談高職院校干部人事檔案管理工作

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摘要:高職院校干部人事檔案是高校組織人事等有關(guān)部門在工作中形成的歷史記錄材料，是高校組織人事工作中最核心的內(nèi)容，黨的十八大以來(lái)，黨中央加強(qiáng)黨的全面領(lǐng)導(dǎo)，從嚴(yán)治黨、從嚴(yán)管理干部、從嚴(yán)管理干部人事檔案，對(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理工作提出了新的更高的要求。針對(duì)目前高職院校干部人事檔案管理工作中存在的諸多問(wèn)題，現(xiàn)就如何加強(qiáng)和創(chuàng)新高職院校干部人事檔案管理、全面提升干部人事檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)進(jìn)行了仔細(xì)的分析。

關(guān)鍵詞:高職院校;人事;檔案;干部檔案

隨著國(guó)家對(duì)職業(yè)教育的重視，全國(guó)的高職院校迅速發(fā)展，越來(lái)越多的各行業(yè)人才流入高職院校，使得高職院校人事關(guān)系變得更為復(fù)雜，也給高職院校的人事檔案管理工作帶來(lái)了新挑戰(zhàn)、提升了新難度。而目前高職院校干部人事檔案管理工作中還存在諸多問(wèn)題，在一定程度上影響到了學(xué)校整體人事管理工作水平和效率，因此完善人事檔案管理，破解干部人事檔案管理工作的難題成為亟待解決的問(wèn)題。

一、干部人事檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義

對(duì)于高職院校除工勤人員以外的教職工，干部人事檔案是他們教育生涯和職業(yè)生涯的歷史記錄材料，它可以清晰地反映每一個(gè)教師個(gè)人的政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況，是培養(yǎng)、選拔、監(jiān)督、評(píng)價(jià)教職工的重要依據(jù)，是中國(guó)共產(chǎn)黨的重要執(zhí)政資源，是黨和國(guó)家的寶貴歷史財(cái)富。黨中央高度重視各地區(qū)和部門的干部人事檔案工作，專門對(duì)干部人事檔案工作做出一系列重要指示，提出明確要求。檔案工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。強(qiáng)化教職工干部人事檔案的管理工作，不僅有利于完善學(xué)校的用人機(jī)制，同時(shí)也為人才選拔和管理提供保障。

二、高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀

(一)對(duì)干部人事檔案工作重視不夠一方面，有些高校自上而下對(duì)學(xué)校教職工的干部人事檔案管理工作重視不夠，沒(méi)有考慮到教職工的干部人事檔案在職稱評(píng)定、干部選拔、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)等工作中的作用，在日常人事檔案管理工作中大量存在專職檔案管理人員配備不齊、檔案管理設(shè)施缺失、檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足、檔案管理規(guī)章制度不健全、執(zhí)行不嚴(yán)格等問(wèn)題。另一方面，教職工本人沒(méi)有干部人事檔案管理意識(shí)，在填寫個(gè)人相關(guān)存檔材料時(shí)不認(rèn)真，存在填寫不規(guī)范、信息不完整、不準(zhǔn)確等情況。

(二)制度不規(guī)范高職院校的干部人事檔案在日常收集、整理、使用等常規(guī)人事檔案管理工作中必須嚴(yán)格遵循國(guó)家檔案管理有關(guān)規(guī)定，保證檔案的完整和安全。但是在實(shí)際的工作中，存在不同程度檔案管理制度不健全、材料歸檔不及時(shí)、內(nèi)容不齊全、整理不規(guī)范等問(wèn)題，很難保證檔案材料的完整性和規(guī)范性。另外，各高職院校在執(zhí)行本校教師的干部人事檔案專項(xiàng)審核工作時(shí)沒(méi)有嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定的審核時(shí)間和審核范圍要求完成，存在應(yīng)審未審、錯(cuò)審漏審現(xiàn)象，專項(xiàng)審核中的遺留問(wèn)題還沒(méi)有整改到位。

(三)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高在高職院校的各個(gè)崗位中，都愿意做教師或者管理工作。由于檔案管理工作的枯燥性和嚴(yán)密性，很少人愿意從事或長(zhǎng)期從事檔案管理工作，在實(shí)際的干部人事檔案日常管理工作中，大部分人事檔案管理人員都是兼職從事檔案管理工作，而且大部分學(xué)歷都非檔案管理專業(yè)，因此存在一人多崗、人崗不一致的現(xiàn)狀，且多數(shù)干部人事檔案管理人員由于缺乏待遇保障和職稱晉升的空間，人員流動(dòng)性大，檔案管理隊(duì)伍非常不穩(wěn)定，剛接手工作的檔案管理人員對(duì)檔案管理工作業(yè)務(wù)不熟悉，熟悉業(yè)務(wù)的檔案管理人員又經(jīng)常流動(dòng)到其他崗位工作，造成學(xué)校檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)整體不強(qiáng)的現(xiàn)狀。

(四)管理方式落后目前大部分高職院校人事檔案管理工作仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理的方式，缺乏數(shù)字化的現(xiàn)代人事檔案管理設(shè)備和設(shè)施。一是沒(méi)有專業(yè)的檔案管理房間，檔案室一般采用辦公室或者教室改造而成，沒(méi)有專門的打印設(shè)備和影印設(shè)備，采用傳統(tǒng)的檔案柜存檔;二是缺乏基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)及其相關(guān)硬件設(shè)備用于檔案的數(shù)字化信息化管理。教職工檔案的收集、整理、存檔、查詢、調(diào)閱等都需要人工在名單上查找，部分高校將教職工編號(hào)和檔案編號(hào)相統(tǒng)一，提升了查找的效率，但是距檔案管理信息化的目標(biāo)還有很多路要走，嚴(yán)重影響到了檔案管理的效率，當(dāng)出現(xiàn)短期集中的人事變動(dòng)或人員信息更新時(shí)，人事檔案的調(diào)閱效率會(huì)迅速下降。

三、高職院校人事檔案管理工作思路創(chuàng)新策略

(一)大力開展干部人事檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)宣傳，提高認(rèn)識(shí)高職院校要根據(jù)自身實(shí)際情況，努力拓寬《干部人事檔案工作條例》學(xué)習(xí)宣傳渠道，既要充分利用校報(bào)校刊等傳統(tǒng)媒體，又要注重發(fā)揮微博、微信、手機(jī)APP等網(wǎng)絡(luò)新媒體的傳播優(yōu)勢(shì)，提高《干部人事檔案工作條例》宣傳活動(dòng)的參與度、覆蓋面和影響力。通過(guò)編發(fā)宣傳資料，舉辦培訓(xùn)班、研討會(huì)、座談會(huì)等形式，深入學(xué)習(xí)《干部人事檔案工作條例》，對(duì)《干部人事檔案工作條例》進(jìn)行全方位的深度宣傳，使全校的教職員工對(duì)新時(shí)代高職院校的干部人事檔案工作有較為深入的了解，提升干部人事檔案的權(quán)威性和公信力，提高依規(guī)依法、全面從嚴(yán)管檔、用檔的法律意識(shí)，使高職院校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部熟知《干部人事檔案工作條例》，學(xué)校中層干部特別是組織人事干部和相關(guān)工作人員精通《干部人事檔案工作》，全體教職員工了解《干部人事檔案工作條例》。

(二)加快構(gòu)建高職院校干部人事檔案管理制度明確檔案管理崗位職責(zé)，完善干部人事檔案管理制度，使檔案管理流程化，從而使檔案管理從檔案材料收集、整理、歸檔到檔案的借閱、調(diào)閱、調(diào)檔等都有明確的操作流程，確保檔案管理人員按流程進(jìn)行管理，減少日常檔案管理工作的主觀人為因素影響。

(三)拓寬檔案管理人員的培訓(xùn)渠道高職院校應(yīng)加大對(duì)學(xué)校檔案管理人員的培訓(xùn)力度，打破傳統(tǒng)新老檔案管理人員“傳幫帶”培訓(xùn)的模式，使檔案管理人員能夠走出去培訓(xùn)，通過(guò)系統(tǒng)化培訓(xùn)強(qiáng)化提升人事檔案管理人員在收集、整理、甄別干部人事檔案過(guò)程中的綜合業(yè)務(wù)能力，全面提升干部人事檔案管理人員的工作質(zhì)量和效率。

(四)依托數(shù)字化技術(shù)重塑干部人事檔案管理隨著數(shù)字化信息技術(shù)的快速發(fā)展，高職院校人事檔案管理也必將隨著時(shí)展，最終全面實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的可視化信息管理，這就要求高職院校要及時(shí)引進(jìn)符合自身實(shí)際情況的人事檔案管理的數(shù)字化信息系統(tǒng)或者相關(guān)模塊，做好后期的計(jì)算機(jī)軟硬件支持，并加強(qiáng)相關(guān)人員的系統(tǒng)使用培訓(xùn)，確保干部人事檔案管理者能夠依托檔案信息系統(tǒng)開展人事檔案的管理工作，提升工作效率。首先，要建立符合學(xué)校實(shí)際工作流程的干部人事檔案管理系統(tǒng)，在構(gòu)建時(shí)要充分考慮到不同級(jí)別用戶的職權(quán)，合理確定查閱權(quán)限，確保不同級(jí)別的人員按照責(zé)任權(quán)限進(jìn)行信息查閱。其次，要做好電子檔案的安全防護(hù)管理工作，選用正版的殺毒軟件或者防火墻對(duì)電子檔案進(jìn)行保護(hù)，并安排專人定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行殺毒和維護(hù)，及時(shí)修補(bǔ)漏洞。再次，要對(duì)電子干部人事檔案進(jìn)行信息備份，并做好相關(guān)的記錄工作，避免電子數(shù)據(jù)的丟失和損壞?？傊?，干部人事檔案管理作為高職院校管理的重要基礎(chǔ)性工作，對(duì)高職院校的可持續(xù)發(fā)展具有重要作用，不可忽視或輕視。高職院校人事檔案管理是高校選拔任用、管理監(jiān)督教師和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，關(guān)乎學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展，要加快完善相關(guān)的人事檔案管理制度建設(shè)，充分發(fā)揮當(dāng)下信息化快速發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，利用信息化手段提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，推動(dòng)高校人事管理工作和教育教學(xué)工作實(shí)現(xiàn)新飛躍。

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作者：楊宇杰 于浩淼 單位：遼陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院