談人事人事檔案管理問題與優(yōu)化

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摘要：人事制度是我國從傳統(tǒng)經(jīng)濟體制向市場經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)軌過程中的一項重要人才管理制度。在人事制度的運行下，企事業(yè)單位可以實現(xiàn)與人才的有效對接，從而提高人事社會化管理水平。人事檔案是實現(xiàn)人力資源開發(fā)和提高人事效率的重要組成部分。本文首先對人事與人事檔案的關(guān)系進行了探討，在此基礎(chǔ)之上詳細(xì)分析了人事中的人事檔案管理存在的問題，并提出優(yōu)化人事中的人事檔案管理的建議。

關(guān)鍵詞：人事；人事檔案；管理問題；優(yōu)化建議

為了緩解不同所有制單位人才流動的憂慮，檔案管理在保障和促進人才合理流動等方面發(fā)揮著重要作用。在從粗放型向集約型轉(zhuǎn)變的過程中，充分肯定人事，進一步探索與人事密切相關(guān)的人事檔案管理，應(yīng)該引起檔案界人士的思考。人事與人事檔案的關(guān)系第一，人事服務(wù)包含很多內(nèi)容，人事檔案的管理是其中重要的組成部分。人事檔案管理是本地市人才服務(wù)機構(gòu)所提供的服務(wù)，可以為委托人辦理人事關(guān)系、戶口登記、養(yǎng)老金、失業(yè)、醫(yī)療保險、人事檔案管理、檔案工資晉升、專業(yè)技術(shù)職稱資格申請、連續(xù)服務(wù)年限計算、人事檔案證明等人事服務(wù)。我國各地區(qū)之間的經(jīng)濟發(fā)展不平衡，各個地區(qū)的人事服務(wù)也不盡相同。雖然不同機構(gòu)和個人對人事服務(wù)的要求內(nèi)容不盡相同，但對人事檔案管理的認(rèn)識是統(tǒng)一的。有關(guān)單位必須在規(guī)定的期限內(nèi)收集有關(guān)人員的全部人事檔案和資料，將收集來的資料保存在人事流動服務(wù)機構(gòu)的信息庫之中。我國很多經(jīng)濟不發(fā)達的地區(qū)人事檔案管理服務(wù)剛剛起步，相關(guān)系統(tǒng)和規(guī)則都不完善，所以對于地方人事流動服務(wù)機構(gòu)來說，最重要的項目就是人事服務(wù)。第二，人事檔案材料是整個人事服務(wù)的基礎(chǔ)和依據(jù)。從本質(zhì)上講，人事服務(wù)的任務(wù)就是代表國家實行社會化管理，雖然在服務(wù)工作中有許多項目，都是由當(dāng)?shù)厝耸聶n案所規(guī)定的。在人才服務(wù)機構(gòu)中，要進行戶籍、人事、職稱、保險關(guān)系和黨團組織等的調(diào)整，查閱人事檔案是基礎(chǔ)，確定所有信息之后才能受理相關(guān)業(yè)務(wù)。由此可見，如果人事檔案不準(zhǔn)確、不完善，那么后續(xù)的人事服務(wù)很難進行下去。

人事中人事檔案管理存在的問題

思想認(rèn)識程度不足

人事制度已經(jīng)在我國應(yīng)用了很多年，并在我國的企事業(yè)單位中得到了廣泛應(yīng)用。人事服務(wù)能夠緩解就業(yè)壓力，完善檔案管理，機構(gòu)能夠為畢業(yè)生提供服務(wù)，接收畢業(yè)生的檔案，進行不同證書的培訓(xùn)，為待業(yè)人員提供就業(yè)指導(dǎo)。雖然我國當(dāng)前人事制度已經(jīng)形成了一定的規(guī)模，但是仍然存在著很多問題，很多企事業(yè)單位并不重視人事機構(gòu)，無法順利的與人事機構(gòu)進行對接。由此可見，當(dāng)前人們對于人事機構(gòu)仍然存在著不信任的問題，這是源自于人們思想根源的問題。

人事成本偏高

在人事機構(gòu)中人事檔案管理至關(guān)重要，人事檔案管理能夠為企事業(yè)單位提供便利。但是人事成本偏高的問題已經(jīng)顯現(xiàn)，由于很多職業(yè)培訓(xùn)福利待遇的領(lǐng)取以及境外審計都必須本人到場，并且不會一次完成，這就進一步增大了人事的成本。

信息化檔案管理不優(yōu)化

我國當(dāng)前各級人才服務(wù)中心，互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的使用已經(jīng)得到了普及，人事檔案的管理也由紙質(zhì)逐漸轉(zhuǎn)變成了電子存檔。信息化檔案管理已經(jīng)取得了初步的成效，但是信息化檔案管理制度仍然存在著很多漏洞，互聯(lián)網(wǎng)帶來了諸多優(yōu)勢，同樣也存在著一定的弊端。如信息化檔案管理一旦出現(xiàn)了漏洞，就極容易丟失人事信息。信息化檔案管理不足還體現(xiàn)在，系統(tǒng)設(shè)計存在問題，部分設(shè)計在操作中缺乏靈活性和實用性，嚴(yán)重影響了人事員工的工作效率。

優(yōu)化人事中的人事檔案管理建議

提高思想認(rèn)識

社會各界要廣泛提升對于人事的重視程度，尤其是企事業(yè)單位。人才服務(wù)中心也存在著人才匱乏的問題，要定期對工作人員進行培訓(xùn)，主要從思想和專業(yè)知識兩部分進行培訓(xùn)。提高思想認(rèn)識，要從社會各界和人事工作人員這兩部分同時進行，人事機構(gòu)要定期進行招聘，廣泛吸引人才。在當(dāng)前社會，人事中人事檔案的管理工作需要加強宣傳，主要可以通過線上和線下兩種方式，讓待業(yè)人員能夠更好的了解人事的運行模式，以及人事檔案的交接過程，例如畢業(yè)生的戶籍黨團組織關(guān)系的交接等。工作人員需要定期對人事檔案進行檢查，對于一些無效的檔案進行及時清理，對于可能存在問題的檔案信息要及時與客戶進行聯(lián)系，確定相關(guān)信息是否需要更改和調(diào)動。企事業(yè)單位的發(fā)展離不開員工的發(fā)展，員工的職稱評定以及薪資調(diào)整，直接影響著員工工作的積極性，所以，人事員工應(yīng)該充分意識到自己的責(zé)任與義務(wù)，全面提升個人思想認(rèn)識，繼而提升自己為社會服務(wù)的效率。

優(yōu)化人事程序

我國當(dāng)前各級人事機構(gòu)在進行檔案管理的過程中，存在著很多弊端，其中最重要的影響因素就是人事程序存在著問題，由此可見，加強對人事程序的優(yōu)化已經(jīng)迫在眉睫。人事機構(gòu)的檔案中有很多流動性人員的檔案，優(yōu)化人事程序能夠使人事檔案管理更順利的進行。優(yōu)化之后的人事程序能夠使人事檔案的信息更準(zhǔn)確，并且能夠及時的補充相關(guān)信息，提升人事檔案管理工作的有效性以及真實性，使人事流程進一步精簡，提升人事檔案管理人員的工作效率。

構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化人事檔案管理機制

互聯(lián)網(wǎng)時代已經(jīng)到來，人事檔案管理要緊貼時代的要求，將網(wǎng)絡(luò)化信息化作為人事檔案管理的發(fā)展方向。人事檔案管理要加強對于網(wǎng)站的應(yīng)用，與相關(guān)的軟件開發(fā)公司進行合作，全面優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)化人事檔案管理，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息來對人事檔案管理機制進行整合，使人事資源進行整合的過程中能夠達到平衡。檔案的配送通過網(wǎng)絡(luò)的方式能夠更加便捷和安全，通過對于云計算大數(shù)據(jù)等先進的科學(xué)技術(shù)，不斷對人事檔案進行補充，還可以辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。人事制度實施以來，人事檔案管理已經(jīng)成為了人事重要的組成部分。人事檔案管理已經(jīng)受到了企事業(yè)單位、待業(yè)人員以及社會各界的廣泛關(guān)注，能夠為用人單位提供可靠的信息，使用人單位在招聘過程中能夠選拔出最優(yōu)秀的人才，也可以為個人擇業(yè)提供更便捷的服務(wù)。但是很多地方的人事服務(wù)機構(gòu)中，人事檔案保管工作仍存在著很多問題。例如，在沒有經(jīng)過上級同意的前提下，亂收取人事檔案相關(guān)費用；未經(jīng)許可增加人事檔案保管費，增加了客戶的負(fù)擔(dān)。為此，本文提出從提高思想認(rèn)識；優(yōu)化人事程序；構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化人事檔案管理機制以及優(yōu)化人事檔案管理制度等方面優(yōu)化人事中的人事檔案管理的建議。

參考資料：

[1]雷禹.某市人才服務(wù)中心檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].東北大學(xué)，2019.

[2]顧葉喬.企業(yè)人事制度的分析[D].南京林業(yè)大學(xué)，2019.

[3]李鵬.完善人事制度研究[D].安徽財經(jīng)大學(xué)，2018.

作者：胡瑞華 單位：延安大學(xué)人事處