談醫院編外人員人事檔案管理

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【摘要】隨著我國經濟與社會的不斷發展，醫療水平不斷提高，人們對生命健康和醫療服務的需求不斷擴大，醫院的人力需求也在相應增加。要想使醫院穩步發展，就需要一定數量的編外人員。因此，尋求管理編外人員，促進醫院發展的方法是目前醫院迫切需要的，醫院對編外人員進行人事檔案管理，能夠有效利用編外人員檔案，保障其檔案安全性、真實性、完整性，使編外人員在醫院發展中的作用最大化。目前，編外人員的人事檔案管理存在明顯不足，需要及時改進，順應時展的需求。論文對醫院編外人員人事檔案管理的問題及改進措施進行探討。

【關鍵詞】醫院；編外人員；人事檔案；管理

1引言

編外人員人事檔案是真實有效地記錄并且反映其學習經歷、家庭背景、工作經驗以及考核業績等重要信息，對編外人員信息管理和人事變動掌握方面有不可代替的作用。伴隨著時代進步和醫療事業發展，編外人員日益增多，做好編外人事檔案管理工作是形勢所需，因此，有必要結合社會及醫院的發展現狀，針對醫院編外人員人事檔案管理體系，適當創新機制，滿足醫院發展要求，適應時代變遷。

2醫院編外人員人事檔案管理存在的問題

2.1編外人員現狀及問題

醫院的編外人員數量隨著醫院的發展逐年遞增，無形之中增加了醫院對人員管理的負擔，提高了人事檔案管理工作的復雜程度和執行困難度。同時，醫院管理偏向編內人員，由于編外人員為合同制職工，無論在薪資、福利還是職位晉升上都不如編內人員，且編外人員流動性較大，容易辦理辭職離院手續，為人事檔案管理帶來煩瑣工作。雖然有的醫院對編外人員檔案進行管理，但是因為對人事檔案的重視不夠，部分編外人員檔案在自己手里留存，有的編外人員甚至不清楚自己的檔案在哪里（如在學校、戶籍所在地的人才市場等），這些都導致檔案材料的收集難度加大，很難發揮出編外人員人事檔案的價值。

2.2人事檔案管理的信息化水平不高

信息化時代背景下，互聯網技術及其應用在各行各業中發揮著重要的作用，同時，使信息化趨勢越來越明顯。傳統落后的檔案管理方法信息化水平不高，難以適應新時展。目前，大部分醫院都已經普及人事檔案管理信息化，但信息化水平不高，如果醫院在進行人事檔案管理工作中，缺乏專業的信息技術和科學設備，很大程度上增加了管理人員的工作量，甚至有些醫院的信息化建設滯后，既無法保證及時性，也無法保證信息的準確度，同樣十分影響醫院人事檔案管理工作的開展。

2.3人事檔案管理人員的素質有待提高

人事檔案管理工作的復雜度和精確度較高，這需要更為專業的管理人員，在信息化普及的社會中與時俱進，積極適應新趨勢發展，靈活轉變思想。但是，現階段醫院的專業檔案管理人員不足，使得這項工作不夠科學系統。在醫院發展中，醫院領導更看重醫療方面的業績以及醫療質量，普遍存在不重視人事檔案管理的情況，致使人事檔案管理人員身兼數職的現象時有發生，使他們無法全心投入工作。所以，如果人事檔案管理人員素質低下，會嚴重阻礙醫院檔案管理工作的有效開展。

3醫院編外人員人事檔案管理的改進措施

3.1提高對編外人員人事檔案管理的重視程度

要使醫院編外人員人事檔案管理工作趨于規范化、科學化和系統化，就要提高醫院對編外人員人事檔案管理工作的重視程度。在強調醫療工作的同時，加強對編外人員人事檔案重要性的宣傳，不但要在新員工崗前培訓時加強對人事檔案的宣講，針對已入職的編外人員也要加大人事檔案重要性的宣傳力度，提高職工對編外人員人事檔案的存檔意識，提高認知度。完善各項人事檔案管理制度，從醫院的實際情況出發，明確收集人事檔案材料的重要性，根據專業的歸檔和管理方法進行科學管理，做到有章可循、按章辦事，體現人事檔案制度的重要性，另外，還要明確人事檔案管理人員的職責，強化人事檔案管理人員的管理意識，嚴格遵守《干部檔案工作條例》的各項規定，按照《干部人事檔案管理材料收集歸檔規定》的要求，及時收集并整理分類，做到明確分類、目錄清晰，從而做到真正的規范化管理。健全完善管理制度，既能保證工作效率的穩步提高，還能為醫院人事工作開展提供幫助，發揮積極作用。

3.2加大信息化管理力度

醫院要緊跟時代進步與改革的腳步，主動適應時展變革，重視信息化管理在檔案管理中的應用。首先，醫院在正常運轉的同時，要不斷培養人事檔案管理人才，努力克服傳統管理模式中的弊端，利用電腦、掃描儀等先進的現代化設備，通過功能齊全的人事檔案管理系統將紙質檔案材料轉變成圖片等數據資料，建立人事檔案數據庫，使人事檔案在查閱、借閱、轉遞、信息統計等利用工作方面可以實現無紙化。加強信息化管理，能夠很大程度上提高人事檔案儲存的安全性、準確性和可靠性。其次，加強信息化管理，還能讓管理人員簡便又快速地查詢和管理檔案，有效減輕了管理人員的工作負擔，提高人事檔案的有效利用率。

3.3提高人事檔案管理人員的素質

提高人事檔案管理人員素質，可以使其全面有效地提高工作水平。因此，可以從兩個方面著手：第一，醫院要給予人事檔案管理工作充分的重視，提高人事檔案管理人員的工作積極性和責任心，給予工作人員工作肯定，充分體現出醫院對其信任，使得人事檔案管理人員自愿主動地去提升自身的業務能力，肯為自己的工作付出心血。第二，醫院要加強人事檔案管理人員的專業素質培養，應合理制訂人事檔案方面的培訓計劃，定期或不定期開展人事檔案方面專業培訓，以提高管理人員的專業素養，保證其工作能力滿足時展需要，不停留在傳統模式的局限中。為了提高工作人員的積極性，可以建立合理的考核和晉升機制，激勵人事檔案管理人員的工作積極性。醫院必須清楚認識到，編外人員人事檔案管理工作是醫院發展中不可缺少的一項，必須給予人事檔案管理人員更多關注。

4結語

在醫院發展中，編外人員與編內人員一樣，對醫療事業有不可估量的貢獻，因此，醫院應當人性化對待和管理每一位職工，使其對醫院具有歸屬感并積極工作。在編外人員人事檔案管理過程中，加強宣傳編外人員人事檔案的重要性，嚴格按照各項規章制度對檔案進行收集、整理、歸檔，有效利用現代化技術進行人事檔案數字化管理，并且加強對從事人事檔案管理的工作人員進行各項專業技能及專業素養的培訓，通過各種有效措施，提高人事檔案管理工作質量，進而保證醫院正常運行，促進醫療事業發展。

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作者：劉奕伶 單位：西南醫科大學附屬醫院