新形勢的高校檔案管理工作創新實現

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摘要：在新形勢背景下，檔案管理工作和其他工作一樣，都得積極進行創新，只有這樣才能使檔案事業更好滿足社會發展要求，實現持續穩定的發展目標。為此，高校方面也應該清楚認識到這一點，并且結合本校具體情況合理實施創新，發揮檔案作用。基于此，本文主要針對如何在新形勢下實現高校檔案管理工作創新進行了詳細分析，希望能夠對相關人員有所幫助。

關鍵詞：新形勢下；高校檔案管理工作；創新

一、引言

創新屬于五大發展理念之首，對于國家的發展有著十分重要的作用。而國家檔案局《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要中》明確提出，在新時期背景下，檔案工作應該樹立良好的創新理念，并且將其當成是檔案事業發展的動力源泉。面對這種新形勢，高校檔案管理工作迎來了很大的挑戰與沖擊。不過就具體情況來看，部分高校對于檔案管理工作并不是很重視，從而在具體工作開展中依舊沿用傳統管理模式，低效而且還存在一系列問題，嚴重影響到高校檔案作用的發揮。就這一方面來說，加強如何在新形勢下實現高校檔案管理工作創新探究意義重大，具體分析如下。

二、新形勢下高校檔案管理工作中主要存在的問題

（一）對檔案工作不是很重視高校作為科學研究、人才培養的重要基地，在新形勢下，迫于自身發展壓力，大都會將重心放在科研與教學工作上，對于其他方面則比較忽視，檔案管理工作也不例外，存在弱化和邊緣化的情況。即便國家提倡對檔案工作加強重視，但是部分高校往往就是隨意應付，沒能做出一些實際性的操作，導致高校檔案作用難以得到充分的發揮，不能為高校的發展、決策提供有力依據。

（二）檔案人員綜合素質不高通常情況下，作為一名合格的檔案管理人員，應該有著良好的服務意識、扎實的專業知識與技能等。不過就當前的高校檔案管理人員來看，能夠達到以上要求的并不是很多。他們往往有著豐富的管理經驗，不過卻沒能接受專門的教育，所以規范性不足，尤其是在新形勢背景下難以有效滿足日常工作開展要求。除此之外，還有一些檔案管理人員職業道德素質不高，在工作中秉持著得過且過的態度，難以有效完成自己的本職工作，導致檔案管理工作效率不足。

（三）檔案利用服務效果不理想很多高校檔案管理工作依舊停留于最基礎的狀態，具體就是收、管以及用，忽視了對檔案信息資源的深度開發，缺乏為學校各項工作主動服務的意識。這樣，便使得檔案在學校發展中的作用難以得到全面性的體現，導致學校領導層對于檔案工作愈發的不重視。

（四）檔案網絡建設不完善在信息時代背景下，很多高校檔案館都積極進行了自身網絡系統的構建，并且逐漸進入到檔案的網絡化管理階段，獲得了顯著的成績。不過就具體情況來看，很多高校檔案管理網絡都存在一定的安全隱患，網絡建設不是很完善。還有部分檔案館因為自己不足等相關原因，阻礙到設備設施的更換，影響到檔案信息化發展與建設。

三、新形勢下實現高校檔案管理工作創新措施

新形勢下，高校檔案管理工作創新意義重大。不過就整體情況來看，高校檔案管理工作的創新尚存在一些問題，所以需要采用合適的措施進行處理，在此提出幾點建議：

（一）更新觀念，開拓思路因為高校檔案工作屬于一項基礎性、服務性的工作，所以難以形成直接、明顯的經濟效益。進而在高校各項工作中，檔案工作往往承擔著配角的工作，默默無聞的奉獻。檔案工作者是腦力、體力相結合的勞動者，在日常工作時會面對大量的檔案收集整理、保管等，而要想達成理想的工作效果，需要他們具備無私奉獻、積極服務等品質，并且甘為無名英雄。只有具備了這些良好的奉獻理念，才能踏踏實實的干好檔案工作。除此之外，在做好檔案管理工作的同時，還應該注重各種關系的協調。首先就是協調好與領導間的關系，爭取獲得一個良好和諧的環境；其次就是協調好和公文處理部門之間的關系，從多方面著手提升公文處理統一性；最后就是協調好學校各職能部門的關系，確保歸檔文件完整性。檔案是從學校各部門收集而來，而且從文件形成到歸檔需要經過一段時間和環節，每一個環節都會在一定程度上影響到檔案的完整性與質量。如果各部門不配合，那檔案管理工作將很難順利開展。

（二）創新檔案管理工作人員1.創新檔案管理人員的意識服務是高校檔案工作的本質，做好服務是檔案部門努力的方向。而怎樣才能達成理想的服務效果呢？需要具備強烈的創新欲望，如果一直墨守成規，根據各種條條框框組織開展工作，那在飛速發展的時代背景下，檔案工作必定會失去市場與活力。針對此，高校方面應該清楚認識到這一點，督促檔案工作積極創新，以超前的服務與意識獲得廣大檔案使用者的滿意。2.創新檔案管理人員的精神一直以來，在人們的認知中，檔案工作就是對歸檔文件的保管與整理，換一句話說檔案管理人員其實就是一個“保管員”的角色。在這種片面的認知中，使得檔案管理工作在高校中并不是很重視，甚至還有部分工作人員也受到這種思想的影響，從而在工作中態度散漫，得過且過，工作效率很不理想。在這種背景下，需要檔案管理人員積極轉變自身觀念與思想，合理進行創新，除了做好檔案“保管”工作以外，還應該積極進行檔案信息的再加工，并將編研成果推向社會，使檔案工作能夠形成良好的經濟效益，強化檔案工作價值。這樣，高校領導層也能看到這一點，從而逐漸重視檔案管理工作，各方面資源也會朝著這方面傾斜。3.檔案管理人員的業務創新在新形勢下，如果只是秉持著任勞任怨的態度開展工作，顯然很難適應當今社會要求，只有不斷調整自身思路，積極進行創新才能在當前社會中站穩腳跟。例如在某項規定和規則推出之后，很多學校都會積極落實，不過因為是新推出的，缺乏可參考的經驗，從而會出現很多的弊端與麻煩。遇見這種情況，部分學校往往會采用放棄的態度。但是如果結合本校具體情況積極進行創新改革，并在實踐中不斷摸索和積累、優化，那必定能夠達成理想的效果，有效統一檔案整理，提升檔案管理效益。

（三）創新檔案管理系統設置具體加強檔案信息開發與利用。在新形勢下，檔案管理工作要想獲得顯著的提升，必須得做好檔案信息化建設。因為社會在發展，時代也在不斷進步，面對這種情況，高校檔案工作管理也應該摒棄老舊那套，盡快擺脫傳統落后的管理手段，緊跟時展步伐，朝著現代化的方向不斷前進。高校檔案資源要想更好實現信息化的管理目標，需要將檔案各項管理環節與過程數字化處理，這樣便能使檔案資源合理配置，實現高效的開發與利用，同時還能達成高校檔案資源社會共享的目標。就當前情況來看，當前高校普遍配置了計算機等一些現代化的設備，不過很多高校依舊應用單一的微機方式來管理檔案目錄，甚至還有部分學習就是借助此來打印卡片目錄等，嚴重影響到計算機作用的呈現。為此，需要我們合理應用現代化信息技術，推動實體檔案管理朝著電子檔案管理的方向前進，使檔案資源開發與利用更加的高效，為高校的發展與決策提供助力。

（四）注重檔案信息保密性，加強人才培養因為網絡存在開放性等特點，所以在檔案信息直接上網的條件下，需要加強注重網絡安全保密性，構建完善的安全保密機制。在這一過程中，需要對各種檔案能否公開做出明確的規定，并且嚴格落實這一規定，把好源頭這一關。同時，還得構建完善的保密安全應急機制，如果出現泄密的情況，應該立即做出相應的反應，將損失降到最低。除此之外，在新形勢下，對于檔案管理人員提出了更高和更新的要求，所以需要高校方面加強重視，對他們開展一些必要的培訓，使得他們能夠學習一些新理念和新技能，如計算機操作知識與技能等。而且，各個高校還應該注重掌握現代科學技術復合型檔案管理人員的培養，只有這樣才能更好滿足檔案事業發展需要，推動高校檔案工作實現信息化與現代，促使高校更進一步的發展。

（五）加強現代與傳統管理方式的有效結合完善的檔案管理落實是高校檔案信息資源數字化實現的重要基礎，對于檔案管理效率的提升有著十分重要的意義。所以各個高校檔案館應該加強重視自身網絡管理水平的提升，采用合適的手段消除一些安全隱患，積極進行設備的更新，以便更好滿足新形勢下檔案信息化建設的要求。除此之外，電子檔案逐漸被人們所接受與利用，不過必須得注意的一點，電子檔案并不是萬能的，其也有著一些不足，因為電子檔案在安全性與耐久性等方面還未能有效解決，所以在一定時間內還難以脫離紙質檔案。針對此，需要高校方面注重現代化與傳統檔案管理方式的有效結合，集合兩者的優勢，從而有效提升檔案管理質量，發揮檔案的作用。

四、結語

綜上所述，在新形勢下，高校檔案管理工作創新非常有必要，有助于將檔案作用更加充分的發揮出來，為高校發展提供助力。為此，需要檔案工作者積極更新傳統管理觀念，注重自身能力的提升。同時，還應該樹立良好的服務意識，以創新為主題合理組織開展檔案工作，促使檔案管理更加的科學化、智能化以及現代化。

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作者：冼玉華 單位：廣東白云學院