作時，一定做好其保密工作，預防醫(yī)院工作人員信息的泄露。⑥素養(yǎng):醫(yī)院檔案管理人員的素養(yǎng)也直接影響檔案管理的有效性。作為檔案管理者的工作態(tài)度、專業(yè)性、服務態(tài)度等是做好檔案管理工作的前提及基礎。檔案管理工作是一項負責、繁瑣的工作。檔案管理人員的技能、價值觀、知識、態(tài)度等均是其職業(yè)素質(zhì)的體現(xiàn)，但是在實際工作中，很多醫(yī)院缺乏專業(yè)的管理人員，導致管理者知識儲備不足、管理技能差等，影響檔案管理的效率。所以管理隊伍職業(yè)化建設，己成為醫(yī)院改革和發(fā)展迫切需要解決的問題［4］。因此，醫(yī)院管理者可以通過外聘專業(yè)的管理人員或者引入相關專業(yè)的人才對檔案進行管理［5］，并定期對其培訓、學習，提高其專業(yè)方面的知識及管理技能，完善其職業(yè)素養(yǎng)。
1．3觀察指標及標準
比較兩組檔案缺失率、破損率、正常利用率、管理質(zhì)量評分。由醫(yī)院領導及員工根據(jù)我院自擬的醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量評估量表對醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量情況進行評估，量表評估內(nèi)容包括檔案標識規(guī)范程度、檔案室清潔程度、檔案管理安全性，每項均為100分，分數(shù)越高，則說明管理質(zhì)量越好。研究中自擬量表Cronbach’salpha＞0.75，說明該量表信度較高。
1．4統(tǒng)計學方法
應用統(tǒng)計學軟件SPSS26.0分析，計量資料用(x珋±s)表示，t檢驗;計數(shù)資料用(%)表示，2檢驗，等級資料采用秩和檢驗;P＜0.05表示有統(tǒng)計學差異性。
2結(jié)果
2．1兩組檔案缺失率、破損率、正常利用率比較
研究組檔案缺失率、破損率均低于對照組，正常利用率高干對照組，有統(tǒng)計學差異性(P＜0．05)，見表2。
2．2兩組檔案管理質(zhì)量評分對比結(jié)果
研究組檔案標識規(guī)范程度、檔案室清潔程度、檔案管理安全性評分均高于對照組，有統(tǒng)計學差異性(P＜0.05)，見表3。
3討論
3．1醫(yī)院人事檔案管理存在的問題
醫(yī)院人事檔案是對人員相關信息的記錄，是原始的歷史記錄，人事檔案對醫(yī)院而言，是其重要的財富，可以將員工的所有信息予以體現(xiàn)，院方可以結(jié)合具體的信息，對員工的職位、獎懲進行合理的分配［6］，人事檔案在醫(yī)院工作今后的工作中，對員工具有憑證的作用，價值極大。實踐調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，常規(guī)的醫(yī)院人事檔案管理方法普遍存在下述問題:①管理不規(guī)范:因醫(yī)院對人事檔案管理工作重視不足，導致醫(yī)院缺乏健全、完善的管理制度，大量檔案堆積，增加了管理人員工作量，導致管理人員在工作中經(jīng)常出現(xiàn)失誤［7］，例如，未及時更新相關人員的職稱變化、學歷變化，影響工作人員調(diào)配及晉升。②檔案室環(huán)境差:很多檔案室負責管理的人員不足，缺乏定期的清掃、清潔工作，導致檔案破損率高，影響檔案的查找工作［8］。③保密工作差:因管理人員對檔案重要性認知不足，缺乏保密意識，容易泄露相關人員的個人信息。④檔案管理人員綜合能力欠理想:大部分醫(yī)院對檔案管理工作認知不足，對檔案管理的整體要求不高，檔案管理人員也缺乏專業(yè)性及管理技能，例如，不能合理應用現(xiàn)代化手段對檔案進行整理、歸納，對檔案更新不及時等［9］。
3．26S精細化管理的優(yōu)勢及醫(yī)院人事檔案管理應用必要性
6S精細化管理是目前企業(yè)重要的管理模式之一，6S管理是5s的升級，包括SEIRI(整理)、SEITON(整頓)、SEISO(清掃)、SEIKETSU(清潔)、SECURITY(安全)及SHITSUKE(素養(yǎng))，與5S管理基本相近，均興起于日本企業(yè)，因均為S開頭，也將其稱之為6S管理。6S管理的作用在于清潔工作環(huán)境，減少因雜物隨意堆放導致的空間浪費，且良好的工作環(huán)境，可以讓人心情愉悅，對提高工作效率具有重要的意義［10］。精細化管理是一種文化，也是一種理念，是指建立在常規(guī)管理基礎上，將社會分工精細化、將服務質(zhì)量精細化，是現(xiàn)代管理的一種必然需求，是以最大程度減少管理占用資源、減少成本為目標的管理方式［11－12］，現(xiàn)在已經(jīng)廣泛應用于醫(yī)院檔案管理等整個醫(yī)療體系當中［13－15］。6S管理引入后，筆者醫(yī)院在檔案缺失率、破損率及正常利用率方面均得到極大的改善，檔案標識規(guī)范程度、檔案室清潔程度、檔案管理安全性等方面也得到極大的提升，這與6S精細化管理的優(yōu)勢有著密切的關系。6S精細化管理的優(yōu)勢在于將6S管理、精細化管理進行有效的結(jié)合，從6個方面，細致、規(guī)范的對工作進行管理，不僅可降低管理成本，還能提升整體的管理水平，備受企業(yè)的青睞與認可。在醫(yī)院人事檔案管理中，因人事檔案在醫(yī)院員工調(diào)配方面占據(jù)重要比重，而6S精細化管理，能提高管理質(zhì)量，因此，有必要將其引入［16］。應用6S精細化管理的必要性體現(xiàn)在:第一，人事檔案在醫(yī)院管理、發(fā)展中均占據(jù)重要的地位，價值高，醫(yī)院對其管理的效率要求也隨之升高，而大部分醫(yī)院多采取傳統(tǒng)的管理手段，不符合現(xiàn)代信息化發(fā)展需求。6S精細化管理結(jié)合了現(xiàn)代的管理技術，通過采取電子文件形式、編程搜索等，可以減少管理人員的工作量，縮短檔案查找時間，與傳統(tǒng)管理手段比較，更具有先進性，能提高整體管理質(zhì)量［17］。第二，因醫(yī)院對人事檔案管理重視不足、人事檔案管理缺乏專業(yè)性，導致檔案更新不及時，時效性差［18］，而6S精細化管理充分考慮了這一問題，增加了人事檔案管理人員的培訓、學習，對檔案的及時更新予以保證，利于醫(yī)院日后的對工作人員職稱變動的參考。
3．36S精細化管理在醫(yī)院人事檔案管理中應用的價值
在醫(yī)院人事檔案管理中應用6S精細化管理，通過及時的整理、整頓，可以進一步健全醫(yī)院人事管理的制度，方便各科室人員檔案的統(tǒng)計工作，能及時更新其檔案信息變化，醫(yī)院在對相關人員職位進行調(diào)整時，可以將其作為原始憑證進行考核，且能降低人事檔案的缺失率［19］;通過清掃、清潔工作，可以減少人事檔案的破損率［20］;通過加強安全、素養(yǎng)培養(yǎng)等，可以提高管理人員的對人事檔案重要性的觀念，提高管理人員對檔案安全的意識［21］，定期的外出學習、培訓，能增強人事檔案管理人員的綜合水平，包括技能、專業(yè)性等，使其能更勝任崗位工作。綜上所述，在醫(yī)院人事檔案管理中，應用6S精細化管理，可顯著提高人事檔案的有效利用率，降低檔案缺失率、破損率，提升管理人員的管理質(zhì)量，具有重要的應用價值。
作者：劉麗 單位：天津市天津醫(yī)院
