企業(yè)人事檔案管理工作加強(qiáng)實踐思考

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摘要：人事檔案管理工作是企業(yè)開展人力資源管理的重要內(nèi)容之一，對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生了重大影響?，F(xiàn)階段，隨著經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，企業(yè)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，企業(yè)在發(fā)展同時出現(xiàn)了人才嚴(yán)重流失問題，為解決這一問題，企業(yè)需要積極開展人事檔案管理工作，做好人事檔案的接收、整理以及移交等工作，提高人事檔案管理工作效率，從而提高企業(yè)管理水平，推動企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。但由于部分企業(yè)，其人事檔案管理工作中還存在諸多問題，例如重視程度不足以及檔案管理水平低下等，嚴(yán)重制約了企業(yè)發(fā)展。在本次研究中，首先分析人事檔案的具體內(nèi)涵以及人事檔案管理工作開展重要性，其次分析管理工作中存在的問題，最后針對具體問題，提出解決措施，完善人事檔案管理工作，提升管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案；管理工作

當(dāng)前在企業(yè)人力資源管理工作中，其人事檔案管理工作難度較大。檔案是個人學(xué)歷、身份資料的重要文件，而從人力資源角度闡述，檔案與員工薪酬、社會勞動保障等內(nèi)容存在密切聯(lián)系性。部分企業(yè)在人事檔案管理中，缺乏重視程度與創(chuàng)新意識，管理方式較為落后，導(dǎo)致工作人員工作壓力大，需要消耗大量時間在檔案整理、統(tǒng)計以及管理中。由于人事檔案數(shù)量多，工作量大，檔案管理失誤時常發(fā)生。針對這一問題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)摒棄落后檔案管理模式，加強(qiáng)人事檔案管理工作開展，從而推動企業(yè)發(fā)展。

一、人事檔案內(nèi)涵與企業(yè)人事檔案管理重要性分析

（一）人事檔案內(nèi)涵人事檔案是中國人事管理制度中的一項重要內(nèi)容，同時人事檔案也是個人身份、學(xué)歷等方面的重要體現(xiàn)，與個人工資待遇、社會勞動保證等方面具有緊密聯(lián)系，具有一定法律效應(yīng)，也是人生軌跡記錄的重要體現(xiàn)。人事檔案具有全面性、真實性、動態(tài)性、流動性以及機(jī)密性等特征。

（二）企業(yè)人事檔案管理的重要性企業(yè)的高效發(fā)展離不開人才支持，企業(yè)需要重視人事檔案管理工作開展，從人員以及資金等方面推動人事檔案管理工作開展，在最大程度上發(fā)揮其作用。企業(yè)開展人事檔案管理工作，其重要性可從以下幾方面闡述。1.幫助企業(yè)充分把握人員情況。企業(yè)在開展人事檔案管理工作中，會依據(jù)員工屬性進(jìn)行存放，例如在職、離職、退伍軍人以及退休等，同時會制作分賬。按照員工屬性分類，退伍軍人檔案分類主要是為了響應(yīng)國家組建退役軍人事務(wù)部管理保障體系，在通常情況下，單獨進(jìn)行退伍軍人人事檔案分類管理，主要是為了便于企業(yè)掌握與利用。同時國家也提出，組建現(xiàn)役軍人管理保障機(jī)構(gòu)，能夠在最大程度上為退役軍人所服務(wù)。因此企業(yè)在開展人事檔案管理工作時，也需要依據(jù)當(dāng)前社會形勢進(jìn)行工作調(diào)整與創(chuàng)新，幫助企業(yè)更好掌握人員情況，并為企業(yè)提供相應(yīng)服務(wù)。2.提供人事決策依據(jù)。在人事檔案中，詳細(xì)記載了員工的工作狀態(tài)、獎懲情況、工作水平以及學(xué)歷等各項信息，只需要查詢?nèi)耸聶n案，便能夠在第一時間了解員工的各項信息。首先企業(yè)在招聘新員工時，需要考察員工的學(xué)歷、專業(yè)以及品德等信息，從而幫助企業(yè)進(jìn)行判斷，綜合分析是否滿足崗位要求。企業(yè)有助于人力資源管理工作的優(yōu)化，從而實現(xiàn)人力資源系統(tǒng)共享，保障企業(yè)人員流動的合理性，在最大程度上實現(xiàn)人力資源優(yōu)化，推動企業(yè)發(fā)展。最后通過人事檔案管理工作，便于企業(yè)人才選拔。企業(yè)在選拔人才時，可通過個人檔案，了解員工情況，對企業(yè)制定人才決策時提供科學(xué)化依據(jù)。同時企業(yè)部分員工在達(dá)到退休年齡時，通過查詢檔案，從而確定準(zhǔn)確退休時間，并確定退休待遇，有助于員工退休手續(xù)的辦理與落實。

二、企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）對人事檔案管理缺乏重視企業(yè)在發(fā)展過程中，只注重企業(yè)運營中的經(jīng)濟(jì)效益，忽視人事檔案管理的重要性。造成這一現(xiàn)象的主要原因是由于在人事檔案管理過程中，經(jīng)濟(jì)效益體現(xiàn)不明顯，同時也并未對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生貢獻(xiàn)，因此企業(yè)管理者忽視人事檔案管理的重要性。而企業(yè)員工則認(rèn)為人事檔案管理工作十分簡單，只需要在日常工作中對相關(guān)資料進(jìn)行整理與分類即可，并不需要浪費大量時間以及精力去分析檔案的真實性與完整性。正是由于當(dāng)前企業(yè)管理者以及企業(yè)員工對人事檔案認(rèn)識不夠深入，缺乏重視程度，導(dǎo)致人事檔案管理工作中存在諸多問題，制約企業(yè)發(fā)展。

（二）人事檔案管理理念不夠深入在企業(yè)實際運營過程中，出現(xiàn)部分檔案管理人員逐漸向其他崗位流動的現(xiàn)象，人事檔案管理人員流向其他崗位，則會導(dǎo)致大量經(jīng)驗豐富的檔案管理工作人員流失，同時由于人員調(diào)動問題，導(dǎo)致檔案內(nèi)容無法及時更新與完善。存在新入職的檔案管理者，其工作經(jīng)驗相對缺乏，無法獨立完成人事檔案管理工作，在工作過程中，往往會依據(jù)書本知識開展工作，創(chuàng)新能力不足，嚴(yán)重制約了工作效率。最后，由于部分單位其人事檔案管理工作仍舊采用傳統(tǒng)管理方式，例如手動整理資料與歸類。我國目前已經(jīng)步入信息化時代，在多個行業(yè)中都運用了信息技術(shù)，工作效率大大提升。在人事檔案管理中，也應(yīng)當(dāng)積極采用先進(jìn)管理方式，提高工作效率，傳統(tǒng)管理方式工作效率低下，極易出現(xiàn)錯誤，這一管理方式已經(jīng)逐漸被淘汰。

（三）人事檔案管理人員管理水平有限當(dāng)前，我國人事檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)相對較低，而企業(yè)管理者在企業(yè)運用過程中，為有效節(jié)約成本，通常會選擇一部分未接受過專業(yè)培訓(xùn)的人員從事檔案管理工作。由于檔案管理人員專業(yè)能力不足，同時專業(yè)不對口，這部分因素嚴(yán)重制約了企業(yè)人事檔案管理工作開展。同時由于企業(yè)檔案管理部門對企業(yè)的貢獻(xiàn)相對較小，且沒有業(yè)績成績，導(dǎo)致檔案部門中的員工紛紛選擇調(diào)崗，檔案管理部分人手不足，便會從其他科室借調(diào)人員輔助檔案管理工作開展。這一現(xiàn)象則會導(dǎo)致檔案管理工作十分混亂，在人事檔案管理過程中，極易出現(xiàn)差錯，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，嚴(yán)重影響企業(yè)高效發(fā)展。

（四）人事檔案管理不夠規(guī)范性存在部分企業(yè)，雖然認(rèn)識到人事檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要性，也采取了多種措施推動人事檔案管理工作開展，但由于在企業(yè)內(nèi)部，缺乏管理制度，導(dǎo)致在實際工作開展過程中，出現(xiàn)分工不明確等問題，同時由于管理流程不清晰，管理工作過程中缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案管理工作開展效率低下。存在部分企業(yè)，其管理者自身觀念落后，不了解人事檔案管理工作開展作用，企業(yè)內(nèi)部對人事檔案管理不夠重視，因而其工作人員在日常工作中，并未樹立責(zé)任意識，在人事檔案管理中，信息收集與整理缺乏完整性，甚至還存在隨意放置檔案材料的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響人事檔案管理工作效率，不利于企業(yè)人事工作開展。

三、強(qiáng)化企業(yè)人事檔案管理舉措

（一）強(qiáng)化檔案管理意識企業(yè)管理者在日常工作中，應(yīng)當(dāng)起到一定榜樣作用，積極轉(zhuǎn)變自身思想認(rèn)知，重視認(rèn)識管理作用，重視檔案管理工作開展。而人事檔案管理人員，需要樹立一定職業(yè)認(rèn)知與職業(yè)觀念，在日常檔案管理工作中，需要遵守企業(yè)規(guī)章制度，同時還需要樹立正確職業(yè)觀念，提升工作效率。為有效提升企業(yè)人事檔案管理的意識，可從三方面采取措施。首先需要責(zé)任到人，設(shè)立專門監(jiān)督人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作開展，制定完善獎懲制度，并與員工工資、獎金相關(guān)聯(lián)，調(diào)動員工工作積極性。一旦檔案管理人員在工作中出現(xiàn)檔案管理所失誤等，需要采取一定懲罰措施。其次需要鼓勵企業(yè)各部門員工提出意見與建議，從而推動改進(jìn)管理工作開展。最后企業(yè)需要加大對檔案管理部門的資金投入，及時更新硬件設(shè)備。

（二）全面引入信息技術(shù)當(dāng)前我國已經(jīng)步入了信息時代，信息技術(shù)高速發(fā)展，因此企業(yè)需要跟隨時展步伐，將信息技術(shù)運用在企業(yè)人事檔案管理工作中，其工作效率以及工作質(zhì)量將得到進(jìn)一步提升。例如在日常檔案管理工作中，其工作人員可依據(jù)檔案性質(zhì)進(jìn)行分類，繼而將完成分類的檔案錄入到信息庫中，運用計算機(jī)技術(shù)的準(zhǔn)確性以及便捷性特征，對檔案進(jìn)行篩選，使得管理者能夠快速找到相應(yīng)人員信息，工作時間大大縮減，工作效率得以提升，還能夠提升人事檔案管理工作的有效性。此外由于檔案管理工作具有一定參考與借鑒作用，因此檔案管理部門的工作人員需要將整理好的檔案進(jìn)行打印，從而留檔，便于后期使用。高速發(fā)展的信息技術(shù)運用在人事檔案管理工作中，改善傳統(tǒng)管理方式中存在的不足，保證檔案管理的科學(xué)性以及準(zhǔn)確性，提升工作質(zhì)量，對企業(yè)發(fā)展起到一定推動作用。

（三）構(gòu)建檔案管理機(jī)制為保證企業(yè)人事檔案管理工作高效開展，企業(yè)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建人事檔案管理機(jī)制，運用制度規(guī)范員工行為，推動工作高效開展。企業(yè)在開展檔案管理工作時，需要完善自身管理機(jī)制，保證在工作中做到有章可循。檔案管理部門要想制定出科學(xué)管理制度，需要做好兩方面工作。首先企業(yè)需要積極建立目標(biāo)責(zé)任制。為有效激發(fā)人事檔案管理人員的工作積極性，企業(yè)可針對表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予物質(zhì)獎勵，例如提高薪資待遇等，通過這一方式，能夠從根本上調(diào)動員工積極性。其次企業(yè)需要構(gòu)建監(jiān)督機(jī)制，保證人事檔案管理工作開展更加正規(guī)與合理。企業(yè)通過創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，對檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)度，能夠從根本上推動檔案管理工作開展。

（四）提高認(rèn)識檔案管理工作規(guī)范化水平企業(yè)在開展人事檔案管理工作時，其基礎(chǔ)工作內(nèi)容為檔案信息收集與整理，當(dāng)企業(yè)員工出現(xiàn)變化時，需要以及實際員工情況進(jìn)行檔案補(bǔ)充，使得檔案內(nèi)容十分完。工作人員在檔案歸檔處理工作時，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核，避免虛假信息存在，同時還需要審核檔案信息與員工實際信息是否一致。此外工作人員在對檔案進(jìn)行分類時，需要按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，便于檔案取用以及整理。最后企業(yè)應(yīng)當(dāng)對當(dāng)前檔案管理制度進(jìn)行完善，從而保證其規(guī)范性，在這一基礎(chǔ)上，企業(yè)還需要采取獎懲制度，針對檔案管理中出現(xiàn)失誤的員工需要進(jìn)行懲罰，針對表現(xiàn)優(yōu)異的員工，則可進(jìn)行獎勵。通過這一方式，員工工作積極性被調(diào)動，同時還能夠保證檔案管理工作的規(guī)范性。

四、總結(jié)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視人事檔案管理工作的重要性，并創(chuàng)新檔案管理模式，順應(yīng)時展潮流，將高速發(fā)展的信息技術(shù)運用在檔案管理工作中，對企業(yè)內(nèi)部制度進(jìn)行完善，實現(xiàn)人事檔案管理工作順利開展，同時帶動企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

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作者：尹云飛 單位：中石化石油工程地球物理有限公司華北分公司