流動人員人事檔案管理加強(qiáng)研究
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摘要：流動人員的人事檔案管理是政府人事人才公共服務(wù)的一項重要內(nèi)容，是人才服務(wù)體系的依托，具有數(shù)量多、管理難、服務(wù)多樣性的特點。面對日益增多的檔案庫存量、流轉(zhuǎn)量、服務(wù)量，本文探討如何提升人才服務(wù)建設(shè)水平和服務(wù)質(zhì)量，體現(xiàn)人事檔案的價值，滿足社會對人才的管理需要和流動人員的服務(wù)需求，并提出了改進(jìn)建議。
關(guān)鍵詞：人才服務(wù)；流動人員；檔案管理
檔案是人一生的履歷記錄，更是人一生的奮斗證明。在非國有企業(yè)、社會團(tuán)體工作的人員，從事自由職業(yè)、選擇靈活就業(yè)的人員、外出務(wù)工人員、未就業(yè)大中專畢業(yè)生、私企職工以及國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和國有企業(yè)的非正式職工，由于沒有固定單位或所在單位無檔案管理權(quán)限，用人單位（個人）委托當(dāng)?shù)氐娜瞬欧?wù)機(jī)構(gòu)管理單位職工（個人）人事檔案。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理的這部分人員的人事檔案就是流動人員的人事檔案。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理流動人員的人事檔案是一項工作職能，是政府人事人才公共服務(wù)的一項重要內(nèi)容。隨著城市的建設(shè)和發(fā)展，流動人員的數(shù)量逐日增多，為了維護(hù)社會的穩(wěn)定和保障民眾的權(quán)益，1996年中共中央組織部、人事部印發(fā)了《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》進(jìn)一步規(guī)范了流動人員人事檔案的管理工作。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)流動人員人事檔案材料的接收、鑒別、整理、組卷、保管、轉(zhuǎn)遞等管理工作，組織關(guān)系接轉(zhuǎn)工作，并按照規(guī)定為其政審、出國、留學(xué)、案件審理、落戶等出具證明、接待來訪、查閱、咨詢等服務(wù)利用工作。通過走訪調(diào)查、登錄人力資源社會保障部網(wǎng)站、查閱智研咨詢集團(tuán)的《2019-2025年中國人力資源服務(wù)行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀分析及市場前景預(yù)測報告》《2020年中國人力資源服務(wù)行業(yè)分析報告—市場供需現(xiàn)狀與發(fā)展動向研究》《中國人力資源服務(wù)業(yè)發(fā)展報告（2019）》等資料發(fā)現(xiàn)，截至2019年年底，我國人力資源市場和人力資源服務(wù)業(yè)發(fā)展，呈現(xiàn)人力資源行業(yè)規(guī)模擴(kuò)大、機(jī)構(gòu)數(shù)量增長、高端業(yè)態(tài)快速發(fā)展和市場配置能力得到提升的態(tài)勢；流動人員數(shù)量、流動性呈現(xiàn)出上揚趨勢。面對日益增多的檔案庫存量、流轉(zhuǎn)量、服務(wù)量的特點，面對日益增多的檔案庫存量、流轉(zhuǎn)量、服務(wù)量的現(xiàn)狀，擺脫人力資源市場資源配置不平衡、信息來源分散、檔案利用率低的困境，提升服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，體現(xiàn)人事檔案的價值，滿足社會對人才的管理需要和流動人員的服務(wù)需求，流動人員檔案信息化建設(shè)成為必然。
一、流動人員檔案管理工作中存在的問題
（一）管理體制較為落后，管理方式過于陳舊人事檔案中包含有個人基本信息、工作履歷情況、學(xué)歷學(xué)位變動、職務(wù)職稱晉升、工資待遇變化等方面的內(nèi)容，用人單位通過查閱人事檔案就可以對流動人員的個人情況有更加深入地了解。我國從1995年開始實行流動人員檔案管理服務(wù)工作，至今已二十余年，但是受社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不高，流動人員流動性大、檔案工作人員少的影響，流動人員人事檔案管理體制仍較為落后，主要表現(xiàn)在：1.在人事檔案管理中存在著檔案資料收集不齊全、不完整，檔案整理不到位、檔案轉(zhuǎn)遞不及時，出現(xiàn)“人檔分離”“人檔不一”的現(xiàn)象，導(dǎo)致人事檔案不能為用人單位提供有用的信息，嚴(yán)重影響了檔案的價值作用。2.傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式工作效率低，更易發(fā)生丟失、損壞檔案資料現(xiàn)象，不利于長期保存和利用。3.檔案管理過程缺少標(biāo)準(zhǔn)化，特別是在中小企業(yè)中尤為明顯，一旦檔案資料受到破壞便無法實施有效管理，這也是造成人事檔案管理水平落后的重要原因。而且，隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人員流動速度加快，人事檔案管理模式未能及時改變，無法滿足流動人員對檔案管理的需要。
（二）工作人員素質(zhì)不高，結(jié)構(gòu)配比不合理流動人員的檔案管理工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性，需要有專門的管理機(jī)構(gòu)和高素質(zhì)的工作人員來負(fù)責(zé)這項管理工作?！?020年中國人力資源服務(wù)行業(yè)分析報告—市場供需現(xiàn)狀與發(fā)展動向研究》顯示，截至2018年底，全國共有各類人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)3.57萬家，其中，公共人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)5180家，經(jīng)營性人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)30523家?！吨袊肆Y源服務(wù)業(yè)發(fā)展報告（2019）》顯示，2018年人力資源服務(wù)業(yè)統(tǒng)計情況———行業(yè)從業(yè)人員64.14萬人，與2012年33.6萬人相比增長了9.89％，平均每家機(jī)構(gòu)的從業(yè)人員僅有18人，存在嚴(yán)重的配比不平衡。通過走訪調(diào)查、查閱人力資源社會保障部和各地市人力資源機(jī)構(gòu)網(wǎng)站公布的數(shù)據(jù)資料、組織問卷調(diào)查等形式發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前人力資源機(jī)構(gòu)的工作人員大多是兼職人員，自身不是檔案專業(yè)畢業(yè)，也沒有經(jīng)過系統(tǒng)的、專門的檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能與檔案管理發(fā)展的要求不相符。特別是有些檔案管理工作人員，職業(yè)素養(yǎng)不高、責(zé)任心不夠、服務(wù)態(tài)度冷漠、執(zhí)行政策僵化，甚至推諉刁難，違背檔案管理原則的事情時有發(fā)生，嚴(yán)重?fù)p害了人社部門的形象。我國流動人員檔案管理人員素質(zhì)不高，結(jié)構(gòu)配比不合理，制約著檔案管理質(zhì)量和信息化建設(shè)的進(jìn)程，也是我國人事檔案管理信息化建設(shè)過程中亟待解決的問題。
（三）設(shè)備過于老舊，內(nèi)容不健全，信息資源利用率低人事檔案的辦公需要有專門的場地、獨立的庫房，有密集柜（架）用于存放檔案，有專用設(shè)備保證庫房環(huán)境達(dá)標(biāo)。因?qū)I(yè)的檔案管理設(shè)備費用較高，由于資金有限，設(shè)備更新不及時；受條件限制，庫房面積與存檔數(shù)量不相匹配，這些都制約了檔案管理水平。檔案資料不健全、檔案管理內(nèi)容不符合現(xiàn)實需求，影響了檔案利用效率。
（四）流動人員檔案意識不強(qiáng)，“死檔”“棄檔”現(xiàn)象增多通常情況下，非公有制企業(yè)不具備管理員工人事檔案的權(quán)限，私企職工以及國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和國有企業(yè)的非正式職工的人事檔案都委托當(dāng)?shù)氐娜瞬欧?wù)機(jī)構(gòu)來保管。很多流動人員把檔案放到人才中心托管后就覺得萬事大吉了，有的人對自己的檔案長期不聞不問，更有甚者檔案早已丟失，有的人對自己能享受哪些人才公共服務(wù)更是不清不楚，造成檔案“失聯(lián)”，時間一長將難以保證檔案信息的實效性和準(zhǔn)確性。如取得新的學(xué)歷、勞動合同或其他材料時沒有及時歸入個人人事檔案，導(dǎo)致個人人事檔案無法及時、完整地反映存檔人員的基本情況和經(jīng)歷，在評定職稱、考研、出國等情況下需要依據(jù)檔案出具相關(guān)證明材料時，個人人事檔案不能提供有效的材料和依據(jù)，就會面臨諸多不便。
二、加強(qiáng)流動人員人事檔案管理工作的對策
（一）健全管理體系，創(chuàng)新服務(wù)模式針對管理體制較為落后、管理方式過于陳舊、設(shè)施設(shè)備老舊的現(xiàn)狀，一是建立健全流動人員檔案管理體系。成立專門的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、組建專業(yè)的檔案工作人員隊伍和信息監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)保證流動人員檔案管理工作有序開展，同時，建立流動人員數(shù)據(jù)庫，分析流動人員的專業(yè)情況和就業(yè)意向，有針對性地為他們提供崗位需求信息，提高他們就業(yè)的成功率。二是創(chuàng)新服務(wù)模式，提高服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，滿足流動人員的需求和單位需要，提高社會認(rèn)可度。建立“流動人員人事檔案公共服務(wù)信息系統(tǒng)”，在人力資源公共服務(wù)機(jī)構(gòu)委托存檔的流動人員可在網(wǎng)上辦理查詢存檔信息、出具相關(guān)證明、開具調(diào)檔函、預(yù)約申請個人退休、變更個人信息和代辦個人社保信息變更等多項人事檔案業(yè)務(wù)，如，疫情防控期間，北京市人才檔案公共管理服務(wù)中心大力應(yīng)用數(shù)字影像檔案提供網(wǎng)上辦、掌上辦、郵箱辦、電話辦、咨詢辦等多種“不見面”服務(wù)，既減少群眾辦事聚集，又優(yōu)化簡化服務(wù)流程，為勞動力就業(yè)提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。存檔單位也可通過網(wǎng)上查詢單位立戶信息和單位戶內(nèi)現(xiàn)有存檔人員名單。同時，加強(qiáng)人事檔案的動態(tài)性管理，豐富和擴(kuò)大人事檔案的內(nèi)涵，增強(qiáng)人事檔案信息的時效性，提升人事檔案的“含金量”，實現(xiàn)人事檔案的“再增值”。
（二）完善檔案管理制度，加強(qiáng)信息化建設(shè)我國人力資源服務(wù)業(yè)參與者主要是國有、外資和民營企業(yè)。黨的提出要加快建設(shè)人力資源協(xié)同發(fā)展的產(chǎn)業(yè)體系，要在人力資本服務(wù)等領(lǐng)域培育新增長點、形成新動能；2019年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于促進(jìn)勞動力和人才社會性流動體制機(jī)制改革的意見》指出：加快檔案管理服務(wù)信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息全國聯(lián)通。為了適應(yīng)社會發(fā)展的需要，規(guī)范檔案管理工作，更好地發(fā)揮人力資源機(jī)構(gòu)的職能，人力資源機(jī)構(gòu)在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上健全完善檔案管理制度，特別要做好以下幾方面工作：一是改變傳統(tǒng)的流動人員人事檔案管理模式，人力資源機(jī)構(gòu)與相關(guān)人員或組織機(jī)構(gòu)簽訂委托管理流動人員人事檔案協(xié)議，明確雙方的利、權(quán)、責(zé)，確保人事檔案材料準(zhǔn)確、及時、齊全、完整。二是人力資源機(jī)構(gòu)檔案工作人員在接收檔案時應(yīng)認(rèn)真檢查檔案材料，若發(fā)現(xiàn)檔案材料不齊全、缺頁少頁或者出現(xiàn)丟失時，要向有關(guān)人員或單位去函詢問，以此來保證流動人員人事檔案的完備齊全。三是加強(qiáng)信息化建設(shè)。配備必要的辦公設(shè)備、場地和人員，完成檔案數(shù)據(jù)錄入、信息審核、標(biāo)簽張貼、入架（柜）存檔等工作，并由工作人員專職負(fù)責(zé)工作調(diào)度、數(shù)據(jù)審核、督導(dǎo)和統(tǒng)計上報工作。提高人事檔案公共管理服務(wù)水平。
（三）采用多維度培訓(xùn)方式，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能人力資源機(jī)構(gòu)要重視檔案工作人員的培訓(xùn)，加大培訓(xùn)力度和深度，采用“走出去”+“請進(jìn)來”+“內(nèi)部互學(xué)”+“定期考核”方式加強(qiáng)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)和技能的培訓(xùn)。通過邊學(xué)、邊練、邊促進(jìn)，提高其管理水平和運用先進(jìn)技術(shù)的能力，從而形成一套較為完整的綜合理論體系，更好地服務(wù)于人民。同時，要廣開招賢之路，吸收一些懂檔案專業(yè)知識、具備計算機(jī)管理能力、熟知法律、法規(guī)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)流動人員人事檔案信息化建設(shè)的需要。
（四）構(gòu)建基于產(chǎn)教融合的校企合作模式目前，有些高校開設(shè)了檔案專業(yè)，很多高校的文秘、人力資源管理、司法助理等專業(yè)都開設(shè)了《檔案管理實務(wù)》課程，該課程具有很強(qiáng)的理論性和實踐性，對于缺少社會歷練的學(xué)生而言學(xué)習(xí)難度較大。2019年年初教育部出臺了《國家職業(yè)教育改革實施方案》明確了新時代職業(yè)教育的發(fā)展方向，要以崗位需求為導(dǎo)向，以能力目標(biāo)為核心，注重產(chǎn)教融合、工學(xué)結(jié)合，提高學(xué)生的能力和技能的培養(yǎng)，使學(xué)生成為融知識、技能與綜合素質(zhì)為一體的技能型人才。這些正是目前人力資源機(jī)構(gòu)的短板，本著“互惠互利，各取所需”原則，人力資源機(jī)構(gòu)與高職院校進(jìn)行課程內(nèi)容與職業(yè)能力的對接、教學(xué)過程與工作過程的對接，滿足企業(yè)對應(yīng)用型檔案管理人員的需求，解決高職院校學(xué)生“出口”問題。利用資源優(yōu)勢，積極參與到實踐教學(xué)環(huán)節(jié)中，給學(xué)生提供校外實訓(xùn)、頂崗實習(xí)機(jī)會，加深產(chǎn)教融合深度，實現(xiàn)工學(xué)結(jié)合、知行合一。
（五）加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，信息資源共享、數(shù)據(jù)互通互聯(lián)、服務(wù)便捷高效成為流動人員的訴求。滿足社會公眾需求，提供良好公共服務(wù)是政府的職責(zé)之一。面對日益增多的檔案庫存量、流轉(zhuǎn)量、服務(wù)量，人力資源市場要提升服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，推進(jìn)“一次辦好”改革，創(chuàng)新“智慧人社”服務(wù)模式，就要抓基礎(chǔ)建設(shè)，在充分維護(hù)廣大社會公眾的合法權(quán)益情況下，用好、用活流動人員人事檔案信息資源，做好、做實檔案信息化建設(shè)工作。根據(jù)公眾需求和企業(yè)需要不斷改進(jìn)工作方式、完善檔案管理內(nèi)容，通過檔案信息化建設(shè)提高利用效率，體現(xiàn)檔案的價值，從而更好地發(fā)揮檔案“資政惠民”作用，對推動檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有顯著的實踐性意義。
（六）借助新聞媒介加強(qiáng)檔案知識的宣傳人力資源機(jī)構(gòu)在辦公大廳張貼服務(wù)指南、辦事流程、注意事項、人事人才信息等，印制人事檔案內(nèi)容、作用、轉(zhuǎn)遞流程等宣傳畫冊，利用網(wǎng)站、云平臺建立公眾號，宣傳檔案相關(guān)的知識，及時人事人才崗位需求和招聘信息等，特別是今年新的《檔案法》實施，新聞媒介都在大力宣傳，人力資源機(jī)構(gòu)可以借此機(jī)會大力宣傳人事檔案；在流動人員辦理相關(guān)事宜時工作人員詳細(xì)解答、指導(dǎo)，使他們認(rèn)識到人事檔案管理服務(wù)工作機(jī)構(gòu)是保障個人利益的機(jī)構(gòu)，在國家公務(wù)員選拔、國有企事業(yè)單位招聘時都要審查人事檔案，作為甄選人才的證據(jù)；在辦理社會保險、職稱評定、出具各種相關(guān)證明時也要依據(jù)個人人事檔案。只有流動人員了解人事檔案的重要性，才會配合人力資源機(jī)構(gòu)及時補充完善人事檔案材料，有效發(fā)揮檔案的作用。目前流動人員人事檔案管理工作中存在的諸多問題，與流動人員自身認(rèn)識不到位、檔案管理機(jī)制不健全、制度不完善有關(guān)，需要挖根源、找差距、補短板，并在實踐中不斷地完善。
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作者：宋輝宇 單位：河北政法職業(yè)學(xué)院