人事檔案管理信息化建設價值建設策略
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摘要：人事檔案記錄的是學習、工作以及成就的重要憑證，是社會發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，對人才的開發(fā)與有效利用具有十分重要的意義。在新時代背景下，人們的思維方式、工作方式以及空間概念等發(fā)生了較大的變化，對企業(yè)生存以及社會發(fā)展產生了非常重要的影響，傳統(tǒng)模式中的人事檔案管理工作已經無法滿足日益變化的時代需求。因此，為了加強人事檔案管理工作的科學性和有效性，必須對人事檔案管理模式進行相應的調整和規(guī)劃，將其與現(xiàn)代信息技術進行有效結合，逐步推進人事檔案管理信息化的發(fā)展速度，提升人事檔案管理工作的質量和水平。
關鍵詞：人事檔案管理；信息化建設；有效利用
信息技術的誕生和發(fā)展極大地促進了社會的進步，對我國社會經濟做出了非常卓越的貢獻，現(xiàn)階段信息技術已經在社會各個領域中得到了廣泛的應用與發(fā)展。目前，人事檔案管理主要工作內容地對各項信息資源進行有效儲存與管理，只有不斷優(yōu)化人事檔案管理模式，加強信息化建設，才能做到與時俱進，不斷提升人事檔案管理的質量與水平。
一、人事檔案管理信息化建設的價值
（一）簡化人事檔案管理的流程在新的經濟體制背景下，我國各種類型的企事業(yè)單位不斷進行改革以適應日益變化的時代要求，對人事檔案管理工作的質量也越來越嚴格。人事檔案管理涉及內容諸多，員工的入職、離職、獎懲以及升職等情況均需要記錄在冊，工作任務較重。而開展人事檔案管理信息化建設，工作人員可以借助事先設定完畢的路徑將所有檔案信息進行上傳和記錄，并對系統(tǒng)中的各種任務信息進行分析和校對，不僅能夠簡化人事檔案管理工作的流程，節(jié)省大量時間，還能保障檔案信息的真實性與準確性，提升工作質量[1]。
（二）加強人事檔案信息查詢的便利性開展人事檔案管理信息化建設，能夠在企業(yè)內構建完善的人力資源信息管理系統(tǒng)，加強操作的實踐性和便利性。并且在時間和空間上無明顯的限制，檔案管理人員在家借助服務器便可開始辦公、傳遞或修改人事檔案數據信息，極大地加強了人事檔案數據信息資料查詢的便利性。除此之外，借助人事檔案管理信息化建設還能將檔案信息與載體進行有效分析，加強關鍵信息的關聯(lián)性，保障檔案信息的深度和真實性，加強了企業(yè)員工檔案信息的共享性和交流性，促進了人事檔案管理工作的質量[2]。
（三）保障人事檔案管理信息的真實性開展人事檔案管理信息化建設能夠在系統(tǒng)中對員工檔案信息進行修改和查詢，避免了對紙質檔案的修改和破壞，最大限度地保障了原始檔案信息的真實性與有效性。作為員工有權對自己的檔案信息具有絕對的知情權，因此人事檔案管理信息化的建設必須征求員工本人的同意，才能保障檔案信息的使用價值。員工借助人事檔案管理信息化系統(tǒng)能夠對自己的檔案信息進行查找，并針對其中的問題進行詢問和解決，體現(xiàn)了人事檔案管理的人性化服務，有助于提升人事檔案管理的質量。
二、人事檔案管理信息化建設的策略
（一）注重基礎設施建設，奠定檔案信息化建設的基礎為了加強企業(yè)人事檔案管理信息化建設效率，企業(yè)應當加大資金成本的投入力度，并對信息化建設過程中存在的問題進行深入分析與判斷，對其中的關鍵環(huán)節(jié)進行有效的調整與優(yōu)化[3]。加強基礎設施建設主要包括兩方面：一方面是物資的投入，主要包括計算機、攝像機、復印機等現(xiàn)代化的硬件設施，這是開展人事檔案管理信息化建設的主要基礎設施；另外一方面是加強軟件的兼容性，例如，在對人事檔案信息進行分類和儲存時，檔案管理部門可以借助信息管理系統(tǒng)進行編程，并對人事檔案中的表格、圖片以及文字等相關信息進行識別，并儲存至專門的人事檔案信息庫當中，有效提升軟件的兼容性，保障人事檔案信息的安全性。
（二）加強信息系統(tǒng)的控制，保障檔案信息的安全性不同單位的人事檔案管理工作存在較大的差異性，因此人事檔案管理信息化建設不可一概而論，而應當結合本企業(yè)的實際情況制定完善的工作模式，保障人事檔案信息收集與歸納的科學性和有效性，提升人事檔案管理工作的質量和水平。其一，在開展人事檔案管理工作的過程中，檔案管理部門應當對信息化系統(tǒng)的操作進行強化，提升系統(tǒng)的兼容性和有效性，最大限度地保障人事檔案電子信息的真實性和準確性，防止在錄入和儲存的過程中出現(xiàn)錯誤信息，影響員工的獎懲以及升遷等[4]。人事檔案管理人員應當結合本單位的實際情況制定完善的操作規(guī)范，并傳達給專門的信息化系統(tǒng)設計人員，例如信息錄入的操作和指令等，保障人事檔案管理信息化操作的有效性和科學性。其二，檔案管理人員應當在信息化系統(tǒng)中設置操作權限防止其他未授權的員工機內隨意進行信息化系統(tǒng)對檔案數據信息進行修改和更新，影響檔案信息的真實性。除此之外，還要在系統(tǒng)內安裝木馬以及防火墻等保護系統(tǒng)的安全性，并定期對系統(tǒng)進行殺毒和清理，為人事檔案管理信息化運行創(chuàng)造良好的環(huán)境。其三，制定完善的制度對計算機操作與管理進行有效的約束與規(guī)范，確保檔案管理人員在實際操作過程中能夠嚴格遵守相關制度內容，對人事檔案信息進行整理和保存[5]。
（三）順應發(fā)展趨勢，提高人事檔案信息化效果在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，由于員工工作年限的增長，所涉及的檔案信息也會逐漸增長，加大了檔案管理人員的工作量，紙質檔案的特點和優(yōu)勢也無法凸顯。在新時代背景下開展人事檔案管理信息化建設，能夠在很大程度上脫離紙質檔案的桎梏，檔案管理人員借助系統(tǒng)關鍵詞能夠快速有效地找到不同人員的相關檔案信息，提升了查找的效率和質量，極大地發(fā)揮了人事檔案管理的價值。而人事檔案管理信息化系統(tǒng)的有效實施和應有與相關工作人員的專業(yè)技能和綜合素質存在十分密切的聯(lián)系，這是加強人事檔案管理質量的基礎保障。在企業(yè)內部開展人事檔案管理信息化建設的最根本目的是提升人事檔案管理工作的質量，并根據時展需求促使檔案工作向著智能化和平臺化的方向發(fā)展。其中平臺化發(fā)展實際上指的就是人事檔案管理工作開展的過程中根據企業(yè)的實際需求建立檔案信息共享平臺，如此一來，能夠消除企業(yè)內部各個部門之間的障礙，加強部門之間信息的流通和交流[6]。智能化指的就是在信息系統(tǒng)原有的功能基礎上對人事檔案數據信息進行自動地分析與處理，進而做出正確的決策，有效提升人事檔案管理工作的質量。人事檔案管理工作若想順應時代的發(fā)展和變化，應當做到以人為本，加強人在系統(tǒng)中的重要作用，將員工需求作為中心思想，并積極引入先進的人力資源信息系統(tǒng)技術，加強企業(yè)內人事檔案管理信息化系統(tǒng)的維護和管理，有效提升人事檔案管理的質量和水平。
（四）營造良好檔案管理信息化氛圍良好的工作氛圍能夠最大限度地激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，加快檔案信息化建設的質量和效率?；诖?，為了保障人事檔案管理信息化建設的有序開展，檔案管理人員應當對信息化建設內容進行合理的規(guī)劃與分析，引導相關人員進行創(chuàng)新和發(fā)展，并結合人事檔案管理的實際情況制定完善的獎勵機制，對其中表現(xiàn)優(yōu)異的員工進行相應的獎勵。同時，大力發(fā)展企業(yè)文化，為人事檔案管理信息化建設創(chuàng)設良好的工作氛圍，積極努力地推動人事檔案管理信息化建設步伐。
三、結語
當前，“人”已經成為推動國民經濟進步的重要支柱力量，而人事檔案作為記錄員工過往學習、生活、工作以及升遷、離職和任職等重要信息的憑證，是人力資源有效開發(fā)和充分利用的重要途徑，對促進企業(yè)發(fā)展以及社會進步具有十分重要的作用。在新時代背景下，社會各行各業(yè)的生存發(fā)展壓力越來越大，對人才也提出了更為嚴格的標準和要求，更加凸顯了人事檔案管理工作的重要意義。開展人事檔案管理信息化建設是企業(yè)必經之路，是保障企業(yè)人事檔案數據信息安全性和有效性、構建完善的勞動關系以及提升人事檔案管理科學化的重要手段。因此，作為檔案管理人員必須結合企業(yè)發(fā)展的實際情況制定完善的制度促進人事檔案管理信息化建設的步伐，為企業(yè)提供更加真實、準確的檔案信息，提升企業(yè)在市場經濟中的核心競爭力。
參考文獻：
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[4]楊金明.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設現(xiàn)狀及提升策略[J].辦公室業(yè)務,2020(01):150+152.
[5]張嫚,賈秀菊,趙光存.現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設探索與實踐[J].科技創(chuàng)新導報,2019(32):132+134.
[6]王建偉.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設分析[J].企業(yè)文化(下旬刊),2019(10):180.
作者：尤芃 單位：福建建筑人才服務中心
