人力資源管理中人事檔案管理作用分析

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【摘要】在日益激烈的市場競爭中，企業之間的競爭核心在于人才的競爭，人力資源愈發得到企業經營管理者的重視，要想優化人力資源管理，其核心工作就是強化人事檔案管理。人事檔案管理將人才的信息集合在一起，建立真實的員工信息庫，優化企業人才配置結構，幫助企業摸清目前和未來一段時間的用工需求等，是企業用于人力資源管理的有力工具。但是，在企業實際的經營過程中，人事檔案管理工作中存在一定的問題，阻礙了企業人力資源管理水平的提升。基于此，文章分析了企業人力資源檔案管理過程中常見的問題，基于人事檔案管理在企業人力資源管理工作中的重要性，提出了幾點優化措施。

【關鍵詞】檔案管理；人力資源管理；重要性

前言

企業現代化升級的過程中，企業管理者已經認識到了人力資源管理的重要性，而人事檔案管理又是人力資源管理工作中不可或缺的一部分，它將員工真實的信息以文字的形式記錄并呈現，涵蓋員工的個人情況、工作經歷、過往職業表現等，因此做好檔案管理工作，能幫助企業在市場上選擇到合適的人才，拓寬人才引進渠道，并幫助企業建立有效的人才畫像；做好人事檔案管理，還能確保企業在人才招納、培養及人才管理工作中有據可依。可以說，人事檔案管理的水平是衡量企業人力資源管理水平的一個重要指標。為此，本文主要研究如何提升企業的人事檔案管理水平，并提出幾點優化措施。

1人力資源與人事檔案管理概述

企業現代化建設的過程中，人力資源的管理統籌協調了人才的配置和人才的培養，人力資源管理的所有內容都建立在企業發展的需求之上。基于人力資源管理的要求，企業人力資源部門制訂人才培養計劃、調度人力資源，最大限度地發揮人才的作用，幫助企業實現合理的人員配置，為企業的發展提供人才支撐。同時，企業中的人力資源管理還承擔著為企業培養人才的責任，在企業的發展中不斷地向企業輸送新鮮的血液，為其提供源源不斷的活力。要想在激烈的市場競爭中保持一定的優勢，首先，企業要定期對員工進行相關知識和技能的培訓，通過培訓為企業培養優秀的人才；其次，企業在培養員工時，要注重培養員工的主觀能動性，通過思想上的引導增強員工和企業之間的凝聚力。人力資源管理工作就是圍繞著“人力”和“資源”兩個方面展開工作，通過有效的手段和方式，最大限度地開發員工的潛力，促進企業的發展；而人事檔案管理就是在人力資源管理的基礎上，對所有的員工工作內容、工作的具體情況展開有效的記錄，通過這樣的方式詳細記錄每一位員工在工作中的表現。管理部門通過人事檔案中記錄的信息能夠科學地判斷員工的整體素質，同時方便人力資源部門對員工進行綜合評定。企業中的管理層也可以通過人事檔案管理報告，對每一位員工進行考察，從中發現和提拔能力較強的員工。

2人事檔案管理中存在的問題

2.1人事檔案存在虛假性

雖然我國企業對人事檔案管理工作越來越重視，但是在一些企業中也出現了員工學歷造假、工作經驗造假等現象，很多企業的人事管理檔案所記錄的信息真實性有待考證。如果企業的人事檔案信息真實性不高，那么當企業對這一類員工進行考察時，其人事檔案就不能為企業管理層提供可靠的依據，甚至會使企業做出錯誤的安排，影響企業人力資源的合理配置。要解決以上問題，就需要企業在建立員工人事檔案時，采取多種辦法保證員工信息的真實性，只有這樣，才能保證企業在篩選人才時，能夠做出正確的選擇。

2.2人事檔案記錄不全面

企業當下的人事檔案管理工作中，存在信息記錄不全面的問題。一般來說，檔案管理工作并不簡單地表現在個人工作閱歷的記錄上，還包括員工在遇到實際問題和困難時是如何處理和解決的，以及在工作中取得了什么樣的成果，這些內容都需要體現在企業的人事檔案中。要想做好人事檔案管理工作，需要企業的人力資源管理部門對人員信息的各個層面加強分類、記錄、存儲及分析，使企業管理層可以通過檔案內容快速地了解員工的個人素質和工作能力，助力企業人力資源管理做出合理決策。

2.3人事檔案信息更新不及時

隨著社會發展節奏的加快，人力資源相關信息也快速更新，但是企業的人事檔案管理卻沒有跟上信息變化的速度，存在人事檔案信息更新不及時、新舊檔案銜接不暢等問題，此類問題的出現會導致企業人事檔案管理信息出現斷層，尤其是老員工的人力資源信息缺失、錯誤等，進而造成企業內任命不公平現象的發生。同時，企業的人事檔案管理手段比較落后，未配備先進的信息技術系統，而且對于舊檔案缺乏優化管理，這就會造成人事檔案信息查閱不便和丟失的問題。所以，在人事檔案管理的過程中，電子化的記錄方式必不可少。

3企業人事檔案管理優化措施

3.1擴展人事檔案信息搜集范圍

在企業內部升職和崗位調整的過程中，參考人事檔案的信息有助于企業管理者做出正確的人事決策。管理者通過查閱人事檔案中記錄的員工個人信息、素質能力評價及工作經歷等，可以更全面地了解員工，挖掘員工的潛力，從而做出正確的人力資源調整決策，使得企業內部的人力結構變得更加合理和科學。此外，人事檔案管理還可以擴展信息搜集的范圍，對員工的個人愛好、獲獎情況、特長、工齡等信息進行搜集和分類，建立完善的人事檔案檔案數據庫，通過信息技術分析企業人力資源特征，幫助企業挑選合適的人才，最大限度地發揮企業人力資源的效率。

3.2加強對人事檔案信息的分析

企業的人力資源管理部門要善于對人事檔案中記錄的信息進行分析和總結，利用分析結果為企業各類崗位選擇合適的人才，實現企業人力資源管理的長遠發展目標。在人事檔案管理的過程中，還要注意對員工的各類信息進行分類管理，把握同一類別信息的共性和差異，從而準確地判斷企業目前的人才使用效率和人才配置的合理性，幫助企業管理者及時地對人力資源進行調整，充分發揮人才把控作用，優化企業資源配置，最大限度地發揮人力資源的效率。

3.3充分利用人事檔案，制定合理的激勵政策

企業的人才管理離不開對員工的職業發展規劃，對于企業的人才，開辟廣闊的職業發展舞臺是企業留住人才的核心戰略，在職業規劃的過程中，要幫助員工明確發展方向，并制定科學合理的人才激勵政策，激發人才潛力和工作熱情。企業在制定人才激勵政策時，可以參考人事檔案中的內容，根據不同崗位員工的實際情況，針對性地設置激勵措施，最大限度地調動員工工作的積極性。此外，企業人力資源管理部門要更好地分析和深度挖掘人事信息，幫助企業管理者制定出具有多樣性且目的性更強的激勵策略。

4結語

綜上，人力資源的核心事務是做好人事檔案管理，二者之間相輔相成。在企業發展中，建立人事檔案管理體系，優化以往人事檔案中存在的不足，幫助企業建立科學合理的人力資源管理體系，為其選拔優秀人才，能幫助企業在競爭激烈的市場中鎖定人力資源優勢。

參考文獻

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作者：郭麗 單位：安陽縣人力資源和社會保障局