人事檔案管理中計算機的應用

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摘要：近年來，我國事業(yè)單位建設趨于完善，因此，在人事檔案管理工作中逐漸加強對計算機技術(shù)的使用，以求提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的質(zhì)量，確保人事檔案管理工作可以為事業(yè)單位制定發(fā)展戰(zhàn)略及進行人力資源管理提供一定的數(shù)據(jù)支撐，促進事業(yè)單位的進一步發(fā)展。但是由于使用計算機開展人事檔案管理工作的經(jīng)驗較少，相關(guān)人員有必要對其進行深入分析，進而提高人事檔案中計算機使用的安全性。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；人事檔案管理；事業(yè)單位

引言

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展及科學技術(shù)的進步，各個行業(yè)在發(fā)展中對計算機技術(shù)的依賴逐漸加強，以求在工作中提高工作人員的工作效率及工作質(zhì)量，實現(xiàn)自身的進一步發(fā)展。相關(guān)管理人員應根據(jù)事業(yè)單位的管理特征提高人事檔案數(shù)據(jù)庫建立及軟件管理設計工作的質(zhì)量，明確計算機技術(shù)在人事檔案管理工作中的特點，并對其作用進行全面分析，及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，針對人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題采取一定的解決措施，進而提高計算機在人事檔案管理工作中的應用水平，促進事業(yè)單位人事管理工作的建設，實現(xiàn)事業(yè)單位的進一步發(fā)展。

1人事檔案的數(shù)據(jù)庫建立和管理軟件的設計工作

1.1人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立

在人事檔案管理工作中，相關(guān)人員要建立一定的人事檔案數(shù)據(jù)庫作為相關(guān)工作的基礎，進而提高人事檔案管理工作的質(zhì)量。管理人員將匯總的人員信息輸入計算機數(shù)據(jù)庫內(nèi)，在這個過程中，相關(guān)人員要對數(shù)據(jù)的數(shù)量及內(nèi)容進行歸納，以保證數(shù)據(jù)的統(tǒng)計質(zhì)量，并根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)編排，保證相關(guān)數(shù)據(jù)的層次性。在數(shù)據(jù)錄入的過程中，應對各種信息進行合理分層，便于管理人員在使用過程中可以通過關(guān)鍵詞進行查找，進而提高檔案管理工作的便捷性。

1.2管理軟件的設計工作

管理軟件設計是檔案管理工作的基礎，只有提高管理軟件設計的合理性，才可以有效提高人事檔案管理工作的效率。相關(guān)人員應根據(jù)庫名輸入相關(guān)信息，確保信息使用人員可以快速調(diào)取相關(guān)信息。在基礎數(shù)據(jù)設計中，相關(guān)人員應提高數(shù)據(jù)收集工作的質(zhì)量，根據(jù)職工的個人信息完善相關(guān)的條目，保證相關(guān)信息在人事檔案信息管理中發(fā)揮積極的作用。軟件中要包含兩個程序，將數(shù)據(jù)錄入程序與檢索分析程序相區(qū)別，保證檔案管理工作能夠有序開展。

2利用計算機技術(shù)開展人事檔案管理的特點

2.1計算機技術(shù)具備更好的保密性

傳統(tǒng)檔案管理工作中多使用紙質(zhì)記錄數(shù)據(jù)，這種情況下，由于工作人員的疏忽會造成相關(guān)文件的丟失及泄露，這種現(xiàn)象對人事檔案管理具有負面的影響。在人事檔案中存在著單位變遷、員工的業(yè)績及職工的個人信息，當出現(xiàn)泄露情況時，會影響單位決策的合理性。而相關(guān)人員通過使用計算機技術(shù)可以將相關(guān)數(shù)據(jù)信息化，并通過設置賬戶及密碼的方式降低信息泄露的概率，進而提高人事檔案的保密性，保證認識檔案數(shù)據(jù)在工作中產(chǎn)生積極的作用。

2.2計算機的數(shù)據(jù)記錄可以保證人事檔案記錄數(shù)據(jù)的真實性和全面性

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，其他人員可以對檔案信息進行修改，導致數(shù)據(jù)失去其真實性，而使用計算技術(shù)進行人事檔案管理可以在一定程度上保證數(shù)據(jù)的真實性與全面性。計算機技術(shù)可以長時間保存數(shù)據(jù)，保證了數(shù)據(jù)的全面性，使得管理人員在數(shù)據(jù)調(diào)取時可以全面了解相關(guān)信息，并且可以對計算機進行加密，避免外來人員篡改相關(guān)信息，保證信息的安全性。此外，當外來人員對計算機相關(guān)信息進行修改時應注意保留瀏覽記錄，并針對性地進行處理，以提高工作開展的水平。

3計算機技術(shù)在檔案管理中的作用

3.1能夠提升人事檔案管理的效率

事業(yè)單位在人事檔案管理中應用計算機技術(shù)能夠在一定程度上提高工作開展的效率及質(zhì)量，促進事業(yè)單位管理工作水平的提升，進而實現(xiàn)事業(yè)單位的進一步發(fā)展。人員在實際工作中利用計算機技術(shù)進行信息的收集、傳遞及分析，能夠快速高效地完成數(shù)據(jù)處理工作，避免人為因素對人事檔案管理工作的影響，確保各項工作能夠有序開展。相比紙質(zhì)版檔案，電子影像檔案更加豐富，其能夠通過照片、音頻及視頻的方式對信息進行保存，進而避免紙質(zhì)版檔案形式單一的缺點，以此提高人事檔案管理工作的水平。此外，利用計算機技術(shù)開展人事檔案管理工作能夠提高信息交流水平，促進各個部門之間的信息共享，提高信息資源的利用效率，進而達到提高人事檔案管理水平的目的[1]。

3.2能夠節(jié)省一定的時間和人工成本

隨著科學技術(shù)的進步及民眾思想觀念的轉(zhuǎn)變，計算機技術(shù)在民眾生活及工作中得到了較為廣泛的應用，并取得了一些成績。新形勢下，事業(yè)單位緊跟時展趨勢，在人事檔案管理工作中嘗試應用計算機技術(shù)，在一定程度上減少了人員的工作量，緩解了人員的工作量。在人事檔案管理中應用計算機技術(shù)能夠有效克服紙質(zhì)版檔案的不足，人事檔案管理人員利用電子音像檔案開展工作能夠在一定程度上提高檔案管理工作的質(zhì)量，為單位內(nèi)部人員開展其他各項工作提供便利。另外，事業(yè)單位通過應用計算機技術(shù)能夠降低單位人力成本，在保證人事檔案管理工作質(zhì)量的前提下實現(xiàn)了單位經(jīng)濟利益的最大化，能夠促進事業(yè)單位的長久穩(wěn)定發(fā)展。

4計算機在檔案管理中存在的問題

4.1網(wǎng)絡安全問題

事業(yè)單位在人事檔案管理工作中應用計算機技術(shù)能夠在一定程度上降低人事檔案管理的成本，提高工作開展的質(zhì)量，具有較強的現(xiàn)實意義。但是值得注意的是，計算機技術(shù)在人事檔案管理中的應用在一定程度上增加了人事檔案管理工作的風險，人事檔案管理人員在實際工作中應注意網(wǎng)絡安全問題，以避免出現(xiàn)信息泄漏和丟失，保證人事檔案檔案管理工作的水平。不法分子為獲取相關(guān)信息會對事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)進行攻擊，這種情況要求人事檔案管理人員在利用計算機技術(shù)時充分考慮可能出現(xiàn)的網(wǎng)絡安全問題，并提前制訂解決方案，以此保證計算機技術(shù)能夠發(fā)揮出自身應有的作用。

4.2電子文件的原始性和易被破壞問題

計算機技術(shù)在事業(yè)單位人事檔案管理中有著較高的應用價值，人事檔案管理人員在實際工作中應給予足夠的關(guān)注。但是值得注意的是，相比紙質(zhì)版檔案，電子文件存在原始性和易被破壞的問題，這在一定程度上加大了檔案傳遞和保存的難度，對人事檔案管理人員提出了新的要求。有關(guān)人員在實際工作中應充分認識到電子文件的優(yōu)勢與劣勢，并采取針對性手段進行應對，以此提高人事檔案管理水平[2]。

4.3檔案工作人員知識水平較低

檔案管理工作人員在人事檔案管理中發(fā)揮出不可替代的作用，人員的綜合素質(zhì)對人事檔案管理工作的質(zhì)量有著直接的影響。目前，我國部分事業(yè)單位人事檔案管理人員的思想觀念較為陳舊，對計算機技術(shù)的了解較少，并沒有充分認識到計算機技術(shù)在人事檔案管理中發(fā)揮的作用，在實際工作中多是沿用以往的工作模式，對計算機技術(shù)的應用較少，計算機技術(shù)難以在實際工作中發(fā)揮出自身應有的作用，工作開展情況并不理想。此外，部分人員的責任意識不強，人員在人事檔案管理中存在敷衍了事的心理，不能充分發(fā)揮計算機技術(shù)應有的作用，也在一定程度影響計算機在人事檔案管理中的應用。

5計算機技術(shù)在管理人事檔案工作中應該注意的事項

5.1不斷優(yōu)化計算機的數(shù)據(jù)處理程序，建設更加高效的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)

事業(yè)單位要想提高計算機技術(shù)在人事檔案管理工作中的應用水平，就必須注意對數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)進行優(yōu)化，確保數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)能夠滿足實際工作的需求，以此保證人事檔案管理工作的高效有序開展。事業(yè)單位應加大對計算機技術(shù)研發(fā)工作的投入，為計算機技術(shù)的革新提供穩(wěn)定可靠的物質(zhì)保障，以此為計算機技術(shù)在人事檔案管理中的應用奠定良好的基礎。另外，事業(yè)單位應積極打造計算機檔案管理平臺，并鼓勵人員利用計算機檔案管理平臺開展工作，提高信息收集、傳遞的效率，進而實現(xiàn)人事檔案管理工作效率及質(zhì)量的大幅提升。

5.2錄用一批熟悉檔案管理和計算機技術(shù)的人才進行人事檔案管理工作

事業(yè)單位應明確時展的趨勢，在人事檔案管理工作中加大對計算機技術(shù)的應用，以此為基礎提高工作開展的水平。新形勢下，事業(yè)單位應打造高水平的人事檔案管理隊伍，為計算機技術(shù)在人事檔案管理中的應用奠定良好的基礎[3]。事業(yè)單位應加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培養(yǎng)，鼓勵人員學習和應用計算機技術(shù)，以此提高人員的工作能力，確保計算機技術(shù)能夠在人事檔案管理中發(fā)揮出自身應有的作用。此外，事業(yè)單位應注意聘用專業(yè)人才，重點考察應聘人員應用計算機技術(shù)的能力，以此實現(xiàn)對人事檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，提高計算機技術(shù)在人事檔案管理中的應用水平。

5.3加強對人事信息檔案的保密工作

計算機技術(shù)在人事檔案管理中的應用雖然能夠在一定程度上提高人事檔案管理水平，但是其也增加了信息丟失及泄漏的風險，因此，事業(yè)單位在實際工作中應對加強保密工作。檔案管理人員在工作中應做好備份工作，對重要信息進行備份并分開保存，而且人員應注意應用安全防護軟件，規(guī)范計算機技術(shù)的應用，提高人事檔案管理工作的安全性，以保證檔案信息的安全和完整。

6結(jié)語

事業(yè)單位在人事檔案管理工作中應提高人事檔案數(shù)據(jù)建立及管理軟件設計工作的質(zhì)量，保證檔案管理工作能夠在單位發(fā)展中做出一定的貢獻。相關(guān)管理人員應明確計算機技術(shù)在人事檔案管理中具有保密性好、保證數(shù)據(jù)具有真實性及全面性、可以根據(jù)數(shù)學建立電子音像檔案等特點，并充分認識到計算機技術(shù)在提高人事檔案管理效率、節(jié)約一定的時間及人工成本支出方面的作用，并加以應用，進而提高人事檔案管理水平。但是由于計算機技術(shù)的特性，其使用中仍舊存在網(wǎng)絡安全、電子元件容易被破壞、管理人員知識水平較低等問題，針對這些問題，管理人員可以采用不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)處理程序、加強人員建設、加強認識信息檔案保密工作等措施有效提高相關(guān)工作的質(zhì)量，以此促進事業(yè)單位的進一步發(fā)展。

參考文獻

[1]王賀名.淺析醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題及對策[J].黑龍江史志,2014(5):89-90.

[2]徐彩云.計算機信息處理技術(shù)在人事檔案信息化進程中的應用淺析[J].數(shù)字通信世界,2018(9):209-210.

[3]何宗哲.新公共服務視角下高校干部人事檔案服務水平的提升路徑研究[D].南寧:廣西大學,2016.

作者：駱國益 單位：甘肅省民勤縣人力資源和社會保障局