談醫院人事檔案管理信息化建設

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【摘要】由于醫療衛生體制改革的持續深入，醫院發展規模增大，服務水平持續提高，病患服務需求的多元化，強化醫療隊伍建設，提升醫護人員專業知識、技能與素養，是推動醫院不斷向前發展的基礎。強化醫院人事檔案管理信息化可以大大提高人事檔案管理效率和質量，提升檔案信息利用價值，為醫院正確選拔任用干部提供依據。本文首先就新醫改形勢下對醫院人事檔案管理信息化建設必要性進行了簡要概述，然后分析和探討了醫院人事檔案管理信息化建設中的弊端與不足，且提出了相關應對措施，以供參考。

【關鍵詞】醫院；人事檔案管理；信息化建設；有效措施

引言：

現階段醫療衛生事業發展速度在持續加快，故而對各方面要求也在逐步增加。就人事檔案管理而言，對其管理工作就作出了更嚴格的要求，伴隨信息化技術的持續發展與運用，醫院檔案管理也逐步發展成信息化模式了，此乃現下人事檔案管理的重難點。同時，受傳統管理思想和模式的影響，在管理手段上缺乏創新，因此在新醫改背景下進行人事檔案管理信息化建設，必須要掌握合適的方法，逐步開展，才可以有效提升人事檔案管理信息化建設速度與建設成效。

一、構建醫院人事檔案管理信息化的必要性

1.1構建醫院人事檔案管理信息化是資源共享獲得充分實現的必要條件

醫院人事檔案管理信息化建設是實現資源共享的必要條件，可以動態調整檔案資源。在新醫改背景下，電子信息平臺功能很強大，除去眾所周知的基本功能以外，比如說，信息查詢功能、完善資料功能等，還有一個比較重要的功能，即達到一鍵關聯的目的，經過構建電子檔案，進而開展信息資源共享，使擁有不一樣權限的人員統統可以了解或掌握檔案基礎信息，且依照實際狀況適時開展有關工作，將電子檔案信息加以更新，保證檔案整理具有規范性，提升檔案管理水平，有利于充分應用、增強醫院人事檔案合理利用效率。

1.2構建醫院人事檔案管理信息化是推動檔案發展的關鍵渠道

我們知道，人事檔案管理是醫院管理方面的一個核心構成部分，隨著國內對于醫療體制的深化改革與創新，開展人事檔案管理的時候，必須要強化精細化管理，大大提升人力資源管理方面的工作與開發水平，要經過創建人事檔案管理系統，積極創建個人姓名就可完成的檢索系統，持續添加檔案管理內容，以此保證人資管理在各方面科學運用人才，包括升職與雇傭干部等，如此做可以為醫院可持續發展打基礎。總的來說，積極構建人事檔案信息化，是可以讓醫院優秀人才選拔任用順利開展，并依托無紙化辦公達到人事檔案信息在線輸送與共享，是醫院人事檔案快速發展的必要通道。

1.3信息化建設是實現高效率管理及節約資源的重要途徑

醫院人事檔案管理工作本身是一項非常復雜的工作，涉及到多方面的內容，比如調整薪資與申報職稱等，必須要對檔案信息加以重復翻閱與查詢，人事檔案管理效率較低，而且傳統人事檔案管理使用的是紙質檔案管理方式，不但重復操作，還容易導致信息出現損毀與遺失，導致資源浪費。而醫院人事檔案管理信息化建設經過構建與紙質檔案相匹配的信息檔案，能夠達到一鍵查詢檔案信息的目的，繼而可以快速檢索和查詢檔案信息，對于提升紙質檔案與電子檔案銜接順暢性有重要作用，可以增加檔案信息的完整性，并且還可以實現高效率檔案管理，節省紙質資源，避免資源浪費現象發生。

二、現下醫院人事檔案管理信息化建設弊端

首先，醫院對人事檔案管理重要性認識還需要增強。現如今醫院雖組織且開展了人事檔案管理相關工作，不定期整理與分析信息等，但是對醫院來說，依舊是把核心置于醫院發展上，把大量資金與精力花費在了科學研究與服務等方面，未能意識到人事檔案管理的重要性，甚而出現了組織管理機構秩序混亂，檔案管理不到位與不規范等不良現象。而且，檔案管理并非專職人事檔案管理人員主要工作，僅僅是次要工作，造成了醫院人事檔案管理和員工之間的聯系較少，溝通不到位，在實際開展人事檔案管理的時候缺乏有序的組織與安排，醫院有關部門和人員配合不積極，進而阻礙了檔案管理工作的良好進行。其次，相關人事檔案信息化建設管理工作人員缺乏相應的專業技能。醫院現有的人事檔案管理人員都是兼職做檔案管理工作，加之日常事務工作繁多，造成人事檔案管理人員常常需要一個人承擔多項工作，過去傳統的手工管理方法提高加重了工作壓力與負擔，不能把全部的精力投入到人事檔案管理中，削弱了管理工作的精準性，并且人事檔案管理人員大多數都不是本專業的，缺乏檔案管理方面的知識還有一部分是編外人員，繼而造成了工作動力不佳，沒有激情，責任意識淡薄。最后，構建醫院人事檔案管理信息化的進度較慢。目前在新醫改背景下，醫院的人事檔案管理工作也必須要緊跟時展的腳步，不被時代所摒棄。隨著社會信息化發展要求的不斷增加，信息化建設已然變成了現代醫院人事檔案管理工作中的必要方法，故而醫院需要盡快尋找到構建人事檔案管理信息化的舉措與方案。于財務、庫房、辦公自動化管理等環節均引進了電子信息化系統，可醫院人事檔案管理層面信息化建設依然進度較慢，檔案管理還停滯于人工整理上，信息技術支持力度不足，對醫院人事檔案管理信息化建設進度影響較大。

三、加強醫院人事檔案信息化建設的有效措施

3.1利用信息化方法，提升人事檔案管理效率

利醫院有關檔案管理工作人員應當積極采取信息化方法與手段，將人事檔案管理效率和質量提高。比方說，積極組建檔案信息化管理系統，在這一系統中需要具備比較完整的數據統計與分析功能，能夠實現對諸多條件的高級信息檢索功能，可以針對醫院里面各科室崗位的詳細需求，從各個角度分析醫院人事檔案信息。根據所設定的KPI指標，直接檢索出充分滿足條件的人才，保證給每一個科室帶來精準且真實的檔案數據信息，保證醫院人事任免工作與薪資設計工作的合理性，給醫院管理層的每項決策提供精準的依據。并且，醫院人事檔案信息涉及工作人員隱私，在推動醫院人事檔案管理信息化建設的同時，還應當保證信息管理系統安全，使其可以安全穩定運行。首先，需要健全規章制度，將標準建設作為關鍵，以保障涉及到人事檔案管理的各環節均能夠做到位，以此將其檔案管理方面的效率大幅度提升。其次，科學使用信息技術，堅持不定期更新信息管理系統，對可能發生的漏洞進行修補，使用殺毒軟件與防火墻等，保證系統可以處在安全穩定運行狀態下。

3.2加強檔案管理信息化專業人才建設

醫院構建人事檔案管理信息化的過程中，比較重要的一個環節就是需要強化檔案信息化專業人才隊伍建設。首先，必須要仔細挑選綜合素質高的人事檔案信息化管理人員進行檔案管理工作，持續引入很多綜合素質高的人才，同時給予人才合適的薪資待遇，增強其工作的積極性與主動性。其次，不定期或者定期培訓醫院檔案管理工作人員，除去最基本的專業知識與技能培訓以外，還應當開展法律知識與網絡知識等培訓，以此掌握人事檔案管理信息化構建的關鍵點，擬定合理的推進程序，做好技術交流工作，增強檔案管理為人員素質。最后，需要準確引導醫院人事檔案信息化專業人員依據工作實際，掌握工作進度，構建信息分類與動態化整合機制，保證醫院人事檔案信息有效且完整，以此構建醫院人事檔案信息化專業人才隊伍。

3.3增加資金投入，增設軟硬件設施

為保證醫院人事檔案管理信息化進程按秩序推進，首先要加強基礎設施建設。醫院相關部門理應適當分配資源，這樣做可以促使醫院人事檔案管理部門資金充足，不會出現短缺的問題，如此就能夠配置各種基礎設施，推動基礎設施構建全面開展。與此同時，在持續引入專業化的人事檔案管理軟件的同時，應當充分融合實際情況，通過醫院發展要求，開發諸多人事檔案管理軟件，構成人員學歷、身份等于一體提的統計信息平臺，達到數據綜合查找與共享等，保證醫院人事檔案管理安全，持續提高醫院人事檔案信息安全管理水平與動態化管理質量。

3.4制定人事檔案信息化發展規劃

在新醫改發展背景下開展醫院人事檔案管理信息化建設，醫院需深入研究醫療改革的發展趨勢，根據當前醫院人事管理工作的特點，擬定人事檔案信息化發展規劃，制定出合理、詳盡的查閱、調用、轉入和轉出檔案信息管理制度，以免出現隨意篡改或者編造檔案的行為，或者泄密和丟失檔案，從而確保醫院人事檔案管理制度是完整的，沒有風險或者風險小的，增加人事檔案信息資料利用效率。此外，應以檔案信息資源開發利用為核心，建立檔案信息網絡，積極推進人事檔案資源數字化、信息化、網絡化進程，建立電子檔案管理標準統一、功能完善、安全可靠的模式，開展人事檔案數字化、網絡化建設，促進人事檔案管理工作持續、快速、健康發展，以適應社會信息化發展的需要。

四、結束語：

綜上所述，在新醫改背景下，強化醫院人事檔案管理信息化建設，是一項非常系統的工作，必須要嚴格按照醫院實際情況，從各個方面與角度加以創新探究，才可以有效提升事檔案利用效率與檔案利用水平，推動醫院走可持續發展之路。

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作者：劉洋 單位：河北省張家口市第五醫院